會(huì)展預(yù)備階段的文案寫作

1、1 / 27展會(huì)策劃書第一部分 會(huì)展預(yù)備時(shí)期的文案第一節(jié) 會(huì)展預(yù)備時(shí)期的文案簡(jiǎn)介一、 會(huì)展預(yù)備時(shí)期的文案的概念：會(huì)展預(yù)備時(shí)期的文案是指一次會(huì)展從確定展覽題材、 收集信 息、進(jìn)行展覽項(xiàng)目立項(xiàng)策劃一直到會(huì)展正式開(kāi)幕前的預(yù)先預(yù)備時(shí) 期涉及到的所有文本文案。二、 會(huì)展預(yù)備時(shí)期的文案種類： 一般來(lái)講，會(huì)展預(yù)備時(shí)期的文案包括展會(huì)立項(xiàng)策劃書、展 會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告、參展講明書、展會(huì)招展方案、展會(huì) 招展函、招展進(jìn)度打算、 觀眾邀請(qǐng)函、 參展合同、展出工作方案、展會(huì)費(fèi)用預(yù)算表、展會(huì)宣傳推廣打算、廣告文案等。第二節(jié) 會(huì)展預(yù)備時(shí)期的文案寫作一、展會(huì)立項(xiàng)策劃書的寫作2 / 27（一）展會(huì)立項(xiàng)策劃書的概念：所謂展

2、會(huì)立項(xiàng)策劃， 確實(shí)是依照掌握的各種信息， 對(duì)立即舉 辦的展覽會(huì)的有關(guān)事宜進(jìn)行初步規(guī)劃， 設(shè)計(jì)出展覽會(huì)的差不多框 架，提出打算舉辦的展覽會(huì)的初步規(guī)劃內(nèi)容，要緊包括：展 會(huì)名稱和地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)、展品范圍、辦展時(shí)刻、展會(huì)規(guī)模、展 會(huì)定位、招展打算、宣傳推廣和招商打算、展會(huì)進(jìn)度打算現(xiàn)場(chǎng) 治理打算、相關(guān)活動(dòng)打算等。展會(huì)立項(xiàng)策劃書 是為策劃舉辦一個(gè)新展會(huì)而提出的一套 辦展規(guī)劃、策略和方法，它是對(duì)以上各項(xiàng)內(nèi)容的歸納和總結(jié)。（二）展會(huì)立項(xiàng)策劃書的內(nèi)容結(jié)構(gòu)： 一般地，展會(huì)立項(xiàng)策劃書要緊包括以下內(nèi)容：1、 辦展市場(chǎng)環(huán)境分析： 包括對(duì)展會(huì)展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市 場(chǎng)的情況分析，對(duì)國(guó)家有關(guān)法律、政策的分析，對(duì)相關(guān)展會(huì)的情

3、 況的分析，對(duì)展會(huì)舉辦地市場(chǎng)的分析等。2、 提出展會(huì)的差不多框架：包括展會(huì)的名稱和舉辦地點(diǎn)、 辦展機(jī)構(gòu)的組成、展品范圍、辦展時(shí)刻、辦展頻率、展會(huì)規(guī)模和 展會(huì)定位等。3、展會(huì)價(jià)格及初步預(yù)算方案。4、展會(huì)工作人員分工打算。3 / 275、展會(huì)招展打算6、展會(huì)招商打算。7、展會(huì)宣傳推廣打算。8、展會(huì)籌備進(jìn)度打算。9、 展會(huì)服務(wù)商安排打算。10、 展會(huì)開(kāi)幕和現(xiàn)場(chǎng)治理打算。11、 展會(huì)期間舉辦的相關(guān)活動(dòng)打算。12、 展會(huì)結(jié)算打算。（三）展會(huì)立項(xiàng)策劃書的寫作要求：1 展會(huì)名稱展覽會(huì)的名稱一般包括三個(gè)方面的內(nèi)容： 差不多部分、 限定 部分和行業(yè)標(biāo)識(shí)。如“第93屆中國(guó)出口商品交易會(huì)”，假如按 上述三個(gè)內(nèi)容對(duì)號(hào)

