OA工作流使用詳解

1、信達(dá)OA工作流使用詳解概念篇隨著企業(yè)管理信息化進(jìn)程的不斷深入，協(xié)同應(yīng)用軟件的概念已深入人心，而工作流系統(tǒng)正是協(xié)同應(yīng)用軟件的核心。通過應(yīng)用IT技術(shù)來規(guī)范工作流程、提高工作的執(zhí)行效率和準(zhǔn)確度，是工作流系統(tǒng)主要解決的問題。信達(dá)OA的工作流功能正是為這一需求而設(shè)計(jì)，可實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)或公文的申請(qǐng)、審批、會(huì)簽、登記、操作等環(huán)節(jié)的管理，可將工作過程進(jìn)行記錄，便于日后檢查。并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的規(guī)范化錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)和存檔。簡(jiǎn)單來說，工作流就是把一項(xiàng)工作化解為多個(gè)步驟，由多人協(xié)同來完成。這里所指的工作是形形色色的，在辦公室里進(jìn)行的很多不同類型的工作，都可以用工作流系統(tǒng)來表達(dá)，信達(dá)OA的工作流由表單和流程這2個(gè)重要因素構(gòu)成：表

2、單：在工作流系統(tǒng)中，與工作相關(guān)的數(shù)據(jù)都可以通過“表單”來體現(xiàn)，“表單”是數(shù)據(jù)的載體，相當(dāng)于現(xiàn)實(shí)工作中的各類工作單；在表單以外，還可以通過附件文件來傳遞數(shù)據(jù)與信息。流程：在工作流系統(tǒng)中，工作過程都可以通過 “流程”的定義來體現(xiàn)，“流程”是工作過程的描述，代表了一種制度或規(guī)范。工作流系統(tǒng)相當(dāng)于一個(gè)“萬能模塊”，通過合理的流程設(shè)置，規(guī)范化運(yùn)作，可對(duì)我們的日常辦公和企業(yè)管理提供極大的便利。信達(dá)OA工作流的一些概念：1、工作流就是幾個(gè)人協(xié)同完成一項(xiàng)工作，簡(jiǎn)單而言，就是幾個(gè)人按次序填寫同一張“表單”，填寫會(huì)簽意見和傳遞附件。2、表單可以由軟件用戶自行設(shè)計(jì)（一般由管理員設(shè)計(jì)好）。3、信達(dá)OA的表單格式可以用

3、網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)工具或word等設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)好后復(fù)制、粘貼到“表單智能設(shè)計(jì)器”中，再添加表單控件就可以了。4、每個(gè)流程對(duì)應(yīng)一個(gè)表單，不同流程可以共用同一個(gè)表單。5、流程分為固定流程和自由流程兩種，固定流程由固定步驟組成，用戶事先需定義好，自由流程無需定義流程步驟。6、固定流程的每個(gè)步驟都需要設(shè)定經(jīng)辦人、可寫字段、下一步驟等信息。7、固定流程第一個(gè)步驟設(shè)定的經(jīng)辦人，才有權(quán)新建該流程（道理可想而知）。8、執(zhí)行中的工作和已完成的工作，都可以通過工作查詢功能進(jìn)行查詢。9、任何流程都可以指定監(jiān)控人員和查詢?nèi)藛T，監(jiān)控人員可隨時(shí)轉(zhuǎn)交下步或終止流程（自由流程），監(jiān)控人員和查詢?nèi)藛T都可以查詢?cè)摿鞒倘抗ぷ鳌?shí)戰(zhàn)篇下面以一

