時(shí)間管理-金鷹培訓(xùn)

1、1*2*time時(shí)間管理一、時(shí)間管理的概念一、時(shí)間管理的概念 二、時(shí)間管理的誤區(qū)二、時(shí)間管理的誤區(qū) 三、時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則三、時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則 四、分析自己使用時(shí)間的方式和狀況四、分析自己使用時(shí)間的方式和狀況五、如何制定計(jì)劃五、如何制定計(jì)劃 六、不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間六、不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間 七、省時(shí)之道七、省時(shí)之道3*一、一、 時(shí)間管理的概念時(shí)間管理的概念 p 時(shí)間的四項(xiàng)獨(dú)特性時(shí)間的四項(xiàng)獨(dú)特性“時(shí)間可以體現(xiàn)物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一種特殊的資源?！?要想能夠真正地了解時(shí)間并且管理時(shí)間，我們有必要對(duì)時(shí)間的本質(zhì)做深刻的分析。首先讓我們先了解時(shí)間的四項(xiàng)獨(dú)特性四項(xiàng)獨(dú)特

2、性： 供給毫無彈性 無法蓄積 無法取代 無法失而復(fù)得4*(2)無法蓄積無法蓄積時(shí)間不象人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲(chǔ)藏。不論愿不愿意，我們都必須消費(fèi)時(shí)間，所以我們無法節(jié)流無法節(jié)流。 (3)無法取代無法取代任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴于時(shí)間的堆砌，這就是說，時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源。因此，時(shí)間是無法取代無法取代的。 (4)無法失而復(fù)得無法失而復(fù)得時(shí)間無法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會(huì)永遠(yuǎn)喪失?；ㄙM(fèi)了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時(shí)間，任何人都無力挽回?zé)o力挽回。 (1)供給毫無彈性供給毫無彈性時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會(huì)增加、也不會(huì)減少，每天都是24小時(shí)，所以我們無法開源無法

3、開源。 時(shí)間的四項(xiàng)獨(dú)特性時(shí)間的四項(xiàng)獨(dú)特性5*世界每天都在進(jìn)步，但我們一天還是只有24小時(shí)。最成功和最不成功的人一樣，最成功和最不成功的人一樣，一天都只有一天都只有24小時(shí)，但區(qū)別就在于他們?nèi)缧r(shí)，但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫酶髯运鶕碛械暮卫酶髯运鶕碛械?4小時(shí)小時(shí)。 “時(shí)間就是效率”、“時(shí)間就是金錢”、“時(shí)間就是生命”、“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”，諸如此類的描述我們每個(gè)人都可以脫口而出，但是我們做得究竟怎樣呢？6*我們常常聽到我們常常聽到“我在大學(xué)浪費(fèi)了太多的時(shí)間！”“我要是在大學(xué)多學(xué)點(diǎn)東西就好啦！” “我要是在大2不沾游戲，就不會(huì)遭紅牌了！”“我應(yīng)該少看些電視，好好地約束自己，多 讀點(diǎn)

4、書！”有人說：出去做事之后，生活問題急需解決，哪有功夫去做自己想做的事情？7*時(shí)間的效率會(huì)相差很大。達(dá)爾文一生多病，時(shí)間的效率會(huì)相差很大。達(dá)爾文一生多病，不能多做工，每天只能做不能多做工，每天只能做1小時(shí)的工作。你們看小時(shí)的工作。你們看他的成就。他的成就。物種起源物種起源第一次以全新的生物進(jìn)化思第一次以全新的生物進(jìn)化思想，推翻了想，推翻了“神創(chuàng)論神創(chuàng)論”和物種不變的理論。和物種不變的理論。動(dòng)物和植物在家養(yǎng)下的變異動(dòng)物和植物在家養(yǎng)下的變異、人類人類的由來的由來旅行中直接考察得到的最重要的科學(xué)成果，旅行中直接考察得到的最重要的科學(xué)成果，如：著名的如：著名的考察日記考察日記和和貝格爾號(hào)地質(zhì)學(xué)貝格爾號(hào)

5、地質(zhì)學(xué)、貝格爾號(hào)的動(dòng)物學(xué)貝格爾號(hào)的動(dòng)物學(xué)等等 每天花每天花1小時(shí)看小時(shí)看10頁有用的書，每年可看頁有用的書，每年可看3600多頁書！多頁書！ 8*p什么是什么是“時(shí)間管理時(shí)間管理”？ “時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。由于時(shí)間所具備的四個(gè)特性，所以時(shí)間管理的對(duì)象不是“時(shí)間”，是指需需要時(shí)間資源的一些工作要時(shí)間資源的一些工作。 9*請(qǐng)注意： (1)所謂“時(shí)間的浪費(fèi)時(shí)間的浪費(fèi)”，是指對(duì)目標(biāo)毫無貢獻(xiàn)的時(shí)間消耗。(2)所謂“需要時(shí)間資源的一些工作需要時(shí)間資源的一些工作”你必須拋棄陋習(xí)，引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣，包括要訂立目標(biāo)、妥善計(jì)劃、分配時(shí)間、權(quán)衡輕重，加

