標(biāo)準(zhǔn)平行文模板制作技術(shù)規(guī)范6

1、有限公司標(biāo)準(zhǔn)行政公文模板制作技術(shù)規(guī)范1 .范圍本規(guī)范適用于云南XXXXXX有限公制發(fā)的基于DOC的電子 公文。本規(guī)范規(guī)定了云南xxxxxx有限公司制發(fā)的基于DOC的電 子公文的顯現(xiàn)格式。2 .規(guī)范性引用文件國家行政機關(guān)公文格式國家行政機關(guān)公文格式條文釋義國家行政機關(guān)公文處理辦法中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例3,術(shù)語和定義3.1 GB/T 9704-1999國家行政機關(guān)公文格式、國發(fā)200023 號國家行政機關(guān)公文處理辦法、中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例 中確立的術(shù)語和定義均適用于本規(guī)范。3.2 Office2003-Microsoft Word 操作系統(tǒng)中確立的術(shù)語和定 義均適用于本規(guī)范。4,模板制作

2、規(guī)范4.1 進入界面進入Microsoft Word 操作界面4.2 頁面設(shè)置第一步：選擇“文件一一頁面設(shè)置”菜單項第二步：設(shè)置頁邊距選項卡頁邊距：上：30mm 下：35mm 左：28mm 右：26mm頁眉：15mm 頁腳：28mm第三步：設(shè)置紙型選項卡紙型：A4 寬度：210mm 高度:297 mm 方向：縱向 第四步：設(shè)置版式選項卡節(jié)的起始位置：新建頁頁眉和頁腳：”奇偶頁不同”、“首頁不同”選項前打。垂直對齊方式：頂端第五步：設(shè)置文檔網(wǎng)格選項卡選擇“指定行網(wǎng)絡(luò)和字符網(wǎng)絡(luò)”文字排列：橫排每行：28個字符 跨度：15.55磅每頁：22行 跨度：28.65磅字體設(shè)置：中文字體：設(shè)仿宋 字形：常規(guī)

3、 字號：三號西文字體：Times New Roman4.3 插入頁碼第一步：選擇“插入一一頁碼”菜單項第二步：頁碼屬性設(shè)置位置：頁面底端（頁腳）對齊方式：“外側(cè)”首頁不顯示頁碼第三步："選擇“視圖一一頁眉和頁腳”菜單項頁腳設(shè)置：奇數(shù)頁頁碼位置：頁腳靠右空一個漢字偶數(shù)頁頁碼位置：頁腳靠左空一個漢字頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線，頁碼字號設(shè)置成“四號”，字體為“仿宋”。4.4 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識制作第一步：選擇“插入一一文本框一一橫排”菜單項鼠標(biāo)變成“+”，在Word版面上單擊鼠標(biāo)左鍵，插入一個文本 框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機關(guān)標(biāo)識。第二步：文本框?qū)傩栽O(shè)置選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵，進入“設(shè)

4、置文本框格式”選項卡。 顏色和線條選項卡：顏色：無填充顏色 大小選項卡：高度：21 mm 寬度：156mm注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。版式選項卡：單擊“高級”按鈕水平對齊：對齊方式：居中 度量依據(jù)：頁面垂直對齊：絕對位置：頁邊距 下側(cè)：0mm一 2一文本框選項卡：上、下、左、右設(shè)置成0mm第三步：紅頭設(shè)置選中文本框內(nèi)的全部文字，文字排列：居中，顏色：紅色，字體: 小標(biāo)宋體，字號根據(jù)文本框內(nèi)字?jǐn)?shù)多少設(shè)置，但要盡量充滿該文本框。4.5 武文紅線制作選擇“視圖”一一“工具欄”一一“繪圖”菜單項目，單擊“繪 圖”工具條的直線工具，鼠標(biāo)會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的 Shift鍵，右手拖動鼠標(biāo)從

5、左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊 鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進行設(shè)置。4.5.1 武文線制作第一步：選擇“顏色和線條”選項卡，“顏色”設(shè)置為“紅色”； “虛實”設(shè)置為“實線”；“線型”設(shè)置為“武文線”；“粗線”設(shè)置 為 “5.25 磅”。第二步：選擇“大小”選項卡，“寬度”設(shè)置為“170mm'。第三步：選擇“版式”選項卡，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“絕對位置”，“左側(cè)”設(shè)置成“-7 mm ,垂直 對齊：“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”，“下側(cè)” ：25mm（發(fā)文機 關(guān)標(biāo)識下4mm。注：21mm （發(fā)文機關(guān)標(biāo)識文本框高度） +4 mm =25

