關(guān)于開展社會保險業(yè)務(wù)檔案管理達標驗收工作自查情況的報告

1、 關(guān)于開展社會保險業(yè)務(wù)檔案管理達標驗收工作自查情況的報告xxx市xxx區(qū)社會保險局 關(guān)于開展社會保險業(yè)務(wù)檔案管理達標驗收工作自查情況的報告市社會保險業(yè)務(wù)檔案管理達標驗收工作領(lǐng)導小組：按照市人力社保局、市檔案局關(guān)于開展社會保險業(yè)務(wù)檔案管理達標驗收工作的通知（渝人社發(fā)2015136號）精神，結(jié)合社會保險業(yè)務(wù)檔案達標驗收內(nèi)容和標準，我局高度重視，精心組織，完善檔案管理制度，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，規(guī)范檔案收集整理，充分有效利用服務(wù)，達到了社保業(yè)務(wù)檔案驗收要求，現(xiàn)將我局社會保險業(yè)務(wù)檔案管理達標驗收自查情況報告如下：一、組織管理（一）管理辦法1.制定了社保業(yè)務(wù)檔案管理辦法。我局根據(jù)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試

2、行）（人力資源和社會保障部、國家檔案局第3號令），以及市人力社保局、檔案局下發(fā)的重慶市社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）（渝人社發(fā)2015135號）等規(guī)定，結(jié)合工作實際，制定了重慶市xxx區(qū)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）（涪社保發(fā)20157號）。2.明確了社保業(yè)務(wù)檔案管理工作的分管領(lǐng)導和工作部門。為加強社保業(yè)務(wù)檔案管理工作的領(lǐng)導，我局成立了以局長為組長，副局長為副組長，各科室負責人為成員的“重慶市xxx區(qū)社保局社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作領(lǐng)導小組”（涪社保函20155號）和“重慶市xxx區(qū)社保局社會保險業(yè)務(wù)檔案達標驗收工作領(lǐng)導小組”（涪社保函201514號），明確由辦公室具體負責社保業(yè)務(wù)檔案管理日

3、常事務(wù)工作和業(yè)務(wù)檔案達標驗收工作。各業(yè)務(wù)科室確定1名兼職檔案工作人員，具體負責本科室業(yè)務(wù)檔案管理工作的相關(guān)事務(wù)。3.將社保業(yè)務(wù)檔案管理工作納入了重要工作議事日程。我局歷來對社保業(yè)務(wù)檔案管理工作高度重視，年初社保經(jīng)辦工作要點（涪社保發(fā)20157號）明確提出社保業(yè)務(wù)檔案管理工作計劃，同時多次召開局長辦公會和局辦公會議專題研究部署檔案管理工作（見辦公會議記錄），分管領(lǐng)導定期或不定期檢查檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時研究解決，年終將業(yè)務(wù)檔案管理工作納入全局工作目標考核，并認真進行總結(jié)，做到了年初有布置，平時有檢查，年終有總結(jié)考核。4.將業(yè)務(wù)檔案工作納入了單位年度工作計劃和發(fā)展規(guī)劃。我局已將業(yè)務(wù)檔案管理工作

4、納入了年度工作計劃，把此項工作列為單位重點工作之一，寫入年初社保經(jīng)辦工作要點。同時，結(jié)合人力資源和社會保障事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃，制定了社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)展規(guī)劃（涪社保發(fā)20155號）。此項標準分5分，自查得分5分。（二）檔案人員1.配備了專兼職檔案工作人員。我局現(xiàn)有專兼職檔案工作人員13人，其中局辦公室配有專職檔案工作人員3人，各業(yè)務(wù)科室配有兼職檔案工作人員共10人。檔案工作人員數(shù)量能夠適應(yīng)業(yè)務(wù)檔案工作任務(wù)的需要（見檔案人員花名冊）。2.檔案工作人員遵章守紀。我局建立健全了檔案管理各項規(guī)章制度，規(guī)范了工作流程，明確了工作職責，制定了管理措施，檔案管理人員忠于職守，遵紀守法，嚴格按制度

5、辦事，未發(fā)生違反檔案法律法規(guī)的行為。3.檔案工作人員具有大專文化。我局13名專兼職檔案工作人員均具有大專文化以上學歷，其中本科學歷6人，大專學歷7人。4.檔案工作人員隊伍穩(wěn)定。我局自建立了新的業(yè)務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)后，保證了檔案管理工作人員的相對穩(wěn)定。目前，我局3名專職檔案工作人員中，從事檔案管理工作4年以上1人，1年以上2人。10名兼職檔案人員均從事檔案管理工作1年以上。5.檔案工作人員積極參加學習培訓。為不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，我局有計劃地組織了專兼職檔案人員業(yè)務(wù)培訓。每年選派部分人員參加區(qū)檔案局組織的學習培訓，共培訓10人次，參加市局業(yè)務(wù)檔案培訓3人次，到*區(qū)學習交流1次（4人）