6、上自我約束、持之以恒持之以恒才可提高效率，事半功倍，最終達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。 大凡能夠在事業(yè)上做出卓越成績(jī)的人都是時(shí)間管理的專家 。10* 時(shí)間是一筆財(cái)富，我們?cè)趺纯梢砸暥灰?？又怎么可以隨意處之？這個(gè)問題恐怕需要我們花點(diǎn)時(shí)間來考慮。有人曾粗略地統(tǒng)計(jì)過一個(gè)活到72歲的美國(guó)人的時(shí)間開銷： 11*睡覺：睡覺： 21年年 工作：工作： 14年年 個(gè)人衛(wèi)生：個(gè)人衛(wèi)生：7年年 吃飯：吃飯： 6年年 旅行：旅行： 6年年 排隊(duì)：排隊(duì)： 6年年 學(xué)習(xí)：學(xué)習(xí)： 4年年 開會(huì)：開會(huì)： 3年年 打電話：打電話：2年年 找東西：找東西：1年年 其它：其它： 3年年 看了上面的這一組數(shù)據(jù)，您有何感受？看了上面的這一組數(shù)據(jù)

7、，您有何感受？“時(shí)間管時(shí)間管理理”一直是個(gè)重要的問題，但要成為一個(gè)高效的時(shí)間一直是個(gè)重要的問題，但要成為一個(gè)高效的時(shí)間管理者和職業(yè)人，減少時(shí)間浪費(fèi)的現(xiàn)象，確非易事。管理者和職業(yè)人，減少時(shí)間浪費(fèi)的現(xiàn)象，確非易事。12*time時(shí)間管理一、時(shí)間管理的概念一、時(shí)間管理的概念 二、時(shí)間管理的誤區(qū)二、時(shí)間管理的誤區(qū) 三、時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則三、時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則 四、分析自己使用時(shí)間的方式和狀況四、分析自己使用時(shí)間的方式和狀況五、如何制定計(jì)劃五、如何制定計(jì)劃 六、不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間六、不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間 七、省時(shí)之道七、省時(shí)之道13*二、二、 時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理的誤區(qū) 所謂時(shí)間管理的誤

8、區(qū)時(shí)間管理的誤區(qū)，是指導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)的各種因素。 以下列出時(shí)間管理的五個(gè)誤區(qū)，請(qǐng)大家對(duì)照自已是否存在同樣的問題： 誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃 誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)誤區(qū)之三：時(shí)間控制不夠誤區(qū)之三：時(shí)間控制不夠誤區(qū)之四：整理整頓不足誤區(qū)之四：整理整頓不足誤區(qū)之五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)誤區(qū)之五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng) 誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃 半世紀(jì)前伯利恒鋼鐵公司總裁查爾斯的故事：半世紀(jì)前伯利恒鋼鐵公司總裁查爾斯的故事： 向他的管理顧問李愛菲提出這樣一個(gè)咨詢：“請(qǐng)告訴我如何能在辦公時(shí)間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給你一筆可觀顧問費(fèi)。” 5.2 時(shí)間管理的誤區(qū)

9、15*“寫下你明天必須做的最重要的各項(xiàng)工作，先從最重寫下你明天必須做的最重要的各項(xiàng)工作，先從最重要的那一項(xiàng)工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該項(xiàng)工作要的那一項(xiàng)工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該項(xiàng)工作為止。為止。”“重新檢查你的辦事次序，然后著手進(jìn)行第二項(xiàng)重要重新檢查你的辦事次序，然后著手進(jìn)行第二項(xiàng)重要的工作。的工作。”“倘若任何一項(xiàng)著手進(jìn)行的工作花掉你整天的時(shí)間，也不用擔(dān)心。只要手中的工作是最重要的，則堅(jiān)持做下去。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作，那么即使運(yùn)用任何其它方法，你也同樣無法完成它們，而且倘若不找出所要做事的優(yōu)先次序，你可能甚至連哪一件工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你

10、每一個(gè)工作日里的習(xí)慣。當(dāng)這個(gè)建議對(duì)你生效時(shí)，把它提供給你的屬下采用”。 16* 數(shù)星期后，查爾斯查爾斯寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，并附言她確實(shí)已為他上了十分珍貴的一課，伯利恒后來之所以能夠躍升為世界最大的獨(dú)立鋼鐵制造公司，據(jù)說可能是源于李愛菲的那數(shù)句真言。 17*盡管計(jì)劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們從來不做或是不重視做計(jì)劃從來不做或是不重視做計(jì)劃，原因，原因不外乎如下幾條：1、有些事情是易行難料，而認(rèn)為沒有必要在行、有些事情是易行難料，而認(rèn)為沒有必要在行動(dòng)之前多做思考；動(dòng)之前多做思考；2、不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效；、不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效；3、不了解做計(jì)劃的好處；、不了解做計(jì)劃的

11、好處；4、計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對(duì)計(jì)劃喪、計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對(duì)計(jì)劃喪失信心；失信心；5、不知如何做計(jì)劃。、不知如何做計(jì)劃。18*1、固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)，則有可能養(yǎng)成一種“做了再說”或“車到山前必有路！”的僥幸心理。辦事辦事不可靠不可靠2、不做計(jì)劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位；做計(jì)劃的則是有意識(shí)地支配工作，處于主動(dòng)的地位、并提高工作效率。3、由于目標(biāo)中擬定假設(shè)的客觀環(huán)境發(fā)生變動(dòng)，計(jì)劃與事實(shí)常常難以趨于一致，所以我們必須定期審察我們的目標(biāo)與計(jì)劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。但如果是處于無計(jì)劃的引導(dǎo)，則一切行動(dòng)將雜亂無章，最終走進(jìn)死

