0采購及供應(yīng)商管理控制程序

1、文件編號SY-QP-09江蘇 XXXX科技有限責(zé)任公司采購及供應(yīng)商管理控制程序版 本 號頁次 / 總頁數(shù)B/01 / 6采購及供應(yīng)商管理控制程序受控狀態(tài)： _生效日期： 2017-01-01文件編號江蘇 XXXX科技有限責(zé)任公司版 本 號SY-QP-09采購及供應(yīng)商管理控制程序頁次 / 總頁數(shù)1 目的為本公司實施對供應(yīng)商的選擇、評價和定期業(yè)績評定提供一套規(guī)范和明確的控制方案，以保證供應(yīng)商建立符合要求的質(zhì)量體系，持續(xù)地向公司提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品。2 范圍本程序適用于對原材料及其他外購的管理，外包供應(yīng)商的管理也按本程序執(zhí)行。3 術(shù)語3.1 供方提供產(chǎn)品的組織或個人。示例：制造商、批發(fā)商、產(chǎn)品的零售商或商

2、販，服務(wù)或信息的提供方。4 職責(zé)B/02 / 64.1品控部是供應(yīng)商歸口管理部門，主要負(fù)責(zé)對供應(yīng)商進(jìn)行管理，包括供應(yīng)商的分類、審查評估；組織定期業(yè)績評定，并提供供應(yīng)商交付業(yè)績和商務(wù)服務(wù)方面的服務(wù)業(yè)績數(shù)據(jù)；督促供應(yīng)商進(jìn)行問題整改和持續(xù)改進(jìn)；按照供應(yīng)商業(yè)績實施相應(yīng)的控制措施。4.2品控部主要負(fù)責(zé)參與對供應(yīng)商的現(xiàn)場審核，與品控部共同定期對供應(yīng)商的業(yè)績進(jìn)行評定；負(fù)責(zé)供應(yīng)商樣品的檢驗測試、小批試用以及批量產(chǎn)品的檢驗測試；負(fù)責(zé)針對產(chǎn)品質(zhì)量提出對供應(yīng)商的改進(jìn)要求；對于供應(yīng)商提供的不合格產(chǎn)品，負(fù)責(zé)及時通知品控部與供應(yīng)商協(xié)商并對供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量要求的澄清；與供應(yīng)商協(xié)商簽訂質(zhì)量技術(shù)協(xié)議。4.4總經(jīng)理負(fù)責(zé)新供應(yīng)商和緊

3、急采購的A 類供應(yīng)商的批準(zhǔn)。5 工作程序5.1品控部根據(jù)原材料對最終產(chǎn)品的影響程度，將公司的供應(yīng)商分為兩種：A類供應(yīng)商和 B類供應(yīng)商。對于 B類供應(yīng)商，由品控部直接管理，主要考核價格的合理性、所提供的物料是否滿足使用要求。5.1.1A 類供應(yīng)商：直接影響最終產(chǎn)品的壽命、性能，可能導(dǎo)致顧客投訴的原材料，外協(xié)加工廠家，具體明細(xì)參考xx年度主要材料評估表中所列明的主要材料規(guī)格及明細(xì)。5.1.2B 類供應(yīng)商：對產(chǎn)品質(zhì)量有影響的物資的供應(yīng)商；如外購配件、生產(chǎn)用輔助工具等。5.2 合格供應(yīng)商應(yīng)滿足以下條件文件編號SY-QP-09江蘇 XXXX科技有限責(zé)任公司采購及供應(yīng)商管理控制程序版 本 號頁次 / 總頁

4、數(shù)B/03 / 6a. 合法的經(jīng)營商，營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書齊全有效，有良好的信譽；b. 能提供有效的合格證，樣品檢驗合格c. 貨比三家、有三家及以上供方作價格方面的對比；d. 供貨方便，利于運輸，支付；e. 有充足的貨源及供應(yīng)能力；必要時 A類供應(yīng)商應(yīng)通過供應(yīng)商現(xiàn)場質(zhì)量能力評審。5.3供應(yīng)商調(diào)查當(dāng)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)調(diào)整、生產(chǎn)產(chǎn)能變化或者其它原因，需要對新的供應(yīng)商，或其它可以提供公司需要的產(chǎn)品或原材料的潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查，也可對已確定有資格的供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查。5.3.1 品控部可以通過各種渠道，了解其它可以提供給公司需要的產(chǎn)品或服務(wù)的潛在供應(yīng)商，品控部需要即時聯(lián)系并發(fā)送供應(yīng)商基本資料調(diào)查表給潛在供應(yīng)商，以收集

