審計管理操作規(guī)程

1、內部審計檔案管理操作規(guī)程編制日期審核日期批準日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內容修改人審核人批準人第一章 總則第一條 目的為進一步規(guī)范內部審計工作，加強審計檔案工作，確保審計檔案的安全完整，充分發(fā)揮審計檔案的作用，根據上海&&（集團）內部審計制度、檔案管理規(guī)定和保密管理規(guī)定等，制定本規(guī)程。第二條 適用范圍本指引適用于公司審計部。公司旗下的所有子公司的內部審計部門實施審計檔案管理時參照本規(guī)程執(zhí)行。第三條 釋義本規(guī)程涉及的相關術語按以下釋義理解：（一）審計檔案：是指審計部在進行審計監(jiān)督或審計調查活動中直接形成的，具有參考利用價值的以書面或電子介質表達的各種文字、圖表、聲像等不同形式的

2、歷史記錄。（二）審計檔案管理：是指審計部對審計檔案進行的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定、移交和銷毀等工作。第四條 審計檔案種類審計檔案分為如下兩類：（一）審計項目檔案；（二）審計行政檔案。第五條 審計檔案介質審計檔案包括如下介質形式：（一）紙質檔案；（二）電子檔案；（三）聲像檔案。第六條 檔案期限分類審計檔案分為永久性檔案和當期檔案：（一）永久性檔案，是指那些記錄內容相對穩(wěn)定，具有長期使用價值，并對以后審計工作具有重要影響和直接作用的審計檔案；（二）當期檔案，是指那些記錄內容經常變化，只供當期審計使用和下期審計參考的審計檔案。第二章 審計檔案管理的職責第七條 審計助理的職責對于審計部檔案管

3、理，審計助理承擔如下職責：（一）對審計檔案按照項目檔案（按項目分）、行政檔案（按事由和職能相結合分）進行分類管理；（二）對于電子檔案，每月制作紙質檔案，并編制檔案目錄后報送綜合協(xié)調部；（三）對于紙質檔案，按照檔案類別對檔案資料進行編號，編制案卷目錄和卷內目錄裝訂成冊，歸檔目錄電子版月報綜合協(xié)調部；（四）平時在部門內部收集整理行政檔案資料；（五）在審計檔案向綜合協(xié)調部移交前，對審計檔案進行妥善保管，保證檔案的安全和完整；（六）辦理其他單位或部門調閱審計部檔案或工作底稿的相關手續(xù)；（七）對于檔案中無關或重復的資料，進行鑒別，刪除或銷毀無需歸檔或重復歸檔的資料；（八）會同公司檔案管理部門辦理檔案銷毀

4、的相關手續(xù)；（九）公司有關檔案管理的其他職責。（十）每年3月底之前已經辦結的屬于集團層面和4個二級單位層面的審計類文件，做好移交清單，移交綜合協(xié)調部。第八條 項目主審的職責對于審計項目檔案，項目主審承擔如下職責：（一）對主審的項目的檔案資料的完整性、真實性負責；（二）在項目作業(yè)過程中收集并初步整理審計項目檔案資料；（三）在審計項目結束之后，按項目分類進行編碼立卷，并向審計助理移交項目檔案資料。第九條 審計部總經理的職責對于審計檔案管理，審計部總經理的職責是：（一）檔案管理工作規(guī)程的修訂和完善；（二）對檔案的安全和完整負最終責任；（三）其他單位或部門調閱審計部檔案的審批；（四）銷毀審計檔案的審批

5、。第三章 審計檔案管理對象第十條 應歸入審計項目檔案的資料在審計項目實施過程中，如下資料應歸入審計檔案：（一）審計項目立項書； （二）審計項目工作方案或審計計劃；（三）審計通知書；（四）與審計項目有關會議的會議紀要，包括審計進場或退場會議紀要；（五）審計報告各個稿次；（六）審計決定書、審計意見書及審計建議書等；（七）項目實施過程中收集的審計證據；（八）項目實施過程中編制的審計工作底稿；（九）與審計項目有關的請示、報告、批示、詢證函、復函等文件材料；（十）與具體審計項目或審計事項有關的員工來信等舉報材料；（十一）其他應歸入審計項目檔案的文件材料。第十一條 應歸入審計行政檔案的資料在審計管理過程中

6、，如下資料應歸入審計行政檔案：（一）與具體審計項目無關的行政文書，包括集團、下屬單位或其他部門的來文、工作聯(lián)系單、通知等；（二）審計部門綜合管理的資料，包括總結、計劃、例會會議紀要等；（三）部門制度，包括內部審計制度、作業(yè)指引、操作規(guī)程、工作手冊及流程圖等；（四）培訓資料，包括相關的法律法規(guī)、會計審計準則、房地產行業(yè)知識及參加內部或外部業(yè)務培訓的資料；（五）其他，包括公司的制度及操作規(guī)程、作業(yè)指引等。第四章 審計檔案管理的內容和方法第十二條 審計檔案的收集審計檔案的收集包括：（一）審計項目實施過程中對審計項目檔案的收集；（二）審計部日常管理過程中對審計行政檔案的收集。第十三條 審計檔案的收集要

7、求審計項目實施及日常管理過程中，對審計檔案的收集：（一）審計檔案按照完整、精煉、有效的原則進行收集；（二）項目關鍵節(jié)點的文檔要收集齊全；（三）針對特定審計事項的關鍵審計證據要收集完整；（四）審計工作底稿等項目資料在由主審移交審計助理之前應由主審立卷并按單元收集完整；（五）行政檔案由審計助理于平時收集，但審計人員每月要定期向審計助理移交應歸檔的審計行政檔案資料。第十四條 審計檔案的分類管理收集的審計檔案的整理，主要采用分類管理方法：（一）對于審計項目檔案，采用按項目立卷的方法；（二）對與審計行政檔案，采用按性質立卷的方法。第十五條 項目檔案的分項立卷審計項目檔案按如下審計項目類別分別立卷：（一）

