會務(wù)管理培訓(xùn)課件

1、會務(wù)管理培訓(xùn)課件前前 言言會議概論一、會議的涵義一、會議的涵義 會議是會議是“由有關(guān)組織召開的聽取情況、討論由有關(guān)組織召開的聽取情況、討論問題和布置工作的集會。問題和布置工作的集會。二、辦會的涵義二、辦會的涵義 辦會就是指秘書部門和秘書人員操辦會議事辦會就是指秘書部門和秘書人員操辦會議事項(xiàng)、是秘書工作的根本職責(zé)之一。具體包括項(xiàng)、是秘書工作的根本職責(zé)之一。具體包括起草并分發(fā)會議文件、會場布置、會務(wù)接待、起草并分發(fā)會議文件、會場布置、會務(wù)接待、會議議題與議題磋商、生活安排、會議記錄、會議議題與議題磋商、生活安排、會議記錄、掌握會議進(jìn)展和會后貫徹工作等等。掌握會議進(jìn)展和會后貫徹工作等等。 第一節(jié)第一

2、節(jié)會議的特點(diǎn)作用與種類一、會議的主要特點(diǎn)一、會議的主要特點(diǎn) 、集體性；、集體性； 、程序性；、程序性； 、公開性；、公開性； 4 4、標(biāo)準(zhǔn)性。、標(biāo)準(zhǔn)性。二、會議的作用二、會議的作用 1 1、會議表達(dá)了民主。、會議表達(dá)了民主。 2 2、會議交流了信息。、會議交流了信息。 3 3、會議統(tǒng)一了集體認(rèn)識和行為。、會議統(tǒng)一了集體認(rèn)識和行為。 4 4、會議促進(jìn)了和諧和團(tuán)結(jié)。、會議促進(jìn)了和諧和團(tuán)結(jié)。三、會議的種類三、會議的種類 1. 1.按規(guī)模分：按規(guī)模分： 特大型萬人以上、大型上千人、特大型萬人以上、大型上千人、 中型數(shù)百人上下、小型數(shù)十人或數(shù)人。中型數(shù)百人上下、小型數(shù)十人或數(shù)人。 2. 2.按性質(zhì)分：按

3、性質(zhì)分： 法定性、決策性、專業(yè)性、發(fā)動性、紀(jì)念性、法定性、決策性、專業(yè)性、發(fā)動性、紀(jì)念性、 外事性外事性 、專題性、綜合性。、專題性、綜合性。 3 3、按時間分：、按時間分： 定期和非定期。定期和非定期。 4 4、按出席對象分：、按出席對象分： 聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會. . 5 5、按召開方式分：、按召開方式分： 會、電視會、播送會、網(wǎng)絡(luò)會。會、電視會、播送會、網(wǎng)絡(luò)會。 6 6、公司常見會議類型：、公司常見會議類型： 經(jīng)理例會與特別會議、員工大會、公司年會、股東大會經(jīng)理例會與特別會議、員工大會、公司年會、股東大會和董事會、和董事會、 客戶咨詢會、展覽會、訂

4、貨會、業(yè)務(wù)洽談會客戶咨詢會、展覽會、訂貨會、業(yè)務(wù)洽談會. .新產(chǎn)品新聞新產(chǎn)品新聞發(fā)布會、發(fā)布會、 聯(lián)誼會、表彰會。聯(lián)誼會、表彰會。 四、會議的要素四、會議的要素、形式要素：名稱、時間、地點(diǎn)、與會人員、形式要素：名稱、時間、地點(diǎn)、與會人員、會議方式。會議方式。、內(nèi)容要素：指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、內(nèi)容要素：指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作用。作用。、程序要素：會議準(zhǔn)備、會議開始、會議進(jìn)、程序要素：會議準(zhǔn)備、會議開始、會議進(jìn)行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實(shí)。行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實(shí)。、財(cái)務(wù)要素：會議經(jīng)費(fèi)、會議設(shè)備、會議效、財(cái)務(wù)要素：會議經(jīng)費(fèi)、會議設(shè)備、會議效勞設(shè)施。勞設(shè)施。 會議秘書工作的