5、潛在供應(yīng)商的相關(guān)信息；5.3.2 品控部根據(jù)收集的潛在供應(yīng)商的信息，進(jìn)行初步篩選，將不適合的潛在供應(yīng)商剔除，合適的可以確定為候選供應(yīng)商名單，并通知入選的潛在供應(yīng)商提供下列資料：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、質(zhì)量體系證書、產(chǎn)品認(rèn)證證書、授權(quán)書以及其它資質(zhì)證書等。品控部根據(jù)以上信息編寫供應(yīng)商注冊登記申請表供方評價、選擇、重新評價記錄。5.3.3如顧客有指定的供應(yīng)商，則由品控部提供有關(guān)材料（合同、協(xié)議等），直接進(jìn)入供方審核程序。5.4 供應(yīng)商審核5.4.1 對于調(diào)查評估確認(rèn)的潛在的A類供應(yīng)商，品控部應(yīng)與潛在供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系，并確定對其進(jìn)行現(xiàn)場審核的時間，如果是貿(mào)易商供應(yīng)商，直接確認(rèn)其資格，可免

6、于現(xiàn)場審核；顧客指定供應(yīng)商可以不進(jìn)行現(xiàn)場審核。如果供應(yīng)商可以提供有效的ISO9001認(rèn)證證書，也可免于體系審核。如果供方由母公司指定（指集團(tuán)采購的材料，如部分鋼材、油漆、角件、門鎖桿、木地板等），依據(jù)品控部提供的相關(guān)材料，可直接確認(rèn)其資格，免于現(xiàn)場審核。5.4.2對于 B類供應(yīng)商由品控部根據(jù)實際情況決定是否進(jìn)行審核。5.4.3需要進(jìn)行審核的A類供應(yīng)商，確定好審核的時間后，由評審組組長負(fù)責(zé)組織評審組對供應(yīng)商或候選供應(yīng)商進(jìn)行審核。評審時，主要使用現(xiàn)場審核評價表。5.4.4 審核過程中，審核成員必須仔細(xì)運用相關(guān)的審核記錄表，并將審核過程的信息如實記錄在審核記錄表中。5.5 審核結(jié)束后，評審組將所有的

7、審核記錄全部匯總，形成審核報告，審核通過并驗證不符合報告關(guān)閉后方可進(jìn)行供應(yīng)商首件檢驗報告提交。并根據(jù)下列審核得分情況形成審核結(jié)論；文件編號江蘇 XXXX科技有限責(zé)任公司版 本 號SY-QP-09采購及供應(yīng)商管理控制程序頁次 / 總頁數(shù)5.5.1 審核得分 60分的，分以下兩種情況：1）審核得分 80分以上的，通過審核；2）審核得分 60到 80分的，則需要供應(yīng)商在3個月內(nèi)對不合格項目進(jìn)行整改，并提供供應(yīng)商現(xiàn)場審核不符合報告。5.5.2 審核得分 60。判定審核不通過；可以有如下二種措施：1）供應(yīng)商需要根據(jù)審核組的審核記錄進(jìn)行改進(jìn)，改進(jìn)完成后可以再向公司評審組申請執(zhí)行審核。2）拒絕成為公司的合格

8、供應(yīng)商。5.5.3 評審組組長負(fù)責(zé)將現(xiàn)場審核評價表發(fā)至品控部和被審核的供應(yīng)商。5.5.4品控部將所有的相關(guān)資料（包括調(diào)查、審核、首件檢驗批準(zhǔn)（必要時）、供應(yīng)商的基本資料）報總經(jīng)理批準(zhǔn)，納入合格供應(yīng)商名錄。5.6合格供應(yīng)商定期績效評定與控制5.6.1 半年度綜合業(yè)績評定品控部會同品控部、品控部等相關(guān)部門每年初對合格供應(yīng)商的交期、質(zhì)量、經(jīng)濟(jì)性、服務(wù)及配合程度進(jìn)行綜合評估，填寫供應(yīng)商考核評價指標(biāo)體系表表格，并報總經(jīng)理批示。評估指標(biāo)及標(biāo)準(zhǔn)如下：B/04 / 6評定類評分標(biāo)準(zhǔn)別評定 內(nèi) 容A）準(zhǔn)時交貨是否合同期限內(nèi)交付、缺貨斷交現(xiàn)象滿分 10 分，考核期內(nèi)每出現(xiàn)一次缺貨斷交現(xiàn)象扣2 分供應(yīng)指標(biāo)訂貨規(guī)格、