12、胡同。19*綜上所述，由于我們的工作缺乏計(jì)劃，將導(dǎo)致如下惡果：1、目標(biāo)不明確2、沒有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣3、缺乏做事輕重緩急的順序4、沒有時(shí)間分配的原則20*誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù)事必躬親，親力而為事必躬親，親力而為溝通不良溝通不良工作時(shí)斷時(shí)續(xù)工作時(shí)斷時(shí)續(xù)21*首先，學(xué)會(huì)如何接受請(qǐng)托首先，學(xué)會(huì)如何接受請(qǐng)托： 在很多請(qǐng)托中，有一類是職務(wù)所系而責(zé)無旁貸職務(wù)所系而責(zé)無旁貸的；另一類雖然也是職務(wù)所系，但請(qǐng)托本身卻是不不合時(shí)宜或是不合情理合時(shí)宜或是不合情理的

13、；尚有一類請(qǐng)托則屬無義務(wù)無義務(wù)予履行予履行的請(qǐng)托，經(jīng)常引起我們困擾的是后兩類請(qǐng)托。 “明智地接受請(qǐng)托明智地接受請(qǐng)托”的重要性在于：第一,“拒絕”是一種“量力”的表現(xiàn)。有的請(qǐng)托若由他人承受可能比你承受更為恰當(dāng)，你不妨對(duì)請(qǐng)托者提出適時(shí)的建議。第二，拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。倘若因勉強(qiáng)接受他人的請(qǐng)托而擾亂自己的步伐，是不合理的、不明智的。 22*所以在我們接受請(qǐng)托之前不妨先先問問自己：這種請(qǐng)托對(duì)實(shí)現(xiàn)我的目標(biāo)有幫助嗎？如果接受它，將付出什么代價(jià)？如果不接受他，則需承擔(dān)什么后果？經(jīng)過這一番“成本效益分析”之后，你就可以決定取舍了。 23*其次，學(xué)會(huì)利用資源：其次，學(xué)會(huì)利用資源： 對(duì)于基層人

14、員而言，要善于利用資源，學(xué)會(huì)從相關(guān)的部門或人員手中獲取所需的資料，既節(jié)約了時(shí)間，又保證了信息的正確性。 對(duì)于管理者而言，他們經(jīng)常容易犯下面的錯(cuò)誤：對(duì)于管理者而言，他們經(jīng)常容易犯下面的錯(cuò)誤：1、擔(dān)心部屬做錯(cuò)事；2、擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好；3、擔(dān)心喪失對(duì)下屬的控制；4、不愿意放棄得心應(yīng)手的工作；5、找不到合適的下屬授權(quán)。其實(shí)每個(gè)人的精力都是有限的，尤其是管理者應(yīng)當(dāng)學(xué)其實(shí)每個(gè)人的精力都是有限的，尤其是管理者應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)授權(quán)，將主要的精力和時(shí)間放在更重要的事情上。會(huì)授權(quán)，將主要的精力和時(shí)間放在更重要的事情上。 24*誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠習(xí)慣拖延時(shí)間。習(xí)慣拖延時(shí)間。不擅處理不速之客的打擾。不擅

15、處理不速之客的打擾。不擅處理無端電話的打擾。不擅處理無端電話的打擾。泛濫的泛濫的“會(huì)議病會(huì)議病”困擾。不少中、上層管理者曾經(jīng)指出，困擾。不少中、上層管理者曾經(jīng)指出，會(huì)議竟占去他們?nèi)粘９ぷ鞯臅r(shí)間的四分之一，甚至三分之一！會(huì)議竟占去他們?nèi)粘９ぷ鞯臅r(shí)間的四分之一，甚至三分之一！然而更令他們感慨莫名的是，在這么多的會(huì)議時(shí)間之中，幾然而更令他們感慨莫名的是，在這么多的會(huì)議時(shí)間之中，幾乎有一半是徒勞無功的浪費(fèi)！乎有一半是徒勞無功的浪費(fèi)！在時(shí)間管理上最大的惡習(xí)就是拖延時(shí)間，以致到頭來一事無成。在時(shí)間管理上最大的惡習(xí)就是拖延時(shí)間，以致到頭來一事無成。 25*誤區(qū)四：整理整頓不足誤區(qū)四：整理整頓不足辦公桌的雜亂

16、無章與辦公桌的大小無關(guān)，因?yàn)殡s亂辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關(guān)，因?yàn)殡s亂是人為的。是人為的?！半s亂的辦公桌顯示雜亂的心思雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理是有道理的。讓一個(gè)不富條理的人使用一個(gè)小型的辦公桌，這個(gè)的。讓一個(gè)不富條理的人使用一個(gè)小型的辦公桌，這個(gè)辦公桌會(huì)變得雜亂無章，即使給他換一個(gè)大型的辦公桌，辦公桌會(huì)變得雜亂無章，即使給他換一個(gè)大型的辦公桌，不出幾日，這個(gè)辦公桌又會(huì)遭遇同樣的命運(yùn)。不出幾日，這個(gè)辦公桌又會(huì)遭遇同樣的命運(yùn)。 當(dāng)你的上司向你索取一份技術(shù)資料，你是否能在第一時(shí)間從容不迫地遞給他？當(dāng)你需要一份信息時(shí)，是否滿文件夾地翻個(gè)底朝天？需要整理整頓需要整理整頓 26*誤區(qū)五：

