北京郵政EMS物流信息系統(tǒng)案例

1、北京郵政EMS物流信息系統(tǒng)案例一、 前言 以客戶為主導(dǎo)的現(xiàn)代商業(yè)模式正逐漸取代產(chǎn)品主導(dǎo)型的傳統(tǒng)商業(yè)模式，不斷滿足客戶個性化需求是企業(yè)成功的關(guān)鍵，對于物流企業(yè)，準確把握客戶需求，根據(jù)需求定制產(chǎn)品與服務(wù)，通過有效的渠道讓種類繁多的商品按需求進行合理流動成為關(guān)注的焦點，物流企業(yè)要達到上述目的，必須依據(jù)科學(xué)的管理思想和先進的管理手段，而企業(yè)信息化建設(shè)是必不可少的組成部分。作為傳統(tǒng)行業(yè)的中國郵政本身就是我國物流的一部分，且與其他物流企業(yè)相比有著得天獨厚的優(yōu)勢，如覆蓋全國的網(wǎng)絡(luò)、誠實可信的信譽、真正的“三流合一”、豐富的傳統(tǒng)B2C經(jīng)驗，等等，但與優(yōu)勢并存的卻是嚴峻的體制落后、技術(shù)淘汰、負擔過重等諸多劣勢。

2、因此如何發(fā)揮自己的優(yōu)勢以適應(yīng)我國加入WTO后所帶來的行業(yè)沖擊就成為迫在眉捷的問題。專家指出，解決辦法就是：發(fā)展電子郵政(e-post)，與優(yōu)秀的IT廠商聯(lián)手共同打造信息化郵政行業(yè)。匯杰國際有限公司作為一個優(yōu)秀IT系統(tǒng)集成商、應(yīng)用軟件開發(fā)商，適應(yīng)電子商務(wù)大潮，敏銳地抓住物流配送瓶徑，以“立足國情，以先進技術(shù)為工具，滲透科學(xué)的思想與理念”為原則，并與北京郵政速遞總公司(北京EMS)合作，于2001年11月及時推出了“e-delivery物流配送管理平臺”，該平臺的目的就是幫助物流企業(yè)建立一個系統(tǒng)化、全程的、動態(tài)的并融物流、信息流、資金流為一體的供應(yīng)鏈管理體系。二、 需求簡介 2.1企業(yè)概況 北京市

3、郵政速遞總公司(北京EMS)是經(jīng)國家批準經(jīng)營郵政速遞業(yè)務(wù)的國有企業(yè)，也是國內(nèi)最大的郵政特快專遞國際互換處理中心。北京郵政EMS物流中心(以下簡稱“物流中心”)是北京郵政速遞總公司(北京EMS)下屬一新興企業(yè)。物流中心現(xiàn)有員工200多人，組織結(jié)構(gòu)設(shè)有綜合辦公室、車隊、1個分揀中心(負責郵件中轉(zhuǎn))、8個外地分點(負責北京市的攬收與投遞)、客戶服務(wù)中心、倉儲、業(yè)務(wù)、財務(wù)等部門，主要經(jīng)營特快專遞、同城速遞、普郵、代收貨款、國內(nèi)長途貨運、電子商務(wù)遞送等業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)活動涉及客戶、電子商務(wù)網(wǎng)站、供應(yīng)商、郵政投遞網(wǎng)和綜合計算機網(wǎng)、185特服臺等多方實體。公司僅特快專遞就可達10萬件月，且業(yè)務(wù)量在不斷增長之中。在

4、北京郵政物流局的統(tǒng)籌規(guī)劃下，物流中心預(yù)計2003年要在北京完成100多個分點的建設(shè)，且業(yè)務(wù)類型將進一步多元化，使其真正成為一個典型的集倉儲、物流、配送為一體的綜合性商務(wù)配送組織。2.2典型業(yè)務(wù)流程圖1是物流中心快遞業(yè)務(wù)的典型流程。訂單接收是整個業(yè)務(wù)過程的開始；接到訂單后形成一個投遞配送單(即特快5聯(lián)單)；倉庫根據(jù)五聯(lián)單進行加工、包裝、出庫并最終形成一個郵件；郵件封至分揀中心(或其它分點)，同其它攬收或投遞郵件(如分點的一些攬收業(yè)務(wù))一起，分揀中心(或其它分點)進行郵件進口接收操作，并打印進口清單；分揀中心進行郵件分揀工作，分揀到各個分點或直接封至900局，交由郵政大網(wǎng)；平衡合攏，如果合攏則打印