6、，到市局檔案管理科學習交流1次（4人），我局組織各科室負責人和專兼職檔案工作人員參加 “檔案軟件操作培訓”2次，組織全局職工參加“社會保險業(yè)務(wù)檔案培訓”1次（見學習培訓記錄）。此項標準分8分，自查得分8分。（三）管理措施1.崗位職責。我局制定了重慶市xxx區(qū)社會保險局檔案管理崗位職責（涪社保發(fā)20154號），明確了主要領(lǐng)導、分管領(lǐng)導、各科室負責人、專職檔案管理員、兼職檔案管理員崗位職責。2.工作流程。我局制定了重慶市xxx區(qū)社會保險局業(yè)務(wù)檔案整理歸檔工作流程（涪社保發(fā)20158號），在檔案室顯目位置上墻，實現(xiàn)了檔案管理工作的條理性、規(guī)范性，增強了檔案管理工作的透明性和可操作性。3.經(jīng)辦流程。我

7、局嚴格按照市局制定的養(yǎng)老、工傷、生育保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦操作規(guī)程，將業(yè)務(wù)檔案收集歸檔列入各項具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作程序，對每項具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦資料依序收集歸檔，確保每項經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料歸檔齊全完整。4.獎懲考核。我局將檔案管理工作與分管領(lǐng)導、科室負責人、業(yè)務(wù)檔案管理人員、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員年度考核評比掛鉤。對全面完成檔案管理工作目標任務(wù)的，年終依據(jù)本局有關(guān)規(guī)定進行表彰，并在評先評優(yōu)、提職晉級等方面給予優(yōu)先考慮；對違反檔案管理制度，未按規(guī)定立卷歸檔或未按時限要求移交檔案等，實行一票否決，取消所在科室和相關(guān)責任人年度評優(yōu)評先資格，并追究相關(guān)科室負責人及工作人員責任。5.監(jiān)督指導。我局印發(fā)的重慶市xxx區(qū)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦

8、法（試行）第二十六條中明確了“各街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)社保所涉及的社會保險業(yè)務(wù)檔案，由區(qū)社保局進行監(jiān)督和指導，確保檔案的完整與安全”。同時，我局定期對各街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)社保所的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案進行監(jiān)督指導，并將城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作作為對各街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)社保所年終考核的條件之一。此項標準分7分，自查得分7分。二、設(shè)施建設(shè)（一）檔案用房1.檔案專用庫房。為適應(yīng)檔案管理工作的需要，我局于2015年8月即開始規(guī)劃改建檔案室，改建后，我局檔案專用庫房面積為300平方米，能夠容納接收全部社會保險業(yè)務(wù)檔案。2.業(yè)務(wù)檔案庫房面積。我局現(xiàn)有檔案專用庫房300平方米，其中200平方米用于存放業(yè)務(wù)檔案。目前，業(yè)務(wù)檔案

9、存放量為365245件（卷、冊）17244盒，庫房面積符合達標規(guī)定的標準。3.檔案庫房安全管理。我局檔案庫房安裝了防火防盜門、全球監(jiān)控攝像頭、吸頂式中央空調(diào)、除濕機、溫濕度表、除塵器、臭氧消毒機、防磁柜、落地式氣溶膠自動滅火裝置、消防報警監(jiān)控系統(tǒng)等設(shè)施設(shè)備，為檔案庫房安全提供了有力保證。因此，檔案庫房不存在安全隱患。4.檔案庫房衛(wèi)生。按照我局檔案庫房安全管理制度和檔案管理巡視檢查制度對檔案庫房衛(wèi)生提出的明確管理要求，我局檔案庫房無雜物堆放，定期或不定期打掃衛(wèi)生，常年保持庫房整潔、干凈。5.檔案室區(qū)域劃分。我局檔案室劃分為檔案人員辦公室、檔案查閱室、檔案整理室和檔案庫房4個區(qū)域，實現(xiàn)了庫房、辦公

