人事檔案管理人員要求

1、人事檔案管理人員要求一、目的為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，使之更科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。同時(shí)為了更有效的對(duì)員工人事檔案進(jìn)行妥善的保護(hù)和利用，維護(hù)人事檔案材料的完整，使人事檔案的建立、整理與管理工作有所依據(jù)，特制定本管理制度。二、范圍員工人事檔案是集團(tuán)、人力資源等部門在人員招聘、調(diào)配、任免、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等工作中形成的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的有關(guān)材料，是歷史地、全面地考察了解員工和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。三、用途本制度適用于集團(tuán)所有人員四、管理職責(zé)集團(tuán)人力資源中心人事檔案的管理職責(zé)就是：1）負(fù)責(zé)制訂、修改和完善集團(tuán)人事檔案管理的相關(guān)工作管理制度與

2、實(shí)施細(xì)則等規(guī)范；2）負(fù)責(zé)集團(tuán)各部門的員工人事檔案管理工作；五、人事檔案內(nèi)容（一）檔案類別1. 紙質(zhì)檔案，主要由以下資料構(gòu)成1）履歷材料（個(gè)人簡歷資料）、員工登記表；2）自傳材料（包括職位申請(qǐng)表）；3）身份證復(fù)印件、護(hù)照；4）鑒定、考核、考察材料；5）學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；6）獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料；7）培訓(xùn)記錄及外訓(xùn)協(xié)議等材料；8）勞動(dòng)合同、錄用、任免、聘用、離職材料；9）承諾書、保密協(xié)議；10）保險(xiǎn)、住房公積金資料；11）年度、半年度績效考核資料；2. 電子檔案1）員工登記表電子版2）員工花名冊(cè)3）圖像資料、電子作品等（二）檔案管理基本要求人力資源管理部門必須按照員工花名冊(cè)中的員工編號(hào)（即：工

3、號(hào)）進(jìn)行編號(hào)，各個(gè)部門人員按檔案編號(hào)順序排放并做明顯標(biāo)記，且每10個(gè)檔案做一個(gè)小標(biāo)記、50個(gè)檔案做一個(gè)大標(biāo)記，方便查找。1. 檔案編號(hào)原則：檔案號(hào)是在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔案號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。具有唯一性、方便查找的特征，每個(gè)員工有且只有一個(gè)檔案號(hào)，離職員工的檔案號(hào)將作為歷史記錄，不再重復(fù)使用；新進(jìn)員工延續(xù)上一個(gè)編號(hào)以此類推；1）集團(tuán)人員檔案號(hào)編號(hào)原則：集團(tuán)編碼+部門代碼+員工編號(hào)（三位數(shù)），如：JTCW003（JT:集團(tuán)編碼-“集團(tuán)”首兩個(gè)字母拼音縮寫）；CW：部門代碼“財(cái)務(wù)”部部門名稱首字母拼音縮寫）；003：員工編號(hào)-按本部門具體入職

4、時(shí)間順序確定）2）在職不在崗人員即掛靠人員檔案號(hào)原則：人員屬性縮寫+證件名稱拼音首兩個(gè)字母縮寫+掛靠時(shí)間順序（三位數(shù)），如：GKAQ001（GK：人員屬性- “掛靠”首字母縮寫；AQ:證件名稱首字母縮寫-安全員證；001:該證件掛靠時(shí)間順序-第一個(gè)）3）人才庫人員即儲(chǔ)備人員檔案編號(hào)原則：人員屬性縮寫+職位名稱拼音首兩個(gè)字母縮寫+儲(chǔ)備時(shí)間順序（三位數(shù)）如：CBAQ001（CB：人員屬性- “儲(chǔ)備”人員首字母縮寫；AQ：職位名稱首兩個(gè)字母縮寫-安全員；001：該職位儲(chǔ)備時(shí)間順序-第一個(gè)）離職人員、調(diào)崗調(diào)部門人員維持原檔案號(hào)不變，同時(shí)在檔案封面?zhèn)渥谠敿?xì)填寫異動(dòng)時(shí)間、目前職位，檔案放置于調(diào)崗后部門（

