歸檔文件整理的方法

1、疏管局檔案工作培訓(xùn)班講稿大家好。很榮幸能和大家一起來探討檔案工作中文件整理的一些問題。如果有講得不到之處希望大家批評(píng)指正。大家都是來自疏管局基層管理處、所的文檔工作人員，這就要求你們要掌握文件整理工作中的一些最基本的方法和步驟就可以了。第一步：收集應(yīng)該整理的文件材料收集應(yīng)整理的文件材料主要是以能不能反映本處、所工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值為依據(jù)來確定的，其收集范圍包括以下幾個(gè)方面：（一）本處、所的文件材料：1、本處、所黨支部、行政領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議記錄、紀(jì)要；2、本處、所召開的工作會(huì)議、專題會(huì)議文件材料；3、本處、所的請(qǐng)示與疏管局的批復(fù)、如果有下級(jí)的話，那就還有下級(jí)部門的請(qǐng)示與本處、所給予的批復(fù)；4、

2、本處、所及其內(nèi)部職能部門形成的工作計(jì)劃、安排、總結(jié)、報(bào)告；5、本處、所業(yè)務(wù)活動(dòng)和科技管理工作而形成的文件材料；6、本處、所匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析材料；7、本處、所黨支部、團(tuán)委、工會(huì)、婦女和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的重要文件材料；8、反映記載本處、所房地產(chǎn)權(quán)益和有關(guān)糾紛處理的文件材料；9、本處、所成立、合并、撤銷機(jī)構(gòu)、更改名稱、啟用印章、人員編制方面的文件材料；10、本處、所制定的工作條例、規(guī)章制度等文件材料；11、本處、所干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘、黨員、團(tuán)員、干部、職工花名冊(cè)和報(bào)表、干部職工錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、辭職、退職、開除、退休、評(píng)殘、撫恤、死亡、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、違紀(jì)處理

3、的文件材料；12、本處、所及本處、所辦理的干部職工調(diào)動(dòng)轉(zhuǎn)移工資、行政、黨員、團(tuán)員、工會(huì)組織關(guān)系的介紹信及存根；13、本處、所財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證和清冊(cè)；14、本處、所與其他單位或個(gè)人簽訂的各種合同、協(xié)議；(二)應(yīng)整理的上級(jí)下發(fā)文件材料1、疏管局召開的需要本處、所貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料；2、疏管局頒發(fā)的屬于本處、所主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件材料；3、疏管局轉(zhuǎn)發(fā)本處、所的文件；4、疏管局對(duì)本處、所的所有批復(fù)、指示、通知、安排；（三）應(yīng)整理的下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料1、下級(jí)站、所報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表；2、下級(jí)站、所報(bào)送的法規(guī)性備案文件材料等；以上就是需要整理的文件

4、材料的收集范圍。第二步：確定文件整理保管的單位“件”文件收齊后，就要正確確定文件整理保管單位“件”：1、一般以一份文件為一件，如：“關(guān)于調(diào)整省疏勒河流域水資源管理局基層管理處內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的通知”就可作為一件來保管。2、文件的定稿和正式印發(fā)件合為一件，這種情況主要是指本處、所的正式發(fā)文和處、所內(nèi)部制定的規(guī)章制度等。3、正文與附件合為一件，例如：甘肅省疏勒河流域水資源管理局下發(fā)了一份工作安排的文件，其后有“工作目標(biāo)管理任務(wù)指標(biāo)表”和“工作目標(biāo)管理任務(wù)有關(guān)問題的說明”兩個(gè)附件，整理時(shí)一定要作為一件對(duì)待，不能分開。4、請(qǐng)示與批復(fù)，需分為以下兩種情況來對(duì)待：同一年內(nèi)形成的相關(guān)的請(qǐng)示與批復(fù)、合在一起作為一件進(jìn)

