《會議服務程序》ppt課件

1、會議效力程序會議效力程序 -學術(shù)交流中心一、會議效力程序課桌式 一、會前預備 1、 預備器具：根據(jù)客人要求預備好各種器具和設(shè)備，如：投影屏幕、白板、紙筆、麥克風、鮮花等。 2、 確定臺形：根據(jù)會議人數(shù)和客人要求確定臺形，如：“回字形、“口字形或特殊臺形。3、 擺臺：A、 按照客人要求將條桌、椅子擺放到位；條桌需高矮一致,椅子需新舊一致,并根椐會場要求套椅套。B、 鋪臺呢，將臺呢鋪放于條桌上，讓臺呢的骨縫線位于桌子的正中線，臺呢與臺呢的接口處須向內(nèi)，會場內(nèi)第一排需圍上圍裙，并講究會場整體效果C、 擺放杯子，檢查杯子能否干凈無破損，杯墊能否無污垢，將杯墊置于臺呢骨縫線上，店徽朝向客人，將杯子放于杯

2、墊上。D、 最后牽線將桌椅杯具橫排豎排對直。E、 假設(shè)客人有要求擺放礦泉水，那么礦泉水擺放在杯子的右側(cè)與杯子堅持同不斷線。4、 其他擺放：簽到臺、鮮花、立式講臺、橫幅、指示牌，逐個擺放到位。5、 最后檢查：1檢查桌椅、杯子橫豎能否成不斷線；2立式講臺能否干凈無破損，有無掉字母；3檢查熱水器、空調(diào)、燈光、抽風能否運轉(zhuǎn)正常；4檢查音響設(shè)備能否運轉(zhuǎn)正常，麥克風效果能否符合會場要求。5檢查臺形、臺面及各種器具的擺放能否合符規(guī)范；6檢查員工儀容儀表，并讓員工了解此次會議的議程，用餐情況及特殊要求。7了解會議中有無重要指點，并第一時間通知當班經(jīng)理。6、 與銷售部確認客人布展、撤展的時間，并按會議協(xié)商的要求

3、進展操作，如遇到客人有特殊要求，就請客人與銷售部協(xié)商。7、 通知保安部派人巡視，確保會場的平安。二、會議效力1、預備任務：A、 會議前對照會議單檢查各項設(shè)備設(shè)備能否到位；B、 提早1小時將熱水器插頭插好，并將自動進水開關(guān)翻開，同時將空調(diào)翻開。C、 將鮮花噴灑水后，放于簽到臺及主席臺上。D、 預備熱水瓶，不銹鋼茶壺、紅茶包、香巾、托盤。如有安排休憩廳，那么休憩廳擺成會見方式(休憩廳要預備少許水杯 E、 檢查麥克風效果，并固定好線。2、會中效力：A、 主席臺上倒茶水時，要在客人的后面倒水，不得從投影機前穿越。并將主席臺香巾上好。B、 客人入座后，依次為其倒上茶水，左手拿一塊毛巾，右手拿茶壺，防止燙

4、著客人。C、 留意會議中能否有客人吸煙，如有應提示客人留意防火，并請其到門外吸煙。D、 15分鐘為客人加一次茶水，防止來回穿越，影響開會。E、 會議開場時，應將會場前門封鎖，不允許客人從前門出入。F、 效力員在會議開場期間，應隨時關(guān)注客人要求。并堅持會議室周圍安靜，在周圍效力時要堅持安靜。G、 會議中間假設(shè)是休憩時，要盡快整理睬場，并補充和改換各種用品。三、會后效力： 1、會議終了后仔細的檢查能否有客人遺忘的東西和文件等。 2、清理客人丟掉的煙頭，確保平安。 3、清理局面衛(wèi)生。 4、將各種器具設(shè)備整理好，并作好各項設(shè)備設(shè)備的全面檢查。 5、及時關(guān)燈、關(guān)空調(diào)、關(guān)抽風，鎖門。 6、會中如有重要指點

5、，指點分開時應第一時間通知大堂副理，當班經(jīng)理、主管。二、會見效力程序 一、會前預備： 1、預備器具：根據(jù)客人要求預備好各種器具和設(shè)備，如鮮花，麥克風，國旗。 2、確定臺形：根據(jù)會議人數(shù)和客人要求確定臺形，如中方人數(shù)，外方人數(shù)等3、擺臺：A、 根據(jù)客人人數(shù)將沙發(fā)茶幾擺放到位，以效力員；背靠墻壁為準，左邊中方、右邊外方，位置多少根據(jù)實踐人數(shù)而定。B、 擺放杯子，先擺茶碟，再擺杯子，茶杯把手必需放于客人沙發(fā)一邊，方便客人拿取。C、 擺放鮮花，單面觀鮮花放于首席位之間，要求顏色艷麗，并留意能否有客人忌諱的鮮花。D、 擺放記者席，通常視情況，擺放8到10把椅子放于進門左邊。E、 視情況裝無線話筒一個。F

