中藥材采購(gòu)流程

1、文件名稱中藥材采購(gòu)流程文件編號(hào)SMP?GY-GL-0(起草者起草日期今三月日原文件編號(hào)審核者審核日期今三月日原文生效日批準(zhǔn)者批準(zhǔn)日期4"月日版本號(hào)00頒發(fā)單位供應(yīng)部生效日期4"月日分發(fā)號(hào)分發(fā)單位與數(shù)量質(zhì)量部2份，化驗(yàn)室、倉(cāng)儲(chǔ)部、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)部1份修訂記載版本號(hào)生效日期修訂原因、依據(jù)及內(nèi)容00依據(jù)2010版藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范要求編寫。目的：為進(jìn)一步完善、細(xì)化中藥材采購(gòu)工作，規(guī)范采購(gòu)流程，保障生產(chǎn)所需物料及時(shí)到貨，確保購(gòu)進(jìn)物料質(zhì)量達(dá)標(biāo)，控制采購(gòu)成本等，特制訂本流程。范圍：適用于供應(yīng)部中藥材采購(gòu)并為各子公司供應(yīng)部參考執(zhí)行。職責(zé)：供應(yīng)部組長(zhǎng)負(fù)責(zé)編寫；供應(yīng)部負(fù)責(zé)管理；供應(yīng)部部長(zhǎng)、質(zhì)

2、量部負(fù)責(zé)審核；生產(chǎn)副總經(jīng)理批準(zhǔn)；供應(yīng)部中藥材采購(gòu)員執(zhí)行。內(nèi)容：1供應(yīng)部中藥材部于每月29日將物料在途數(shù)量提供給計(jì)劃員并上報(bào)，經(jīng)供應(yīng)部部長(zhǎng)簽字確認(rèn)后上報(bào)生產(chǎn)部，為次月生產(chǎn)計(jì)劃的下達(dá)做好準(zhǔn)備；同時(shí)對(duì)在途品種嚴(yán)格監(jiān)督，確保在途物料及時(shí)到貨。2生產(chǎn)部根據(jù)需貨計(jì)劃、物料在途及各物料庫存情況，于每月6日前制定當(dāng)月中藥材采購(gòu)資金預(yù)算表，及各子公司上報(bào)的本月中藥材采購(gòu)計(jì)劃審批表。我部門根據(jù)以上所需品種、數(shù)量，做出采購(gòu)招標(biāo)前的整理工作。3供應(yīng)部根據(jù)整理后的品種、數(shù)量，實(shí)行網(wǎng)上（必聯(lián)采購(gòu)網(wǎng)）招標(biāo)，此報(bào)價(jià)時(shí)間根據(jù)品種的數(shù)量及是否存在冷背品種，一般規(guī)定為4天，提醒供應(yīng)商按時(shí)報(bào)價(jià)，并跟蹤報(bào)價(jià)情況，了解市場(chǎng)初步行情，邀請(qǐng)

3、主管副總經(jīng)理參與開標(biāo)并監(jiān)督報(bào)價(jià)情況。4在實(shí)行網(wǎng)上招標(biāo)的時(shí)間內(nèi)對(duì)當(dāng)月采購(gòu)物料庫存情況進(jìn)行核對(duì)；打印傳真形式報(bào)價(jià)單，對(duì)新開發(fā)供應(yīng)商實(shí)行盤外報(bào)價(jià)；整理備份上月完成計(jì)劃的價(jià)格表，以便日后核查。5 待全部參加本月報(bào)價(jià)的供應(yīng)商全部提交報(bào)價(jià)詳情后，投標(biāo)截止，并且下載開標(biāo)一覽表，整理后打印，上交主管副總經(jīng)理審核確定后，填寫中標(biāo)單，中標(biāo)單填寫要真實(shí)準(zhǔn)確，本著“相同藥材比價(jià)格，相同價(jià)格比質(zhì)量，相同質(zhì)量比服務(wù)”的原則。6 主管副總經(jīng)理確定下發(fā)中標(biāo)單后，第一時(shí)間以傳真的形式將已核對(duì)無誤的中標(biāo)單下發(fā)，并電話確認(rèn)供應(yīng)商是否收到；認(rèn)真填寫當(dāng)月中藥材采購(gòu)資金預(yù)算表，并核對(duì)無誤后上交；認(rèn)真填寫子公司當(dāng)月中藥材采購(gòu)計(jì)劃審批表中物