10、室、查閱室三分開。此項標準分10分，自查得分10分。（二）檔案用具1.業(yè)務(wù)檔案柜架。我局檔案室?guī)旆堪惭b的是檔案密集架，共71列，其中6列用于存放文書檔案，12列用于存放會計檔案，11列用于存放企業(yè)退休人員檔案，33列用于存放2015年（含）前的社保業(yè)務(wù)檔案，9列用于存放2015年（含）及以后的社保業(yè)務(wù)檔案。2.業(yè)務(wù)檔案備用柜架。我局存放2015年（含）及以后的社保業(yè)務(wù)檔案所用的9列檔案密集架，目前只使用了1列，其余8列作為備用柜架。3.檔案裝具。我局使用的業(yè)務(wù)檔案裝具分兩類，前一類為2015年（含）以前的業(yè)務(wù)檔案，其檔案盒規(guī)格為340mmX240mmX40mm，主要考慮的是便于裝個人養(yǎng)老保險、

11、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險和“三類人員”養(yǎng)老保險產(chǎn)生的用檔案袋所裝的人頭檔案。另一類為2015年（含）以后的業(yè)務(wù)檔案，其檔案盒式樣嚴格按照重慶市社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）的規(guī)定和要求進行印制。檔案盒規(guī)格為310mmX220mmX60mm，正面有“重慶市*區(qū)社會保險局”標識，背脊和封面印有全宗號、年度、類別、保管期限、起止件號、盒號等信息。符合國家和市上有關(guān)規(guī)定。此項標準分5分，自查得分5分。（三）設(shè)施設(shè)備1.“九防”要求。我局檔案保管達到了“九防”要求。一是庫房安裝了防火防盜門，庫房內(nèi)安裝了2臺全球監(jiān)控攝像頭，達到了防盜要求；二是檔案庫房設(shè)在底樓，防止了陽光直射和紫外線輻射，達到了防光要求；三是庫

12、房四周設(shè)有通風口，安裝了4臺吸頂式中央空調(diào)，達到了通風和防高溫的要求；四是庫房內(nèi)配備了8臺落地式氣溶膠自動滅火裝置，安裝了消防報警監(jiān)控系統(tǒng)，達到了防火要求；五是地磚下鋪設(shè)了防潮層，安裝了6臺除濕機，加上4臺吸頂式中央空調(diào)，達到了防潮要求；六是配備了吸塵器，達到了防塵要求；七是配備了防磁柜，達到了防磁要求；八是定期投放滅鼠藥，達到了防鼠要求；九是配備了臭氧消毒機，加上定期投放殺蟲藥，達到了防蟲要求。2.辦公設(shè)施設(shè)備。我局檔案室辦公設(shè)施設(shè)備齊備，包括6臺計算機、2臺打印機、2臺掃描儀、1臺復印機、1臺多功能鉆孔裝訂機、2臺移動式DVD光盤刻錄機、1臺數(shù)碼攝像機和1臺數(shù)碼照相機，滿足檔案管理工作需要

13、。3.檔案管理軟件。為實現(xiàn)檔案管理信息化和數(shù)字化，促進辦公自動化，我局購買了科怡檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件，用于業(yè)務(wù)檔案信息化管理，實現(xiàn)了辦公自動化。此項標準分10分，自查得分10分。三、專業(yè)建設(shè)（一）相關(guān)制度為加強檔案管理工作，使檔案工作做到有章可循、有據(jù)可依，我局根據(jù)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）（人力社保部、國家檔案局第3號令）和重慶市社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）（渝人社發(fā)2015135號）等規(guī)定文件精神，先后制定了重慶市xxx區(qū)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）（涪社保發(fā)20157號）、重慶市xxx區(qū)社會保險局檔案管理崗位職責（涪社保發(fā)20154號）、檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案

14、保密制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案交接制度、檔案查閱利用制度、檔案庫房安全管理制度、檔案設(shè)備維護使用制度、檔案管理巡視檢查制度、業(yè)務(wù)檔案內(nèi)部控制管理制度等檔案管理制度和工作職責，制定了重慶市xxx區(qū)社會保險局業(yè)務(wù)檔案分類實施方案（涪社保發(fā)20159號）、重慶市xxx區(qū)社會保險業(yè)務(wù)檔案整理歸檔工作流程（涪社保發(fā)20158號）、重慶市xxx區(qū)社會保險局檔案立卷說明、重慶市xxx區(qū)社會保險局檔案材料歸檔和不歸檔的范圍等工作規(guī)范，推動了全局檔案工作的有序開展。此項標準分5分，自查得分5分。（二）歸檔1.業(yè)務(wù)檔案歸檔工作。我局2015年業(yè)務(wù)檔案歸檔工作在今年一季度前已完成。6月初重慶市社會保

