某知名企業(yè)財務(wù)報銷制度2009年版(共12頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上 廣 州 銀 曼 古 貿(mào) 易 有 限 公 司 報銷管理制度制 定： 日 期： 審 批： 日 期： 貿(mào)易有限公司文件編號：MGSHR002貿(mào)易有限公司文件編號：MGSHR002實施日期：2009/7/1版本1.0文件名： 報銷管理制度 第 2 頁 共10頁（不包括封面）目 錄第一部分 總則第二部分 費用報銷管理制度1、審批權(quán)限2、報銷或借支時間規(guī)定3、報銷流程4、借支流程5、報銷及借支規(guī)定6、報銷單據(jù)的粘貼7、原始憑證的審核8、差旅費報銷標準及方法9、電話費報銷標準10、招待費報銷標準第三部分 物品管理11、物品范圍辦公用品管理資產(chǎn)管理第四部分 其他 貿(mào)易有限公司文件編

2、號：MGSHR002實施日期：2009/7/1版本1.0文件名： 報銷管理制度 第 3頁 共 10頁（不包括封面）第一部分 總則一 、總則1. 目的：為了加強公司的財務(wù)管理工作，統(tǒng)一各部門的報銷程序及規(guī)定，提高財務(wù)管理水平，結(jié)合公司的具體情況，特制定本制度。2. 范圍：適用于公司全體員工，并與各制度相輔相成。 第二部分 費用報銷管理制度一 、審批權(quán)限1. 公司員工因公出差借款或報銷，由各部門經(jīng)理審簽，報財務(wù)部復(fù)核，呈總經(jīng)辦相關(guān)權(quán)限負責人批準，方能借款或報銷。2. 凡有審簽權(quán)限的部門經(jīng)理須在財務(wù)部門簽留字樣備案。二 、報銷或借支時間規(guī)定1. 報銷或借支時間為每周一至周五下午2：005：00，其他

3、時間為內(nèi)部結(jié)算，不予借款或報銷。2. 借款，須提前一天通知財務(wù)部，以便做好準備。3. 部門要做好部門費用的預(yù)算，以免影響工作進展。4. 所有費用產(chǎn)生必須選填寫費用申請單，經(jīng)總經(jīng)辦審批后方可生效，否則所發(fā)生的費用由個人承擔。三 、報銷流程經(jīng)辦人 審簽 部門經(jīng)理 復(fù)核 財務(wù)部 審批 總經(jīng)辦 審核 出納 領(lǐng)款 四 、借支流程經(jīng)辦人 審簽 部門經(jīng)理 審批 總經(jīng)辦 審核 出納 領(lǐng)款 五 、報銷及借支規(guī)定1. 費用報銷規(guī)定1.1交際費用由部門主管申請，呈總經(jīng)辦批準。費用報銷單必須詳細寫明客人名稱、人數(shù)、地點、附用餐發(fā)票（或收據(jù)），方可報銷。1.2 運費由各部門經(jīng)辦人申請，原始憑證必須注明經(jīng)辦人、收貨人（廠

4、家）名稱方可報銷。1.3 交通費由各部門經(jīng)辦人申請，憑有效車票報銷。1.4 在沒有原始憑證的情況下，應(yīng)填寫支付證明單。支付證明單必須注明經(jīng)辦人、證明人及注明未能 貿(mào)易有限公司文件編號：MGSHR002實施日期：2009/7/1版本1.0文件名： 報銷管理制度 第4 頁 共 10頁（不包括封面）提供單據(jù)原因。1.5 用現(xiàn)金進行零星采購者應(yīng)在3天內(nèi)報銷，報銷憑證為費用報銷單附倉庫的進倉單以及廠家出具的出貨單/發(fā)票/收據(jù)進行報銷審批。1.6 違反公司規(guī)定和不符合財務(wù)部門審核標準的支出，財務(wù)部門不予報銷。2. 借支規(guī)定2.1 員工出差，必須做好此次出差的費用預(yù)算，一次性借支后，財務(wù)部不另外支付車費或機