17、進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)誤區(qū)五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng) 我們經(jīng)常說到：我們經(jīng)常說到：“人最大的敵人就是自人最大的敵人就是自己己”。有些人之所以能夠讓時(shí)間白白流逝而。有些人之所以能夠讓時(shí)間白白流逝而毫無悔痛之意，最根本的原因就是他個(gè)人缺毫無悔痛之意，最根本的原因就是他個(gè)人缺乏進(jìn)取意識(shí)，缺乏對(duì)工作、對(duì)生活、對(duì)家庭乏進(jìn)取意識(shí)，缺乏對(duì)工作、對(duì)生活、對(duì)家庭的責(zé)任感和認(rèn)真態(tài)度。的責(zé)任感和認(rèn)真態(tài)度。27*time時(shí)間管理一、時(shí)間管理的概念一、時(shí)間管理的概念 二、時(shí)間管理的誤區(qū)二、時(shí)間管理的誤區(qū) 三、時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則三、時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則 四、分析自己使用時(shí)間的方式和狀況四、分析自己使用時(shí)間的方式和狀況五、如何制定計(jì)劃五

18、、如何制定計(jì)劃 六、不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間六、不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間 七、省時(shí)之道七、省時(shí)之道28*時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則：時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則：1、明確目標(biāo)、明確目標(biāo)2、有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行實(shí)施、有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行實(shí)施3、分清工作的輕重緩急、分清工作的輕重緩急4、合理地分配時(shí)間、合理地分配時(shí)間5、與別人的時(shí)間取得協(xié)作、與別人的時(shí)間取得協(xié)作6、制定規(guī)則、遵守紀(jì)律、制定規(guī)則、遵守紀(jì)律三、時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則三、時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則 原則之一：明確目標(biāo)原則之一：明確目標(biāo)u目標(biāo)刺激我們奮勇向上u如何制定目標(biāo)SMART原則 具體的（specific） 可衡量的（measurable） 可達(dá)到的

19、（attainable） 相關(guān)的（relevant） 有時(shí)限性的（time-based） 30*原則之二：原則之二：有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行實(shí)施有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行實(shí)施u把目標(biāo)正確地分解成工作計(jì)劃，通過采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，最終達(dá)成有效的結(jié)果將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類整理將整理好有各類事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列。 按排列順序進(jìn)行處理安排一個(gè)考慮和制定計(jì)劃的時(shí)間在執(zhí)行計(jì)劃中調(diào)整計(jì)劃的不合理處，并且統(tǒng)籌執(zhí)行計(jì)劃的時(shí)間u有了計(jì)劃，就必須有行動(dòng)。行動(dòng)是一件了不起的事，我們 請(qǐng)大家記?。?、切實(shí)實(shí)行你的計(jì)劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價(jià)值，不管主意有多好，除非真正身體力行，否則永遠(yuǎn)沒有收獲。2、實(shí)行時(shí)心理要平靜，估計(jì)

20、困難、做好準(zhǔn)備、及時(shí)調(diào)整。31*我們認(rèn)為：處理事情優(yōu)先次序的判斷依據(jù)是事處理事情優(yōu)先次序的判斷依據(jù)是事情的情的“重要程度重要程度”。所謂“重要程度”，即指對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的貢獻(xiàn)大小。提請(qǐng)注意：雖然有以上的理由，我們也不應(yīng)全面否定按事情“緩急程度”辦事的習(xí)慣，只是需要強(qiáng)調(diào)的是，在考慮行事的先后順序時(shí)，在考慮行事的先后順序時(shí)，應(yīng)先考慮事情的應(yīng)先考慮事情的“輕重輕重”，再考慮事情的，再考慮事情的“緩緩急急”也就是我們通常采用的“第二象限組織法”。我們以下面的時(shí)間管理的方法來探討“急事”與“要事”的關(guān)系，請(qǐng)看四象限圖： 原則之三：分清工作的輕重緩急原則之三：分清工作的輕重緩急 不緊急不緊急緊急緊急重要重要不

21、重要不重要IIVIIIII客戶投訴、客戶投訴、即將到期的任即將到期的任務(wù)財(cái)務(wù)危機(jī)等務(wù)財(cái)務(wù)危機(jī)等 上網(wǎng)、上網(wǎng)、閑談、閑談、郵件、郵件、寫博客等寫博客等 電話鈴聲、電話鈴聲、不速之客、不速之客、部門會(huì)議等部門會(huì)議等 長(zhǎng)期規(guī)劃長(zhǎng)期規(guī)劃 ，建立人際關(guān)系，建立人際關(guān)系， 人員培訓(xùn)、制訂，人員培訓(xùn)、制訂，防范措施等防范措施等 四象限圖：四象限圖：時(shí)間管理四象限圖34*第一象限是重要又急迫的事第一象限是重要又急迫的事。準(zhǔn)時(shí)完成工作、住院開刀等等。這是考驗(yàn)我們的經(jīng)驗(yàn)、判斷力的時(shí)刻。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因?yàn)橐煌显偻匣蚴虑皽?zhǔn)備不足，而變成迫在眉睫。 35*第二象限是重要但不緊急的事。第二象限是重要但