5、路單、封發(fā)清單，否則查找原因；趟車將郵件運至各接收局(如分點)；各分點將自己的部分投遞業(yè)務(wù)與分揀中心封發(fā)過來的郵件一起進行接收進口，并打印進口清單；分點進行郵件出口，即將各郵件分到該分點所屬各道段、中心(或其它分點)轉(zhuǎn)投等；進行進出口合攏并打印相應(yīng)業(yè)務(wù)交接清單和封發(fā)清單；投遞員帶著相應(yīng)的郵件和業(yè)務(wù)交接清單進行實際郵件投遞；投遞完畢，投遞員歸班進行投遞情況登記，包括妥投、拒收、自取及再投郵件；對于妥投郵件要上交款項；該分點進行該班次的投遞合攏并打印總交款單上交到公司財務(wù)；公司財務(wù)對各分點實際的攬收情況、投遞情況進行收據(jù)控制和投遞回鉤并檢查貨款；公司財務(wù)部對各種投遞單據(jù)、收據(jù)、發(fā)票進行管理；公司財

6、務(wù)定期與部分大宗用戶進行代收貨款結(jié)算并總結(jié)各業(yè)務(wù)員攬收提成及投遞員投遞提成等；倉庫部門進行日常的進出庫與盤點操作，以保證業(yè)務(wù)順利進行。 以上只是一個典型業(yè)務(wù)流程說明，而物流中心的實際運作更為復(fù)雜。 圖1 典型業(yè)務(wù)流程圖2.3業(yè)務(wù)特點物流中心業(yè)務(wù)具有以下一些特點：具有一個或多個分揀(配送)中心負責郵件(或其它業(yè)務(wù))的不同程度加工與中轉(zhuǎn)，同時企業(yè)又具有若干個分點進行郵件(或其它業(yè)務(wù))的攬收并最終投遞到戶；個個分點之間也可以不通過分揀中心而直接進行業(yè)務(wù)交接郵件交接過程遵循郵政EMS的典型流程，包括進口出口、分揀封發(fā)、鉤調(diào)核對、平衡合攏、投遞到戶等在符合EMS典型流程的同時，又具有訂單接收、

7、倉儲庫存、代收貨款、客戶結(jié)算、代理貨運等自身特色業(yè)務(wù) 業(yè)務(wù)類型多，配送貨物品種紛繁復(fù)雜，客戶范圍廣且需求各異，信息處理量大在物流中心內(nèi)部運作的同時，要與外部資源(如大宗客戶、貨物供應(yīng)商、總局等)進行業(yè)務(wù)往來總部、中心、分點、倉庫地理分布不集中 分點數(shù)量將要急劇擴張經(jīng)過幾十年的沉積與過濾，郵政EMS的郵件交接過程有其科學(xué)、合理的一面，但物流中心除EMS快件外又有許多新業(yè)務(wù)，原有交接過程不適合這些新業(yè)務(wù)，同時相對傳統(tǒng)的EMS特快來說，客戶對各種業(yè)務(wù)的時效性要求又非常高。因此，物流中心就不能完全照搬照抄傳統(tǒng)EMS的業(yè)務(wù)交接程序，必需從滿足客戶個性化需求出發(fā)，在傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上進行變化、簡化、創(chuàng)新，而企業(yè)

8、的信息化建設(shè)的整個過程(從系統(tǒng)設(shè)計到具體實施)必須適應(yīng)并促進這種變革。2.4存在問題在與匯杰合作開發(fā)之前，物流中心在經(jīng)營活動過程中存在以下問題，這些問題阻礙了公司的繼續(xù)發(fā)展： 現(xiàn)有資源未充分利用公司在陶然亭總部的三層樓房內(nèi)已有現(xiàn)成的網(wǎng)絡(luò)布線，但網(wǎng)絡(luò)尚未形成購置了大量的微機及外圍設(shè)備，但只有少數(shù)部門使用并僅局限于文字編輯等初級操作公司的IT技術(shù)人員未得到充分利用速遞單據(jù)有條碼但未充分利用來提高交接效率在包括185等客戶群中，有好多已經(jīng)實現(xiàn)了信息化管理，而物流中心沒有能力利用這些客戶信息化建設(shè)的成果來為自己服務(wù) 生產(chǎn)不規(guī)范，效率較低 傳統(tǒng)EMS特快交接工序不適合同城速遞、代收貨款等新業(yè)務(wù)，造成各類