4、料價(jià)格，仔細(xì)審核確保無誤，經(jīng)部領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，報(bào)還子公司負(fù)責(zé)人員。7 填寫中藥材物料采購(gòu)四聯(lián)單，本部門保留一份，倉(cāng)儲(chǔ)部一份作為物料接收的依據(jù)，財(cái)務(wù)部一份（標(biāo)明單價(jià)）作為審核發(fā)票的依據(jù)，質(zhì)量部門一份為檢驗(yàn)藥材做提前準(zhǔn)備和檢驗(yàn)報(bào)告下發(fā)的依據(jù)；追加計(jì)劃要確保數(shù)量及時(shí)按當(dāng)月采購(gòu)價(jià)格下達(dá)，并填寫追加中藥材物料采購(gòu)四連單，以保證物料的數(shù)量及價(jià)格不會(huì)出現(xiàn)超量或高價(jià)問題。8 編撰當(dāng)月中藥材到貨明細(xì)表，跟蹤各供應(yīng)商發(fā)貨情況，對(duì)生產(chǎn)急需品種提前與中標(biāo)供應(yīng)商聯(lián)系，通知提前將該品種發(fā)貨；倉(cāng)儲(chǔ)部根據(jù)采購(gòu)四聯(lián)單進(jìn)行接收，并向化驗(yàn)室申請(qǐng)檢驗(yàn)，在沒有接到特殊通知，來料數(shù)量超出采購(gòu)計(jì)劃15%的，倉(cāng)儲(chǔ)部有權(quán)拒收；對(duì)到貨中藥材及時(shí)

5、登記，確保按時(shí)到貨，到貨數(shù)量與計(jì)劃數(shù)量相符，認(rèn)真關(guān)注物料質(zhì)量情況。9 合格物料質(zhì)量部應(yīng)在3日之內(nèi)出具合格中藥材檢驗(yàn)報(bào)告單，異常物料，質(zhì)檢部先與我部門協(xié)調(diào)處理，并提供物料異常情況處理單；我部門在接到通知后及時(shí)電話通知供應(yīng)商退貨、補(bǔ)貨，必要時(shí)以傳真形式將物料異常情況處理單傳給供應(yīng)商，要求補(bǔ)貨供應(yīng)商在7日之內(nèi)將物料按計(jì)劃量補(bǔ)齊，15日內(nèi)將退貨物料運(yùn)出我公司；繼續(xù)跟蹤補(bǔ)貨物料的質(zhì)量情況，盡量避免不合格現(xiàn)象再次發(fā)生。10 在收到質(zhì)量部合格中藥材檢驗(yàn)報(bào)告書后，根據(jù)報(bào)告書的處理意見，通知所屬供應(yīng)商開具增值稅發(fā)票，水分超標(biāo)的按百分比扣除到貨數(shù)量，雜質(zhì)超標(biāo)的根據(jù)百分比折扣單價(jià)金額；收到質(zhì)量部不合格中藥材報(bào)告書后