22、不緊急的事。主要是與生活品質(zhì)有關(guān)，包括長(zhǎng)期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓(xùn)、向上級(jí)提出問題處理的建議等等?；膹U這個(gè)領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U(kuò)大，使我們陷入更大的壓力，在危機(jī)中疲于應(yīng)付。反之，多投入一些時(shí)間在這個(gè)領(lǐng)域有利于提高實(shí)踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準(zhǔn)備與預(yù)防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。這個(gè)領(lǐng)域的事情不會(huì)對(duì)我們?cè)斐纱叽倭α?，所以必須主?dòng)去做，這是發(fā)揮個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。 36*第三象限是緊急但不重要的事。第三象限是緊急但不重要的事。表面看似第一象限，因?yàn)槠惹械暮袈晻?huì)讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯(cuò)覺實(shí)際上就算重要也是對(duì)別人而言。電話、會(huì)議、突來訪客都屬于這一類。我們花很多時(shí)間在這個(gè)

23、里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實(shí)不過是在滿足別人的期望與標(biāo)準(zhǔn)。 37*第四象限屬于不緊急也不重要的事。第四象限屬于不緊急也不重要的事。簡(jiǎn)而言之就是浪費(fèi)生命，所以根本不值得花半點(diǎn)時(shí)間在這個(gè)象限。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見得都是休閑活動(dòng)，因?yàn)檎嬲袆?chuàng)造意義的休閑活動(dòng)是很有價(jià)值的。然而向閱讀令人上癮的無聊小說、然而向閱讀令人上癮的無聊小說、電腦游戲、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、宿舍聊天等。電腦游戲、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、宿舍聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長(zhǎng)的路，反而會(huì)使你身心疲憊，影響其他象限的時(shí)間。 作為作為中層管理中層管理者，要做

24、的是者，要做的是第二象限第二象限的工的工作。很多中層管理者工作的效率之所以上作。很多中層管理者工作的效率之所以上不去，往往是不良的工作習(xí)慣造成的，在不去，往往是不良的工作習(xí)慣造成的，在很多事情重要但不緊急的時(shí)候，往往容易很多事情重要但不緊急的時(shí)候，往往容易拖，拖到最后就變成了重要而緊急的工作拖，拖到最后就變成了重要而緊急的工作，就去加班，結(jié)果漏洞百出。這是最大的，就去加班，結(jié)果漏洞百出。這是最大的一種問題。一種問題。 另一個(gè)最普遍的問題就是把大量緊急而不重要的工作都攬另一個(gè)最普遍的問題就是把大量緊急而不重要的工作都攬到自己身上。到自己身上。 具體工作法如下：具體工作法如下：（1）合理地將自己的

25、工作按緊急和重要程度劃分到不同的）合理地將自己的工作按緊急和重要程度劃分到不同的象限中去。象限中去。（2）先做或者將大部分時(shí)間和精力用于做屬于第二象限的先做或者將大部分時(shí)間和精力用于做屬于第二象限的工作。工作。（3）許多第一象限的工作，實(shí)際上也是由于沒有按照第二）許多第一象限的工作，實(shí)際上也是由于沒有按照第二象限工作法去做而產(chǎn)生的。象限工作法去做而產(chǎn)生的。（4）不要被第三象限中一些工作的假象迷惑，它沒有你想）不要被第三象限中一些工作的假象迷惑，它沒有你想象的那么嚴(yán)重，要學(xué)會(huì)授權(quán)。象的那么嚴(yán)重，要學(xué)會(huì)授權(quán)。（5）根據(jù)第二象限的工作制定計(jì)劃。）根據(jù)第二象限的工作制定計(jì)劃。（6）80的時(shí)間做第二象限

26、的工作，的時(shí)間做第二象限的工作，20的時(shí)間做其他象的時(shí)間做其他象限的工作。限的工作。40*現(xiàn)在你不妨回顧一下上周的時(shí)間安排，你在哪個(gè)象限花的時(shí)間最多？請(qǐng)注意，在劃分第一和第三象限時(shí)要特別小心，急迫的事很容易被誤認(rèn)為重要的事。其實(shí)二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標(biāo)，如果答案是否定的，便應(yīng)歸入第三象限。 41*請(qǐng)思考下面的問題：你認(rèn)為在哪方面有持續(xù)優(yōu)異的表現(xiàn)，將對(duì)個(gè)人學(xué)你認(rèn)為在哪方面有持續(xù)優(yōu)異的表現(xiàn)，將對(duì)個(gè)人學(xué)習(xí)或生活會(huì)有積極的意義習(xí)或生活會(huì)有積極的意義？這個(gè)問題問過數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類如下：1、改善人際關(guān)系。2、提前準(zhǔn)備工作。3、更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。4、善抓機(jī)會(huì)。5、充

