商務(wù)英語信函的寫作原則

1、商務(wù)英語信函的寫作原則商務(wù)英語信函是一種常用的商務(wù)英語應(yīng)用文，它是貿(mào)易雙方相互了解、 進(jìn)行貿(mào)易往來的主要手段，在以書面形式溝通商務(wù)信息的同時(shí)，它也表達(dá)著一個(gè)公司或機(jī)構(gòu)的商務(wù)形象。因此，商務(wù)英語信函的內(nèi)容固然很重要，但表達(dá)方式也同樣重要。商務(wù)英語信函的寫作是有一定標(biāo)準(zhǔn)的，即應(yīng)遵循一定的寫作原則，從而使商務(wù)信函表意準(zhǔn)確，語言流暢，更易于貿(mào)易雙方的溝通與理解。商務(wù)英語信函是商家開展對外業(yè)務(wù)活動的重要工具，其目的多是處理業(yè)務(wù)磋商的各種問題，或是與對方建立良好的關(guān)系。因此，在商務(wù)英語信函寫作中，應(yīng)遵循7 Cs原則，即禮貌(courtesy) 、 體諒(consideration) 、 完整(comple

2、teness) 、 清楚(clarity) 、 簡潔(concise-ness) 、 具體(concreteness)和正確(correctness) 。1、禮貌原則。禮貌是商務(wù)場上的重要法則，禮貌周到的信函可贏得對方好感。所以，在信函中宜多用 “please” , “I twill be highly appreciated that ” , “I t is our pleasure to” , “We feel dread fully sorry that ” , “We regret that ”等禮貌用語。業(yè)務(wù)往來難免有爭端、 摩擦,此時(shí)也需要禮貌來作為潤滑劑，化解雙方對峙的僵局。信函

3、中在索賠、抱怨、 拒絕接受時(shí)，措詞要力求客氣、 心平氣和、 語氣委婉；在回復(fù)對方信函時(shí)，無論對方態(tài)度如何，在堅(jiān)持自己立場的同時(shí)，都要有禮貌地作答。首先，要善于使用被動語句，因?yàn)楸粍诱Z態(tài)能使你的請求顯得更加溫和。如 “You made a very careless mistake.” 假設(shè)改成 “Avery careless mistake was made.” 會更好。其次，要善于使用疑問句。向?qū)Ψ教岢鲆髸r(shí)，陳述句、 祈使句與疑問句相比，疑問句較其他兩類句式更婉轉(zhuǎn)、 更禮貌。請看下面三句話：Make payment by con firmed irrevocable L/ C.We req

4、uest you to make payment by con firmed irrevocable L/ C.Could you make payment by con firmed irrveocable L/ C?第一句是祈使句，口氣太強(qiáng)硬；第二句太直接，有下命令之嫌；第三句既表達(dá)了自己的意圖，又表示了對對方的尊重，防止了過于直率和盛氣凌人。此外，還要善于使用條件句，以使建議聽起來更具有試探性，語氣更委婉。2、體諒原則。不少人寫作時(shí)習(xí)慣于從自己的角度出發(fā)思考問題。與其他寫作不同，商務(wù)英語信函寫作強(qiáng)調(diào)的是信息溝通的效果，不僅要關(guān)心內(nèi)容的正確與完整，還必須重視對方的反應(yīng)，只有站在對方的立場上

5、思考和處理問題，才能獲得滿意的溝通效果。首先，應(yīng)注意強(qiáng)調(diào)對方利益。在商務(wù)英語寫作中，對方獲取信息的最根本目的是要了解他們將獲得什么利益以及這些利益是否能滿足他們的需要。如：We allow you 2 precent discount for cash payment .You can enjoy 2 percent discount when you pay in cash. 第二句讓對方對自己所得的利益一目了然，優(yōu)于第一句。其次，應(yīng)突出積極因素，用肯定句代替否認(rèn)句。積極因素較消極因素更能激發(fā)對方興趣，獲得對方認(rèn)同。如 “We do not believe that you will hav

6、e cause for dissatisfaction.” 改寫成 “We feel surely that you will be entirely satisfied.” 會更好。3、完整性原則。在信函寫作中，信息完整很關(guān)鍵。一些在日常行文中常用的如 “the above mentioned”, “the former”,“the latter”, “respectively” 之類的表達(dá)方式要盡量少用，盡可能提供完整的信息，讓對方一目了然。4、清楚原則。清楚是商務(wù)英語信函寫作最重要的原則。一封含糊不清、 辭不達(dá)意的書信會引起誤會與歧義，甚至?xí)斐少Q(mào)易損失。清楚表達(dá)應(yīng)注意選擇準(zhǔn)確、 簡煉的