4、個(gè)實(shí)際的“工作流程”的定制過程為例，詳細(xì)介紹工作流功能的使用。該流程為軟件內(nèi)置的樣例流程：人事分類下的出差申請(qǐng)。主題一：表單設(shè)計(jì)1、 設(shè)計(jì)表單基本樣式首先，使用Word或網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)工具設(shè)計(jì)好表單基本樣式，比如用Word設(shè)計(jì)表單如下：出差申請(qǐng)單申請(qǐng)人申請(qǐng)日期部門交通工具出差時(shí)間出差地點(diǎn)出差事由審批人審批日期審批結(jié)果審批意見2、 建立表單進(jìn)入OA系統(tǒng)的“系統(tǒng)管理-工作流設(shè)置-設(shè)計(jì)表單”, 新建表單如圖：填寫表單名稱，保存。然后點(diǎn)擊“表單智能設(shè)計(jì)”，打開表單智能設(shè)計(jì)器。把Word制作好的表格全選后，復(fù)制/粘貼到表單設(shè)計(jì)器。如圖：這樣，表單的基本樣式就制作好了。3、宏控件的使用為了方便用戶使用，我們提供

5、了宏控件，宏控件可以代替手工輸入，實(shí)現(xiàn)根據(jù)用戶指定要求進(jìn)行自動(dòng)取值，使得工作流的表單填寫更加智能與方便，下面舉例進(jìn)行說明：表單中的“部門”項(xiàng)要求實(shí)現(xiàn)一個(gè)部門的下拉菜單效果，可以使用宏控件。具體操作是這樣：把光標(biāo)定位在表單的合適位置后，點(diǎn)擊宏控件按鈕，進(jìn)行宏控件設(shè)定，如圖：點(diǎn)擊確定，在表單上就生成了該控件，實(shí)際工作過程中，填寫表單時(shí)，就可以選擇部門了。宏控件其它類型的使用方法，與上面的例子基本類似。下面重點(diǎn)介紹一下來自SQL查詢語(yǔ)句的宏控件。來自SQL查詢語(yǔ)句 宏控件來自SQL語(yǔ)句的宏控件，因其定義格式比較復(fù)雜，需要具備SQL語(yǔ)言的專業(yè)知識(shí)，并了解OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，建議在技術(shù)支持人員指導(dǎo)下完成

6、?？梢詤⒄找韵赂袷綍鴮慡QL語(yǔ)句：下拉菜單型語(yǔ)句如：SELECT URL_DESC from URL where USER='' order by URL_NO該語(yǔ)句表示列出全部公共網(wǎng)址，并按序號(hào)排序顯示select priv_name from user_priv order by priv_no該語(yǔ)句表示讀出主要角色選擇顯示單行輸入框語(yǔ)句如：select USER_NAME from USER where USER_ID=admin該語(yǔ)句表示查詢用戶名為admin的用戶的姓名注意：SQL語(yǔ)句中的單引號(hào)請(qǐng)用符號(hào)替換（該符號(hào)在鍵盤TAB上方）。目前，SQL語(yǔ)句中已支持以下宏變量

7、，更加方便：SYS_USER_ID, 表示當(dāng)前用戶的用戶IDSYS_DEPT_ID，表示當(dāng)前用戶的部門ID。SYS_RUN_ID, 表示當(dāng)前的工作ID，可用于FLOW_RUN_DATA等表的查詢舉例如：select USER_NAME from USER where USER_ID=SYS_USER_ID此句表示查詢當(dāng)前用戶的姓名select USER_NAME from USER where DEPT_ID=SYS_DEPT_ID此句表示查詢當(dāng)前部門所有用戶的姓名select USER_NAME from USER,USER_PRIV where USER.USER_PRIV= USER_P

8、RIV.USER_PRIV AND DEPT_ID=SYS_DEPT_ID order by PRIV_NO此句表示查詢當(dāng)前部門所有用戶的姓名，并按角色序號(hào)排序4、日歷控件的使用日歷控件用于實(shí)現(xiàn)日期選擇窗口的彈出，我們結(jié)合出差日期來看一下：建立日歷控件前，需要先創(chuàng)建一個(gè)單行輸入框型的宏控件（出差開始時(shí)間）如圖：接下來，點(diǎn)日歷控件按鈕，進(jìn)行日歷控件設(shè)定，此時(shí)，要填寫前面建立的單行輸入框的名稱，這樣就可以把日歷控件和輸入控件建立起一個(gè)對(duì)應(yīng)關(guān)系，以后在實(shí)際的工作辦理過程中，日期選擇窗選擇的日期就可以回填到指定的單行輸入框中，日歷控件設(shè)定如圖：注意：在表單設(shè)計(jì)器中，無法查看日歷控件的實(shí)際效果，只有在具