15、險業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）出臺后，我局按照新辦法規(guī)定和市局要求，對2015年業(yè)務(wù)檔案進行了整改，于9月下旬完成了歸檔入庫工作。2.業(yè)務(wù)檔案移交工作。我局業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中形成的檔案材料，均由各業(yè)務(wù)科室統(tǒng)一整理、裝訂、組盒、錄入。當年整理好的業(yè)務(wù)檔案、檔案目錄及電子數(shù)據(jù)清單造冊后，在次年一季度前移交局辦公室，辦公室驗收后入庫上架（見檔案移交清單）。3.平時按件整理工作。我局嚴格執(zhí)行了重慶市xxx區(qū)社會保險業(yè)務(wù)檔案整理歸檔工作流程，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員堅持每件業(yè)務(wù)辦理完畢即及時將該業(yè)務(wù)資料收集齊全，按照主表在前、附件在后；審核結(jié)果在前、依據(jù)在后；重要憑證材料在前、次要在后的要求用不銹鋼釘（兩顆）裝訂成件，定期

16、交本科室兼職檔案人員分類保管。在按件整理中，各業(yè)務(wù)科室負責人、專兼職檔案人員根據(jù)工作職責，隨時對業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進行檢查、指導、督促，以確保業(yè)務(wù)檔案資料的齊全、完整和安全。此項標準分7分，自查得分7分。（三）收集1.業(yè)務(wù)檔案資料收集。通過專兼職檔案管理人員的嚴格管理，我局業(yè)務(wù)檔案資料實現(xiàn)了隨時收集，及時整理，定期移交，保證了檔案資料的齊全完整。2.業(yè)務(wù)檔案電子文件收集。按檔案管理規(guī)定，我局業(yè)務(wù)經(jīng)辦環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的有關(guān)信息數(shù)據(jù)定期制作成光盤，移交局辦公室歸檔管理。目前，業(yè)務(wù)臺賬和計算機數(shù)據(jù)均實現(xiàn)了光盤保存，歸檔的光盤存放于防磁柜內(nèi)，共有業(yè)務(wù)檔案電子光盤49張。此項標準分6分，自查得分6分。（四）整理1.

17、業(yè)務(wù)檔案整理。我局嚴格按照市局下發(fā)的重慶市社保業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)范（試行）、社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限和重慶市xxx區(qū)社會保險業(yè)務(wù)檔案整理歸檔工作流程的規(guī)定和要求，對2015年度業(yè)務(wù)檔案進行了整改。重新整理后的業(yè)務(wù)檔案，其“件”的組成和件內(nèi)文件材料排列合理，保管期限劃分準確，歸檔章蓋制、檔案盒封面填寫、備考表填寫規(guī)范，裝訂結(jié)實完整。同時，我局對新辦法出*按老辦法整理的業(yè)務(wù)檔案進行了清理，規(guī)范了檔案盒裝具，使之達到了整齊劃一、美觀整潔。2.業(yè)務(wù)檔案分類上架。我局2015年（含）前業(yè)務(wù)檔案按照“科室險種”分類整理上架，2015年（含）及以后的業(yè)務(wù)檔案按照新辦法規(guī)定的“年度類別”分類整理上架。目

18、前，我局除2015年正在收集整理的業(yè)務(wù)檔案外，其余業(yè)務(wù)檔案分別按要求分類整理后，移交局檔案室集中統(tǒng)一保管，不存在業(yè)務(wù)檔案零散存放問題。3.業(yè)務(wù)檔案排列存放。我局制定了重慶市xxx區(qū)社會保險業(yè)務(wù)檔案分類實施方案（涪社保發(fā)20159號），業(yè)務(wù)檔案上架按照“年度類別保管期限險種”進行分類排列存放，符合重慶市社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）規(guī)定。此項標準分10分，自查得分10分。（五）保管1.全宗卷。區(qū)檔案局為我局分配的全宗號為“160”。為建立規(guī)范的全宗卷，在區(qū)檔案局的指導下，我局編寫了全宗介紹、組織機構(gòu)沿革、分類方案、檔案整理說明、歸檔范圍與保管期限等資料，建立了檔案人員、檔案接收、檔案數(shù)量、檔案

19、設(shè)備等檔案統(tǒng)計臺帳。2.業(yè)務(wù)檔案存放示意圖。我局按檔案存放順序制作了重慶市xxx區(qū)社會保險局檔案存放示意圖，按照要求在檔案庫房內(nèi)懸掛上墻。3.庫房溫濕度。為及時掌握檔案庫房溫濕度情況，我局在庫房內(nèi)四周配置了4臺電子溫濕度計表，由專職檔案人員每天檢查并做好溫濕度記錄；為控制好庫房內(nèi)溫濕度，保持庫房通風良好，我們還配備了4臺吸頂式中央空調(diào)，6臺除濕機，保證了庫房溫度和相對濕度在國家規(guī)定標準范圍之內(nèi)。4.檔案檢查。我局專職檔案員嚴格執(zhí)行檔案保管制度規(guī)定，定期對庫房檔案進行全面檢查、清點，避免檔案破損、丟失、霉變等問題的發(fā)生。5.檔案修復。我局在檔案整理工作中，對需要修復的業(yè)務(wù)檔案材料及時進行了修復和