5、票費等；出差前應(yīng)填寫出差申請單及借支單，并按規(guī)定審批后，到財務(wù)部門預(yù)借差旅費。2.2 物品采購，應(yīng)填寫物品采購申請單及借支單，并按規(guī)定審批后，到財務(wù)部門預(yù)借貨款。2.3 因公借款，必須辦理借款申請單，并注明還款日期。對超過規(guī)定期限（一星期內(nèi)）未能按時報銷的借款，在借款人的當月工資中扣除，報銷時再另行支付。原則上是前款不清，后款不借。2.4 公司不對私人借款。六 、報銷單據(jù)的粘貼1. 報銷單據(jù)應(yīng)按費用性質(zhì)的不同分類填寫和粘貼。報銷單不可將所有的費用名稱混在一起填寫（如加油類和食品類、辦公用品和車費等），粘貼時應(yīng)注意將票據(jù)面額從小到大整齊有序的粘貼在報銷單據(jù)背面。2.差旅費報銷單必須附：出差申請單

6、、交通票據(jù)、住宿票據(jù)、其他票據(jù)等。費用報銷單必須附：物品采購申請單、進倉單、收款票據(jù)、其他票據(jù)等。外出報銷單必須付：交通票據(jù)、車資證明單等3. 財務(wù)在審核單據(jù)時有權(quán)將費用報銷單據(jù)中不合法或不合理的單據(jù)抽出，退回給報銷人員，要求重新粘貼，重新審批。4. 以上所有票據(jù)若有遺失，不可報銷。七 、原始憑證的審核1. 憑證名稱；2. 填制憑證的日期；3. 填制憑證部門和填制人的姓名；4. 經(jīng)辦人和證明人的簽名或蓋章；5. 經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容；6. 數(shù)量、單價和金額；8. 購買實物的原始憑證，必須有手續(xù)完備的驗收證明。需要入庫的物資，必須填寫入庫驗收單，由實物保管人員按計劃或合同驗收后，在驗收單上填寫實收數(shù)額

7、并簽章。不需入庫的物資，除經(jīng)辦人在憑證上簽章外，必須交給實物保管人或使用人進行驗收，并在憑證上簽章。9. 支付款項的原始憑證，必須有收款單位或個人的收款證明以及簽字，有審批人簽字，并有付款的依據(jù)。 貿(mào)易有限公司文件編號：MGSHR002實施日期：2009/7/1版本1.0文件名： 報銷管理制度 第 5 頁 共10頁（不包括封面）10. 預(yù)付性匯款，由經(jīng)辦人填制專項費用申請表，作為原始憑證，不得以匯款回單代替。11. 屬于現(xiàn)金發(fā)放性質(zhì)的原始憑證，原則上應(yīng)由本人領(lǐng)取簽名。有委托他人代領(lǐng)的，由代領(lǐng)人簽名；由一人代領(lǐng)多人的，須逐個簽章，不得通欄劃大括號簽一個章。12. 凡憑證內(nèi)容不全、字跡模糊不清、與

8、經(jīng)濟業(yè)務(wù)本身內(nèi)容不符者，應(yīng)予退回或重新補正。13. 各種發(fā)票、收據(jù)必須符合中華人民共和國發(fā)票管理辦法和實施細則的規(guī)定。從外單位取得的原始憑證必須蓋有填制單位的公章；從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或蓋章；對外開出的原始憑證，必須加蓋單位公章，其中辦理收款業(yè)務(wù)的要加蓋本單位財務(wù)專用章。14. 原始如有下列情形者視為不合法，有故意違反的人員，以違反金額的200%予以罰款。違反法令的不正當收支者；違反公司規(guī)章的不正當收支者；憑證所載數(shù)字明顯與事實經(jīng)過不符者；八、差旅費報銷標準及辦法1. 員工出差返回后須在3個工作日內(nèi)報銷，填寫差旅費報銷單，按規(guī)定的時間及審批手續(xù)到財務(wù)部門報銷。未按規(guī)定時間