6、，與倉(cāng)儲(chǔ)部及時(shí)溝通，并跟蹤退貨物料的運(yùn)出情況，確保倉(cāng)庫庫存不會(huì)造成緊張狀況。11 接收到供應(yīng)商開具的增值稅發(fā)票后，及時(shí)送至倉(cāng)儲(chǔ)部做入庫驗(yàn)收，驗(yàn)收后的發(fā)票要認(rèn)真核對(duì)開具的品種名稱、數(shù)量、單價(jià)及金額，無誤后送主管副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部長(zhǎng)及公司總經(jīng)理簽字確認(rèn)，認(rèn)真對(duì)各發(fā)票掛賬后，送各公司財(cái)務(wù)入賬；對(duì)開具錯(cuò)誤的發(fā)票及時(shí)退回該公司換票處理，每季度與計(jì)劃員對(duì)賬，保持賬目一致準(zhǔn)確。12 季節(jié)性中藥材采購(gòu)，需提前向主管副總經(jīng)理請(qǐng)示，待其作出采購(gòu)決策后，先由采購(gòu)員到產(chǎn)地考察、比價(jià)，并取回樣品由公司質(zhì)量部檢驗(yàn)，達(dá)標(biāo)后報(bào)主管副總經(jīng)理，經(jīng)批準(zhǔn)進(jìn)行批量采購(gòu)，同時(shí)通知倉(cāng)儲(chǔ)部做接收準(zhǔn)備；物料到公司后由公司質(zhì)量部檢驗(yàn)，保證質(zhì)量、保

7、障貨源。13 冷背藥材由于存在貨源少、供貨難的特點(diǎn)，在采購(gòu)上存在一定的困難，應(yīng)先對(duì)品種進(jìn)行網(wǎng)上及各相關(guān)書籍查詢，了解其俗名、性狀、產(chǎn)地、相關(guān)檢查項(xiàng)目等信息，制定合理的采購(gòu)方案；對(duì)不易達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的品種，要采取多產(chǎn)地送樣，找出可以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的藥材產(chǎn)地，上報(bào)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行計(jì)劃量采購(gòu)。14 如生產(chǎn)過程中出現(xiàn)異常情況，我部門要積極與質(zhì)量部、生產(chǎn)部及車間進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)，對(duì)異常情況進(jìn)行分析，必要時(shí)通知供應(yīng)商到場(chǎng)共同處理，情況確定后，由質(zhì)量部出具書面解決決定，我部門認(rèn)真處理，確保生產(chǎn)持續(xù)進(jìn)行。15 直發(fā)中藥材應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)部提供的直發(fā)品種計(jì)劃，按計(jì)劃量下達(dá)給中標(biāo)供應(yīng)商，并標(biāo)明所發(fā)子公司的名稱、地址、聯(lián)系人等相關(guān)信息

8、，由各供應(yīng)商自行組織發(fā)貨；追蹤物料的到貨情況及質(zhì)量情況，各子公司于每月4日前上報(bào)直發(fā)品種的到貨明細(xì)，以便對(duì)該月份計(jì)劃總結(jié)和對(duì)各供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)定。16 新供應(yīng)商的開發(fā)要嚴(yán)格按照合格供應(yīng)商評(píng)定及管理辦法實(shí)行，對(duì)想要成為我公司供應(yīng)商的公司，首先在企業(yè)資質(zhì)上審核，資質(zhì)不合格的絕對(duì)不可以成為我公司的供應(yīng)商；資質(zhì)合格的還要對(duì)其企業(yè)聲譽(yù)、資金承受能力、與我公司合作態(tài)度做進(jìn)一步了解，對(duì)懷有不良目標(biāo)的供應(yīng)商不予以供貨資格；新供應(yīng)商的考察期為3個(gè)月，在此期間對(duì)該供應(yīng)商送貨時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量等多方面考核，合格后方可成為我公司正式的供應(yīng)商。17 付款程序：根據(jù)供應(yīng)商上月計(jì)劃完成情況，其中包括到貨日期是否及時(shí)，到貨數(shù)量是否按計(jì)劃訂單完成，到貨物料的質(zhì)量情況等，以及本月計(jì)劃的中標(biāo)情況和歷史陳欠賬款余額等多方面綜合因素考慮，做出最合理、最科學(xué)的月度資金分配