20、托裱，采取了有效的保護措施，保證了檔案材料的整潔、完整。此項標準分5分，自查得分5分。（六）鑒定銷毀統(tǒng)計1.鑒定機構(gòu)。我局成立了社會保險業(yè)務(wù)檔案鑒定工作領(lǐng)導小組（涪社保函20156號），負責檔案鑒定銷毀工作。2.業(yè)務(wù)檔案鑒定銷毀。我局建立了檔案鑒定銷毀制度，對超過保管期限的會計憑證檔案，經(jīng)請示區(qū)審計局、財政局答復，暫不能作銷毀處理。對超過保管期限的業(yè)務(wù)檔案，我局擬在規(guī)范工作和達標驗收工作完成后，組織人員按照鑒定銷毀程序進行清理、鑒定，對有保存價值需繼續(xù)保存的檔案重新確定保管年限，對應(yīng)銷毀的檔案建立檔案銷毀清冊后，按規(guī)定銷毀備案。3.業(yè)務(wù)檔案登記臺賬。我局嚴格執(zhí)行了檔案交接制度、檔案查閱利用制度

21、和檔案統(tǒng)計制度，做到了業(yè)務(wù)檔案進出登記及時，統(tǒng)計臺賬數(shù)據(jù)準確，賬物相符。2015年檔案室共接收業(yè)務(wù)檔案365245件（卷、冊）17244盒，其中，2015年（含）前業(yè)務(wù)檔案335223件（卷、冊）16576盒，2015年度業(yè)務(wù)檔案30022件668盒。4.業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)計報表。我局建立了業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)計表、各類別業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)計表、全局檔案統(tǒng)計表、歷年檔案統(tǒng)計表、檔案設(shè)施設(shè)備登記表、檔案接收登記表、檔案異動登記表，報表符合要求。此項標準分4分，自查得分4分。（七）移交1.檔案移交。我局文書檔案按規(guī)定已向區(qū)檔案局作了移交，業(yè)務(wù)檔案經(jīng)請示區(qū)檔案局同意，暫不向區(qū)檔案館移交。2.檔案移交手續(xù)。因區(qū)檔案館場地受限，

22、加之全市未對社保業(yè)務(wù)檔案移交作出統(tǒng)一規(guī)定，因此，我局尚未向區(qū)檔案館移交業(yè)務(wù)檔案，暫無移交手續(xù)。3.人員調(diào)動移交手續(xù)。我局檔案管理員崗位職責中明確規(guī)定，“檔案員工作調(diào)動或離崗，要及時履行交接手續(xù)?！钡侥壳盀橹梗揖謾n案管理人員未發(fā)生工作調(diào)動情況。此項標準分3分，自查得分3分。四、利用服務(wù)（一）檢索工具1.歸檔文件目錄。我局的檔案管理信息系統(tǒng)軟件具有強大的檢索功能，我們利用計算機軟件對庫藏檔案按照不同門類、載體和保管期限分別編制了歸檔文件目錄。2.計算機管理。我局室藏檔案全部實現(xiàn)了計算機管理，通過檔案管理信息系統(tǒng)可以檢索各類業(yè)務(wù)檔案。3.歸檔文件目錄打印。為滿足檔案管理的需要，我局按重慶市社保業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)范（試行）規(guī)定的“社保業(yè)務(wù)檔案歸檔文件目錄”格式和內(nèi)容，編制打印了各年度的紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案歸檔文件目錄。4.歸檔文件目錄內(nèi)容。我局編制的歸檔文件目錄項目包括件號、責任者、代碼、題名、日期、頁數(shù)和備注等7項內(nèi)容，符合重慶市社保業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)范（試行）的規(guī)定和要求。5.電子化管理。我局配備了2臺掃描儀，從今年1月份起開始啟動了業(yè)務(wù)檔案電子掃描工作。但由于該項工作需耗費大量人力、財力、物力，而社保經(jīng)辦工作任務(wù)繁重，經(jīng)費緊張，人員不足等原因，業(yè)務(wù)檔案電子掃描工作進展緩慢。目前，我局正積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門，爭取人員和經(jīng)費的支持，以推動業(yè)務(wù)檔案電子掃描工作，盡快實