9、體工作辦理時(shí)才能使用。另外，一定要注意日歷控件是與其他控件配合使用的，不能單獨(dú)使用。4、計(jì)算控件的使用在日常工作中，填寫表單時(shí)，經(jīng)常會(huì)存在一些計(jì)算項(xiàng)目，使用計(jì)算控件可以簡(jiǎn)化人員操作，提高準(zhǔn)確性。以下舉例說明（以下舉例中制作的控件，沒有包含在上面的表單中）：首先，我們先建立好需要參與計(jì)算的項(xiàng)目，如圖，建立好交通費(fèi)和住宿費(fèi)這兩個(gè)單行輸入框控件：接下來，點(diǎn)擊計(jì)算控件按鈕，建立一個(gè)計(jì)算控件，設(shè)定時(shí)需要輸入計(jì)算公式：公式的規(guī)則就是四則運(yùn)算規(guī)則，可以利用括號(hào)和加減乘除，公式的計(jì)算項(xiàng)目就是上面建立的單行輸入框控件的名稱，如圖：公式可以是四則混合運(yùn)算，支持公式中出現(xiàn)常量、括號(hào)，下拉菜單控件如果值為數(shù)字，也可以

10、參與計(jì)算。然后，我們?cè)侔哑渌枰⒌妮斎肟丶?，根?jù)實(shí)際情況設(shè)定好，同時(shí)可以對(duì)格式作一些調(diào)整。至此，表單就設(shè)計(jì)完畢了，保存表單后退出表單智能設(shè)計(jì)器。下面總結(jié)幾個(gè)表單設(shè)計(jì)的小技巧：1、用FrontPage、DreamWeaver等網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)工具或Word軟件，可以制作風(fēng)格多樣、顏色艷麗的表單。建議使用網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)工具設(shè)計(jì)好表單樣式，這樣比較方便在表單設(shè)計(jì)器中調(diào)整（使用Word設(shè)計(jì)的表格，格式、尺寸不太容易調(diào)整）。2、可以選中控件，用鼠標(biāo)拖動(dòng)其邊緣，改變其大小。3、在控件上按右鍵，可修改其屬性，或進(jìn)行復(fù)制、粘貼。同一類型或名稱近似的控件可以采用復(fù)制的辦法，快速生成，然后再進(jìn)行詳細(xì)設(shè)定。4、在表格的單元格

11、中，可以用鍵盤移動(dòng)光標(biāo)，用Backspace鍵刪除控件前的多余空格。5、可以選中控件，點(diǎn)擊居中按鈕，使控件位于表格中央。6、快捷鍵：ctr+c復(fù)制，ctrl+v粘貼，ctrl+z取消，ctrl+y重做。選擇編輯HTML源文件模式，單擊鼠標(biāo)3次，再取消編輯HTML源文件模式，可將所有內(nèi)容全選，按Delete鍵可刪除。7、 表單中還可以使用特殊的宏標(biāo)記文字，實(shí)際使用該表單時(shí)，宏標(biāo)記會(huì)顯示為具體的信息，下面做一些說明：#表單，代表表單名稱。#文號(hào)，代表文號(hào)或說明。#時(shí)間，代表第一步驟的辦理日期。8、如果需要改變?cè)韱螛邮剑瑒t可以把新的表單先拷貝到原表單上方，把原來的控件拖動(dòng)到新表單合適的位置（但控件