5、或離職）的檔案位置。2. 編制檔案檢索目錄要求需即時(shí)更新電子版目錄，并于每月3號(hào)之前更新一次紙質(zhì)目錄表，確保信息及時(shí)準(zhǔn)確。3. 檔案袋內(nèi)資料整理要求檔案內(nèi)資料統(tǒng)一按照：員工信息登記表身份證復(fù)印件學(xué)歷證書復(fù)印件社保資料復(fù)印件住房公積金資料復(fù)印件各執(zhí)業(yè)資格證書勞動(dòng)合同個(gè)人工作總結(jié)員工異動(dòng)表績效考核表調(diào)薪審核表離職表單排序，并于表單右上角處按順序進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)原則根據(jù)：檔案號(hào)-頁碼，如：JTCW003-01、JT01003-02，并在封面對(duì)應(yīng)項(xiàng)顯示頁碼。4. 檔案外封面的要求原則：確保檔案信息真實(shí)準(zhǔn)確、完整，基礎(chǔ)信息可直接在封面查找減少進(jìn)入檔案查詢的不必要時(shí)間，如員工入職時(shí)間、身份證號(hào)碼、合同期限、

6、學(xué)歷證書號(hào)碼、資格證書是否原件、調(diào)崗時(shí)間、離職時(shí)間等，此頁貼于檔案封面，方便快速查找。（三）人事檔案的收集、整理與更新1. 在職員工檔案1）日常收集員工履歷表、轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、各種獎(jiǎng)勵(lì)、職務(wù)任免、異動(dòng)表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、協(xié)議等材料。2）每年6月1號(hào)定期一次全面更新維護(hù)全員檔案2. 新進(jìn)人員的人事檔案，必須于辦理入職手續(xù)三日之內(nèi)，將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。3. 離職人員檔案，離職人員應(yīng)于離職三個(gè)工作內(nèi)，檔案另行存放于離職人員檔案處。4. 人才庫人員檔案，人才庫人員檔案由檔案管理員及時(shí)跟進(jìn)人才庫儲(chǔ)備人員的工作進(jìn)展及工作異動(dòng)，及時(shí)更新電子及紙質(zhì)的檔案信息。以下幾個(gè)時(shí)段特別需要做

7、好人事檔案資料的歸檔工作。1. 入職檔案（1）新員工入職報(bào)到當(dāng)天，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面右上方書寫上檔案袋編號(hào)、員工姓名、職位、內(nèi)容、頁碼等。新員工入職三個(gè)工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行歸檔：1）職位申請(qǐng)書（必須要有初試、復(fù)試、錄用的審批人簽字及錄用時(shí)的薪資標(biāo)準(zhǔn)等意見簽署、貼上一張一寸的彩色照片）；2）身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件；3）薪資面談表。（2） 辦理完入職手續(xù)后的五個(gè)工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔：1）簽署好的崗位責(zé)任書2）試崗?fù)ㄖ獑危ū仨氂衅渲苯由霞?jí)對(duì)其

8、在試崗期間表現(xiàn)的評(píng)價(jià)）3）試用協(xié)議書4）入職培訓(xùn)協(xié)議5）保密協(xié)議2. 員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時(shí)員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：1）轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表、轉(zhuǎn)正通知單2）勞動(dòng)合同3）競(jìng)業(yè)禁止合同書3. 員工辦理異動(dòng)手續(xù)時(shí)檔案管理人員在完成員工異動(dòng)手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi)，將員工異動(dòng)手續(xù)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，具體的歸檔資料有：1）人事異動(dòng)審批表2）員工異動(dòng)工作移交表、文件檔案資料移交明細(xì)表、資料移交明細(xì)表、待辦工作移交明細(xì)表3）異動(dòng)通知4. 員工辦理離職手續(xù)時(shí)在人力資源部門辦理完員工離職手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi)，檔案管理員應(yīng)將相關(guān)離職資料裝入該員工的檔案內(nèi)，存檔的資料有：1

