工作管理與ERP系統(tǒng)的應(yīng)用

1、工作流管理與 ERP 系統(tǒng)應(yīng)用方案蔣明煒、戴寶純、吳英現(xiàn)行 ERP 系統(tǒng)存在的問題用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)， 用信息化帶動工業(yè)化， 實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展， 己成為 我們的國策。制造業(yè)信息化，特別是管理信息化，受到國家和企業(yè)的高度重視。 應(yīng)用 ERP 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)制造業(yè)企業(yè)的管理信息化這也成為人們的共識。傳統(tǒng)ERP為制造業(yè)企業(yè)產(chǎn)供銷人財(cái)物的管理提供了一整套優(yōu)化企業(yè)資源利 用，集物流、信息流、資金流為一體的現(xiàn)代化管理工具。但是它在過程集成和企 業(yè)間集成方面存在不足。具體表現(xiàn)在：1. 傳統(tǒng) ERP 是一個面向功能的事務(wù)處理系統(tǒng)。它為業(yè)務(wù)人員提供了豐富的 業(yè)務(wù)處理功能， 但是每個業(yè)務(wù)處理都不是孤立的， 它一定與其

2、它部門、 其 它人、其它事務(wù)有關(guān)，這就構(gòu)成了一個業(yè)務(wù)流程。傳統(tǒng) ERP對這個業(yè)務(wù) 流程缺乏有效的控制和管理。一些業(yè)務(wù)流程被寫死在程序里，非此及彼， 必須按其執(zhí)行，否則就要修改程序。許多流程是由人工離線完成的。 ERP 產(chǎn)生了許多報(bào)表、文件被打印裝訂成冊，按流程規(guī)定交給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。 這樣的工作方式把企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)放在了系統(tǒng)之外。他們進(jìn)不進(jìn)入系統(tǒng)都無所 謂，即使進(jìn)入系統(tǒng)也只是查詢企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營信息， 而不是用系統(tǒng)來行使領(lǐng) 導(dǎo)職能。其后果之一是，領(lǐng)導(dǎo)置于系統(tǒng)之外，他們不關(guān)心系統(tǒng)的運(yùn)行，使 系統(tǒng)的實(shí)施效果大打折扣。 其二，信息化本該向無紙化方向發(fā)展， 一切信 息都己存放在系統(tǒng)之中，完全可以通過在線電腦進(jìn)行查

3、詢和處理辦公業(yè) 務(wù)。但是由于沒有業(yè)務(wù)流程的控制， 業(yè)務(wù)人員必須把需要領(lǐng)導(dǎo)審批的報(bào)表、 報(bào)告、文件經(jīng)過打印裝禎成冊，呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。從而使得現(xiàn)行 ERP 系統(tǒng)不是省紙化、無紙化，而是多紙化、好紙化。這不僅增加了系統(tǒng)的運(yùn) 行成本，而且大大降低了辦公效率， 降低了業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、 規(guī)范化的管 理和控制。2. 固化的業(yè)務(wù)流程， 非常不利于業(yè)務(wù)流程的改變。 大家都知道， 我國企業(yè)正 在從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變， 從區(qū)域經(jīng)濟(jì)向世界經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變， 由傳統(tǒng)制造 向敏捷制造、 虛擬制造發(fā)展。 為了應(yīng)對激烈的競爭環(huán)境， 企業(yè)要不斷地改 進(jìn)自己的管理， 實(shí)施流程再造。 這一切都意味著企業(yè)的業(yè)務(wù)流程是不斷改 變的。所以