9、報銷的，財務(wù)部門將于當月工資中扣回預(yù)借的差旅費，報銷時再行支付。2. 財務(wù)/行政部門有權(quán)對不實的出差費用向員工出差入住酒店直接查詢，如有虛假行為，公司將按情節(jié)輕重處罰。3. 超過一個月以上的出差單據(jù)、假票據(jù)或無效的票據(jù)，財務(wù)部門不予報銷。4. 出差原則4.1 廣州市內(nèi)屬外出工作，不補貼伙食費，只報銷公車、地鐵費用。公司指定晚上加班工作超過23:00點，出于對員工人身安全著想，可以報銷的士費。（需提前向總經(jīng)辦申請）參考下班時間及部門負責人簽名為準，其余不再另報。住宿公司宿舍的員工除外。4. 2食宿、市內(nèi)交通補貼實行標準控制。4.3 公司派車出差，不再享受交通費補貼，當天回公司不報住宿費。4.4

10、兩位同性員工（或夫妻）共同出差，只允許合住一間標準房。只報銷一個人的住房補助。4.5 級別不同的員工共同出差，交通工具和住宿費可享受高級別人員的標準。4.6 如特殊情況住宿費超出標準，應(yīng)說明理由，并經(jīng)帶隊負責人證明，報總經(jīng)理審批后，財務(wù)部門方可予以報銷。4.7 員工出差必須選擇最便捷的途徑，行程不得饒道，中轉(zhuǎn)城市當天無交通工具，只得逗留一宿，第二天必須出行。4.8 出差人員在出差地招待客人，應(yīng)提前報副總經(jīng)理/總經(jīng)理批準，并嚴格控制成本和實效。同時交際應(yīng)酬費計入部門控制標準內(nèi)。4.9 出差人員需乘坐火車，若途中不過夜只允許乘硬座；途中過夜的，僅按膳食補貼標準補貼。4.10 原則上部門經(jīng)理級（含）

11、以下員工出差，不得乘坐飛機。特殊情況需要提出書面申請，經(jīng)副總經(jīng)理同意后，報總經(jīng)理批準。 貿(mào)易有限公司文件編號：MGSHR002實施日期：2009/7/1版本1.0文件名： 報銷管理制度 第 6 頁 共10頁（不包括封面）5. 差旅費報銷標準及方法5.1 出差人員的交通費只報銷辦理與業(yè)務(wù)有關(guān)的單位的直線交通費，禁止以出差為由旅游觀光、繞道而行，否則公司有權(quán)拒絕支付不合理部分的費用。5.2 目標城市的住宿費、生活費、市內(nèi)交通費自行控制，超支自付。公司在該區(qū)域有租房的,員工出差到此必須住在租房內(nèi),特殊情況需提前提交總經(jīng)辦審批。5.2.1 差旅費報銷標準職務(wù)交通工具住宿控制標準/日伙食限額/日市內(nèi)交通

12、省外省內(nèi)一類城市二類城市三類城市副總經(jīng)理飛機不限實報實銷經(jīng)理/副經(jīng)理火車臥鋪火車臥鋪、汽車23018015050公共交通實報實銷主任/副主任火車臥鋪火車臥鋪、汽車20015013040普通職員火車臥鋪火車臥鋪、汽車170150120305.2.2 部門經(jīng)理500公里以上,可視具體情況申請乘坐飛機；員工出差，飛機票與火車票票面價格相差在15%以內(nèi)，可以允許申請乘坐飛機。超出部分，由員工支付。5.2.3 客戶負責出差人員食宿的，公司不予補貼相關(guān)補助。如發(fā)現(xiàn)客戶請客而擅自拿回公司報銷的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)第一次嚴重警告并處予該金額10倍罰款；第二次處于無薪即刻解雇處理。伙食補助分為早餐10元，剩余為中餐和晚餐