27、實(shí)自我、增進(jìn)能力。這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也屬于這5項(xiàng)，為什么不身體力行呢？42*原則之四：合理地安排時(shí)間原則之四：合理地安排時(shí)間穆爾的故事穆爾的故事： 1939年大學(xué)畢業(yè)，在哥利登油漆公司做業(yè)務(wù)員。 月薪是160美元 月薪1000美元的目標(biāo) 80%的業(yè)績(jī)都來自于20%的客戶中不管客戶的購(gòu)買量大小，他花在每個(gè)客戶身上的時(shí)間都相差不大。將其中購(gòu)買量最小的36個(gè)客戶退回公司，然后全力服務(wù)其余20%的客戶。 43*第一年，他就實(shí)現(xiàn)了月薪1000美元的目標(biāo)第二年便輕易地超越了這個(gè)目標(biāo)。而后成為了美國(guó)西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。最后還當(dāng)了凱利穆爾油漆公司(Kelly-Moor

28、e Paint Company)的董事長(zhǎng)。這個(gè)故事除了告訴我們樹立正確目標(biāo)的重要性，還體現(xiàn)了帕雷托定律帕雷托定律(也稱也稱80：20法則法則)：總結(jié)果的總結(jié)果的80%是由總消耗時(shí)間中的是由總消耗時(shí)間中的20%所形成所形成的。的。（ 80%的結(jié)果由20%的努力貢獻(xiàn)）帕雷托定律帕雷托定律(也稱也稱80：20法則法則)： 80/20效率法則（the 80/20 principle），又稱為帕累托法則、帕累托定律、最省力法則或不平衡原則。 此法則是由意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的。80/20的法則認(rèn)為：原因和結(jié)果、投入和產(chǎn)出、努力和報(bào)酬之間本來存在著無法解釋的不平衡。一般來說，投入和努力可以分為兩種不同的

29、類型：多數(shù)，它們只能造成少許的影響； 少數(shù)，它們?cè)斐芍饕?、重大的影響?45*按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。舉例說明：80%的銷售額是源自20%的顧客；80%的電話是來自20%的朋友；80%的總產(chǎn)量來自20%的產(chǎn)品；80%的財(cái)富集中在20%的人手中；.46*帕雷多定律帕雷多定律對(duì)我們的一個(gè)重要啟示便是：避免將時(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因?yàn)榫捅苊鈱r(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因?yàn)榫退隳慊怂隳慊?0%80%的時(shí)間，你也只能取得的時(shí)間，你也只能取得20%20%的成的成效。所以，你應(yīng)該將時(shí)間花于重要的少數(shù)問效。所以

30、，你應(yīng)該將時(shí)間花于重要的少數(shù)問題上，因?yàn)檎莆樟诉@些重要的少數(shù)問題，你題上，因?yàn)檎莆樟诉@些重要的少數(shù)問題，你只需花只需花20%20%的時(shí)間，即可取得的時(shí)間，即可取得80%80%的成效。的成效。47* 掌握重點(diǎn)可以讓你的工作計(jì)劃不致偏差。一旦一項(xiàng)工作計(jì)劃成為危機(jī)時(shí)，犯錯(cuò)的幾率就會(huì)增加。我們很容易陷在日?，嵥榈氖虑樘幚碇?；但是有效進(jìn)行時(shí)間管理的人，總是確保最關(guān)鍵的20%的活動(dòng)具有最高的優(yōu)先級(jí)。48*原則之五：與別人的時(shí)間取得協(xié)作原則之五：與別人的時(shí)間取得協(xié)作任何人類的組織，不論大小，都有其周而復(fù)始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社會(huì)或是團(tuán)體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊部門或人發(fā)生必然的聯(lián)系。在這種情

31、況下，我們需要互相尊重對(duì)方的時(shí)間安排，也就是說要與別人的時(shí)間取得協(xié)作。認(rèn)清并適應(yīng)組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。 49*原則之六：制定規(guī)則、遵守紀(jì)律原則之六：制定規(guī)則、遵守紀(jì)律我們?cè)诔砷L(zhǎng)的過程中，常被各種紀(jì)律所束縛，“沒有規(guī)矩、不成方園”，因?yàn)橛屑o(jì)律，我們才有秩序。在時(shí)間管理中，我們同樣強(qiáng)調(diào)紀(jì)律與規(guī)則。50*因此，我們說，制定規(guī)則、遵守紀(jì)律的核心主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：1、在進(jìn)行工作的時(shí)候，一定要念念不忘這個(gè)工作應(yīng)于何時(shí)截止。2、即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個(gè)何時(shí)完成的目標(biāo)。3、由于不得已原因而不能按期完成時(shí)，一定要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。在我們談具體的

32、時(shí)間管理的方法與技巧之前，先要有必要分析一下自己使用時(shí)間的方式和狀況。51*time時(shí)間管理一、時(shí)間管理的概念一、時(shí)間管理的概念 二、時(shí)間管理的誤區(qū)二、時(shí)間管理的誤區(qū) 三、時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則三、時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則 四、分析自己使用時(shí)間的方式和狀況四、分析自己使用時(shí)間的方式和狀況五、如何制定計(jì)劃五、如何制定計(jì)劃 六、不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間六、不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間 七、省時(shí)之道七、省時(shí)之道52*p 分析自己使用時(shí)間的方式和狀況分析自己使用時(shí)間的方式和狀況如果你堅(jiān)持客觀地制定對(duì)時(shí)間的使用，將毫無疑問地發(fā)現(xiàn)它的益處。時(shí)間管理并沒有什么高超的技巧，關(guān)鍵就在于持之以恒。接下來就請(qǐng)按部就班地完成如