4、傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)必須是功能可重構(gòu)、流程可改變、高度柔性的 系統(tǒng)。為此將工作流管理技術(shù)引入 ERP 系統(tǒng)就成為必然的結(jié)果。二工作流管理的相關(guān)基本概念工作流的概念起源于生產(chǎn)組織和辦公自動化領(lǐng)域。 他是針對日常工作中具有 固定程序的活動而提出的一個概念。 目的是通過將一個具體的工作分解成多個任 務(wù)、角色，通過一定的規(guī)則和過程，約束這些任務(wù)的執(zhí)行和監(jiān)控，達(dá)到提高企業(yè) 生產(chǎn)經(jīng)營管理水平。 在20世紀(jì) 80年代中期發(fā)展起來的工作流技術(shù)為企業(yè)更好地 實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)提供了先進(jìn)的手段。 90 年代隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，該技 術(shù)得到了快速地發(fā)展，特別是在生產(chǎn)制造業(yè)領(lǐng)域，結(jié)合先進(jìn)的ERP應(yīng)用系統(tǒng)得到較好地應(yīng)用。1

5、. 工作流的基本概念和定義1993年工作流管理聯(lián)盟成立，制定了相關(guān)的系列標(biāo)準(zhǔn)，同時給出了 工作流的定義是："工作流是一類能夠完全或者部分自動執(zhí)行的經(jīng)營過程， 它根據(jù)一系列過程規(guī)則、文檔、信息或任務(wù)能夠在不同的執(zhí)行者之間進(jìn)行 傳遞與執(zhí)行"。當(dāng)然，還有其他的一些定義，但基本上都說明"工作流是經(jīng) 營過程的一個計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)，而工作流管理系統(tǒng)則是這一實(shí)現(xiàn)的軟件環(huán)境"。使用工作流來作為經(jīng)營過程的實(shí)現(xiàn)技術(shù)，首先要求工作流系統(tǒng)能夠 反映經(jīng)營過程的如下幾個方面的問題：經(jīng)營過程是什么（活動、任務(wù)）、 怎么做（條件、規(guī)則）、由誰來做（組織、角色）、做的怎樣（監(jiān)控）。工作流管理系

6、統(tǒng)的定義是："工作流管理系統(tǒng)是一個軟件系統(tǒng)，它完 成工作流的定義和管理，并按照在計(jì)算機(jī)中預(yù)先定義好的工作流邏輯推進(jìn) 工作流實(shí)例的執(zhí)行"。工作流系統(tǒng)不同于ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)是面向功能 的事務(wù)處理系統(tǒng)，更大程度上要滿足企業(yè)的業(yè)務(wù)操作功能（帶有部分固定 流程模式，靈活性欠缺），具體解決某個或某些領(lǐng)域的問題，提高事務(wù)處 理的效率和水平；工作流管理系統(tǒng)的著眼點(diǎn)是面向市場、客戶，是在企業(yè) 的整個業(yè)務(wù)層提高企業(yè)的業(yè)務(wù)處理水平， 強(qiáng)化企業(yè)的市場意識。在工作流 管理系統(tǒng)的支撐下，通過集成具體的業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件系統(tǒng)（ ERP、CRM、 SCM等），才能良好地完成對企業(yè)經(jīng)營過程運(yùn)行的支持，在更廣

7、的范圍 內(nèi)，不同的時間跨度上做好企業(yè)的經(jīng)營管理， 提高企業(yè)的整體水平和競爭 力。2. 工作流管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)為了實(shí)現(xiàn)工作流技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化和開放性，異構(gòu)的工作流管理系統(tǒng)與 其他應(yīng)用系統(tǒng)之間的集成，工作流管理聯(lián)盟提出了工作流管理系統(tǒng)體系結(jié) 構(gòu)的參考模型，該模型中規(guī)范了功能組成部件和接口。參考圖如圖1。從圖1的體系結(jié)構(gòu)中，我們可以看出，工作流管理系統(tǒng)主要內(nèi)容分 三部分。軟件構(gòu)件：完成相應(yīng)功能的實(shí)現(xiàn)，包括流程過程定義，流程的發(fā)起、 審批、監(jiān)控、結(jié)束等。系統(tǒng)控制數(shù)據(jù)：存儲本系統(tǒng)和其他系統(tǒng)進(jìn)行邏輯處理、流程控制、 規(guī)則、約束條件、狀態(tài)、結(jié)果等數(shù)據(jù)。其他應(yīng)用與應(yīng)用數(shù)據(jù)：供工作流系統(tǒng)調(diào)用的外部應(yīng)用和數(shù)據(jù)。3.