9、業(yè)務(wù)整個交接過程不統(tǒng)一、不規(guī)范對某一具體交接工序的操作流程未規(guī)定硬性操作標準，造成各工序間前后交接困難各郵件交接環(huán)節(jié)采用手工抄寫單據(jù)，費時費力、容易出錯由于不能直接讀取185或一些電子商務(wù)網(wǎng)站的電子化配送任務(wù)而必須手工再抄寫，導(dǎo)致效率低下日常庫存管理隨意性較大，不能掌握每一貨物的進出與流向 缺乏有效的內(nèi)部管理措施由于不能隨時記錄、跟蹤每一個郵件在各環(huán)節(jié)的流動情況，一旦出現(xiàn)問題就極難落實責任，即查找何時、何地、何人、發(fā)生了何種錯誤、采用了什么補救措施，等等 由于不能掌握各分點、各崗位的進出口、投遞及收款的整體情況，因此公司也就無法及時進行全局控制公司由于缺乏對單據(jù)、收據(jù)、發(fā)票等的有效管理，導(dǎo)致總

10、部對分點、分點對各業(yè)務(wù)員不能及時監(jiān)督，時常發(fā)生“干私活”現(xiàn)象財務(wù)進行客戶結(jié)算、員工績效分析等工作耗時費力由于客戶協(xié)議各異，財務(wù)人員整日忙于應(yīng)付大宗戶的配送方式管理、資費結(jié)算等方面，且不時出現(xiàn)錯誤，發(fā)生糾紛不能及時報告客戶貨物的庫存情況、銷售情況及收款情況缺乏高效的外部交流手段 不能對大宗戶的成批配送任務(wù)執(zhí)行情況及時反饋對零散客戶的郵件查詢必須手工翻找單據(jù)，效率低，時效性差，無法滿足客戶需求 無法滿足互聯(lián)網(wǎng)客戶的網(wǎng)上下單、查單需求與上級(北京郵政速遞總公司)不能進行數(shù)據(jù)交換三、解決方案 3.1設(shè)計原則與重點除系統(tǒng)設(shè)計滿足實用、經(jīng)濟、標準、可擴充、易維護等一般性原則外，通過分析物流中心整個業(yè)務(wù)流程

11、并結(jié)合郵件流動特點，我們確定系統(tǒng)的整體架構(gòu)要遵循：以郵件在各環(huán)節(jié)流動為主線，以各種單據(jù)回鉤和財務(wù)款項核對為控制手段，通過靈活、快速、準確地向客戶提供信息反饋來提高企業(yè)在物流行業(yè)中的競爭力。為了使整個軟件流程清晰，責權(quán)明確，系統(tǒng)模塊的劃分遵照：以郵件的整個流動環(huán)節(jié)為劃分依據(jù)，并通過嚴格的權(quán)限設(shè)置來實現(xiàn)不同崗位對數(shù)據(jù)的安全訪問。 另外，在對系統(tǒng)進行功能設(shè)計時，以匯杰e-delivery V2.1 物流配送系統(tǒng)的“進銷存配送跟”思想及實現(xiàn)為基礎(chǔ)，針對物流中心業(yè)務(wù)特點，突出解決“存、配、送、跟”問題。 系統(tǒng)設(shè)計的重點就是通過建立一個分布數(shù)據(jù)集中共享的管理環(huán)境實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，在物流中心各部門間、公司與各外