9、）離職申請(qǐng)書2）離職申批表3）員工離職工作移交表、文件檔案資料移交明細(xì)表、客戶資料移交明細(xì)表、待辦工作移交明細(xì)表離職面談表5. 在職不在崗人員檔案管理在職不在崗人員即證件掛靠人員，檔案管理員應(yīng)于確認(rèn)掛靠當(dāng)天收集全部掛靠所需的材料、資格證書復(fù)印件，按順序標(biāo)簽蓋章入檔，掛靠人員的檔案統(tǒng)一歸類放置。6. 員工受到獎(jiǎng)懲等與人事相關(guān)工作時(shí)需要?dú)w檔的資料必須第一時(shí)間（三個(gè)工作日內(nèi)）歸檔，當(dāng)獎(jiǎng)懲已落實(shí)公布之后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)綜合辦公室的獎(jiǎng)懲材料，將獎(jiǎng)懲紙質(zhì)材料整理入檔。7. 當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動(dòng)時(shí)當(dāng)員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)如學(xué)歷、住址、個(gè)人技術(shù)職稱、婚姻狀況等，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印交人事部歸

10、檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。8. 每月三號(hào)之前整理更新一次人事檔案對(duì)新進(jìn)（含新掛靠、新儲(chǔ)備人員）、離職、轉(zhuǎn)崗、晉升員工檔案重新整理核對(duì)組卷，在整理過程中不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。9. 每份入檔資料必須蓋上檔案的檔印由資料管理員于每份新入檔的資料中間位置蓋上“存檔”字樣，同步在封面位置對(duì)應(yīng)項(xiàng)蓋上檔印。10.建立檔案正本凡是公司的員工（正式員工、試用員工、臨時(shí)員工、兼職人員、離職及人才庫儲(chǔ)備人員）都必須建立檔案正本，是否建立副本，根據(jù)工作需要由人力資源部自行確定。11. 人才庫檔案管理檔案管理員綜合整理通過現(xiàn)場(chǎng)招聘會(huì)收到的簡歷、人才網(wǎng)、建筑網(wǎng)等網(wǎng)站應(yīng)聘者在線投遞的應(yīng)聘簡歷、人力資源部主動(dòng)搜索合適崗位

11、的簡歷及轉(zhuǎn)介紹候選人的簡歷、材料，篩選出候選人員資質(zhì)良好但集團(tuán)暫沒有合適崗位或集團(tuán)有崗位空缺但候選人暫在其他企業(yè)尚沒有跳槽意向的簡歷，將其整理歸檔組卷為儲(chǔ)備候選人，存放入集團(tuán)人才庫，方便高效率的填補(bǔ)企業(yè)崗位空缺，六、人事檔案的借閱、移交與銷毀（一）檔案借閱凡借用人事檔案，必須填寫人事檔案借閱登記表，由人力資源部門的負(fù)責(zé)人核實(shí)理由，經(jīng)分管人力資源的公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可借出，借出的檔案必須在3天或在約定的時(shí)間內(nèi)歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。查閱、借用檔案的部門或個(gè)人，不得擅自摘抄、拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。如因工作需要從檔案中取證的，應(yīng)事先征得主管人事部門同意，經(jīng)批準(zhǔn)后方可摘抄、復(fù)制拍攝。借閱檔案的人員，對(duì)檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換。（二）人事檔案管理人員工作變動(dòng)移交檔案管理人員異動(dòng)前5個(gè)工作日之內(nèi)，應(yīng)有合適的人選交接相應(yīng)檔案管理工作事宜，交接時(shí)移交人及交接人同時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)交接,移交人員除檔案外同時(shí)移交檔案管理辦法、檔案