物資采購檔案管理辦法

1、物資采購檔案管理辦法一、目的：為加強XXXXX物資采購檔案管理工作，更好地為公司生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，特制定本管理辦法。二、適用范圍：河南XXXXX實業(yè)有限公司內(nèi)部所有自購類物資。三、職責(zé)：我公司項目建設(shè)階段和生產(chǎn)經(jīng)營中凡涉及物資采購活動所形成的各種書面材料都應(yīng)立卷歸檔，該項工作由供銷部計劃統(tǒng)計員、合同管理員和倉庫班長分別按照工作職責(zé)負(fù)責(zé)收集、整理并及時進(jìn)行歸檔。四、基本要求：（一）歸檔的檔案資料必須保持完整性和成套性。（二）歸檔的檔案資料必須準(zhǔn)確地反映物資采購活動的真實內(nèi)容和歷史過程。（三）歸檔的檔案資料必須符合其形成規(guī)律，保持檔案資料之間的有機(jī)聯(lián)系。五、歸檔范圍：（一）材料計劃方面：分廠上報的原始

2、計劃（包括月度計劃、季度計劃、年度計劃、緊急計劃）、供銷部匯總整理上報的計劃；（二）招議標(biāo)方面：入圍供應(yīng)商報價單、招議標(biāo)申請表、市場考察或調(diào)研報告、供應(yīng)商資質(zhì)、評委聯(lián)簽單、招標(biāo)現(xiàn)場評委投票單、現(xiàn)場澄清表（商務(wù)澄清、技術(shù)澄清）、招議標(biāo)結(jié)果審批表、會談紀(jì)要、技術(shù)協(xié)議等資料；（三）合同方面：合同會審會簽單、合同正本、補充協(xié)議等；（四）到貨驗收方面：到貨驗收單據(jù)、產(chǎn)品合格證、材質(zhì)單、鑒定報告、產(chǎn)品使用說明書等資料；（五）入庫管理方面：入庫單據(jù)等資料；（六）出庫管理方面：出庫單據(jù)等資料；（七）來往電傳等其他方面的檔案資料。（八）每份合同需填寫合同歸檔附件明細(xì)表（見附件2和附件3），記錄具體歸檔資料內(nèi)容，

3、連同合同資料一并歸檔。六、物資采購檔案的保管：（一）檔案的保管要求 1合同簽訂結(jié)束后，物資采購檔案應(yīng)及時歸檔并存放于檔案室。 2存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學(xué)和便于查找。 3要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對工作，做到賬、物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時進(jìn)行修補和復(fù)制，庫藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時，要查明原因，保存依據(jù)。 4檔案庫房的一般要求：保存檔案必須有專門的檔案室，并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施。（二）檔案保管期限 1一般性采購檔案，保管期限不低于10年。 2較為重要的采購檔案，保管期限不低于30年。 3特別重要的采

4、購檔案，應(yīng)永久保管。（三）檔案統(tǒng)計 1檔案管理要建立健全統(tǒng)計工作，統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、可靠。 2檔案統(tǒng)計主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計，檔案數(shù)量統(tǒng)計，檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計等。七、檔案管理現(xiàn)代化：（一）公司物資采購檔案管理現(xiàn)代化是公司現(xiàn)代化管理的組成部分，列入公司現(xiàn)代化管理的整體計劃中統(tǒng)籌考慮。（二）物資采購檔案管理要逐步采用計算機(jī)等現(xiàn)代化管理手段，實現(xiàn)檔案檢查、匯編、打印、統(tǒng)計編目等現(xiàn)代化。（三）對所有已簽訂合同進(jìn)行分類并編號，保證一份合同只有一個編號，并建立健全的合同管理臺賬（見附件4），便于合同的檢索。八、檔案的借閱：（一）物資采購檔案的借閱必須履行審批手續(xù)，經(jīng)主分管領(lǐng)導(dǎo)