8、 系統(tǒng)的軟件構(gòu)件 通過分析，我們可以看到，工作流管理系統(tǒng)的軟件構(gòu)件是實(shí)現(xiàn)工作 流管理的基本構(gòu)件， 負(fù)責(zé)整個工作流管理的基本功能實(shí)現(xiàn)。 它包括： 工作 流模型建立，工作流執(zhí)行服務(wù)，客戶應(yīng)用管理。工作流模型建立：工作流模型描述了能夠由工作流執(zhí)行服務(wù)、執(zhí)行 的過程所需要的所有信息， 它是工作流管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。 它可以利用第三 方的建模工具， 形象化建立流程模型， 并通過接口關(guān)系， 建立系統(tǒng)所需要 的控制數(shù)據(jù)； 也可以通過系統(tǒng)本身的流程定義， 直接生成控制數(shù)據(jù)。 在流 程定義中，要包括：流程、活動、轉(zhuǎn)換條件、相關(guān)數(shù)據(jù)、角色、需要的應(yīng) 用等實(shí)體。工作流執(zhí)行服務(wù)：工作流執(zhí)行服務(wù)是工作流管理系統(tǒng)的核心。它是

9、 企業(yè)經(jīng)營過程的任務(wù)調(diào)度器。 在過程建立完畢后， 將由工作流執(zhí)行服務(wù)進(jìn) 行全面管理、監(jiān)控和調(diào)度具體的實(shí)例執(zhí)行。包括：過程的實(shí)例化和執(zhí)行、 為過程和活動進(jìn)行調(diào)度、與外部資源交互、處理相關(guān)數(shù)據(jù)。 客戶應(yīng)用管理： 是客戶操作具體任務(wù)和活動的管理模塊， 負(fù)責(zé)工作流任務(wù) 表中任務(wù)的分發(fā)管理。 可以將一個工作流管理系統(tǒng)中的任務(wù)管理器提供給 客戶；同時，也可以針對多個工作流產(chǎn)品或者是多個應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)品， 編寫 通用的任務(wù)管理器，進(jìn)行系統(tǒng)的集成；4. 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分類 工作流管理系統(tǒng)中存儲的數(shù)據(jù)可以分成：工作流控制數(shù)據(jù)，它是工 作流執(zhí)行服務(wù)對其進(jìn)行控制， 用于處理過程或活動實(shí)例； 相關(guān)數(shù)據(jù)， 控制 過程實(shí)例狀態(tài)轉(zhuǎn)

10、換的條件，并決定相關(guān)的邏輯走向，可以被應(yīng)用所修改； 應(yīng)用數(shù)據(jù)， 是指由應(yīng)用程序操作的數(shù)據(jù)， 反映的是具體業(yè)務(wù)的實(shí)際內(nèi)容信 息，它是在整個流程中進(jìn)行流動。 實(shí)際上， 前兩個數(shù)據(jù)是工作流管理系統(tǒng) 中本身需要的數(shù)據(jù)， 第三類數(shù)據(jù)是其他系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。 在進(jìn)行業(yè)務(wù)處 理的過程中，能夠?qū)?ERP 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)在進(jìn)行流程控制的過程中， 通過一次性的數(shù)據(jù)輸入、 流程的控制，到最后自動產(chǎn)生到具體的應(yīng)用系統(tǒng)， 將會提高整個系統(tǒng)的最大效能；同時，ERP系統(tǒng)中的相關(guān)信息的訪問，將 有助于一個過程實(shí)例的最終決策。 因此， ERP 應(yīng)用系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)能夠在工 作流系統(tǒng)中被有效的訪問和更新，將是至關(guān)重要的。5. 其它