33、何進(jìn)行時(shí)間使用清單的分析，之后，你會(huì)考慮到一些問題，尋找指引你更適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用你的時(shí)間。 53*一旦你完成了時(shí)間使用清單，下一步就是應(yīng)用這一旦你完成了時(shí)間使用清單，下一步就是應(yīng)用這份信息，幫助你在未來把時(shí)間使用得更好。份信息，幫助你在未來把時(shí)間使用得更好。 誠(chéng)實(shí)地完成下列練習(xí)。誠(chéng)實(shí)地完成下列練習(xí)。 1、我如何浪費(fèi)時(shí)間的？有何途徑可預(yù)防或減少這種浪費(fèi)？、我如何浪費(fèi)時(shí)間的？有何途徑可預(yù)防或減少這種浪費(fèi)？2、我如何浪費(fèi)別人的時(shí)間？我應(yīng)如何預(yù)防不使其發(fā)生？、我如何浪費(fèi)別人的時(shí)間？我應(yīng)如何預(yù)防不使其發(fā)生？3、哪些活動(dòng)我現(xiàn)在可以減少、不予考慮或交給別人做？、哪些活動(dòng)我現(xiàn)在可以減少、不予考慮或交給別人做？4、別

34、人如何浪費(fèi)我的時(shí)間？未來有沒有方法減少或排除其發(fā)生？、別人如何浪費(fèi)我的時(shí)間？未來有沒有方法減少或排除其發(fā)生？5、我做的哪些事既重要又緊急？、我做的哪些事既重要又緊急？6、我做的哪些事對(duì)我的目標(biāo)很重要？、我做的哪些事對(duì)我的目標(biāo)很重要？7、我是否花費(fèi)時(shí)間追求那些對(duì)我很重要的事？如果沒有，原因何、我是否花費(fèi)時(shí)間追求那些對(duì)我很重要的事？如果沒有，原因何在？在？54*time時(shí)間管理一、時(shí)間管理的概念一、時(shí)間管理的概念 二、時(shí)間管理的誤區(qū)二、時(shí)間管理的誤區(qū) 三、時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則三、時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則 四、分析自己使用時(shí)間的方式和狀況四、分析自己使用時(shí)間的方式和狀況五、如何制定計(jì)劃五、如何制定計(jì)

35、劃 六、不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間六、不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間 七、省時(shí)之道七、省時(shí)之道55*p 如何制定計(jì)劃如何制定計(jì)劃 “凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢！” 中國(guó)古語“計(jì)劃是一個(gè)管理的首要職能！” 西方管理學(xué)家德魯克現(xiàn)代心理學(xué)的研究表明，明確的、可實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)可以對(duì)人產(chǎn)生積極的激勵(lì)作用！作為管理者，工作計(jì)劃可以給予員工明確的工作方向，從而使員工更好的完成工作！作為員工，工作計(jì)劃可以使自己合理安排自己工作的輕重緩急，高效完成工作任務(wù)，獲得成功的滿足感與成就感。制定工作計(jì)劃的意義：制定工作計(jì)劃的意義：56*計(jì)劃的類型計(jì)劃的類型 ：按廣度分戰(zhàn)略性計(jì)劃、作業(yè)性計(jì)劃按時(shí)間框架分短期計(jì)劃、長(zhǎng)期計(jì)劃按明確性分具體性計(jì)劃、

36、指導(dǎo)性計(jì)劃按個(gè)人與組織分個(gè)人時(shí)間計(jì)劃、戰(zhàn)略計(jì)劃、項(xiàng)目時(shí)間計(jì)劃57*應(yīng)用于組織，為之設(shè)立總體目標(biāo)和尋求組織在環(huán)境中地位的計(jì)劃成為戰(zhàn)略計(jì)劃戰(zhàn)略計(jì)劃；而規(guī)定目標(biāo)如何實(shí)現(xiàn)的細(xì)節(jié)計(jì)劃稱為作業(yè)計(jì)劃作業(yè)計(jì)劃。戰(zhàn)略計(jì)劃戰(zhàn)略計(jì)劃趨向于覆蓋較久的時(shí)間間隔，通常以年為單位，涉及較寬的領(lǐng)域；作業(yè)計(jì)劃作業(yè)計(jì)劃趨向于覆蓋較短的時(shí)間間隔，如月度計(jì)劃、周月度計(jì)劃、周計(jì)劃、日計(jì)劃，計(jì)劃、日計(jì)劃，主要偏重于實(shí)現(xiàn)的方法。 58*短期計(jì)劃與長(zhǎng)期計(jì)劃短期計(jì)劃與長(zhǎng)期計(jì)劃短期是指一年以內(nèi)的期間；長(zhǎng)期一般超過5年以上；而中期界于兩者之間。具體計(jì)劃與指導(dǎo)性計(jì)劃具體計(jì)劃與指導(dǎo)性計(jì)劃具體計(jì)劃具體計(jì)劃具有明確規(guī)定的目標(biāo)，不存在容易引起誤解的問題；指