9、數(shù)量變化滿分 10 分，每出現(xiàn)一次不B）訂單變化接受接受情況扣 5 分C）合格率* 合格來料批次÷來料總批次× 100%滿分 10 分，考核期內(nèi)合格率每降低 1% 扣 0.1分質(zhì)量指來料報廢總數(shù) ÷來料總數(shù)× 100%滿分 10 分，報廢率每增加D）報廢率1%扣 1分標(biāo)E）包裝是否符合標(biāo)準(zhǔn)化要求 , 有無散包、受損滿分 10 分，每出現(xiàn)一次包程度現(xiàn)象裝問題扣 1 分F）產(chǎn)品價格滿分 10 分，每等級2 分依性價比優(yōu)秀、良好、較好、差次遞減經(jīng)濟(jì)指標(biāo)月結(jié) 120 天、月結(jié) 90 天、月結(jié) 60 天、滿分 10 分，每等級1 分依G）延期付款期限月結(jié) 30 天

10、、現(xiàn)付、預(yù)付次遞減H）能否提供公司要求的相關(guān)單據(jù)如送貨單、發(fā)票、材質(zhì)證明、滿分 10 分，視情況評定使用說明書等 , 是否及時提供規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)文件？符合財稅要求。服務(wù)指供應(yīng)商送貨，裝卸搬運、清點數(shù)量及提滿分 10 分，視情況評定出的疑問等是否及時積極配合，是否語I ）服務(wù)態(tài)度及響應(yīng)時間標(biāo)言不夠文明、態(tài)度生硬能否按公司要求提供電話或相關(guān)人員到滿分 10 分，視情況評定J）技術(shù)支持、售后服務(wù)廠技術(shù)支持和培訓(xùn)，是否質(zhì)量投訴等反應(yīng)表現(xiàn)慢、不主動、不及時。文件編號江蘇 XXXX科技有限責(zé)任公司版 本 號SY-QP-09采購及供應(yīng)商管理控制程序頁次 / 總頁數(shù)* 考慮到我司的材料種類多、規(guī)格特殊、批量小批次多

11、的特點，對“合格來料批次”考核定義如下：a. 樣品、首批制作零件，不納入考核范圍，不合格品需由供應(yīng)商免費更換；B/05 / 6b.每批次來貨數(shù)量20,合格率大于 90%考核為批次合格，不合格品需由供應(yīng)商免費更換；c 21每批次來貨數(shù)量 100，合格率大于 92%考核為批次合格，不合格品需由供應(yīng)商免費更換；d 101每批次來貨數(shù)量 500，合格率大于 94%考核為批次合格，不合格品需由供應(yīng)商免費更換；e 501每批次來貨數(shù)量，合格率大于 96%考核為批次合格，不合格品需由供應(yīng)商免費更換；根據(jù)下列審核得分情況形成評定結(jié)論1）評定得分 80分以上的（優(yōu)（95-100 分），良（ 95-90 分），合

12、格（ 90-80 分），通過；對于優(yōu)、良等級的優(yōu)秀供應(yīng)商，可適當(dāng)考慮增加訂購量。2）評定得分 60到 80分的，減少或停止向該供應(yīng)商采購物料，將該供應(yīng)商列入監(jiān)控供應(yīng)商名錄，并要求供應(yīng)商在1個月內(nèi)對不合格項目進(jìn)行整改，并提供書面的整改報告。經(jīng)驗證后可再次列入合格供應(yīng)商名錄。3）評定得分60，判定為不通過，停止該供應(yīng)商的供貨資格，并列入不合格供應(yīng)商名錄。要求供應(yīng)商在 1個月內(nèi)對不合格項目進(jìn)行整改，并提供書面的整改報告，經(jīng)驗證后可列入監(jiān)控供應(yīng)商名錄。5.7監(jiān)督審核5.7.1品控部根據(jù)對A類供應(yīng)商的年度業(yè)績考核的結(jié)果進(jìn)行綜合分析，確定次年的監(jiān)督審核的供應(yīng)商名錄，并負(fù)責(zé)編制年度供應(yīng)商審核計劃。5.7.2