5、行整理保管；跨年度的相關(guān)的請(qǐng)示與批復(fù)、因上級(jí)會(huì)不會(huì)給你批、啥時(shí)候批的不確定性，所以整理時(shí)可以不等待。如果批復(fù)在以后的年度形成，整理時(shí)可以將請(qǐng)示、批復(fù)各作為一件對(duì)待，各自歸入所形成的年度。5、報(bào)表、名冊(cè)、圖表、介紹信存根、會(huì)議記錄等類似文件材料，按其本來的形式，一個(gè)自然本（冊(cè)）為一件。第三步：整理文件的裝訂1、文件的系統(tǒng)排列，一份文件由幾部分組成時(shí)，裝訂前應(yīng)按下列順序進(jìn)行排列：a.正本在前，定稿（底稿）在后；b.正文在前，附件在后；c.原件在前，復(fù)制件在后；d.轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；e.批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；2、裝訂方法A、10年保管的文件，可保持原貌，不再拆開重新裝訂。B、永久、30年保管的

6、文件，5頁(yè)以上可用不銹鋼訂書機(jī)進(jìn)行裝訂，4頁(yè)以下可用固體膠粘貼，離上下邊各2厘米處各點(diǎn)一下，中間再點(diǎn)一下沾好就可以了。如果文件太厚，訂書機(jī)無法裝訂，可用線繩裝訂法，即使用細(xì)線繩裝訂文件，要求統(tǒng)一在距離文件左側(cè)邊沿1.2厘米處，上下均勻扎三個(gè)相距7厘米的孔，穿上細(xì)線繩適當(dāng)抽緊并打結(jié)即可。第四步：給整理的文件編頁(yè)號(hào)1、以“件”為單位編寫頁(yè)號(hào)，也就是每件均從“1”開始編起，件與件之間不連續(xù)編制頁(yè)號(hào)。2、頁(yè)號(hào)編寫的位置，凡是有文字、圖表的頁(yè)面都要編寫頁(yè)號(hào)，正面編寫在右上角，背面編寫在左上角。3、一份文件的總頁(yè)數(shù)，以該文件最后一個(gè)頁(yè)號(hào)為準(zhǔn)。第五步：整理文件的分類我們疏管局基層處、所就按保管期限年度機(jī)構(gòu)分

7、類法來進(jìn)行分類。機(jī)構(gòu)分類法就是按你的科室分類，像你們各處、所就可以按黨政辦公室、灌溉管理科、工程管理科、財(cái)務(wù)科、水政水資源科、綜合經(jīng)營(yíng)科分6個(gè)類。有些處、所科少一些，你就按你現(xiàn)有科室設(shè)類就可以了。把歸檔文件按保管期限分成永久、30年、10年；把同一保管期限內(nèi)各年度的文件材料按本單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)分開。具體如下圖所示：省疏管局昌馬灌區(qū)管理處歸檔文件分類方案 序號(hào) 機(jī)構(gòu)名稱 永 久 30年 10年1 黨政辦公室 ： 文件材料 文件材料 文件材料2 灌溉管理科： 文件材料 文件材料 文件材料3 工程管理科: 文件材料 文件材料 文件材料4 財(cái)務(wù)科: 文件材料 文件材料 文件材料5 水政水資源科: 文件材

8、料 文件材料 文件材料6 綜合經(jīng)營(yíng)科處： 文件材料 文件材料 文件材料第六步：整理文件的保管期限的確定怎樣全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。具體說就是：（一）凡是反映本處、所主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)與人有關(guān)的（現(xiàn)在不是提倡以人為本嘛）具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料，都可列為永久保管。（二）本處、所制定的法規(guī)政策性文件，處理重要問題形成的文件，召開重要會(huì)議的文件，重要的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、總結(jié)，綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表，機(jī)構(gòu)演變、本處、所領(lǐng)導(dǎo)人任免、黨員、團(tuán)員、干部、職工花名冊(cè)和報(bào)表、干部職工錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、辭職、退職、開除、退休、評(píng)殘、撫恤、死亡、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、違紀(jì)處理的文件；轉(zhuǎn)移工