12、地分點間、外地各分點間、公司與總局間、公司與各客戶間搭建一個高效、可靠、安全的信息通道。3.2 主要功能 系統(tǒng)共分九大模塊：訂單模塊、倉儲模塊、生產(chǎn)管理、業(yè)務(wù)管理、財務(wù)管理、系統(tǒng)管理、決策分析、互聯(lián)網(wǎng)訪問、主監(jiān)控臺。這九大模塊共含50多項功能，涉及物流中心業(yè)務(wù)管理的方方面面。詳細功能結(jié)構(gòu)如圖2所示。 訂單模塊客戶服務(wù)部門使用。主要包括訂單的接收、分揀、出口、合攏、客戶信息反饋等。該模塊可以接收如185、電話、傳真等各種來源的訂單，并通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口對訂單進行處理，然后通過網(wǎng)絡(luò)將訂單的投遞信息反饋給客戶。 倉儲模塊包括倉庫的設(shè)定、產(chǎn)品檔案的建立、購入、借入、退庫、售出、借出、盤盈、盤虧及借入借

13、出結(jié)算、接收提貨要求并進行簡單包裝加工等，并提供庫存列表、流水分析、匯總分析(包括期初、期間、期末等)、供應(yīng)商貨物銷售情況反饋等。 生產(chǎn)管理管理物流信息的主要部分，包括分揀中心模塊、分點管理模塊及數(shù)據(jù)交換三部分。分揀中心是各分點郵件的中轉(zhuǎn)交換場所。該模塊實現(xiàn)了一個限于分揀中心內(nèi)部的郵件進出管理環(huán)境，主要包括中心自己攬收的郵件、分點轉(zhuǎn)投郵件及各種退件的進口、出口、合攏、中心自己的監(jiān)控、信息反饋，等等。分點管理模塊除管理各分點郵件的進口、出口及合攏外，還實現(xiàn)了郵件最終投遞到戶及與之發(fā)生的交款、交費、投遞監(jiān)控及信息反饋等。數(shù)據(jù)交換模塊實現(xiàn)了整個公司范圍內(nèi)生產(chǎn)數(shù)據(jù)的共享、一致。3.2.4 業(yè)務(wù)管理該模

14、塊歸物流中心業(yè)務(wù)及生產(chǎn)監(jiān)控部門使用。主要包括對所發(fā)生業(yè)務(wù)進行建檔、對各分點的各種業(yè)務(wù)的投遞情況進行回鉤，并向客戶進行信息反饋。該模塊還生成攬收日報、投遞日報、各分戶帳、公司整體運作監(jiān)控等。 財務(wù)管理本系統(tǒng)不是財務(wù)軟件，而是提供財務(wù)決策的相關(guān)數(shù)據(jù)。主要建立應(yīng)收、實收帳款，并對應(yīng)收與實收進行核對。收據(jù)管理；建立員工攬收工作量、投遞工作量、取件工作量的績效與提成分析；向客戶對帳及結(jié)算，等等。 系統(tǒng)管理完成系統(tǒng)相關(guān)信息的維護和設(shè)置。其中包括系統(tǒng)初始化、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護、數(shù)據(jù)庫的備份和恢復(fù)以及系統(tǒng)通用參數(shù)的設(shè)置。如：職工檔案管理、職工權(quán)限管理、公司組織管理、客戶檔案管理、供應(yīng)商檔案管理，等等。 決策分析通

15、過靈活的圖表等形式向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供公司攬收與投遞的橫向與縱向分析 互聯(lián)網(wǎng)訪問包括遠程客戶的下單與查單；對公司人事、庫存、銷售情況進行信息發(fā)布，以供公司相關(guān)人員進行遠程查詢。 主監(jiān)控臺接收外地分點的生產(chǎn)數(shù)據(jù)；監(jiān)控外地分點的撥號連接；進行系統(tǒng)操作的日志記錄與分析。該模塊與數(shù)據(jù)交換模塊(屬于生產(chǎn)管理部分)一起共同實現(xiàn)了分布數(shù)據(jù)的集中共享。 3.3 應(yīng)用模式系統(tǒng)應(yīng)用模式是綜合使用各種軟硬件系統(tǒng)的一種應(yīng)用結(jié)構(gòu)和計算模式，物流中心系統(tǒng)采用以下兩種模式來實現(xiàn)異地分布數(shù)據(jù)集中統(tǒng)一管理：主體使用基于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的Client/Server模式客戶訪問部分是基于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的Browse/Server模式 基