4、入座， 則差不多部分是“交易會(huì)”， 限定部分 是“中國(guó)”和“第93屆”，行業(yè)標(biāo)識(shí)是“出口商品”。下面分不對(duì)這三個(gè)內(nèi)容作一些講明：差不多部分：用來(lái)表明展覽會(huì)的性質(zhì)和特征，常用詞有：展 覽會(huì)、博覽會(huì)、展銷會(huì)、交易會(huì)和“節(jié)”等。限定部分：用來(lái)講明展會(huì)舉辦的時(shí)刻、地點(diǎn)和展會(huì)的性質(zhì)。4 / 27展會(huì)舉辦時(shí)刻的表示方法有三種：一是用“屆”來(lái)表示。二 是用“年”來(lái)表示， 三是用“季”來(lái)表示。 如第三屆大連國(guó)際服 裝節(jié)、2003年廣州博覽會(huì)、法蘭克福春季消費(fèi)品展覽會(huì)等。在 這三種表達(dá)方法里， 用“屆”來(lái)去示最常見(jiàn)， 它強(qiáng)調(diào)展會(huì)舉辦的 連續(xù)性。那些剛舉辦的展會(huì)一般用“年”來(lái)表示。 展會(huì)舉辦的地點(diǎn)在展會(huì)的名稱里也

5、要有所體現(xiàn)， 如第三屆大連國(guó) 際服裝節(jié)中的“大連”。展會(huì)名稱里體現(xiàn)展會(huì)性質(zhì)的詞要緊有“國(guó)際”、“世界”、 “全國(guó)”、“地區(qū)”等。 如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)中的“國(guó)際” 表明本展會(huì)是一個(gè)國(guó)際展。 行業(yè)標(biāo)識(shí)：用來(lái)表明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國(guó) 際服裝節(jié)中的“服裝”表明本展會(huì)是服裝產(chǎn)業(yè)的展會(huì)。行業(yè)標(biāo)識(shí) 通常是一個(gè)產(chǎn)業(yè)的名稱，或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的某一個(gè)產(chǎn)品大類。2、展會(huì)地點(diǎn)策劃選擇展會(huì)的舉辦地點(diǎn)， 包括兩個(gè)方面的內(nèi)容： 一是展會(huì) 在什么地點(diǎn)舉辦，二是展會(huì)在哪個(gè)展館舉辦。策劃選擇展會(huì)在什么地點(diǎn)舉辦， 確實(shí)是要確定展會(huì)在哪個(gè)國(guó) 家、哪個(gè)省或者是哪個(gè)都市里舉辦。策劃選擇展會(huì)在哪個(gè)展館舉辦，確實(shí)是要選擇展

6、會(huì)舉辦的具 體地點(diǎn)。具5 / 27體選擇在哪個(gè)展館舉辦展會(huì)，要結(jié)合展會(huì)的展覽題材 和展會(huì)定位而定。另外，在具體選擇展館時(shí)，還要綜合考慮使用 該展館的成本的大小如何、 展期安排是否符合自己的要求以及展 館本身的設(shè)施和服務(wù)如何等因素。3、辦展機(jī)構(gòu)辦展機(jī)構(gòu)是指負(fù)責(zé)展會(huì)的組織、策劃、招展和招商等事宜的 有關(guān)單位。辦展機(jī)構(gòu)能夠是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會(huì)、政府部門和新聞媒 體等。依照各單位在舉辦展覽會(huì)中的不同作用， 一個(gè)展覽會(huì)的辦展 機(jī)構(gòu)一般有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單 位等。主辦單位：擁有展會(huì)并對(duì)展會(huì)承擔(dān)要緊法律責(zé)任的辦展單 位。主辦單位在法律上擁有展會(huì)的所有權(quán)。承辦單位：直接負(fù)責(zé)展會(huì)的策劃、