13、(平分)。有應(yīng)酬費產(chǎn)生的，公司只補助其他兩餐，應(yīng)酬餐不再另補伙食補貼。5.2.4 下午13：30前啟程外地出差（以長途乘坐工具發(fā)車時刻為準）可按1天計算，反之按半天計算；18：00以后啟程外地出差不享當日膳食補貼； 5.2.5 出差人員到客戶處服務(wù)，原則上除享同等職務(wù)上的補貼，其余生活、市內(nèi)交通補貼、住宿、均由客戶承擔。5.3 出差途中因其他業(yè)務(wù)、疾病或意外災(zāi)害延長時間的，應(yīng)向主管報告，由部門替其補出差申請單，及時回復(fù)人事部，否則以曠工處理；如因疾病過期的，事后應(yīng)補回醫(yī)院（須縣級以上的人民醫(yī)院）出具的證明，未經(jīng)批準或借故延長差期的，不予報銷差旅費，并依情節(jié)輕重予以紀律處分。5.4 任何出差人員

14、在沒有完成出差目的，而又沒有征得領(lǐng)導(dǎo)同意私自回公司的，費用不予報銷。5.5 盡量索取稅務(wù)的正式發(fā)票，未能取得正式稅務(wù)發(fā)票的也要收款收據(jù)，從外單位取得的發(fā)票，必須加蓋填制單位的印章，從個人取得的發(fā)票有填制人員的簽章。5.6 一類城市包括：直轄市及省會城市 貿(mào)易有限公司文件編號：MGSHR002實施日期：2009/7/1版本1.0文件名： 報銷管理制度 第7頁 共10頁（不包括封面） 二類城市包括：除一類城市外的其他城市 三類城市包括：縣級城市九、電話費報銷標準級別所含職位A級500元/月（上限）拓展經(jīng)理拓展主任拓展專員各區(qū)域營運主任加盟經(jīng)理直營經(jīng)理B級300元/月（上限）客戶主任/ 區(qū)域督導(dǎo)/培

15、訓(xùn)主任C級150元/月（上限）企劃設(shè)計主任D級100元/月（上限）總經(jīng)辦助理/秘書1. 電話補助必須提供營業(yè)廳打印的電話費單，人力資源行政部每月月末憑單報銷70%。報銷金額參考每個級別的上限數(shù)額。舉例說明：A級別員工當月電話費實際費用為550元，只能依據(jù)500元報銷70%，實際費用480元，報銷費用為480的70%。特殊情況需經(jīng)總經(jīng)辦特批。2. 享受公司電話補貼及公司主管級以上員工,必須24小時開機,以便于工作聯(lián)系,每月超過5次關(guān)機狀態(tài),取消電話補助。十、招待費標準1. 原則上，只有拓展部、加盟部、直營部幾個部門才可申請招待費，招待費由部門負責人申請，其他部門特殊情況需經(jīng)總經(jīng)辦書面批準后方可申

16、請費用。2. 招待客人用餐時，與之無關(guān)的部門不得參與，相關(guān)部門不得超過兩個人。3. 招待餐費標準：兩人不得超過120元標準。3人以上50元/人，超出部分由公司招待人員自理。招待特殊客人例如商場高管時，需在招待前向總經(jīng)辦書面申請，特殊情況必須電話告知。超出500元招待標準須經(jīng)總經(jīng)理審批。4. 報銷費用時，需將點菜清單連同發(fā)票一同貼粘，在備注欄注明客人姓名，陪同人員姓名，否則總經(jīng)辦有權(quán)不予報銷；5. 報銷程序：填寫費用申請 招待人員填單 部門經(jīng)理核準 總經(jīng)辦審批 財務(wù)部支款 貿(mào)易有限公司文件編號：MGSHR002實施日期：2009/7/1版本1.0文件名： 報銷管理制度 第 8 頁 共 10頁（不

17、包括封面）第三部分 物品管理制度十一、物品范圍本管理辦法中的物品系區(qū)別于大型設(shè)備及物料而由總經(jīng)辦管理、人力資源部實施采購的物品（不包括生產(chǎn)物料即面、輔材料及包裝材料）。本制度中的物品包括辦公用品、印刷表單、辦公設(shè)備及配件、工衣及其他雜項用品等。 1.辦公用品管理1.0 目的：為使辦公用品管理規(guī)范化、合理化、統(tǒng)一化。2.0 范圍：辦公用品分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。 2.1 消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、筆記本、復(fù)寫紙、標簽紙、便簽紙、信封、夾子、訂書釘、印油、墨水、圓珠筆等。 2.2 管理消耗品：硒鼓、墨盒、簽字筆、白板筆、嘜頭筆、熒光筆、涂改液、自動鉛筆、電池等。 2