6、mm4.5.2 文武線制作第一步：選擇“顏色和線條”選項卡，“顏色”設(shè)置為“紅色”； “虛實”設(shè)置為“實線”；“線型”設(shè)置為“文武線”；“粗線”設(shè)置 為 “5.25 磅”。第二步：選擇“大小”選項卡，“寬度”設(shè)置為“170mm'。第三步：選擇“版式”選項卡，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“絕對位置”，“左側(cè)”設(shè)置成“-7 mm ,垂直 對齊：“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”，“下側(cè)” ：247mm注：297mm-30mm-20mm=247mm4.6 發(fā)文字號制作第一步：選擇“插入一一文本框一一橫排”菜單項鼠標(biāo)變成“+”，在Word版面上單擊鼠標(biāo)左鍵，插入一個文本 框，在該文

7、本框內(nèi)輸入發(fā)文字號。第二步：選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵，進入“設(shè)置文本框格式”選項卡設(shè)置文本框?qū)傩?。顏色和線條選項卡：顏色：無填充顏色大小選項卡：高度：10mm 寬度：156mm注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。版式選項卡：單擊“高級”按鈕水平對齊：絕對位置：頁邊距 左則：0mm垂直對齊：絕對位置：頁邊距 下側(cè)：34 mm注：21mm （發(fā)文機關(guān)標(biāo)識文本寬高度）+20mm （發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行位置，按3 號仿宋字高度約為20mm ） =41mm文本框選項卡：上、下、左、右設(shè)置成0mm第三步：發(fā)文字號設(shè)置發(fā)文字號用3號仿宋體字；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份 應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號”"

8、括入；序號不編虛位（即1不編為001）, 不加“第”字。發(fā)文字號文本框內(nèi)居中排列。4.7 標(biāo)題在發(fā)文字號后空兩行位置用2號小標(biāo)宋簡體字加粗輸入內(nèi)容，并 進行段落調(diào)整?？蛇x定標(biāo)題后，點擊鼠標(biāo)右鍵，彈出對話框，單擊“段 落”，再彈出一個對話框，選擇“行距：固定值；設(shè)置值：40磅”（即 以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離為一基準(zhǔn)行）。4.8 主送機關(guān)標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格； 最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。4.9 正文主送機關(guān)下一行空2個字位置，用3號仿宋輸入正文內(nèi)容，數(shù)字、 年份不能回行。正文段落調(diào)整。將全部正文選定，用調(diào)整標(biāo)題行距的辦法進行正 文段落調(diào)整，但

9、正文的設(shè)置值為28磅（即以3號字高度加3號字高 度7/7倍的距離為一基準(zhǔn)行）。4.10 附件正文之后空一行并空2個字位置用3號仿宋字標(biāo)識附件，后標(biāo)全 角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。如“附件：1.X X X X"。附件名稱后不用標(biāo)點符號。裝訂在正文中的附件還應(yīng)在左上角第 1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號，這里的“附件”后不能用冒號。4.11 成文時間行政公文成文時間用漢字將年、月、日標(biāo)全，三號仿宋體字，右 空四個字的距離，“零”寫為附件后（無附件則在正文后）空3行位置（如果是辦公室文件則 空2行即可）輸入成文日期，右空4個字?？刹捎貌迦朕k法，單擊 word “插入”，

10、選擇并點擊“日期和時間”，彈出對話框，選擇“語 言：中文（中國）。4.12 版記制作在文檔的最后插入一個表格，選擇“表格”菜單一“插入”-“表 格”，插入一個1歹U 3行的表格，選中表格，右鍵一表格屬性-“表 格”選項卡，“對齊方式”設(shè)置為“居中”；單擊“邊框和底紋”按鈕, 在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消。4.13 主題詞選擇“表格”一一“插入”一一“表格”，選中表格，單擊鼠標(biāo) 右鍵一一表格屬性一一“表格”選項卡，“對齊方式”設(shè)置為“居 中”；然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預(yù)覽”窗口中將每行的下 線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內(nèi)容：主題詞用三號黑體， 居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全

11、角冒號；主題詞詞目用三號小標(biāo)宋，詞目之間 空1字；抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。4.14 抄送主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全 角冒號；回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；抄送單位之間用逗號隔開， 最后用句號結(jié)束，如果抄送單位不只一行，則對齊第一個抄送單位的 位置排列。4.15 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號 仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。在抄送機 關(guān)下一行空1字位置用3號仿宋輸入印發(fā)機關(guān)；在同一行右空1字用 3號仿宋輸入阿拉伯印刷日期。每項內(nèi)容之間用反線隔開，最后一項 內(nèi)容下面同時要加上反線，反線的長度同版心寬度。5.保存模板文件單擊“文件”一“保存”，“保存類型