12、順序應(yīng)該保持原順序，按從上到下，從左至右排序）注意：a、 請(qǐng)勿將設(shè)置好控件的表單拷貝回Word或網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)工具再編輯，這樣，控件的屬性信息可能會(huì)丟失。b、 修改已經(jīng)在使用的表單時(shí)，控件順序應(yīng)該保持原順序，按從上到下，從左至右排序，否則表單將無法與歷史數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)。c、 控件名稱不能含有空格，也最好不要使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。表單設(shè)計(jì)好后，管理員對(duì)工作流的設(shè)置工作已完成大半，剩下的就是工作流程的定義了。主題二：定義流程1、建立流程分類 建立流程的分類，點(diǎn)擊“新建流程分類”即可進(jìn)入，輸入流程分類排序號(hào)和流程分類名稱，再點(diǎn)擊確認(rèn)即可，分類排序號(hào)僅是用于顯示時(shí)的順序。2、新建流程進(jìn)入OA系統(tǒng)的“系統(tǒng)管理-工作流設(shè)置-

13、設(shè)計(jì)流程”，選擇“新建流程”，我們定義一個(gè)固定流程，如圖：新建流程時(shí)，需選擇流程分類、指定流程排序號(hào)、選擇固定流程或者是自由流程（自由流程無需定義流程步驟）以及選擇所要用到的表單。如若在使用該流程時(shí)需要上傳附件，選擇“允許附件”中的是，否則選否?？梢栽诹鞒陶f明中，對(duì)該流程注意事項(xiàng)作簡(jiǎn)單描述，便于員工查閱。自動(dòng)生成工作名稱/文號(hào)為可選項(xiàng)，使用自動(dòng)文號(hào)，使得工作的命名更加規(guī)范。默認(rèn)的工作名稱如下：出差申請(qǐng)(2006-05-24 13:26:27)如果設(shè)定了表達(dá)式，則會(huì)按表達(dá)式指定格式生成工作名稱或文號(hào)。表達(dá)式中可以使用以下特殊標(biāo)記：Y：表示年M：表示月D：表示日H：表示時(shí)I：表示分S：表示秒F：表

14、示流程名U：表示用戶姓名N：表示編號(hào)，通過 編號(hào)計(jì)數(shù)器 取值并自動(dòng)增加計(jì)數(shù)值例如，表達(dá)式為：成建委發(fā)YN號(hào)，編號(hào)位數(shù)為4自動(dòng)生成文號(hào)如：成建委發(fā)20060001號(hào)例如，表達(dá)式為：BHN，編號(hào)位數(shù)為3自動(dòng)生成文號(hào)如：BH001例如，表達(dá)式為：F流程（Y年M月D日H:I）U自動(dòng)生成文號(hào)如：請(qǐng)假流程（2006年01月01日10:30）張三最后保存設(shè)置，新建流程完畢。3、管理流程 建立流程完畢后，返回設(shè)計(jì)流程界面，可以實(shí)現(xiàn)流程的設(shè)置與管理，如下圖所示：在“管理流程”的列表中，點(diǎn)擊該流程對(duì)應(yīng)的“流程設(shè)計(jì)器”操作項(xiàng)，進(jìn)行流程設(shè)計(jì)，也就是流程步驟的定義（固定流程需要定義步驟，而自由流程不需要）。流程設(shè)計(jì)器如

15、下圖所示：這個(gè)圖顯示的是已經(jīng)定義好步驟的效果，在設(shè)計(jì)器空白處按右鍵，可以新建步驟。可以拖拽表示步驟的方框，使得布局顯示效果比較好時(shí)，可以保存布局。新建流程步驟 如下圖所示：步驟“序號(hào)”的設(shè)置：序號(hào)應(yīng)為數(shù)字，流程中的步驟序號(hào)必須是連續(xù)的?！跋乱徊襟E”的設(shè)置：下一步驟可以設(shè)置為空，則表示流程按步驟序號(hào)依次執(zhí)行；如設(shè)置，則表示允許跳轉(zhuǎn)至指定步驟。例如：步驟1的下一個(gè)步驟設(shè)置為步驟3，則表示可以跳過步驟2直接流轉(zhuǎn)至步驟3。也可以設(shè)置為多個(gè)分支，例如步驟1的下一個(gè)步驟設(shè)為步驟2和步驟3，則表示流程的主辦人可選擇其中的一個(gè)流程分支，既可以是步驟2也可以是步驟3，下一個(gè)步驟的分支沒有總數(shù)限制。如設(shè)置了結(jié)束流