5、根本任務(wù) 2 2、會議的警衛(wèi)工作；、會議的警衛(wèi)工作； 3 3、會場內(nèi)外的平安保衛(wèi)工作。、會場內(nèi)外的平安保衛(wèi)工作。確定會議主題與議題確定會議主題與議題確定會議名稱確定會議名稱 確定會議時間與會期確定會議時間與會期明確會議所需設(shè)備和工具明確會議所需設(shè)備和工具選擇會議地點(diǎn)選擇會議地點(diǎn)安排會議議程和日程安排會議議程和日程制發(fā)會議通知制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)確定會議規(guī)模與規(guī) 格格布置會場布置會場 準(zhǔn)備會議文件材料準(zhǔn)備會議文件材料安排食住行安排食住行制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案 制作會議證件制作會議證件 會場檢查會場檢查明確會議組織機(jī)構(gòu)明確會議組織機(jī)構(gòu) 確定與會者名單確定與會者名單做好會議

6、記錄做好會議記錄組織簽到組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作做好會議值班保衛(wèi)工作 報(bào)到及接待工作報(bào)到及接待工作 做好后勤保障工作做好后勤保障工作 編寫會議簡報(bào)或快報(bào)編寫會議簡報(bào)或快報(bào)做好會議保密工作做好會議保密工作 會議信息工作會議信息工作撰寫會議紀(jì)要撰寫會議紀(jì)要 催辦與反饋工催辦與反饋工 作作 安排與會人員離會安排與會人員離會 會議總會議總 結(jié)結(jié)會議文書的立卷歸會議文書的立卷歸 檔檔會議的宣傳報(bào)道會議的宣傳報(bào)道 第三節(jié)會務(wù)工作的 具體內(nèi)容 會務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、會務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、 接待組、保衛(wèi)組。接待組、保衛(wèi)組。出席會議和列席會議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會出席會議和列席會議的有關(guān)人

7、員。應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。 要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。有時也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。定。有時也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。.會議住宿安排，根據(jù)實(shí)際情況，會議住宿安排，根據(jù)實(shí)際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿足與會按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿足與會人員住宿上的要求。人員住宿上的要求。安排好會議用車，為會議提供完安排好會議用車，為會議提供完備的交通效勞。備的交通效勞。加強(qiáng)保密教育。加強(qiáng)保密教育。 加強(qiáng)文件管理。加強(qiáng)文件管理。 加強(qiáng)重要涉密會議管理。加強(qiáng)重要涉密會議管理。 做好保密文件的回收

8、工作。做好保密文件的回收工作。 秘密文件通過機(jī)要通信部門遞送。秘密文件通過機(jī)要通信部門遞送。 對會議駐地、房間、會議室進(jìn)行保密檢查對會議駐地、房間、會議室進(jìn)行保密檢查。問題討論問題討論 1 1、會議記錄的內(nèi)容有哪些？、會議記錄的內(nèi)容有哪些？ 2 2、如何做好會議記錄？、如何做好會議記錄？ 3 3、如何做好會議期間的信息溝通？、如何做好會議期間的信息溝通？ 4 4、會議期間值班、保衛(wèi)工作有哪些內(nèi)容？、會議期間值班、保衛(wèi)工作有哪些內(nèi)容？ 5 5、會議后勤保障工作包括哪些？、會議后勤保障工作包括哪些？ 會議通知回執(zhí)，以便會務(wù)人員安排接會議通知回執(zhí)，以便會務(wù)人員安排接站和訂購車、機(jī)票站和訂購車、機(jī)票;

