工作分析訪談法

1、 訪談法，又稱面談法，是訪談人員就某一崗位與訪談對象按事先擬訂好的訪談提綱進(jìn)行面對面的交流和討論進(jìn)而收集崗位信息的一種方法。 訪談對象包括該職位的任職者、對工作較為熟悉的直接主管人員、與該職位工作聯(lián)系比較密切的工作人員、任職者的下屬等。一、選擇訪談法的形式 訪談法通常有以下三種形式。 (一)個別員工訪談法 個別員工訪談法主要適用于工作差異較大的崗位以及工作分析時間較為充足的情況。 (二)集體訪談法 集體訪談法適用于工作崗位性質(zhì)比較相近的情況。 (三)主管人員訪談法 主管人員訪談法是指工作分析人員通過同某一崗位任職者的直接上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行面談從而收集崗位信息的一種方法。 做好訪談前的準(zhǔn)備工作，是保證

2、訪談成功的重要前提。訪談?wù)咭鶕?jù)調(diào)查的目的、要求和受訪者的特點(diǎn)，事先確定并充分熟悉訪談的內(nèi)容和范圍，確定調(diào)查方案或擬訂訪談提綱。 調(diào)查方案的內(nèi)容包括明確訪談的目的、確定訪談的步驟、擬訂提出的問題、安排提問的順序、選取訪談的對象等。調(diào)查方案樣本見表2-l。表2-1 訪談?wù){(diào)杳方案一、訪談目的 為了更好地明確各個崗位的工作職責(zé)和任務(wù)，保證各個崗位之間相互協(xié)調(diào)、配合，共同實(shí)現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)，現(xiàn)企業(yè)人力資源部門對企業(yè)各個崗位進(jìn)行一次全面的工作分析活動二、訪談人員的構(gòu)成姓 名職 務(wù)所在部門聯(lián)系方式三、訪談對象姓 名職 務(wù)采訪時間聯(lián)系方式四、訪談問題1請問您的姓名、職務(wù)、職務(wù)編號是什么2您所在的部門?直接上級主

3、管是誰?部門經(jīng)理是誰3所在崗位的主要工作任務(wù)和職責(zé)4工作權(quán)限5工作中需要同哪些部門或人員接觸6其他五、訪談的形式口個別訪談法 口集體訪談法 口主管人員訪談法六、訪談注意事項(xiàng)1訪談人員要創(chuàng)造和諧、良好的訪談氛圍2訪談人員應(yīng)注意做好記錄3保證信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性二、訪談提綱樣例 訪談提綱是指對訪談的內(nèi)容或問題列出一個大致的綱目，其內(nèi)容是圍繞崗位展開的，形式可以多樣化。(一)工作分析非結(jié)構(gòu)化式的訪談問題樣本 樣本的具體內(nèi)容主要包括如下14個問題。 (1)請問您的姓名、職務(wù)、職務(wù)編號是什么? (2)您所在的部門?直接上級主管是誰?部門經(jīng)理是誰? (3)您所在崗位的目標(biāo)是什么? (4)您工作的主要職責(zé)是

4、什么?請列舉12個實(shí)例。 (5)工作中遇到的最大挑戰(zhàn)是什么?有其他人員的協(xié)助嗎? (6)工作中容易出錯的地方有哪些?產(chǎn)生錯誤的原因主要是什么?對其他工作有什么影響? (7)崗位的任職資格要求大致有哪些?例如教育背景、工作經(jīng)驗(yàn)等。 (8)工作中需要和哪些部門的人員接觸? (9)企業(yè)經(jīng)常從哪些方面對您的工作績效進(jìn)行考核?您認(rèn)為從這些方面來考核是否合理?有無改進(jìn)的建議? (10)請描述一下您工作的環(huán)境，有什么需要改善的嗎? (11)工作中需要用哪些設(shè)備?使用頻率高嗎? (12)工作中有什么不安全的因素嗎? (13)如果一個新員工擔(dān)任此崗位，您覺得他(她)大概需要多長時間才能適應(yīng)? (14)如果企業(yè)進(jìn)

5、行培訓(xùn)，您覺得自己需要補(bǔ)充哪方面的知識或者提升哪方面的技能? (二)工作分析結(jié)構(gòu)化訪談提綱及記錄表樣本 1崗位基本信息 (1)請問您的姓名、所屬部門、所在的崗位及職位編號? (2)匯報工作的對象是誰?你的直接上級是誰? (3)與您同在一個崗位任職的同事有哪些? 崗位基本信息記錄表樣本見表22。表2-2 崗位基本信息記錄表職位名稱職位編號所屬部門直接上級職位同崗位人數(shù)下級人員數(shù)采訪對象采訪日期 2職位目標(biāo) (1)該工作崗位的工作目標(biāo)是什么? (2)完成該崗位的工作任務(wù)對公司具有哪些重要意義? 3工作關(guān)系 (1)為了更好地完成本職工作，工作中需要與公司內(nèi)部哪些職位或部門進(jìn)行聯(lián)系?聯(lián)系的頻率如何?