16、程，表示可以在該步驟轉(zhuǎn)交時(shí)，直接結(jié)束流程。充分利用下一步驟的設(shè)置，用戶就可以設(shè)計(jì)出復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程，滿足業(yè)務(wù)靈活多變的需要。經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門、經(jīng)辦角色的設(shè)定：接下來，我們需要分別編輯每個(gè)步驟的經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門、經(jīng)辦角色，可以只設(shè)定其中的一項(xiàng)或幾項(xiàng)，系統(tǒng)在流轉(zhuǎn)過程中的經(jīng)辦人選擇時(shí)，會(huì)取這三項(xiàng)的合集。如圖，是設(shè)定經(jīng)辦人員：可寫字段的設(shè)定：流程要正確運(yùn)轉(zhuǎn)，還需要設(shè)置好每個(gè)步驟的可寫字段，用于控制每個(gè)步驟中，表單的各項(xiàng)目的輸入權(quán)限，例如，步驟1的可寫字段設(shè)置如下：編輯可寫字段時(shí)，對(duì)于名稱重復(fù)的項(xiàng)目，只需加入一個(gè)就可以了。流程公共附件，也作為可寫字段的一個(gè)特例在此處設(shè)定操作權(quán)限。設(shè)定允許在不可寫情況下自動(dòng)

17、賦值的宏控件：是指，不是可寫字段的宏控件，希望能自動(dòng)賦值，但不能修改，可以在這里設(shè)置，字段名稱用英文逗號(hào)隔開。條件設(shè)置：通過條件設(shè)置，可實(shí)現(xiàn)表單數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)交時(shí)進(jìn)行校驗(yàn)，并能夠自動(dòng)選擇流程分支，從而實(shí)現(xiàn)流程的自動(dòng)化、條件化控制。條件設(shè)置分為轉(zhuǎn)入條件和轉(zhuǎn)出條件，可通過條件生成器幫助書寫條件表達(dá)式。條件生成器：用于幫助使用者書寫條件表達(dá)式，當(dāng)條件有多條時(shí)，是“與”的關(guān)系，也就是必須同時(shí)滿足。轉(zhuǎn)入條件：是指數(shù)據(jù)滿足轉(zhuǎn)入條件，才可以轉(zhuǎn)入本步驟，合理設(shè)定轉(zhuǎn)入條件，可形成流程的條件分支。比如，在一個(gè)費(fèi)用審批流程中，金額小于500由部門經(jīng)理審批（步驟2），金額大于或等于500由總經(jīng)理審批（步驟3），那么步驟2的

18、轉(zhuǎn)入條件可設(shè)為：金額<500，步驟3的轉(zhuǎn)入條件可設(shè)為：金額>=500轉(zhuǎn)出條件：是指數(shù)據(jù)滿足轉(zhuǎn)出條件，才可以轉(zhuǎn)出本步驟，如下圖，是流程第一步驟“出差申請(qǐng)”的條件設(shè)置，當(dāng)出差地點(diǎn)不為空時(shí)，才允許轉(zhuǎn)交下一步驟。3、定義流程監(jiān)控人員和查詢?nèi)藛T在“管理流程”的列表中，點(diǎn)擊“編輯監(jiān)控人員”，可以指定監(jiān)控該流程的人員（如下圖），監(jiān)控人員可以隨時(shí)將該流程的工作轉(zhuǎn)交下步、終止（自由流程）或刪除，并可以查詢?cè)摿鞒痰娜抗ぷ?。同樣方法，可設(shè)置該流程的查詢?nèi)藛T，查詢?nèi)藛T可以查詢?cè)摿鞒痰娜抗ぷ?。至此，工作流的設(shè)置全部完畢。關(guān)于工作流的數(shù)據(jù)管理、菜單定義，請(qǐng)咨詢技術(shù)支持人員。主題三：工作流的實(shí)際使用1、工作