16、于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的Client/Server模式 3.3 應(yīng)用模式系統(tǒng)應(yīng)用模式是綜合使用各種軟硬件系統(tǒng)的一種應(yīng)用結(jié)構(gòu)和計算模式，物流中心系統(tǒng)采用以下兩種模式來實現(xiàn)異地分布數(shù)據(jù)集中統(tǒng)一管理：主體使用基于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的Client/Server模式客戶訪問部分是基于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的Browse/Server模式 基于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的Client/Server模式3.3 應(yīng)用模式系統(tǒng)應(yīng)用模式是綜合使用各種軟硬件系統(tǒng)的一種應(yīng)用結(jié)構(gòu)和計算模式，物流中心系統(tǒng)采用以下兩種模式來實現(xiàn)異地分布數(shù)據(jù)集中統(tǒng)一管理：主體使用基于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的Client/Server模式客戶訪問部分是基于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的Browse/Server模式

17、基于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的Client/Server模式數(shù)據(jù)庫服務(wù)器是數(shù)據(jù)存儲中心，可供局域網(wǎng)端用戶和遠程客戶端用戶使用。局域網(wǎng)端用戶使用開發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)，通過局域網(wǎng)快速調(diào)用數(shù)據(jù)庫服務(wù)器中的數(shù)據(jù)，不存儲在桌面數(shù)據(jù)庫中。遠程客戶端用戶使用開發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)(如分點則采用數(shù)據(jù)交換模塊)，向中心數(shù)據(jù)服務(wù)器上傳所有的生產(chǎn)數(shù)據(jù)來保證數(shù)據(jù)集中，當需要共享信息時，又通過相應(yīng)模塊(如分點采用數(shù)據(jù)交換模塊)及通訊網(wǎng)絡(luò)調(diào)用數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的數(shù)據(jù)。異地數(shù)據(jù)可存儲在本地桌面數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，以便進行內(nèi)部分析、處理。 基于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的Browse/Server模式客戶(包括散戶和大宗用戶)通過網(wǎng)上下單、網(wǎng)上查單部分應(yīng)用主要使用該模式?？蛻敉ㄟ^

18、互聯(lián)網(wǎng)訪問公司數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，并查詢自己的訂單配送情況。該部分數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享。3.4 網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu) 物流中心網(wǎng)絡(luò)體系包括兩部分：物流中心不同處理現(xiàn)場的內(nèi)部實現(xiàn)局域網(wǎng)連接及外部各分點同物流中心實現(xiàn)廣域網(wǎng)絡(luò)連接。在網(wǎng)絡(luò)搭建時做了如下分析：網(wǎng)絡(luò)中心：以物流中心內(nèi)部局域網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)中心，這樣即實現(xiàn)了集中管理，又利用了現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)布線層次結(jié)構(gòu)：根據(jù)現(xiàn)有規(guī)模，使用以公司局域網(wǎng)為中心的兩層結(jié)構(gòu)，這樣網(wǎng)絡(luò)開銷小、穩(wěn)定可靠、信息傳輸量小、實現(xiàn)方便、便于擴充，但對各分點通訊能力、服務(wù)器處理能力、安全管理能力要求較高由于分點地處異地、數(shù)量易變、位置易變等原因，外地分點與中心通過撥號進行數(shù)據(jù)交換客戶通過Internet與

19、系統(tǒng)相聯(lián)，物流中心郵件數(shù)據(jù)由總局分運科把郵件交付郵政大網(wǎng)。選擇Unisys 2043作為數(shù)據(jù)庫服務(wù)器能滿足公司今后發(fā)展的需要安全性：營造一個從邏輯鏈路級到應(yīng)用平臺級的安全體系來實現(xiàn)對非法用戶的訪問控制及數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩Ｕ暇W(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)示意圖如圖4所示。3.5 系統(tǒng)特點以B/S與C/S混用的綜合架構(gòu)實現(xiàn)了企業(yè)級分布數(shù)據(jù)的集中管理各模塊功能獨立，組織靈活系統(tǒng)采用了系統(tǒng)級、數(shù)據(jù)庫級、應(yīng)用級三級權(quán)限，滿足了安全性、責任明確性要求條碼掃描技術(shù)的應(yīng)用完善、靈活的查詢、統(tǒng)計界面樣式及操作方式通用一致、易學(xué)易用在現(xiàn)有資源的利用、設(shè)備選型、網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、軟件選擇等方面充分考慮了經(jīng)濟可行性滿足經(jīng)濟性的同時，在軟件設(shè)計、實現(xiàn)