13、 品控部、品控部（或其他相關(guān)部門）嚴(yán)格按照年度供應(yīng)商審核計劃執(zhí)行監(jiān)督審核工作；審核過程，主要參照5.4 、 5.5 執(zhí)行；5.7.3編制年度監(jiān)督審核的供應(yīng)商主要考慮以下幾個方面：a)年度監(jiān)督審核的供應(yīng)商是在QSOE系統(tǒng)內(nèi)已進(jìn)行登記、并通過評價的；b) 所有 A類供應(yīng)商執(zhí)行年度監(jiān)督審核 , 并按供應(yīng)商現(xiàn)場審核評價表中的各項指標(biāo)進(jìn)行評價；（參考 5.1.1 A 類供應(yīng)商是指供應(yīng)直接影響最終產(chǎn)品的壽命、性能，可能導(dǎo)致顧客投訴的原材料，外協(xié)加工廠家。）b) B 類供應(yīng)商原則上不執(zhí)行監(jiān)督審核，但需要進(jìn)行年度綜合業(yè)績評定，具體參照5.6 執(zhí)行。5.8臨時批準(zhǔn)供應(yīng)商如遇特殊要求，對產(chǎn)品的質(zhì)量會產(chǎn)生大的影響，

14、合格供應(yīng)商名錄中的供應(yīng)商無法提供所需的材料，品控部可以選擇潛在的供應(yīng)商或在合格供應(yīng)商名錄外的供應(yīng)商進(jìn)行采購；如選擇先前未作調(diào)查、評審的供應(yīng)商，必須及時收集齊全供應(yīng)商資料（供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、組織機(jī)構(gòu)代碼證、ISO9001證書或其它資格認(rèn)證證書、特種行業(yè)許可證（需要時）、供應(yīng)商基本資料調(diào)查表），并填寫臨時供文件編號江蘇 XXXX科技有限責(zé)任公司版 本 號SY-QP-09采購及供應(yīng)商管理控制程序頁次 / 總頁數(shù)應(yīng)商申請表；交總經(jīng)理批準(zhǔn)后，品控部可以把把供應(yīng)商納入合格供應(yīng)商名錄中，并備注為臨時供應(yīng)商；緊急或臨時選擇的A類供應(yīng)商，由品控部負(fù)責(zé)整理、匯總上述資料后，并必須聯(lián)系供應(yīng)商在一周內(nèi)完成資格

15、審核；并請參照5.3 、 5.4 執(zhí)行。5.9采購產(chǎn)品的驗證5.9.1材料的檢驗和試驗按入庫檢驗規(guī)程產(chǎn)品檢測規(guī)程執(zhí)行。5.9.2當(dāng)本公司需要在供應(yīng)商貨源處對所采購的產(chǎn)品進(jìn)行驗證時，應(yīng)在采購合同中加以說明，由品控部負(fù)責(zé)去供應(yīng)商現(xiàn)場驗收。5.9.3當(dāng)顧客要求對供應(yīng)商的產(chǎn)品進(jìn)行驗證時，品控部應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系，并協(xié)助顧客實施驗證。B/06 / 6顧客的驗證不能免除供應(yīng)商的責(zé)任，也不能排除顧客以后的復(fù)驗和拒收。5.9.4如供應(yīng)商所供貨產(chǎn)品發(fā)生質(zhì)量問題，應(yīng)由品控部發(fā)出xx供應(yīng)商糾正 / 預(yù)防報告填寫后反饋給品控部，并由品控部對糾正效果進(jìn)行驗證；5.10采購信息5.10.1 技術(shù)部以書面的“采購資料”的形式分別向品控部提供采購材料和其他外購件的采購信息。當(dāng)顧客的技術(shù)文件對材料有特殊要求時，技術(shù)部將顧客的技術(shù)文件發(fā)至品控部。技術(shù)部提供的采購信息需經(jīng)相關(guān)責(zé)任工程師批準(zhǔn)，確保信息是充分和適宜的。5.10.2 采購員根據(jù)技術(shù)部下發(fā)的“采購資料”的要求和顧客的技術(shù)文件中的特殊要求，在合格供方名錄中選擇多家供方進(jìn)行詢價，擇優(yōu)選擇適宜