如何做好建筑工程檔案管理工作計(jì)劃

1、如何做好建筑工程檔案管理工作計(jì)劃 思想上要重視建筑工程檔案的管理工作 建筑工程中普遍存在著對(duì)工程檔案管理工作不太重視的狀況，到工程完工時(shí)馬上交付驗(yàn)工的時(shí)候，才開(kāi)始應(yīng)付整理，這給檔案工作帶來(lái)了很大的難度。其主要的原因在于工程建設(shè)管理過(guò)程中，項(xiàng)目部對(duì)建筑工程檔案在思想上重視的程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過(guò)程中現(xiàn)場(chǎng)又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，關(guān)于資料整理都是被動(dòng)應(yīng)付。 提升檔案管理人員素養(yǎng) 隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的迅速發(fā)展，作為現(xiàn)代檔案信息服務(wù)主角的檔案工，已經(jīng)不再是以往單純的檔案管理員，就應(yīng)由以前一般的管理者變?yōu)闄n案信息專(zhuān)家，由傳統(tǒng)的"

2、檔案保管者'變?yōu)楝F(xiàn)在"檔案信息資源的管理者和傳播者'，成為檔案信息建設(shè)的行家。建筑工程檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，要求從事建筑工程檔案工作的人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。特別是在當(dāng)今社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活的快速發(fā)展中，對(duì)建筑工程檔案工作檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作也提出了新的要求，如果檔案人員知識(shí)過(guò)于老化單一，面對(duì)不斷更新?tīng)顩r，新問(wèn)題就很難提出解決的辦法，檔案管理不僅要熟悉建筑工程工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各類(lèi)項(xiàng)目檔案的整理和管理方法，了解建筑工程發(fā)展的現(xiàn)狀及發(fā)展方向，運(yùn)用科學(xué)的檔案理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改善檔案工作。 健全體

3、制，保證施工資料同步。 在建設(shè)工程項(xiàng)目管理中，建設(shè)單位應(yīng)把檔案管理工作納進(jìn)工程項(xiàng)目管理之中，建立健全檔案管理體制，明確工程項(xiàng)目檔案主管領(lǐng)導(dǎo)，配備專(zhuān)職檔案人員，同時(shí)把工程檔案的收集移交列入工程施工合同中，明確工程檔案的編制要求和責(zé)任。及時(shí)做好工程技術(shù)資料的記錄與收集工作，是保證工程技術(shù)資料真實(shí)、準(zhǔn)確的前提和基礎(chǔ)，同時(shí)也能有效地避免工程完工后"閉門(mén)造車(chē)'補(bǔ)做資料的現(xiàn)象。 把握檔案工作環(huán)節(jié)，科學(xué)和合理地分類(lèi)歸檔 檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)是收集資料，在檔案管理工作中處于最基礎(chǔ)位置，只有認(rèn)真做好檔案資料的收集整理工作，我們才干確保檔案管理后續(xù)工作的順利開(kāi)展。建筑工程檔案依據(jù)資料的特別性，

4、房屋建筑的使用年限，分為臨時(shí)建筑和永久，在整理過(guò)程中，要明確立卷歸檔材料的重點(diǎn)，并按短期、長(zhǎng)期、永久三大保管期限，及時(shí)做好資料的收集、審核、完善、整理、歸檔、移交等工作。在每個(gè)項(xiàng)目完工、工程驗(yàn)收合格后，及時(shí)進(jìn)行材料的全面整理，查缺補(bǔ)漏。在各級(jí)部門(mén)驗(yàn)收合格結(jié)束后，針對(duì)存在的資料問(wèn)題和不夠，要認(rèn)真整改，并及時(shí)做好歸檔，做好保管工作，以方便日后對(duì)資料的查檔利用。 2建筑工程檔案管理的現(xiàn)狀 1.信息化建設(shè)還處于初級(jí)階段 隨著工程項(xiàng)目的日益增長(zhǎng)，檔案數(shù)量的突飛猛進(jìn)，信息化作為檔案管理的一種重要手段越來(lái)越受到人們的重視，針各地檔案管理部門(mén)積極努力地探究檔案信息化管理方式。值得欣慰的是，截止目前，國(guó)內(nèi)大中型