20、等方面盡量結(jié)合物流中心現(xiàn)場情況做到實用性系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、數(shù)據(jù)庫選擇等方面具有很強的擴展性普遍性與特殊性結(jié)合：在符合郵政傳統(tǒng)應(yīng)用的同時又充分滿足了物流中心作為一相對獨立企業(yè)的靈活性需求3.6 服務(wù)與支持 完善的服務(wù)與支持是項目得以順利實施的有效保證：項目實施各階段均有固定人員長期參與提交項目進行過程中的所有文檔，如需求報告、操作手冊、維護手冊等等對于系統(tǒng)試運行、運行期間發(fā)生的問題，實現(xiàn)了724小時技術(shù)服務(wù)的承諾除現(xiàn)場操作及維護培訓(xùn)外，分階段定期舉辦集中培訓(xùn)提供長期的系統(tǒng)免費升級服務(wù)四、實施過程 4.1 實施原則我們采用了“總體設(shè)計、全盤考慮、分布實施、逐步完善”的實施原則： 首先，充分利用現(xiàn)有資

21、源搭建網(wǎng)絡(luò) 然后，以“把郵件交接過程變手工為條碼掃描”為切入點，分階段建立物流中心業(yè)務(wù)處理系統(tǒng) 選擇1個中心、2個分點試運行，并根據(jù)實際情況進行調(diào)整 全面實施整個業(yè)務(wù)處理系統(tǒng) 以業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)為基礎(chǔ)平臺，搭建Internet數(shù)據(jù)中心4.2 實施過程整個項目是一個領(lǐng)導(dǎo)牽頭、雙方密切合作的過程。北京郵政EMS物流中心在提出企業(yè)信息化需求并找到匯杰國際有限公司后，雙方進行了多次商務(wù)、技術(shù)等方面的探討、磋商，并于2001年3月正式簽訂了開發(fā)協(xié)議。項目初始雙方均成立了項目組，并由北京速遞局總工負責雙方協(xié)調(diào)并監(jiān)督整個系統(tǒng)的設(shè)計、開發(fā)、實施、驗收全過程。在隨后的一個月的過程中，物流中心抽出各相關(guān)崗位的相關(guān)負責

22、人與匯杰積極配合，及時提出了自己目前最關(guān)心的問題及要實現(xiàn)的目標，匯杰通過總結(jié)分析各種資料，并與物流中心進行多次討論，最后雙方合作完成了北京郵政速遞局物流中心業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)需求報告，并認為該系統(tǒng)設(shè)計的重點就是：建立異地分布數(shù)據(jù)集中共享的管理環(huán)境，解決郵件信息在各部門、各環(huán)節(jié)之間進行及時有效、安全可靠的傳遞問題，所以利用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在e-delivery平臺基礎(chǔ)上，建立一套實用、先進、穩(wěn)定的信息系統(tǒng)是解決問題的關(guān)鍵，而突破口是變手工抄寫單據(jù)為條碼掃描、微機處理。在調(diào)研分析后，匯杰首先抽出工程師進行現(xiàn)場考察，確定了網(wǎng)絡(luò)方案：建立一、二級兩層網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。首先，充分利用陶然亭已有網(wǎng)絡(luò)布線建立企業(yè)內(nèi)部