6、(2)為完成本崗位職責(zé)，需要和公司外部的哪些機(jī)構(gòu)發(fā)生聯(lián)系?聯(lián)系的內(nèi)容是什么? (3)工作中接受誰的監(jiān)督? 表23為工作關(guān)系記錄表。表2-3 工作關(guān)系記錄表內(nèi)外關(guān)系崗位或部門發(fā)生關(guān)系內(nèi)容滿意標(biāo)準(zhǔn)頻 率與公司內(nèi)各崗位發(fā)生關(guān)系與公司外部機(jī)構(gòu)發(fā)生工作關(guān)系 4、工作職責(zé)和權(quán)限(1)警所在崗位的職責(zé)是什么?在各項(xiàng)職責(zé)中分別需要完成什么工作?其主要工作內(nèi)容是什么? (2)您是否承擔(dān)管理他人的工作，若是，管理哪些部門或職位?直接管轄的人數(shù)有多少？ (3)請您對剛才所談職責(zé)按重要性進(jìn)行排序，并估計每項(xiàng)工作所消耗的時間比率。 (4)衡量您所做的工作好壞的標(biāo)準(zhǔn)是什么? (5)除了日常工作外，您每周、每月、每季或每年

7、還需要承擔(dān)哪些其他的工作?(6)您剛才所說的崗位職責(zé)是否與別的工作崗位職責(zé)有交叉的部分?如果有，是哪些?您平時又是怎么協(xié)調(diào)分工的? (7)工作中是否有獨(dú)立決策的權(quán)限，若有，主要有哪些方面的權(quán)限? 崗位職責(zé)和權(quán)限可以記錄在如表24所示的記錄表中。表2-4 崗位職責(zé)和權(quán)限記錄表一、崗位職責(zé)重要性工作職責(zé)或任務(wù)花費(fèi)的時間比考核標(biāo)準(zhǔn)備 注一、 工作權(quán)限 5工作時間及工作負(fù)荷狀況 關(guān)于工作特征的描述如表2-5所示，根據(jù)崗位及相關(guān)情況在每項(xiàng)對應(yīng)處打“”，并在括號里填寫相應(yīng)內(nèi)容。表2-5 工作時間及工作負(fù)荷狀況記錄表1是否經(jīng)常按時上下班 口是 口否2所從事的工作是否忙閑不均 口是 口否3若工作狀態(tài)是忙閑不均

8、，則最忙狀態(tài)發(fā)生在哪段時間 ( )至( )4是否需要經(jīng)常出差 口是 口否5若需要經(jīng)常出差，則外出時間占總工作時間的比重 比重( )6工作負(fù)荷狀況 口超負(fù)荷 口飽滿 口基本飽滿 口不飽滿6工作中使用的設(shè)備員工所使用的設(shè)備可以通過表2-6所示的記錄表記錄并整理。表2-6 員工使用的工作設(shè)備和工作環(huán)境記錄表工作活動使用設(shè)備設(shè)備使用的頻率使用設(shè)備所需專業(yè)技術(shù)及其他所處的工作環(huán)境7、工作失誤分析工作失誤是指工作中最容易出現(xiàn)失誤的環(huán)節(jié)，記錄表如表2-7所示。表2-7 工作失誤分析記錄表容易失誤的工作活動或環(huán)節(jié)工作環(huán)境產(chǎn)生的原因產(chǎn)生的后果為了防止失誤的發(fā)生，需要注意什么問題，如何避免8崗位任職資格崗位任職資

9、格是工作分析的兩大內(nèi)容之一，如表2-8所示。表2-8 崗位任職資格記錄表問題記錄內(nèi)容專業(yè)知識和技能教育程度職業(yè)資格證書所需的培訓(xùn)工作經(jīng)驗(yàn)?zāi)芰σ蠊芾砟芰︻I(lǐng)導(dǎo)決策能力計劃組織能力溝通協(xié)調(diào)能力激勵能力授權(quán)能力人際溝通能力人際關(guān)系處理能力書面表達(dá)能力語言表達(dá)能力公關(guān)能力溝通能力談判能力其他9職業(yè)發(fā)展方向(1)可以晉升的職位有哪些?(2)可以進(jìn)行工作輪換的職位有哪些?(3)可以降級到哪些職位?10其他(1)您認(rèn)為工作中最大的挑戰(zhàn)是什么?(2)在處理這些棘手或重要的問題時，您通常是怎樣做的?(3)工作中您最滿意和最不滿意的地方是什么?(4)您是否經(jīng)常同領(lǐng)導(dǎo)溝通?(5)在與領(lǐng)導(dǎo)交談的過程中，您與他她主要討