6、、 客人假設(shè)有要求照像，那么擺放好照像架。4、最后檢查： 1檢查沙發(fā)茶幾能否干凈整齊，擺放能否合符規(guī)范，茶杯茶碟能否干凈無破損； 2檢查熱水器，空調(diào)，燈光，抽風，音響設(shè)備能否運轉(zhuǎn)正常； 3檢查員工的儀容儀表； 4檢查麥克風效果。 5、通知保安部派人巡視，確保會場的平安。 6、預備好會見廳旁的休憩廳以便指點事先休憩之用，休憩廳內(nèi)備木梳子、衣鏡。二、會見中效力： 1、 預備任務：A、 會議前對照會議單檢查各項設(shè)備設(shè)備能否到位；B、 提早1小時將熱水器插頭插好，并將自動進水開關(guān)翻開，再將空調(diào)翻開。C、 將鮮花噴灑水后，放于首席位之間。D、 預備熱水瓶，不銹鋼茶壺、紅茶包、香巾、托盤。并將香巾置于；保

7、溫箱中。E、 檢查茶杯、沙發(fā)、扶墊、麥克風效果，并將麥克風固定。F、 噴灑空氣清新劑。2、 會見中效力：A、 安排迎賓員迎接客人。B、 會見開場前非常鐘，將香巾依次序放在客人茶杯旁，并倒好茶水八分滿，留意茶水不要滴在茶幾上。C、 會見開場，效力員、迎賓員退至門邊，將門關(guān)上，并隨時留意會見進程。D、 迎賓員預備好托盤(內(nèi)墊紅布)，留意協(xié)助客人交換禮品。E、 會中如有重要指點，指點分開時應第一時間通知大堂副理，當班經(jīng)理、主管。F、 會見完后一定要將客人送入餐廳或是進入電梯。3、留意：效力員不允許在會見期間四處走動，不能在客人之間穿越。三、會后效力 ：1、會議終了后仔細的檢查能否有客人遺忘的東西和文

8、件等。2、清理客人丟掉的煙頭，確保平安。3、清理局面衛(wèi)生。4、將各種器具設(shè)備整理好，并作好各項設(shè)備設(shè)備的全面檢查。 5、及時關(guān)燈、關(guān)空調(diào)、關(guān)抽風，鎖門。 三、談判會議效力程序 一、會前預備：1、預備器具：根據(jù)客人要求預備好各種器具和設(shè)備，如，如：投影屏幕、白板、紙筆、麥克風、鮮花等。2、確定臺形：根據(jù)會議人數(shù)和客人要求確定波士椅的擺放。3、擺臺： A、按照客人要求將波士椅擺放到位。 B、將杯墊置于波士椅 正上放30厘米處約一信紙長度，店徽朝向客人，再擺杯子，茶杯把手朝右。 C、擺放橢圓形鮮花，放于桌面的正中央，要求顏色艷麗，并留意能否有客人忌諱的鮮花。 D、擺紙筆，將兩頁信紙?zhí)子诠梦募變?nèi)，

9、并置于杯墊正下方，與桌邊垂直，將削好的鉛筆擺放于文件套的右下角，店徽朝上，與桌邊垂直。4、其他擺放：簽到臺、立式講臺、橫幅、指示牌，逐個擺放到位5、最后檢查：檢查椅子、杯子橫豎能否成不斷線，立式講臺能否干凈無破損，有無掉字母，檢查熱水器、空調(diào)、燈光、抽風能否運轉(zhuǎn)正常，檢查音響設(shè)備能否運轉(zhuǎn)正常，檢查臺面及各種器具的擺放能否符合規(guī)范，檢查臺面上的杯具能否干凈無破損，檢查員工的儀容儀表6、與銷售部確認客人布展、撤展的時間，并按會議協(xié)商的要求進展操作。7、通知保安部派人巡視二、會議中效力1、預備任務： A、會議前對照會議單，檢查各項設(shè)備設(shè)備能否到位； B、提早1小時將熱水器插頭插好，并將自動進水開關(guān)翻