23、局域網(wǎng)作為中心網(wǎng)絡(luò)，全公司數(shù)據(jù)均由中心數(shù)據(jù)庫服務(wù)器進行集中管理；然后考慮到外地分點的易擴充，易流動性等特點，決定使用定時撥號到中心網(wǎng)絡(luò)，以廣網(wǎng)域方式進行數(shù)據(jù)交換，并于3天內(nèi)將網(wǎng)絡(luò)全部建成并調(diào)試成功。與網(wǎng)絡(luò)搭建的同時，雙方進行了系統(tǒng)的總體設(shè)計、數(shù)據(jù)設(shè)計，并寫出了相應(yīng)技術(shù)報告。系統(tǒng)設(shè)計時充分考慮目前企業(yè)的業(yè)務(wù)種類、業(yè)務(wù)量、網(wǎng)絡(luò)布局、人員素質(zhì)等多種因素，以郵件流動環(huán)節(jié)為模塊劃分的基礎(chǔ)，將系統(tǒng)分為九大模塊：訂單模塊、倉儲模塊、生產(chǎn)管理、業(yè)務(wù)管理、財務(wù)管理、系統(tǒng)管理、決策分析、互聯(lián)網(wǎng)訪問、主監(jiān)控臺，涉及公司國內(nèi)國際、同城、代收貨款、普郵等多種業(yè)務(wù)，涵蓋定單接收與查詢、倉庫、中心的進出口與合攏、分點的進出

24、口與合攏、投遞交款、業(yè)務(wù)監(jiān)控與統(tǒng)計、財務(wù)信息匯總等管理內(nèi)容，且每一功能都有嚴格的權(quán)限設(shè)置。整個系統(tǒng)的設(shè)計、編碼、測試雙方耗時2個月，工作量共計26個人·月。2001年4月份，首先在分揀中心、天橋分點試運行，并針對運行過程中出現(xiàn)的硬件問題與軟件問題進行了及時的討論與修改，截止到2001年7月，在經(jīng)過集中的培訓(xùn)以后，系統(tǒng)開始在客戶服務(wù)中心、倉庫、分揀中心8個分點全面投入運行，運行中又發(fā)現(xiàn)了若干問題并也及時進行了修改。系統(tǒng)全面運行至今已有12個月，各方面均良好。在整個項目的實施過程中，雙方領(lǐng)導(dǎo)都及為關(guān)注，并多次進行現(xiàn)場指導(dǎo)，關(guān)鍵時刻提出了方向性的意見與建議，為項目順利進行提供了堅實的保障。

25、雙方具體實施人員在上級的指導(dǎo)下全身心投入，密切配合，克服人、技術(shù)等各方面的困難，使項目的安排、設(shè)計、進度、質(zhì)量、服務(wù)各階段的順利實施得到了可靠的保證，并在整個過程中建立了相互信賴的同志式的友誼，積累了豐富的經(jīng)驗。 五、實施效益系統(tǒng)自2001年7月份全面實施以來，取得了顯著的經(jīng)濟與社會效益：5.1 改善了企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營，降低了運作成本 提高了工作效率改變郵件手工交接方式不僅加快了郵件交接速度，而且使錯誤發(fā)生率明顯降低；可以及時向客戶反饋其郵件投遞信息；各站點班長可以隨時掌握各業(yè)務(wù)的進口、出口、投遞、退轉(zhuǎn)、留存情況；財務(wù)結(jié)算效率大幅度提高；平衡合攏準確率及速度明顯提升，等等。具體如圖5所示：圖5 系

26、統(tǒng)實施前后各項指標對比 提高了企業(yè)管理水平 “管理與系統(tǒng)相互滲透，在數(shù)據(jù)與單據(jù)兩個方面，通過逐級核對鉤調(diào)，以保證公司業(yè)務(wù)前后統(tǒng)一、實物流動前后統(tǒng)一及相關(guān)款項前后統(tǒng)一”，這既是系統(tǒng)設(shè)計的原則，也是對物流中心提高自身管理水平的建議，而整個項目的順利實施及系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)也最終印證了雙方最初的考慮是正確的：系統(tǒng)記錄了郵件在每一環(huán)節(jié)的具體操作情況，一旦發(fā)現(xiàn)問題，系統(tǒng)根據(jù)郵件編號可快速查出郵件活動的全部明細，并進而得出何時、何地、何人發(fā)生了錯誤。 對每一個崗位的每一個人均有相應(yīng)操作權(quán)限及密碼制，因此一旦發(fā)生問題，責權(quán)分明。投遞單、交款單、收據(jù)等單據(jù)一一進行機內(nèi)逐級鉤調(diào)核對，降低了投遞員、業(yè)務(wù)員隱瞞工作情況