8、經營和管理審計項目；（二）績效審計項目；（三）財務審計項目；（四）內部控制審核項目；（五）合規(guī)性審計項目；（六）舞弊審計項目；（七）經濟責任審計項目，包括離任審計項目；（八）重大事項審計項目，包括但不限于企業(yè)重組、清算注銷、并購分立、關聯(lián)交易、重大投資、重大資金運作、大額舉債和對外擔保的專項審計及高風險業(yè)務的審計；（九）各類審計調研及調查項目；（十）根據董事長及審計委員會要求，辦理的其它專項審計項目。第十六條 行政檔案的分性立卷審計行政檔案按如下性質類別分別立卷：（一）審計公文；（二）部門管理；（三）培訓資料；（四）其他。第十七條 項目檔案的立卷編碼審計項目檔案按如下規(guī)則進行編碼立卷：一級編碼

9、一級編碼含義二級編碼二級編碼含義三級編碼三級編碼含義XM項目JYGL經營管理審計JXSJ績效審計CWSJ財務審計QT其他NBKZ內部控制審計NKSH內控審核HGSJ合規(guī)審計WBSJ舞弊審計JJZR經濟責任審計LRSJ離任審計QT其他ZXSJ專項審計QYCZ企業(yè)重組QSZX清算注銷BGFL并購分立GLJY關聯(lián)交易TZDB投資擔保DY調研QT其他第十八條 行政檔案的立卷編碼審計行政檔案按如下規(guī)則進行編碼立卷：一級編碼一級編碼含義二級編碼二級編碼含義三級編碼三級編碼含義XZ行政SJGW審計公文LW來文FW發(fā)文QT其他BMGL部門管理RCWJ日常文件GZZD規(guī)章制度QT其他PXZL培訓資料NBPX內部

10、培訓WBPX外部培訓QT其他第十九條 檔案的立卷歸檔期限審計檔案的立卷期限如下：（一）審計項目在發(fā)布審計報告后一個月內立卷。跨年度的審計項目，在項目審計終結的年度立卷；（二）審計行政檔案分類立卷后應于平時收集，每月末定期歸檔一次。第二十條 卷內排列規(guī)則審計案卷內每份或每組文件之間的排列規(guī)則是：（一）正件在前，附件在后；（二）定稿在前，修改稿在后；（三）批示在前，報告在后；（四）重要文件在前，次要文件在后；（五）匯總性文件在前，原始性文件在后；（六）批復在前，請示在后。第二十一條 介質互換對于檔案的介質按如下規(guī)則進行處理：（一）紙質檔案應該編寫文件頁號、目錄和備考表、填寫卷宗封面后裝訂；（二）電

11、子檔案一般情況下應該同時制作紙質檔案加以管理；（三）如果電子檔案未同時制作紙質檔案，應該在紙質檔案目錄內注明電子檔案的目錄、頁數及存放地點。第二十二條 時間序列除了編碼規(guī)則之外，各案卷應按時間序列立卷歸檔：（一）三級編碼之下，采用日歷年度順序編號，以時間區(qū)分各案卷；（二）卷內文件按照產生的時間逆序編號；第二十三條 檔案保管審計檔案由審計助理妥善保管，保證檔案資料的安全和完整。第二十四條 檔案保管期限審計檔案按如下原則確定保管期限：（一）當期檔案自審計報告簽發(fā)之日起至少保存十年；（二）永久性檔案應長期保存；（三）不再繼續(xù)審計的被審計單位，永久性檔案的保管年限與最近一年當期檔案的保管年限相同。第二

12、十五條 檔案借閱審計檔案一般不對外借閱，必須借閱者應事先經審計部總經理書面批準。調閱存于公司檔案管理部門的審計檔案,須經總裁審批。審計部總經理根據有關項目的性質和內容，決定是否允許復印或摘錄其中的有關內容，借閱者應自行負責因其誤用資料而造成的任何后果。第二十六條 檔案移交每年形成的審計檔案，在審計年度終了后，暫由審計部保管三年，期滿之后，由審計部編制移交清冊，移交公司檔案管理部門統(tǒng)一保管。第二十七條 檔案銷毀銷毀審計檔案，應由公司檔案管理部門會同審計部提出銷毀意見，編制審計檔案銷毀清冊，經公司董事會審計委員會審核同意，并經董事長簽名批準方可實施。實施銷毀時，應由公司檔案管理部門和審計部共同派員

13、監(jiān)銷，并在審計檔案銷毀清冊上簽名。審計檔案銷毀清冊應永久保存。第五章 附則第二十八條 解釋本規(guī)程由公司審計部負責解釋。第二十九條 修訂本規(guī)程應根據法律法規(guī)及公司經營管理等實際情況的變化，由公司審計部在董事會審計委員會的指導下適時修訂完善。第三十條 施行日期本規(guī)程自公布之日起施行。附件：卷內目錄順序號文件作者文號文件日期標題所在張?zhí)杺渥淇急砭韮任募垟稻韮任募嘘P情況說明：立卷人歸檔人立卷日期歸檔日期全宗號目錄號案卷號（卷宗名稱）（類名）自 年 月 日起至 年 月 日止卷內張數保管期限歸檔時的案卷號：全宗號目錄號案卷號案卷目錄順序號歸檔時的案卷號案卷標題起止日期張數保管期限備注案卷目錄封面卷宗號目錄號年 度案 卷 目 錄案卷目錄目次案卷順序號年度類別名稱起止