37、導(dǎo)性計(jì)劃指導(dǎo)性計(jì)劃只規(guī)定一些一般的方針，指出重點(diǎn)而不限定在特定的行動(dòng)方案上。例如一個(gè)增加利潤(rùn)的具體計(jì)劃具體計(jì)劃，可能具體規(guī)定在未來6個(gè)月中，成本要降低4%，銷售額增加6%；而指導(dǎo)性計(jì)劃指導(dǎo)性計(jì)劃也許只提出未來6個(gè)月使利潤(rùn)增加5%10%。顯然，指導(dǎo)性指導(dǎo)性計(jì)劃計(jì)劃具有內(nèi)在的靈活性，具體計(jì)劃具體計(jì)劃則更為具體、明確。 訂定計(jì)劃的順序和要訣1. 明確目的2. 掌握事實(shí)3. 對(duì)事實(shí)進(jìn)行審查4. 建立計(jì)劃草案5. 訂定計(jì)劃60*（1）遵循）遵循5W2H原則原則Why：為什么要做這項(xiàng)任務(wù)What：任務(wù)的內(nèi)容和達(dá)成的目標(biāo)When：在什么時(shí)間段進(jìn)行Where：任務(wù)發(fā)生的地點(diǎn)Who：哪些人員參加此任務(wù)，由誰負(fù)責(zé)

38、How to：用什么方法進(jìn)行(如何去做)How much：需要多少成本注意事項(xiàng)注意事項(xiàng)61*（2）設(shè)置控制點(diǎn)）設(shè)置控制點(diǎn)(milestone)1）在目標(biāo)或任務(wù)中設(shè)置階段性的里程碑里程碑，通過檢查，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。比方說，我們計(jì)劃在3天之內(nèi)給六層樓的地面刷上油漆，那么第一天就要設(shè)立控制點(diǎn)，如果不能刷完2層，顯然后面就要利用增加人手、提高效率等方式，才能保證任務(wù)最后的如期完成。2）堅(jiān)持對(duì)計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)和糾正各種偏差，同時(shí)對(duì)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和滾動(dòng)。另外，還可以對(duì)前期的工作時(shí)間分配進(jìn)行分析，不斷改進(jìn)時(shí)間管理。 62*time時(shí)間管理一、時(shí)間管理的概念一、時(shí)間管理的概念 二、時(shí)間管理的誤區(qū)二

39、、時(shí)間管理的誤區(qū) 三、時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則三、時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則 四、分析自己使用時(shí)間的方式和狀況四、分析自己使用時(shí)間的方式和狀況五、如何制定計(jì)劃五、如何制定計(jì)劃 六、不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間六、不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間 七、省時(shí)之道七、省時(shí)之道63*p 不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間 辦公室的打擾無可避免，電話、來訪、郵件等等，甚至有不少人對(duì)打擾提出了抱怨，同時(shí)也有無奈。對(duì)待打擾的方法有很多，有全面出擊來對(duì)付，也有消極地應(yīng)付，更有甚者是視而不見。全面出擊的人終會(huì)變得疲勞不堪，消極應(yīng)付和視而不見的人終究會(huì)錯(cuò)失良機(jī)或是貽誤大事.那么究竟怎樣做才是我們的可取之道呢？我們的策略是將被

40、打擾的時(shí)間縮短，將其負(fù)面影響減至最少。 64*打電話的藝術(shù)打電話的藝術(shù) 1、事先的約定與準(zhǔn)備 2、保持簡(jiǎn)短而明確的開場(chǎng)白3、控制通話時(shí)間、保持通話主題 4、過濾電話65*當(dāng)你被打斷時(shí)當(dāng)你被打斷時(shí) 1、來自上司的打斷 2、來自下屬的打斷3、來自同事的打擾66*time時(shí)間管理一、時(shí)間管理的概念一、時(shí)間管理的概念 二、時(shí)間管理的誤區(qū)二、時(shí)間管理的誤區(qū) 三、時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則三、時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則 四、分析自己使用時(shí)間的方式和狀況四、分析自己使用時(shí)間的方式和狀況五、如何制定計(jì)劃五、如何制定計(jì)劃 六、不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間六、不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間 七、省時(shí)之道七、省時(shí)之道67*p 省時(shí)之道省

41、時(shí)之道有時(shí)我們經(jīng)常會(huì)聽到這樣的說詞：“等我有空再做”。這句話通常表示“等手上沒什么重要的事情時(shí)再做”。但事實(shí)上，沒有所謂“空”的時(shí)間。你可能有休閑時(shí)間，卻沒有“空”的時(shí)間。在休閑的時(shí)候，你也許會(huì)躺在游泳池邊盡情玩樂，但這絕不是“空”的時(shí)間。你的每一分鐘都很值錢。凡在事業(yè)上有所成就的人，都有一個(gè)成功的訣竅：變“閑暇”為“不閑”，也就是不偷清閑。實(shí)際上，在我們的生活和工作中，有不少時(shí)間是零碎的，還有一些時(shí)間是用來等待的，說浪費(fèi)的時(shí)間有20%是不過分的。所以，除了能夠認(rèn)識(shí)到時(shí)間管理的誤區(qū)和掌握一些基本的技巧外，我們還要向大家推薦一些省時(shí)之道。68* 等待的時(shí)候做什么等待的時(shí)候做什么 在一天的活動(dòng)時(shí)間里，你可能常常不管如何精密規(guī)劃的情況下，還是必須等待。乍看之下，這些時(shí)間可能永遠(yuǎn)無法