27、現(xiàn)象的發(fā)生。系統(tǒng)預(yù)警每一站點的郵件投遞、留存、再投、退轉(zhuǎn)、妥投、拒收、自取情況，企業(yè)管理者可以隨時觀測所有郵件在每個站點的分布細節(jié)。財務(wù)員工績效工作真正做到了有理有據(jù)。決策查詢系統(tǒng)提供了攬收與投遞量橫向、縱向分析圖表，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供了現(xiàn)實依據(jù)。 企業(yè)內(nèi)部資源得到了有效利用首先各種硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)布線得到充分利用，解決了資源浪費問題。物流中心的IT技術(shù)人員充分發(fā)揮了自己的特長。由于資源利用率高，也就意味著降低了企業(yè)運作成本。5.2 規(guī)范了企業(yè)行為，促進了行業(yè)發(fā)展 規(guī)范了企業(yè)內(nèi)部行為主要體現(xiàn)在改造業(yè)務(wù)流程、優(yōu)化生產(chǎn)秩序兩個方面。業(yè)務(wù)流程改造首先是對傳統(tǒng)EMS特快交接工序進行簡化，形成一個適應(yīng)新

28、老業(yè)務(wù)的、靈活統(tǒng)一的“攬收-à交接-à投遞”交接規(guī)范。如： 對于一些大宗業(yè)務(wù)，由于可以通過數(shù)據(jù)共享直接從客戶服務(wù)部門或客戶自身系統(tǒng)中提取郵件進口數(shù)據(jù)(如編號、寄達地、資費等)，因此可以免去分揀中心的郵件進口環(huán)節(jié)，而由機內(nèi)進行逐件鉤調(diào)保證進出統(tǒng)一 對于一些時效性要求嚴格的業(yè)務(wù)，當郵件由中心由趟車封至分點時，分點可以省略進口掃描操作，而由系統(tǒng)自動由上一個出口環(huán)節(jié)進行機內(nèi)進口，并由機內(nèi)逐件鉤調(diào)保證進出統(tǒng)一 對于當班未進行操作的郵件，自動進行“當班留存”登記，避免了手工留存登記這種郵件出口操作 由于異地數(shù)據(jù)集中管理，外地分點可以做到自攬自投或直接轉(zhuǎn)給其它分點，而不需要再交由分揀中心

29、間接處理，這樣對于代收貨款、同城速遞等時效性要求高的業(yè)務(wù)做到了靈活處理 單據(jù)的統(tǒng)一是業(yè)務(wù)流程改造的另一個方面。系統(tǒng)對各環(huán)節(jié)的各種單據(jù)的格式、內(nèi)容、簽字順序都做了強制規(guī)定，并且實現(xiàn)了郵件跟蹤與單據(jù)跟蹤相互對應(yīng)。規(guī)范企業(yè)行為的另一個重要方面就是改善了生產(chǎn)秩序。由于上一環(huán)節(jié)不能延誤下一環(huán)節(jié)的操作，因此各崗位職工必須嚴格按照系統(tǒng)規(guī)定的流程錄入數(shù)據(jù)、打出單據(jù)、數(shù)據(jù)上傳、簽字并交接，才能保證下一步的郵件交接或入出庫活動順利進行，否則，系統(tǒng)的操作日志記錄功能就會體現(xiàn)在何時、何地、何人做了不規(guī)范操作。這樣，系統(tǒng)數(shù)據(jù)與獎懲制度相結(jié)合，就從根本上解決了以前郵件交接、單據(jù)交接不規(guī)范的問題。 促進了行業(yè)發(fā)展 匯杰e-delivery物流配送系統(tǒng)對中國郵政的倉儲、物流等新業(yè)務(wù)的信息化管理做了大膽嘗試，并成功地與郵政原有業(yè)務(wù)及現(xiàn)有系統(tǒng)進行了整合，這為中國郵政這一傳統(tǒng)物流繼續(xù)拓展新業(yè)務(wù)，充分發(fā)揮固有優(yōu)勢，真正實現(xiàn)“電子郵政(e-post)”提供了有力證據(jù)。目前市場上大大小小的快遞公司、速遞公司其業(yè)務(wù)模式多數(shù)取經(jīng)于郵政郵件交接過程，并根據(jù)自身實際情況做了靈活調(diào)整，