7、組織、操作與治理，并對(duì) 展會(huì)承擔(dān)要緊財(cái)務(wù)責(zé)任的辦展單位。協(xié)辦單位：協(xié)助主辦或承辦單位負(fù)責(zé)展會(huì)的策劃、組織、操 作與治理，部分地承擔(dān)展會(huì)的招展、 招商和宣傳推廣工作的辦展 單位。支持單位：對(duì)展會(huì)主辦或承辦單位的展會(huì)策劃、組織、操作與治 理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。4、辦展時(shí)刻辦展時(shí)刻是指展會(huì)打算在什么時(shí)候舉辦。 辦展時(shí)刻有三個(gè)方 面的含義： 一是指舉辦展的具體開(kāi)展日期。 二是指展會(huì)的籌展和 撤展日期。三是指展會(huì)對(duì)觀眾開(kāi)放的日期。展覽時(shí)刻的長(zhǎng)短沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)， 要視不同的展會(huì)具體 而定。有些展會(huì)的展覽時(shí)刻能夠?qū)ｉT長(zhǎng)， 如“世博會(huì)”的展期長(zhǎng) 達(dá)幾個(gè)月甚至半年；但關(guān)于

8、占展會(huì)絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào)易展來(lái)講， 展期一般是3-5天為宜。5、展品范圍展會(huì)的展品范圍要依照展會(huì)的定位、 辦展機(jī)構(gòu)的優(yōu)劣勢(shì)和其 他多種因素來(lái)確定。依照展會(huì)的定位，展品范圍能夠包括一個(gè)或者是幾個(gè)產(chǎn)業(yè)，6 / 277 / 27或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的一個(gè)或幾個(gè)產(chǎn)品大類，例如，“博覽會(huì)”和 “交易會(huì)”的展品范圍就專門廣， 如“廣交會(huì)”的展品范圍就超 過(guò)10萬(wàn)種，幾乎是無(wú)所不包；而德國(guó)“法蘭克福國(guó)際汽車展覽 會(huì)”的展品范圍涉及到的產(chǎn)業(yè)就專門少，就只有汽車產(chǎn)業(yè)一個(gè)。6、辦展頻率 辦展頻率是指展會(huì)是一年舉辦幾次依舊幾年舉辦一次， 或者 是不定期進(jìn)行。 從目前展覽業(yè)的實(shí)際情況看， 一年舉辦一次的展 會(huì)最多，約占全部

9、展會(huì)數(shù)量的80，一年舉辦兩次和兩年舉辦 一次的展會(huì)也許多，不定期舉辦的展會(huì)差不多是越來(lái)越少了。辦展頻率的確定受展覽題材所在產(chǎn)業(yè)的特征的制約。 我們明 白，幾乎每個(gè)產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品都有一個(gè)生命周期， 產(chǎn)品的生命周期對(duì) 展會(huì)的辦展頻率有重大阻礙。產(chǎn)品的投入期和成長(zhǎng)期是企業(yè)參屜的黃金時(shí)期， 展會(huì)的辦展 頻率要牢牢抓住這兩個(gè)時(shí)期。7、 展會(huì)規(guī)模展會(huì)規(guī)模包括三個(gè)方面的含義：一是展會(huì)的展覽面積是多少，二是參展單位的數(shù)量是多少，三是參觀展會(huì)的觀眾有多少。在策劃舉辦一個(gè)展會(huì)時(shí)，對(duì)這三個(gè)方面都要作出預(yù)測(cè)和規(guī)劃。在規(guī)劃展會(huì)規(guī)模時(shí)， 要充分考慮產(chǎn)業(yè)的特征。 展會(huì)規(guī)模的大 小還會(huì)受到會(huì)觀眾數(shù)量和質(zhì)量的限制。8、展會(huì)定位 通俗地講，展會(huì)定位確實(shí)是要清晰地告訴參展企業(yè)和觀眾本 展會(huì)“是什么”和“有什么”， 具體地講， 展會(huì)定位確實(shí)是辦展 機(jī)構(gòu)依照自身的資源條件和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)狀況，通過(guò)建立和進(jìn)展展會(huì) 的差異化競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，使自己舉辦的展會(huì)在參展企業(yè)和觀眾的心目 中形成一個(gè)鮮亮而獨(dú)特的印象的過(guò)程。 展會(huì)定位要明確展會(huì)的目標(biāo)參展商和觀眾、 辦展目標(biāo)、 展會(huì)的主 題等。9展會(huì)價(jià)