9、 ;發(fā)會議邀請函和請柬的方法，與發(fā)送發(fā)會議邀請函和請柬的方法，與發(fā)送會議通知根本相同。會議通知根本相同。第四節(jié)常用會議的組織程序一、行政辦公會議一、行政辦公會議 是各級領(lǐng)導(dǎo)為研究和處理日常工作、是各級領(lǐng)導(dǎo)為研究和處理日常工作、協(xié)調(diào)矛盾而召開的會議，在企業(yè)中也協(xié)調(diào)矛盾而召開的會議，在企業(yè)中也稱領(lǐng)導(dǎo)廠長辦公會。稱領(lǐng)導(dǎo)廠長辦公會。 議題安排議題安排發(fā)送會議通知發(fā)送會議通知做好會做好會議記錄議記錄撰寫辦公會議紀(jì)要撰寫辦公會議紀(jì)要議定事議定事項(xiàng)的貫徹執(zhí)行項(xiàng)的貫徹執(zhí)行 搜集信息，進(jìn)行反搜集信息，進(jìn)行反響響 職工代表大會是企事業(yè)單位依據(jù)?職工代表大會條例?召開的具有法律效力的會議。 其組織程序如下: 1.籌

10、備會議 確定大會議題 做好宣傳發(fā)開工作 征集和處理提案 準(zhǔn)備會議文件 準(zhǔn)備會議文件 3. 3.召開會議召開會議 1 1聽取主要行政領(lǐng)導(dǎo)工作報(bào)告，組織討論，提出意見，聽取主要行政領(lǐng)導(dǎo)工作報(bào)告，組織討論，提出意見，在修改和補(bǔ)充的根底上，大會通過。在修改和補(bǔ)充的根底上，大會通過。 2 2聽取各專門小組的報(bào)告。聽取各專門小組的報(bào)告。 3 3民主評議行政領(lǐng)導(dǎo)。民主評議行政領(lǐng)導(dǎo)。 4 4選舉通過各專門小組人員名單。選舉通過各專門小組人員名單。 5 5討論職工代表大會自身建議的有關(guān)規(guī)定和制度。討論職工代表大會自身建議的有關(guān)規(guī)定和制度。 6 6通過大會決議。通過大會決議。 4.4.會后整理及大會決議事項(xiàng)的落實(shí)

11、會后整理及大會決議事項(xiàng)的落實(shí) 1 1整理現(xiàn)場，歡送代表離會。整理現(xiàn)場，歡送代表離會。 2 2整理會議文件，搞好立卷歸檔。整理會議文件，搞好立卷歸檔。 3 3落實(shí)大會決定協(xié)議，督辦落實(shí)情況。落實(shí)大會決定協(xié)議，督辦落實(shí)情況。第五節(jié)會見與會談記錄記錄譯員譯員主客主客主人主人客方人員客方人員主方人員主方人員譯員譯員主客主客 主人主人客方人員客方人員主方人員主方人員正門正門客方客方主方主方13576421246753 譯員譯員 主賓主賓 譯員譯員 主人主人一二迎接迎接致辭、贈禮、合影致辭、贈禮、合影會見或會談會見或會談記錄記錄結(jié)束結(jié)束61-主人主人 2-主賓主賓 3-第二主賓第二主賓 4-客方人員或客方

12、人員或主客插排主客插排5-主方人員主方人員 6-攝影師攝影師【訓(xùn)練目標(biāo)】通過訓(xùn)練，學(xué)生應(yīng)熟悉會議組【訓(xùn)練目標(biāo)】通過訓(xùn)練，學(xué)生應(yīng)熟悉會議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會議籌備方案制作要織的工作環(huán)節(jié)，掌握會議籌備方案制作要領(lǐng)。領(lǐng)。 一、案例分析一、案例分析 案例案例1 1： 一次重要的報(bào)告會，辦公室安排秘書小劉一次重要的報(bào)告會，辦公室安排秘書小劉負(fù)責(zé)會議的錄音工作。小劉將無，線話筒負(fù)責(zé)會議的錄音工作。小劉將無，線話筒和錄音機(jī)磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了和錄音機(jī)磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結(jié)束后，主任要做其他的事情去了。會議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉翻開錄音機(jī)，小劉把錄音整理出來。小劉翻開錄音機(jī)，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報(bào)告自然是了，到后來竟然是一片噪聲。報(bào)告自然是沒有整理出來，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢沒有整理出來，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢? ? 一次重要的國際會議，十多個國家的領(lǐng)一次重要的國際會議，十多個國家的領(lǐng)導(dǎo)人在一起