18、.3 管理品：剪刀、小刀、美工刀、訂書機、打孔器、鋼筆、計算器、文件夾、文件架、資料夾、三角板、直尺、電腦軟盤、印泥、印臺、數(shù)碼相機、相機卡、DV等。3.0 內(nèi)容： 3.1 辦公用品可以每月預(yù)先計劃，采用月定期請購作業(yè)。 3.1.1 各部門于每月15日填報領(lǐng)用辦公用品申請表交人力資源部； 3.1.2 人力資源部將各部門所上交的領(lǐng)用辦公用品申請表進行審核，再依部門統(tǒng)計匯總填寫辦公用品請購表，于當月16日下午16：00前呈報總經(jīng)辦審批，批準后交人力資源部采購； 3.1.3 人力資源部可根據(jù)各部門所增加新進員工的信息，適當儲備日常辦公用品以備新員工領(lǐng)用。 3.2 請購作業(yè)的審核： 3.2.1 請購的

19、物品有無庫存，其他部門有無多余可調(diào)配； 3.2.2 臨時請購是否與月請購重復(fù)； 3.2.3 是否有部門經(jīng)理（主管）審核； 3.2.4 表中各項目是否清晰； 3.2.5 各種物品的需求量是否合理適當（參照以往用量和標準配備用量）。 3.3 各部門因工作需要而未納入計劃（如訂貨會、展會）采購的物品，根據(jù)需求的緩急分別處理，不急需的物品納入下次定期采購，確實急需的物品則采用緊急采購的方式，作業(yè)流程如下：3.3.1 需求部門（或個人）填寫物品采購申請單；3.3.2 部門經(jīng)理、人力資源部審核，再經(jīng)總經(jīng)理批準； 3.3.3 請購部門將核準的物品采購申請單交人力資源部； 3.3.4 人力資源部依物品采購申請

20、單配合緊急采購。3.4 辦公用品價格：3.4.1 由人力資源部對公司所采購的文具進行貨比三家，經(jīng)過綜合評估后確定供應(yīng)商，然后呈采購負責人審核；價格確定后，納入文具用品表中，由人力資源部進行采購。在供貨中如發(fā)現(xiàn)價格偏高、 貿(mào)易有限公司文件編號：MGSHR002實施日期：2009/7/1版本1.0文件名： 報銷管理制度 第9 頁 共10頁（不包括封面）配合度不好、質(zhì)量無法達到要求的，人力資源部有權(quán)隨時更換供應(yīng)商。價格根據(jù)市場行情每季調(diào)整一次，產(chǎn)品價格如有下調(diào)，供應(yīng)商應(yīng)主動提出下調(diào)價格，采購人員應(yīng)多方深入了解市場行情，以確保采購到合適的產(chǎn)品。 3.5 辦公用品的入庫驗收： 3.5.1 由人力資源部驗

21、收、核查； 3.5.2 驗收人員依物品采購申請單逐項驗收，驗收時需注意規(guī)格、型號、數(shù)量是否與訂購單相符，驗收完填寫物品入庫單； 3.5.3 非特殊、緊急物品，均需按正常程序辦理出入庫手續(xù)，嚴禁僅憑單據(jù)辦理手續(xù)。緊急使用的物品可優(yōu)先發(fā)放使用，但事后需找使用部門和個人核對是否屬實； 3.5.4 驗收人員負高度責任，且應(yīng)秉公辦事，不得徇私舞弊、袒護辦事。 3.6 辦公用品的發(fā)放、領(lǐng)用： 3.6.1 文具用品分為個人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用。個人領(lǐng)用系個人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮擦等；部門領(lǐng)用系領(lǐng)用部門共同使用的用品如部門用的資料夾、墨盒、打印紙等； 3.6.2 各部門憑文具物品申請單于每月20日下午領(lǐng)用；