5、批準(zhǔn)并登記后方可借閱，否則，檔案管理人員應(yīng)拒絕提供檔案。（二）物資采購檔案資料如僅有一份，只準(zhǔn)在檔案室查閱，不得外借。也可將原件復(fù)印，借閱人員只可借閱復(fù)印件，資料原件應(yīng)妥善保管。（三）閱覽或借閱物資采購檔案資料人員，不得轉(zhuǎn)借、涂改、翻印、毀壞檔案資料，因違反規(guī)定給公司造成損失的，按中華人民共和國檔案法追究法律責(zé)任。九、檔案的保密：（一）借閱人在檔案室或供銷部查閱物資采購檔案時，檔案管理人員必須在現(xiàn)場監(jiān)看。借閱人不得超審批范圍查閱。（二）檔案借閱人必須妥善保管所借檔案資料，嚴(yán)格按照審批范圍閱覽，不得轉(zhuǎn)借他人和其它單位。（三）未經(jīng)允許不得擅自復(fù)印。（四）借出的檔案資料必須按規(guī)定時間歸還。（五）職工

6、辦理退休、調(diào)動手續(xù)時，必須歸還所有借閱資料。未能出具檔案室清還檔案資料證明的，人力資源部門不予辦理相關(guān)手續(xù)。十、考核：（一）對于檔案借閱期間丟失資料、文件的，每份罰款200元；物資采購檔案資料借閱人故意或因保管不善造成泄密的，視情節(jié)和造成的損失大小，給予至少200元的罰款，同時還可給予相應(yīng)的行政處分，觸犯法律的將依法追究責(zé)任。（二）違反檔案保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重給予責(zé)任人100-1000元的罰款；丟失檔案資料者，從重處罰。與他人和其它單位串通竊取企業(yè)機(jī)密、給企業(yè)造成損失的，除對責(zé)任人進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰和行政處罰外，還可依情節(jié)追究其法律責(zé)任。（三）罰款時，由檔案主管部門出具罰款單，責(zé)任人以現(xiàn)金形式到財

7、務(wù)部繳納罰款（財務(wù)部開具收據(jù)），并將收據(jù)復(fù)印件上交紀(jì)檢部門。十一、附 則：（一）本辦法歸解釋權(quán)歸河南XXXXX實業(yè)有限公司。（二）本辦法如與集團(tuán)公司規(guī)定出現(xiàn)不符的以集團(tuán)公司辦法為準(zhǔn)，物資采購和營銷合同可根據(jù)集團(tuán)公司規(guī)定和本辦法制定專用管理辦法，其它的以本辦法為準(zhǔn)。（三）本辦法自下發(fā)之日起開始實施。附件 1.（比價）合同歸檔資料明細(xì)表 2.（招議標(biāo)）合同歸檔資料明細(xì)表 3. 物資采購合同管理臺帳附件1： （比價）合同歸檔附件明細(xì)表合同編號比價 其他標(biāo)的物供應(yīng)商合同價（元）合 同 附 件 情 況序號附 件 名 稱歸檔情況（份數(shù)）備注1合同會簽單2商務(wù)合同正本3物資需求計劃龍宇國貿(mào)批復(fù)4物資采購申請5詢價單（按實際詢價供應(yīng)商存檔）6比價結(jié)果審批表備注歸檔審核意見（簽字） 經(jīng)辦人： 附件2： （招議標(biāo)）合同歸檔附件明細(xì)表合同編號招標(biāo) 議價 其他標(biāo)的物供應(yīng)商合同價（元）合 同 附 件 情 況序號附 件 名 稱歸檔情況（份數(shù)）備注1合同會簽單2商務(wù)合同正本3技術(shù)協(xié)議及附件如無則打“”4物資需求計劃龍宇國貿(mào)批復(fù)5供應(yīng)商入圍推薦表、資質(zhì)審查表7招議標(biāo)申請表8評委簽到表9廠商報價、商務(wù)澄清、技術(shù)澄清按實際參標(biāo)供應(yīng)商存檔10評委投票單11