7、詞以及正確的句子結(jié)構(gòu)。(1) 盡量選擇常用詞。作為一種世界貿(mào)易語言，英語為一百多個(gè)非英語國家的商務(wù)人員在商務(wù)書信中使用，而這些商務(wù)人員并非個(gè)個(gè)精通英語。因此，在選詞上應(yīng)注意選擇那些簡單的、為人熟悉并且符合常規(guī)的表達(dá)方式，防止使用復(fù)雜、生僻和容易產(chǎn)生歧義的詞。(2) 起修飾限定作用的詞語應(yīng)該緊跟被修飾的詞，這樣可以防止產(chǎn)生歧義。如“Those who work rapidly get ill in these conditions.” 由于 “rapidly” 一詞的位置使這句話可能產(chǎn)生兩種不同的理解(可以指“work”,也可以指 “conditions” ) ，如將其改為 “Those who

8、 work in these conditions get ill rapidly.” 句子的意思就非常清楚了。(3) 在一句話中，要防止重復(fù)使用一個(gè)有兩種不同含意的詞。例如: “We shall take a firm line with thefirm.” 此句中，第一個(gè)“firm” 的意思是 “strong”, 第二個(gè) “firm” 的意思是 “corporatio n” .而如果將句子改為:“We shall take a strong line with the firm.” 這樣整個(gè)句子的意思就更清楚了。5、簡潔原則。有力、 生動的措詞是增強(qiáng)國際商務(wù)信函有效性的一大法寶。在具體運(yùn)用

9、過程中，可適當(dāng)選用那些為人熟知的外貿(mào)縮略語。但縮略語的運(yùn)用切忌過雜過亂，要盡可能使用那些通用的或本專業(yè)常用的縮略語，例如：L/ C(letter of credit 信用證) ,B/ L (bill of lading提單) ,C I F(cost ,insurance and freight 成本加保險(xiǎn)加運(yùn)費(fèi)價(jià)格) ,EAT(estimated arrival time 預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間) ,A/ S(at sight 即期) ,FYI (for you information 供你方參考) ,S/ C ( sales contract 銷售合同) ,D/ D ( demand draft 票匯

10、) ,T/ T(telegraphic trans fer 電匯) ,M/ T(mail draft 信匯) ,D/ P(documents against payment 付款交單)等。此外，句子結(jié)構(gòu)也應(yīng)簡潔,盡量用單詞替換詞組和從句，在保證意思完整的情況下，使行文更加簡潔。如 “As what you have requested ,we are sending you our newest catalog.” 其從句 “What you have requsted” 可以用一個(gè)詞 “requested” 來代替，這句話改成 “As requested ,we are sending yo

11、u our newest catalog.” 則更簡潔。需要指出的是，在保證禮貌的前提下，還要防止使用那些僅起填充作用、 可有可無的詞組和表達(dá)法。如: “Please be advised that we have received y our in2v oice.” 假設(shè)將該句中的 “Please be advised” 刪除，不僅不會改變意思的完整性，反而使句子更簡潔。6、具體原則。在商務(wù)信函中，要盡可能使所傳遞的信息具體、準(zhǔn)確而形象。試比較:We have drawn on y ou as usual under y our L/ C.We have drawn on y ou our

12、sight draft No. 845 for theinv oice amount .US S | 560100 ,under y our L/ C No. 246 of the China Bank.很顯然，第二句包括了更具體、 詳細(xì)的信息，使人對寫作者所要傳遞的信息一目了然；而第一句過于籠統(tǒng)，讀后還要再經(jīng)過仔細(xì)揣摩，才能明白其所包含的意思。7、正確性原則。正確性不但指語法、句法、標(biāo)點(diǎn)和拼寫正確無誤，還指使用標(biāo)準(zhǔn)語言和商務(wù)專業(yè)術(shù)語進(jìn)行恰當(dāng)?shù)年愂觥Ｉ虅?wù)信函中如果存在拼寫錯(cuò)誤、人稱不一致、時(shí)態(tài)誤用、標(biāo)點(diǎn)符號不當(dāng)?shù)葐栴}，會使其溝通效果大打折扣。此外，還應(yīng)注意使用正式、標(biāo)準(zhǔn)的語言，例如省略語 “I