5、建筑施工企業(yè)也都已初步建立了檔案信息化管理系統(tǒng)。中國(guó)建筑科學(xué)研究院、南京市城市建設(shè)檔案館、天津市城市建設(shè)檔案館等機(jī)構(gòu)也都先后開(kāi)發(fā)出了檔案管理的信息化工作平臺(tái)。 但是我們也必須清醒的熟悉到，建筑檔案管理信息化任重而道遠(yuǎn)。我國(guó)信息化管理目前還處于初級(jí)階段，數(shù)據(jù)庫(kù)容量要求高、檔案信息來(lái)源分散，在規(guī)范、統(tǒng)一的管理方面我們始終難以突破，導(dǎo)致目前建筑工程檔案信息化建設(shè)仍較為緩慢，無(wú)法滿(mǎn)足經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)的必須求?？v觀全國(guó)，區(qū)域發(fā)展差別較大，不同地區(qū)檔案信息的管理信息化狀況各不相同。當(dāng)前檔案管理軟件較多，使用范圍也較廣，但是各軟件之間的通用性相對(duì)較差，數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)格式和形式各不相同，雖然各軟件均能實(shí)現(xiàn)登錄、

6、輸人、查詢(xún)、刪除等功能，但系統(tǒng)沒(méi)有解決數(shù)據(jù)交換的問(wèn)題，無(wú)法將不同方面的數(shù)據(jù)統(tǒng)一到一起進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。因此，除去信息化技術(shù)突破較快的各別單位，我國(guó)建筑工程檔案管理大多采用"雙軌制'的管理模式，電子檔案和實(shí)體檔案同時(shí)存在，也有部分企業(yè)管理方式停留在人工管理模式中。 2.檔案利用價(jià)值還沒(méi)有充分體現(xiàn) 目前國(guó)內(nèi)對(duì)建筑檔案的利用效率還較低，導(dǎo)致檔案儲(chǔ)存無(wú)法達(dá)到預(yù)期的目的。一方面建筑檔案是建筑過(guò)程的真實(shí)、系統(tǒng)反映，通過(guò)檔案記錄的查詢(xún)能夠直接反映建筑過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行狀況，當(dāng)建筑出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題后應(yīng)首先對(duì)建筑檔案進(jìn)行分析，從中查找原因。 很多建筑出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題后并沒(méi)有對(duì)建筑檔案進(jìn)行查找和分析，使建

7、筑檔案的儲(chǔ)存失去了應(yīng)有的作用。另一方面，每一個(gè)建筑從制定到施工都凝集了人們的大量心血，也往往能總結(jié)出很多的經(jīng)驗(yàn)供后人參照。但在實(shí)際過(guò)程中，人們往往忽略了建筑檔案在同類(lèi)項(xiàng)目中的參照和示范作用，使建筑檔案的功能無(wú)法得到充分的發(fā)揮。 3建筑工程檔案的特點(diǎn) 1、分散性和復(fù)雜性 建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，生產(chǎn)工藝復(fù)雜，建筑材料眾多，建筑信息發(fā)展迅速，影響建筑項(xiàng)目的因素多種多樣，工程建設(shè)階段性強(qiáng)并且互相穿插，由此導(dǎo)致了建設(shè)項(xiàng)目文檔資料的分散性和復(fù)雜性。 2、繼承性和時(shí)效性 隨著建筑技術(shù)、施工工藝、新材料以及建筑技術(shù)和管理水平的不斷提升和發(fā)展，文檔資料可以被繼承和積存。新的項(xiàng)目在施工的過(guò)程中可以吸取以前的經(jīng)驗(yàn)，避

8、免重犯以前的錯(cuò)誤。同時(shí)建設(shè)項(xiàng)目的文檔資料有很強(qiáng)的時(shí)效性，文檔資料會(huì)隨著時(shí)間的推移而減少，有時(shí)文檔資料一經(jīng)生成，就必須傳達(dá)給相關(guān)的人員和有關(guān)的部門(mén)，否則會(huì)造成嚴(yán)重的后果。 3、全面性和真實(shí)性 建設(shè)項(xiàng)目的文檔資料只有全面地反映項(xiàng)目的各類(lèi)信息才更有有用價(jià)值，必須形成一個(gè)完整的系統(tǒng)。另外文檔資料必須真實(shí)地反映工程狀況，包括發(fā)生的事故和存在的隱患。 4、隨機(jī)性 建設(shè)項(xiàng)目的文檔資料可能產(chǎn)生于工程項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程當(dāng)中，工程開(kāi)工、施工、完工等各個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生各種的文檔資料，部分資料有規(guī)律性(如各種報(bào)批文件)，但還是有相當(dāng)一部分文檔資料產(chǎn)生是由具體的工程事件引發(fā)的，因此建設(shè)項(xiàng)目的文檔資料應(yīng)該具有隨機(jī)性。 5、多樣化和綜合性 建設(shè)項(xiàng)目的文檔資料依附于不同的專(zhuān)