10、開，同時將空調(diào)翻開。 C、將鮮花噴灑水后，放于簽到臺及桌面正中央上。 D、預備熱水瓶，不銹鋼茶壺、紅茶包、香巾、托盤。 E、檢查麥克風效果。 2、會中效力：A、客人入坐后，依次在客人后右側(cè)為其倒上茶水，不得從投影機前穿越。并將香巾上于客人右手邊。左手拿一塊毛巾，右手拿茶壺，防止燙著客人。B、留意會議中能否有客人吸煙，如有應提示客人留意防火，并請其到門外吸煙。 C、15分鐘為客人加一次茶水，防止來回穿越，影響開會。 D、會議開場時，應將會場前門封鎖，不允許客人從前門出入。 E、效力員在會議開場期間，應隨時關(guān)注客人要求。并堅持會議室周圍安靜，在周圍效力時要堅持安靜。 F、會議中間假設(shè)是休憩時，要盡

11、快整理睬場，并補充和改換各種用品三、會后效力： 1、會議終了后仔細的檢查能否有客人遺忘的東西和文件等。 2、清理客人丟掉的煙頭，確保平安。 3、清理局面衛(wèi)生。 4、將各種器具設(shè)備整理好，并作好各項設(shè)備設(shè)備的全面檢查。 5、及時關(guān)燈、關(guān)空調(diào)、關(guān)抽風，鎖門。 6、會中如有重要指點，指點分開時應第一時間通知大堂副理，當班經(jīng)理、主管。四、會議效力程序劇院式 一、會前預備：1、預備器具：根據(jù)客人要求預備好各種器具和設(shè)備，如：投影屏幕、白板、麥克風、鮮花等。2、確定臺形：根據(jù)會議人數(shù)和客人要求確定臺形3、擺臺：A、按照客人要求將椅子擺放到位； B、根據(jù)會議人數(shù)預備茶水自助臺以及足夠的茶杯。4、其他擺放：簽

12、到臺、鮮花、立式講臺、橫幅、指示牌，逐各擺放到位。5、最后檢查：檢查椅子橫豎能否成不斷線，立式講臺能否干凈無破損，有無掉字母，檢查熱水器、空調(diào)、燈光、抽風能否運轉(zhuǎn)正常，檢查音響設(shè)備能否運轉(zhuǎn)正常，檢查臺形、臺面及各種器具的擺放能否合符規(guī)范，檢查臺面上的杯具能否干凈無破損，檢查員工的儀容儀表。6、與銷售部確認客人布展、撤展的時間，并按會議協(xié)商的要求進展操作。7、了解會中能否有重要指點，如有應提早通知當班經(jīng)理、主管。8、通知保安部派人巡視。二、會議效力 1、預備任務： A、會議前對照會議單，檢查各項設(shè)備設(shè)備能否到位； B、提早1小時將熱水器插頭插好，并將自動進水開關(guān)翻開，同時將空調(diào)翻開。 C、將鮮花

13、噴灑水后，放于簽到臺及主席臺上。 D、預備熱水瓶，不銹鋼茶壺、紅茶包、香巾、托盤。如有安排休憩廳，那么休憩廳擺成會見方式休憩廳要預備少許水杯 。 E、檢查麥克風效果，并固定好線。 2、會中效力 A、主席臺上倒茶水時，要在客人的后面倒水，不得從投影機前穿越。并將主席臺香巾上好。 B、客人取茶水時，表示客人用完后將杯子還回茶水臺C、留意會議中能否有客人吸煙，如有應提示客人留意防火，并請其到門外吸煙。D、會議開場時，應將會場前門封鎖，不允許客人從前門出入。E、效力員在會議開場期間，應隨時關(guān)注客人要求。并堅持會議室周圍安靜，在周圍效力時堅持安靜。F、會議中間假設(shè)是休憩時，要盡快整理睬場，并補充和改換各

14、種用品三、會后效力： 1、 會議終了后仔細的檢查能否有客人遺忘的東西和文件等。 2、 清理客人丟掉的煙頭，確保平安。 3、 清理局面衛(wèi)生。 4、 將各種器具設(shè)備整理好，并作好各項設(shè)備設(shè)備的全面檢查。 5、 及時關(guān)燈、關(guān)空調(diào)、關(guān)抽風，鎖門。 6、 會中如有重要指點，指點分開時應第一時間通知大堂副理，當班經(jīng)理、主管。五、簽字儀式的效力程序 一、會前預備： 1、預備器具：根據(jù)客人要求預備好各種器具和設(shè)備，如鮮花，麥克風，國旗。 2、確定臺形：根據(jù)會議人數(shù)和客人要求確定臺形。3、擺臺：A、 在會議大廳，先擺好簽字桌，鋪上臺布，圍上圍裙，臺布和臺裙要求干凈平整。B、 假設(shè)是中外兩國舉行較為盛大的儀式，那