11、應(yīng)用的調(diào)用 工作流管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)和實(shí)施中，都必須提供足夠的柔性，來滿足 不同應(yīng)用的需要。在與不同的應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行交互時， 要提供足夠的靈活性。 可以建立應(yīng)用接口規(guī)范和提供標(biāo)準(zhǔn)的 API 函數(shù)在不同的系統(tǒng)間進(jìn)行交 互；可以建立靈活的調(diào)用通道，直接調(diào)用 ERP 系統(tǒng)中的應(yīng)用進(jìn)行事務(wù)處 理，這種調(diào)用可以在分布和異構(gòu)的系統(tǒng)間進(jìn)行。三、工作流技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用現(xiàn)狀工作流技術(shù)的發(fā)展，經(jīng)過十幾年的努力， 取得一定的結(jié)果。但在實(shí)際應(yīng)用中， 應(yīng)用的企業(yè)還是較少，應(yīng)用的范圍窄，效果不理想。這里與產(chǎn)品的全面性、集成 性有關(guān)，也有企業(yè)應(yīng)用的狀況有關(guān)，具體有以下幾點(diǎn)：1. 工作流底層環(huán)境的建立 工作流管理系統(tǒng)必須建立在底層

12、通信的基礎(chǔ)上， 才能實(shí)現(xiàn)分布計(jì)算， 這要額外付出經(jīng)費(fèi)和精力進(jìn)行構(gòu)筑， 這是企業(yè)所不希望的， 從而限制了在 企業(yè)中的廣泛應(yīng)用。2. 標(biāo)準(zhǔn)化程度差 不同的廠商所提供的工作流產(chǎn)品具有自己獨(dú)立的一套工作流模型、 工作流定義語言、 API 函數(shù)。但難于在不同系統(tǒng)之間進(jìn)行交互，集成的效 果不理想，不能方便地在不同系統(tǒng)間進(jìn)行應(yīng)用對像的重復(fù)利用和數(shù)據(jù)的方 便交流。3. 系統(tǒng)的集成性不理想 工作流管理系統(tǒng)沒有達(dá)到真正地集成，還是在自己獨(dú)立地運(yùn)行，處 理一些行政上的簡單的流程業(yè)務(wù)， 不能很好將 OA、ERP、CRM 、SCM 等 具體事務(wù)處理系統(tǒng)緊密地聯(lián)系在一起，達(dá)到數(shù)據(jù)錄入一次即可有效的目 的。4. 實(shí)現(xiàn)的復(fù)雜

13、性 實(shí)施一個完整的工作流管理系統(tǒng)，是一個復(fù)雜的過程，要了解其它 應(yīng)用系統(tǒng)的業(yè)務(wù)、 進(jìn)行流程處理分析、 業(yè)務(wù)流程的改造、 管理規(guī)程和操作 規(guī)范建立等。 并且還必須有不同軟件供應(yīng)商的全力配合， 原因是企業(yè)不可 能在短的時間內(nèi)了解所有系統(tǒng)的來龍去脈，并得以實(shí)現(xiàn)。5. 系統(tǒng)的安全性 系統(tǒng)中對于并發(fā)訪問和異常錯誤缺乏正確和可靠的支持。一旦系統(tǒng) 出現(xiàn)非正常退出，如何恢復(fù)數(shù)據(jù)并保證數(shù)據(jù)的一致性還需要解決。6. 企業(yè)管理者的觀念改變 一個系統(tǒng)實(shí)施的好與壞，與企業(yè)的管理者有密切的關(guān)系。要改變手 工管理中不合理的流程方式， 充分借助計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)來指導(dǎo)工作。 設(shè)想 一個管理者都不經(jīng)常進(jìn)入企業(yè)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)， 那

