2010年度文秘交流會策劃案

1、2010年度上海工程技術大學“校院兩級文秘工作交流會”活動策劃團委辦公室2010年5月13日目 錄活動概述2前期準備工作3交流會流程4活動工作分配5一、前期工作分配：5二、交流會當天工作安排：6活動內容策劃7附 錄9座位安排9交流會總結發(fā)言稿10活動概述活動形式：以講座會議形式，向各學院介紹有關文秘方面的經(jīng)驗及部門介紹?；顒又鬓k：共青團上海工程技術大學委員會辦公室活動對象：上海工程技術大學各學院文秘主要負責人及團委各部門文秘相關負責人?；顒幽康模簽槔^續(xù)深入學習貫徹黨的十七大精神，落實科教興國和人才強國戰(zhàn)略，樹立一批優(yōu)秀大學生典型，引導我校大學生成長成才，以及規(guī)范學校的文秘工作，因此，我校團委辦

2、公室舉辦此次文秘活動，希望能以此讓更多的工程大學子懂得學有所用，學有所得。通過此活動，讓所有工程大青年能夠在未來有更好的工作方法及規(guī)范的文秘流程，并將工程大的旗幟表揚的更高、更遠，為祖國將來的建設獻出我們的一份力量！活動時間：2010年5月24日下午17：00活動地點：上海工程技術大學教學樓（）前期準備工作時間工作項目5月15日整理并匯總“校園兩級文秘工作交流會”所需資料5月16日擬定下發(fā)各學院分團委的關于此次“文秘交流會”通知5月17日下發(fā)召開“校園兩級文秘工作交流會”的通知至各學院分團委5月18日確定“校園兩級文秘工作交流會”參加人員名單5月20日準備“校園兩級文秘工作交流會”所需物資5月

3、21日向有關部門借教學樓教室5月21日確定“校園兩級文秘工作交流會”工作人員和具體人員安排大會流程會議流程工作所需人員備注會前準備工作所有工作人員到崗各塊負責人及工作人員多媒體就緒；座位標簽放置；背景音樂試播；話筒試音；大字張貼；各學院參加人員座位分配16:3017:40引導各塊負責人入場現(xiàn)場引導維持秩序人員從教學樓樓層至座位分配地方播放背景音樂避免等待時間枯燥18:0013:05宣布交流會開始主持稿18:0519:30交流會內容展示康周韻在場人員隨機而動19:3019:40總結肖麗超發(fā)言稿19:4019:45宣布交流會結束觀眾按座位有序退場現(xiàn)場引導維持秩序人員根據(jù)座位表靠近門的部分先退。需要

4、現(xiàn)場引導維持秩序人員引導觀眾并維持秩序20:00后勤打掃好會場回收物資，離開現(xiàn)場后勤人員打掃好所借教室，回收好物資就可以離場活動工作分配一、前期工作分配：組別工作內容詳細工作常務制作交流會的內容（PPT）整合各塊上交的資料擬定通知擬下發(fā)各學院交流會通知下發(fā)通知下發(fā)各學院交流會通知統(tǒng)計與會學生名單收取通知反饋，統(tǒng)計出名單后并制作表格聯(lián)系新聞中心聯(lián)系新聞中心人員負責拍照和新聞稿制作交流會工作人員名單并分配工作根據(jù)策劃在各組抽調人員(附帶聯(lián)系方式)文秘發(fā)言稿準備一份總結發(fā)言稿制作會務宣傳張貼大字“2010年校園兩級文秘工作交流會制作交流會簽到表excle表格方式制作交流會會座位安排表12月24日到現(xiàn)

5、場貼好座位安排表宣導宣傳海報、標語、交流會會場的指示牌（紙質版） 制作宣傳海報及紙質版指示牌決定宣傳橫幅內容決定后交由物資組打印物資大會物資清單根據(jù)策劃準備相關物資二、交流會當天工作安排：組別工作分配詳細工作分配人數(shù)備注中心組總負責掌控全局，調配人員2總負責一名，常務組多媒體、黑板多媒體就緒、黑板美化2多媒體一人，黑板一人文秘組座位標簽負責完成座位指示的安放、粘貼工作4由現(xiàn)場引導維持秩序人員提前到達會場完成宣導組現(xiàn)場引導維持秩序引導學生入場就座，維持會場秩序，交流會會結束后學生有序離場6先負責引導工作，學生入場后負責秩序。物資組會前物資將所需準備就緒3可協(xié)助各組會后物資回收回收物資3可協(xié)助各組

6、全體在場人員會場清理清理會場活動內容策劃一、 宣傳策劃：1.海報宣傳：手繪海報 （3張）張貼于大食堂宣傳欄，小食堂宣傳欄，團委宣傳欄。2.橫幅宣傳：宣傳橫幅（1條） 懸掛于誠信橋3.KT板宣傳： KT展板（2塊）放置于交流會會場入場進口二、 資源策劃：1、 會場資源： 教學樓（ ） 2、 人力資源：場外布置會場引導牌1名張貼在校園內的海報、橫幅、標語等5名會場布置講臺多媒體、黑板、2名簽到臺簽到臺（簽到表、筆）2名座位表張貼門上1名音樂進入會場音樂1名入場指引引導會場門口至所分配位置2名會議進程流動秩序管員4名會議結束引導學生退場2名音樂退場音樂1名整理會場清理會場內垃圾10名3、 物力資源：前期物資：物品名稱數(shù)量備注張貼在校內的海報2由宣傳組、物資組于12月24日前完成宣傳橫幅1會場的引導牌2發(fā)言稿1由文秘組于12月23日前完成通知13各學院一份由常務組下發(fā)工作人員名單1由常務組分配學院座位安排表2由文秘組12月23日前完成，門口兩張簽到本1在交流會會場入口的簽到桌上放置一本簽到本，附兩支簽到筆，并有兩位專門負責簽到的工作