19、辦理與轉(zhuǎn)交進(jìn)入OA系統(tǒng)的“工作流”菜單，選擇“新建工作”，如圖：此處為可選的工作流列表我們要新建的是“出差申請(qǐng)”流程，點(diǎn)擊下一步。此處同時(shí)列出了工作流程的步驟，用戶可憑借此圖查看流程的各步驟序號(hào)、名稱和流程可選方向。查看流程設(shè)計(jì)圖 保存后，該工作將成為自己的當(dāng)前待辦工作，用戶也可以委托本步驟的其他經(jīng)辦人代為辦理：點(diǎn)擊辦理，此時(shí)，辦理時(shí)間將自動(dòng)被系統(tǒng)記錄：進(jìn)入辦理界面后，可以在表單上填寫相關(guān)信息，灰色的輸入框表示無權(quán)修改（非本步驟的可寫字段）。填寫完畢后，如選擇保存返回，則暫不轉(zhuǎn)交下步，此后還可再進(jìn)行修改；如選擇保存轉(zhuǎn)交，將進(jìn)入轉(zhuǎn)交下步的界面。只有主辦人能修改表單的內(nèi)容（可以保存表單）和上傳公共

20、附件，其他經(jīng)辦人只能填寫“會(huì)簽意見”和上傳私有附件。第一步驟的主辦人就是流程發(fā)起人自己。對(duì)于多人辦理的步驟，填寫“會(huì)簽意見”可實(shí)現(xiàn)會(huì)簽的目的，快捷輸入會(huì)列出最近輸入過的50條意見，可直接選擇。在工作辦理過程中，可以查看流程圖，了解流程流轉(zhuǎn)情況：在工作辦理過程中，可以查看和打印表單：如果認(rèn)為輸入的信息無誤，點(diǎn)擊 轉(zhuǎn)交下步 即可結(jié)束本步驟辦理工作，轉(zhuǎn)交下一步驟處理，只有主辦人能進(jìn)行此操作：可以指定多人會(huì)簽辦理，其中需要指定一個(gè)主辦人。 還可以給下一步驟的經(jīng)辦人發(fā)送短消息提醒。已轉(zhuǎn)交下一步驟的工作，在對(duì)方未接收辦理前，仍可收回重新辦理。選擇“僅由首先接收辦理的經(jīng)辦人辦理，可以不指定主辦人”，則所有經(jīng)辦人按照先到先得的原則，其中任何一個(gè)經(jīng)辦人接收辦理該工作后，其他經(jīng)辦人將不能經(jīng)辦該工作，僅由首先接收辦理的經(jīng)辦人辦理。我們選擇一個(gè)經(jīng)辦人“王希國(guó)”，并點(diǎn)擊前面的“主辦人”按鈕，將其設(shè)為主辦人。接下來，在本例中，以用戶“王希國(guó)”登錄，可以收到短消息提醒：同時(shí)，在桌面上也會(huì)有提示，可直接點(diǎn)擊進(jìn)入該工作的辦理界面：第二步驟主辦人，在辦理后，點(diǎn)擊 轉(zhuǎn)交下步 此時(shí)可以看到當(dāng)前步驟的辦理狀態(tài)，紅色表示正在辦理中，如果從辦人沒有辦理完畢，主辦人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，酌情決定是否轉(zhuǎn)交下一步。選擇步驟時(shí)，可選擇分支步驟，可以根據(jù)流程定義的分支。在此例中，可以回轉(zhuǎn)至