10、論什么問題?(6)在工作中您是否曾做出過重大決定?若有，請舉例說明。(7)工作中您希望得到哪些方面的培訓(xùn)?(8)對職位有何補(bǔ)充的內(nèi)容，請說明。(三)工作分析問卷訪談提綱訪談提綱還可以是問卷的形式，如表2-9所示。表2-9 崗位分析訪談問題樣本二一、崗位基本信息1您的姓名、所在崗位、擔(dān)任的職務(wù)2所在部門?直接上級領(lǐng)導(dǎo)是誰3從事本崗位多長時間4您所在崗位的人員配置情況二、崗位設(shè)置的目的1工作結(jié)果要達(dá)到什么樣的標(biāo)準(zhǔn)2該崗位在整個企業(yè)中的地位如何三、工作職責(zé)1您每天必須做的工作是什么?您是如何做的2請您描述自己一天的工作，并對這些工作按照重要程度的不同進(jìn)行排序續(xù)表3工作中有無需要立即處理的突發(fā)事件發(fā)生

11、?若有，發(fā)生的頻率大概是多少?請舉一個具體的實(shí)例簡要地描述一下您是如何處理的4您認(rèn)為工作中最大的困難是什么四、工作權(quán)限1在工作中您有哪些權(quán)限2為了更好地展開工作，您覺得還應(yīng)增加哪些權(quán)限五、工作關(guān)系1在工作過程中您需要和哪些人員發(fā)生聯(lián)系(包括企業(yè)內(nèi)部和外部)2若工作聯(lián)系密切，在聯(lián)系過程中有無發(fā)生過摩擦?若有，發(fā)生的頻率大概是多少?通常最后是怎么解決的六、工作時間1您正常的工作時間從幾點(diǎn)到幾點(diǎn)2工作期間任務(wù)是否分布均勻3平常有無加班4工作期間是否經(jīng)常出差七、工作環(huán)境1請簡要描述一下您的工作環(huán)境2工作中有無職業(yè)病或其他危險發(fā)生3您對目前的工作環(huán)境有何改善的建議八、工作設(shè)備請描述工作中需要使用哪些設(shè)備

12、，并說明使用的頻率1一般使用2經(jīng)常使用3偶爾使用九、崗位任職資格說明1您認(rèn)為勝任本崗位的最低學(xué)歷要求是什么2本崗位對工作經(jīng)驗(yàn)有什么要求3勝任本崗位具體需要具備哪些能力?請舉12個實(shí)例說明4其他要求十、其他補(bǔ)充事項(xiàng)123三、訪談法的技巧即便訪談方案、訪談提綱設(shè)計得很科學(xué)，如果不掌握訪談的技巧或者技巧運(yùn)用不當(dāng)，也難以保證訪談的效果。實(shí)施訪談大致分為四個步驟：雙方的見面、建立融洽的關(guān)系、正式訪談、訪談結(jié)束。訪談?wù)咭炀毜卣莆赵L談技巧，如選擇合適的訪談環(huán)境、制造愉快的訪談氣氛、注意談話的語氣及提問的方式等。在進(jìn)入正式訪談之前，訪談人員可以先談?wù)勈茉L者較熟悉或感興趣的事情，以消除其拘束感，然后逐步地把話

13、題引向調(diào)查的內(nèi)容。在正式訪談時，訪談人員要注意控制訪問的進(jìn)程、提問的語氣、語速、語言表達(dá)清楚程度、表情等方面的問題。在訪談過程中，訪談人員的目光要直接與受訪者交流；受訪者回答問題時，訪談人員要專心傾聽。無論采取何種訪談方法，訪談過程中一般都需要做記錄。在做記錄之前，訪談人員應(yīng)事先征求受訪者的意見，對于有顧慮的受訪者，訪談人員應(yīng)對其做好思想工作，對其講明調(diào)查內(nèi)容的保密性、所獲得的信息的用途、記錄的內(nèi)容對他們產(chǎn)生的影響等。若受訪者仍然不能消除顧慮，則可在交談時不記錄，待交談結(jié)束后訪談人員再做記錄。記錄的方式有兩種：筆記和錄音。一般來說，受訪者都不愿意接受錄音這種方式，故錄音前必須征得對方同意，否則容易引起對方誤會和不安，影響訪談的順利進(jìn)行。訪談人員在做筆記時，要注意不能只顧著記筆記而忽視受訪者的存在。訪談人員還應(yīng)控制好訪談的進(jìn)程和時間，最好能在預(yù)定的時間內(nèi)結(jié)束訪談，若因某種原因未能完成訪談的內(nèi)容，需要延長訪談時間時，則應(yīng)征得受訪人員的同意且表示歉意。在訪談結(jié)束后，訪談?wù)邞?yīng)真誠地感謝受訪者對其工作的支持和配合。四、使用訪談法的注意事項(xiàng)訪談法有其自身的優(yōu)點(diǎn)。其實(shí)施較為容易且方便可行，訪談?wù)哌€可以引導(dǎo)被訪談?wù)哌M(jìn)行深入交談以獲得利用其他方法不易觀察到的多方面信息。其不足之處是受訪者對訪談的動機(jī)往往持懷疑態(tài)度，在回答問題時有所保留，且