14、末，如何能夠使該系 統(tǒng)發(fā)揮作用和提高管理水平。 任何一個應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)施成功標(biāo)記就是： 成功 =使用。目前工作流技術(shù)的研究日益受到人們的重視，不僅有大學(xué)和研究機(jī) 構(gòu)在開展多項(xiàng)研究、 產(chǎn)品供應(yīng)商也在不斷地推出新的產(chǎn)品， 來補(bǔ)充應(yīng)用中 存在的不足。研究的主要問題包括三個方面：工作流的理論基礎(chǔ)，包括： 體系、模型、語言、接口等；工作流實(shí)現(xiàn)技術(shù)，包括：性能、可靠性方面 的研究；工作流技術(shù)的應(yīng)用，包括：實(shí)施方法、應(yīng)用集成等。四工作流與 ERP 系統(tǒng)的應(yīng)用工作流在ERP系統(tǒng)的發(fā)展中，是一個相當(dāng)重要的里程碑，對企業(yè) IT的應(yīng)用 帶來的變化是極其強(qiáng)烈的。以工作流為基礎(chǔ)可配置可重構(gòu)的ERP系統(tǒng)，可以將工作流和ERP

15、的事務(wù)處理結(jié)合在一起進(jìn)行考慮，將具有更好的集成性，具有更 長的生命周期。國家863計(jì)劃提出的新一代ERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)中，明確要求以工 作流引擎為基礎(chǔ)，加強(qiáng)流程控制與事務(wù)處理系統(tǒng)的集成。通過我們的實(shí)際研發(fā)， 總結(jié)出工作流與ERP系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中的關(guān)系：1.以工作流實(shí)現(xiàn)ERP和OA集成企業(yè)過程管理非常重要，經(jīng)常有些業(yè)務(wù)是貫穿ERP和0A兩個系統(tǒng) 的。例如采購流程包括：采購申請、申批、定單、驗(yàn)收單、入庫單等，他 涉及到組織、角色、任務(wù)和過程的定義和管理。工作流管理系統(tǒng)恰如其分 地將辦公審批、流轉(zhuǎn)、發(fā)布等流程控制與 ERP系統(tǒng)結(jié)合在一起，讓企業(yè) 過程管理隨時得到監(jiān)控。以圖2采購費(fèi)用用款申請流程為例。同怎

16、Ml圖；原瞬用用款申甌殛I在圖2中的采購用款申請流程的定義、 審批、傳送是0A系統(tǒng)完成, 采購用款申請、付款、作憑證是 ERP系統(tǒng)功能，通過0A系統(tǒng)直接調(diào)用 ERP的中采購用款申請錄入、付款錄入、憑證錄入功能完成。用戶同時應(yīng) 用ERP和0A系統(tǒng)共同完成采購用款申請流程。ERP和0A的集成，使ERP的每個功能業(yè)務(wù)通過工作流，按照業(yè)務(wù) 流程模式執(zhí)行，改變傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)按功能模塊組織的形式，例如：采購 管理、銷售管理、庫存管理等等，他把 ERP中零散的功能通過業(yè)務(wù)流程 連接在一起，共同完成一個任務(wù)。在 0A系統(tǒng)中可以調(diào)用ERP的功能， 在ERP系統(tǒng)也可以調(diào)用0A的信息，他對企業(yè)業(yè)務(wù)加強(qiáng)監(jiān)督和控制起了 很大的作用。2.工作流和BPR工作流與BPR的概念，已經(jīng)被幾乎所有的研究者聯(lián)系在一起研究和 應(yīng)用。激烈競爭的市場環(huán)境，需要企業(yè)不斷地改變自己以適應(yīng)外部環(huán)境的 變化。企業(yè)兼并、內(nèi)部重組、工作流程改變是經(jīng)常發(fā)生的事情。一個基于 工作流、可配置、可重構(gòu)的 ERP系統(tǒng)對于BPR十分重要。企業(yè)組織的運(yùn)營都包含了許多的業(yè)務(wù)流程。建設(shè)ERP系統(tǒng)的重要工 作之一就是對用戶的工作流程的分析、建模和實(shí)施。工作流是支持企業(yè)業(yè) 務(wù)過程重組和ERP系