9、資、行政、黨員、團(tuán)員、工會(huì)組織關(guān)系的介紹信及存根；疏管局下發(fā)的屬于本處、所主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件和針對(duì)本處、所人事及工作方面的批復(fù)、意見；（三）反映本處、所一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本處、所工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為30年保管。主要包括：本處、所一般工作問題的文件材料，一般會(huì)議的主要文件材料，財(cái)務(wù)管理工作形成的一般性文件材料，疏管局下發(fā)的屬于本處、所主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料，下級(jí)站、所報(bào)送的全年及重要工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。（四）凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本處、所有參考利用價(jià)值的文件材料，列為10年保管。 主要包括：本處、所一般事務(wù)性的文件材料，上級(jí)局頒發(fā)的

10、非本處、所主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的文件材料，下級(jí)站、所報(bào)送的一般半年、季度工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。第七步 整理文件的排列與編寫件號(hào)整理文件排列是文件整理系統(tǒng)化、有序化的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，編寫件號(hào)則是對(duì)文件排序的確定，其方法如下：(一)按保管期限及年度、機(jī)構(gòu)進(jìn)行排列,也就是說永久、30年、10年各排列一個(gè)順序號(hào)，逐年延續(xù)，在每一個(gè)年度內(nèi)則要按照分類表中機(jī)構(gòu)的序列進(jìn)行排列； (二)在同一個(gè)保管期限、同一個(gè)年度的同一個(gè)機(jī)構(gòu)的文件材料內(nèi)，一般按照文件的形成時(shí)間或文號(hào)順序進(jìn)行排列；(三)同一事情或同一問題的文件材料，按照形成的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列；(四)不同事件、不同問題的文件材料，按照事

11、件或問題結(jié)束的時(shí)間順序進(jìn)行排列；(五) 同一類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要的會(huì)議文件等成套性的文件材料，應(yīng)集中進(jìn)行排列；(六)所有文件排列完畢之后，即應(yīng)按照排列順序逐件編寫件號(hào)；(七)一個(gè)處所整理文件編寫的件號(hào)，應(yīng)始終保持永久、30年、10年三個(gè)序列。第八步：加蓋并填寫歸檔章（一）加蓋歸檔章。歸檔章加蓋在每份文件的首頁(yè)右上角，如有其它標(biāo)記或文字時(shí)，可以酌情向左或向下適當(dāng)移動(dòng)。（二）歸檔章的具體樣式如下：1 2 3全宗號(hào)年度件號(hào)機(jī)構(gòu)保管期限4 5 61、全宗號(hào)你們一定要空下，不要隨便填寫，因?yàn)槟銈儧]有全宗號(hào)。2、年度就是整理的是哪一年的文件就蓋哪一年的數(shù)字如2011年的文件就蓋2011。3、件號(hào)就是文件的流水

12、號(hào)。4、機(jī)構(gòu)就是黨政辦公室或財(cái)務(wù)科等等。 5、保管期限就是永久或30年、10年。6、不要填寫。歸檔章各項(xiàng)目的填寫，要選用大小適當(dāng)?shù)臄?shù)碼章，刻制大小適當(dāng)?shù)摹皺C(jī)構(gòu)”名稱章、“保管期限”章，加蓋上去后，整齊美觀。蓋章使用的印泥的顏色，一個(gè)單位要統(tǒng)一，一般用紅色，不能今年紅色明年藍(lán)色。第九步：整理的文件裝盒整理文件裝盒的方法步驟如下：(一)按照永久、30年、10年三個(gè)編號(hào)順序分別裝盒。一個(gè)機(jī)構(gòu)的文件比較多，可以按排序單獨(dú)裝一盒或幾盒；幾個(gè)機(jī)構(gòu)的文件比較少，可以按排序合裝一盒；但要記?。翰煌９芷谙薜奈募荒芑旌涎b在一個(gè)盒子里。(二)每盒文件之前放置目錄，文件之后放置一張備考表。備考表“整理人”項(xiàng)：由整理文件責(zé)任人簽字或蓋章。“檢查人”項(xiàng)：由檢查文件整理質(zhì)量的責(zé)任人簽字或蓋章?！叭掌凇表?xiàng)：填寫本盒文件整理完畢的年、月、日。第十步：整理文件目錄的抄寫（一）根據(jù)本處、所文件材料分類、排列