13、 ll”, “we re” 等，顯得太過口語化，欠正式，商務(wù)信函中應(yīng)改寫成 “I shall”, “We are” ; 還有像“Looking forward to y our early reply.” 和 “Nice to recevied our enquiry.” 等，這樣的句子在語法上也是不標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)該分別加上主語和謂語，以使句子結(jié)構(gòu)完整。商務(wù)英語中有一些特定的表達(dá)法，它們在普通英語中一般不出現(xiàn)或雖然也使用但含義不同。這也是商務(wù)英語的一個(gè)特征。比方短語 “on the terms andconditions” 中的 “terms” 和 “conditions” 都可以表示條件，在日常

14、用法中，沒有必要兩詞連用，但在商務(wù)信函中，為求精確、嚴(yán)謹(jǐn)，常成對使用。再如 “advise sb.of sth.” (通知某人某事)中的 “advise”，在日常用法中一般不作 “通知” 解，而表示 “勸告” 、 “建議” 等意思。這種作為商業(yè)術(shù)語與普通用語含義不同的詞還有不少，如 “offer” 一般表示 “提供” 、“提議” 等，在商務(wù)里可指 “發(fā)盤” 、“報(bào)盤” ；同樣在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中， “policy” 指“保險(xiǎn)單”，而不是 “政策” 、 “方針”，“average” 指 “海損”，而不是 “平均的” 、 “一般的” ； “confirm” 的基本含義是 “確認(rèn)”，用在信用證前面時(shí)，則表示

15、 “保兌”，如confirmed letter of credit (保兌的信用證) 。商務(wù)英語信函的寫作技巧商務(wù)英語信函的寫作中采用一些寫作技巧，從而使商務(wù)信函表意準(zhǔn)確，語言流暢，更易于貿(mào)易雙方的溝通與理解。商務(wù)信函的寫作比文學(xué)創(chuàng)作及其他類型的寫作容易些，這是因?yàn)樯虅?wù)英語信函的寫作有一定的框架標(biāo)準(zhǔn)，具體表現(xiàn)在內(nèi)容結(jié)構(gòu)與語言運(yùn)用等方面。1、要選用常用的四部式的正文結(jié)構(gòu)。通常，商務(wù)信函由四部分組成，即引言(introduction) 、詳情(details) 、應(yīng)答(response)和結(jié)束語(close) 。第一部分是引言。在此部分中，出于禮貌，常常通過告知事由或提及彼此以前的聯(lián)系引出正文，而

16、不是開門見山談具體的事情，以免唐突與失禮。經(jīng)常使用的開篇語有：We re fer to y our Order No. 8 and regret to say that Thank you for y our letter datedThrough the courtesy of our Commercial Counselor s Office in London ,we learned that you are interested in doing business with us.第二部分是詳情。這部分具體說明事宜及具體要求。這部分是正文的核心。如涉及幾件不同事項(xiàng)，應(yīng)該按照主次順序分幾

17、個(gè)段落進(jìn)行說明，通常是一個(gè)段落說明一個(gè)事項(xiàng)；同時(shí)，在表達(dá)同一事項(xiàng)時(shí)要注意條理與邏輯性。通常把涉及限制、付款、罰款、賠償?shù)炔缓玫男畔⒎旁谧詈蟆５谌糠质菓?yīng)答。該部分是第二部分的延續(xù)，可以是要求對方確認(rèn)、 答復(fù)或寄來價(jià)目表，也可以告訴對方隨函寄去的附件或表示歡送對方詢價(jià)或咨詢?？筛鶕?jù)具體情況來確定這一部分內(nèi)容是否有存在的必要。第四部分是結(jié)束語。通常是以一個(gè)相關(guān)的短句結(jié)束全文，是在完成以上三部分之后表示禮節(jié)性的一句客套語。需要注意的是，所有的結(jié)束語必須與正文的內(nèi)容相吻合，否則就會顯得牽強(qiáng)附會。如出口商給進(jìn)口商的信中希望對方接受他們的報(bào)價(jià)，可以說: “Your favorable/ immediate

18、 reply will be highly appreciated.” 商務(wù)信函中常用的結(jié)束語有：We await y our favorable reply with great interest .I f y ou need any further in formation ,please let us kn ow.As the market is of keen competition ,we recommend our immediate acceptance.2、要善于使用商務(wù)信函中的習(xí)慣用法。商務(wù)信函中的很多習(xí)慣用法，包括信函套語和不同于普通表達(dá)方法的表達(dá)法。商務(wù)信函長期以來形成了許多約定俗成的套語