22、 3.6.3 緊急采購物品到貨后，人力資源部通知需求部門領(lǐng)用； 3.6.4 管理消耗品和管理品如使用完、故障或損壞，應(yīng)以舊品換新品； 3.6.5 人力資源部按物品申請單分配文具、物品，并按部門整理文具物品領(lǐng)用帳目明細交財務(wù)部，作部門成本費用分攤。 3.6.6 員工離職或調(diào)離原部門時，應(yīng)將所領(lǐng)物品歸還人力資源部。 3.7 人力資源部每月對部門或個人領(lǐng)用的物品進行查核，并監(jiān)督其使用狀況。十二、資產(chǎn)管理1.0目的：加強公司資產(chǎn)管理，保證資產(chǎn)的合理調(diào)配和利用，避免浪費。2.0 范圍： 2.1 固定資產(chǎn)：單價在1000元以上及使用年限在2年以上的，如服務(wù)器、電腦、空調(diào)、電視、傳真機、復(fù)印機、打印機、數(shù)碼

23、相機、DV、大班桌椅等。 2.2 其他資產(chǎn)：單價在100元以上的非消耗品，如飲水機、熱水器、電話、風扇、掃描儀、電腦外圍設(shè)備、辦公桌椅、文件柜、檔案柜等。3.0 內(nèi)容： 3.1 固定資產(chǎn)的申購：由使用部門提出申請，填寫物品采購申請單；填寫時需寫明所需產(chǎn)品的品牌、規(guī)格、型號并詳細說明購置理由，經(jīng)部門主管審批后送人力資源部審查，呈總經(jīng)理核準。 3.2 人力資源部審查：人力資源部在審查時應(yīng)注意以下幾點： 3.2.1 請購物品是否適當，有無其他部門可調(diào)配使用； 3.2.2 有無重復(fù)請購或浪費情況發(fā)生； 貿(mào)易有限公司文件編號：MGSHR002實施日期：2009/7/1版本1.0文件名： 報銷管理制度 第

24、 10頁 共10頁（不包括封面） 3.2.3 有無部門經(jīng)理簽章及各項資料填寫是否齊全； 3.2.4 如無調(diào)配又確需要購買的，總經(jīng)理簽署意見后轉(zhuǎn)采購負責人詢價，并附上廠商的報價資料，如原來采購過的物品填上原來的價格以供參考。 3.3 資產(chǎn)驗收、入庫、領(lǐng)用、借用 3.3.1 資產(chǎn)的驗收由人力資源部連同使用部門派人一同驗收，未經(jīng)驗收的物品不得領(lǐng)用； 3.3.2 驗收人員依物品物品采購申請單逐項驗收，驗收時需注意規(guī)格、型號、數(shù)量是否與物品采購申請單相符，并填寫物品入庫單進行入庫；3.3.3 驗收人員應(yīng)高度負責，秉公辦事，不得徇私舞弊、袒護辦事；3.3.4 驗收后，由申請部門簽名領(lǐng)用； 3.3.5 資產(chǎn)

25、也分個人領(lǐng)用和部門領(lǐng)用，領(lǐng)用時在固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表登記并由使用人簽字，部門領(lǐng)用由部門主管簽字。 3.3.6 固定資產(chǎn)由人力資源部統(tǒng)一管理；員工借用固定資產(chǎn)時須在人力資源部登記、簽名備案；歸還固定資產(chǎn)時須在人力資源部簽名注銷。 3.3.7 當員工因工作需要而借用或保管公司資產(chǎn)時，應(yīng)自覺愛護使其免受損壞或丟失；如所借/保管資產(chǎn)在員工借用/保管期間遭到損壞或丟失，員工將要進行相應(yīng)賠償。 a、自然損耗而導(dǎo)致的損壞，維修費由公司承擔b、員工非法操作而引起的損壞，維修費由員工承擔3.3.8 在員工借用公司資產(chǎn)期間，不得私自將其轉(zhuǎn)借他人，如因轉(zhuǎn)借導(dǎo)致丟失、損壞，賠償義務(wù)仍由借用人承擔。3.3.9 固定資產(chǎn)遺失，借用人須照價賠償或賠償實物。3.4 資產(chǎn)管理： 3.4.1 公司