15、么要擺放兩國國旗。C、 擺放鮮花，將鮮花擺放于簽字桌上，要求顏色艷麗，并留意能否有客人忌諱的鮮花。D、 擺放觀摩席，根據(jù)客人要求擺放椅子。E、 聯(lián)絡(luò)好禮儀小姐，預備好香檳杯。4、最后檢查：檢查桌椅能否干凈整潔，擺放能否合符規(guī)范，熱水器，空調(diào)，燈光，抽風，音響設(shè)備能否運轉(zhuǎn)正常。員工之間相互檢查儀容儀表。5、了解會中能否有重要指點，應第一時間通知當班經(jīng)理主管。6、通知保安部派人巡視。二、簽字中效力：1、預備任務：A、 會議前對照會議單檢查各項設(shè)備設(shè)備能否到位；B、 提早1小時將熱水器插頭插好，并將自動進水開關(guān)翻開，再將空調(diào)翻開。C、 將鮮花噴灑水后，放于簽字桌上。D、 預備熱水瓶，不銹鋼茶壺、紅茶

16、包、托盤和紅綢緞口布。E、 檢查麥克風效果，并將麥克風線固定。2、會中效力： A、安排迎賓員迎接客人，客人就坐后，應及時為客人送茶。 B、客人簽字過程中，禮儀小姐應協(xié)助客人翻文本，交換文件。 C、間隔簽字桌約2米處，分別站1名托有香檳酒的禮儀小姐。 D、待客人簽字終了后，2名禮儀小姐要立刻把酒水送到簽字雙方的代外表前。 E、待客人干杯后，接過空酒杯撤走。3、留意效力員不允許在簽字期間四處走動。三、會后效力 ： 1、會議終了后仔細的檢查能否有客人遺忘的東西和文件等。 2、清理客人丟掉的煙頭，確保平安。 3、清理局面衛(wèi)生。 4、將各種器具設(shè)備整理好，并作好各項設(shè)備設(shè)備的全面檢查。 5、及時關(guān)燈、關(guān)

17、空調(diào)、關(guān)抽風，鎖門。 6、會中如有重要指點，指點分開時應第一時間通知大堂副理、當班經(jīng)理、主管。六、會展效力程序 一、會前預備1、預備器具：根據(jù)客人要求預備好各種器具和設(shè)備，如條桌，展架、展臺、鮮花、麥克風等(如客人需掛較大圖片，應為客人預備好酒店制造的拉桿架)。2、確定臺形：根據(jù)客人要求確定臺形。3、擺臺 A、按照客人要求將條桌、椅子擺放到位 B、預備茶水，如紅茶包、茶壺、香巾、及茶水自助臺并根據(jù)客人要求擺好足夠的玻璃杯。4、其他擺放：橫幅、指示牌、鮮花、立式講臺、簽到臺逐各擺放到位。5、最后檢查：檢查空調(diào)、燈光、抽風能否運轉(zhuǎn)正常，檢查音響設(shè)備能否運轉(zhuǎn)正常，檢查臺形、臺面及各種器具的擺放能否合

18、符規(guī)范，員工之間相互檢查儀容儀表。6、與銷售部確認客人布展、撤展的時間，并提示客人在布展時應留意會展任務程序的有關(guān)規(guī)定，假設(shè)客人有要求或疑問，要盡能夠的協(xié)助客人處理問題，本人不能做到時，要與銷售代表及當班指點獲得聯(lián)絡(luò)，協(xié)助客人順利完成布展任務。7、大型會展需派指定效力員進展跟蹤效力，會展的貴重物品需客人機自行保管。8、通知保安部派人巡視。二、會中效力1、預備任務： A、會議前對照會議單檢查各項設(shè)備設(shè)備能否到位； B、提早1小時將熱水器插頭插好，并將自動進水開關(guān)翻開，同時將空調(diào)翻開。 C、將鮮花噴灑水后，放于簽到臺及主席臺上。 D、預備熱水瓶，不銹鋼茶壺、紅茶包、香巾、托盤。 E、檢查麥克風效果，并固定好線。2、會中效力： A、留意會議中能否有客人吸煙，如有應提示客人留意防火，并請其