03內(nèi)外部溝通控制程序

1、1、目的建立和疏通信息渠道，加強(qiáng)信息流通接口管理，防止信息傳遞的失真和延誤,保證與公司整體運(yùn)作 的相關(guān)信息能得到及時(shí)的溝通和處理，快速應(yīng)對市場和顧客要求，在公司內(nèi)建立起髙效運(yùn)作機(jī)制, 形成團(tuán)隊(duì)合作的氣氛，謀求供方、員工、公司和顧客的共同發(fā)展。2、范圍適用于與本公司整體運(yùn)作有關(guān)的內(nèi)、外部信息溝通的管理。3、術(shù)語依照 I SO90 0 0:2005 及 ISO/TS 169 4 9:2009 中的術(shù)語。4、職責(zé)4.1 各部門負(fù)責(zé)做好本部門職責(zé)范圍內(nèi)的內(nèi)、外部溝通和相關(guān)信息的收集和整理。4.2 質(zhì)量部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的信息，并做好相關(guān)傳遞、處理、匯總及保存工作。4.3 管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌與公司管理

2、相關(guān)的信息，并做好相關(guān)傳遞、處理、匯總及保存工作。對公 司各部門的信息收集、統(tǒng)籌及其在內(nèi)部溝通全過程的監(jiān)督和控制.4.4 市場部負(fù)責(zé)與顧客有關(guān)的要求進(jìn)行溝通，并在公司內(nèi)部及時(shí)傳遞。5、工作程序5.1溝通內(nèi)容（信息）的分類5.1.1外部信息5.1.1.1與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的外部信息： 顧客、第二方審核、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督機(jī)構(gòu)、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等檢查或監(jiān)測結(jié)果及反饋的信息; 產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)類信息： 市場動態(tài)、行業(yè)動態(tài)（包括競爭對手）中與質(zhì)量相關(guān)的信息： 顧客的質(zhì)量信息及投訴等； 其它外部與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的冬類信息。5.1.1.2與公司管理相關(guān)的外部信息： 政府及有關(guān)部門頒布的與公司運(yùn)作有關(guān)的信息，如法律、法規(guī)、條例等： 市

3、場、行業(yè)動態(tài)（包括競爭對手）中與本公司管理相關(guān)的信息： 與本公司有合作關(guān)系的社會機(jī)構(gòu)、團(tuán)體、企業(yè)等的相關(guān)反饋信息。5.1.2內(nèi)部信息 質(zhì)量體系運(yùn)行情況、質(zhì)量方針、目標(biāo)的實(shí)施情況、生產(chǎn)過程情況、產(chǎn)品檢查情況等; 員工對有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量的建議和意見等； 公司規(guī)章制度的建立、推行、運(yùn)作效果等相關(guān)情況； 財(cái)務(wù)、人事、行政、后勤、安全、衛(wèi)生等情況： 員工有關(guān)公司內(nèi)部管理的建議和意見等。5.2 信息的收集信息（數(shù)據(jù)）每月收集、分析、傳遞、匯總至少一次，各部門按部門職能和各運(yùn)行程序的規(guī)左 收集和整理相關(guān)的信息。5.3 信息重要度分級根據(jù)信息的緊急及重要程度，分為三級： 一級數(shù)據(jù)為重要且緊急的數(shù)據(jù)，指直接影響顧客

4、滿意度、財(cái)務(wù)付款的數(shù)據(jù)，用星號 進(jìn)行標(biāo)識： 二級數(shù)據(jù)為不重要但緊急的數(shù)據(jù)，用進(jìn)行標(biāo)識； 三級數(shù)據(jù)為日常信息，不需標(biāo)識。數(shù)據(jù)的標(biāo)識由數(shù)據(jù)收集部門進(jìn)行標(biāo)識。5.4 溝通形式5.4.1會議溝通5.4.1.1會議計(jì)劃 例行性會議 臨時(shí)性會議5.4.1.2 會議管理 例行性會議如有變更，原則上應(yīng)提前半個(gè)工作日通知，如無變更則不另行通知。 臨時(shí)性會議原則上應(yīng)至少提前1小時(shí)通知參加人員. 會議參加者必須準(zhǔn)時(shí)岀席并簽到，因故無法到會者,事先須向主持人請假并取得許可, 或派代理人岀席（代理人應(yīng)向主持人說明），遲到、早退者須向主持人說明情況，以求 取得諒解及同意。 會議應(yīng)事先明確主題，與會人員應(yīng)依據(jù)本職工作做好各

5、種準(zhǔn)備（包括資料、數(shù)據(jù)）。 主持人應(yīng)控制會議時(shí)程，盡量在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)結(jié)束會議。 會議上形成的決議、處理意見等事項(xiàng)的落實(shí)或?qū)嵤┣闆r，應(yīng)作為下次會議的 議題之一。5.4.1.3 會議紀(jì)律 會議開始前，與會人員必須將手機(jī)關(guān)閉（或?qū)Ⅳ[鈴模式置于振動、無聲等）以免影響會 議的正常進(jìn)行； 與會人必須淸楚與會目的，簡單扼要的闡述需呈報(bào)事項(xiàng)； 在發(fā)言人沒有結(jié)束發(fā)言之前，其它人不可無禮貌打斷： 與會人員根據(jù)主持人安排的順序發(fā)言： 在進(jìn)行專項(xiàng)討論的時(shí)候，與會人員需圍繞主題進(jìn)行；©會議主持人應(yīng)根據(jù)討論議題，適時(shí)的控制會議時(shí)間； 會議中途需離席時(shí)，需向主持人說明； 在會議主持人宣布會議結(jié)束后，方可散會。5.

6、4.1.4 會議決議追蹤落實(shí)。 會議結(jié)朿后，由會議主持人根據(jù)會議溝通內(nèi)容的重要程度決泄是否簽發(fā)會議記錄 或會議紀(jì)要，并分發(fā)至相關(guān)部門或人員. 簽發(fā)會議紀(jì)要的，由會議主持人指泄專人對會議紀(jì)要相關(guān)內(nèi)容的落實(shí)情況 進(jìn)行追蹤，并匯報(bào)追蹤結(jié)果，填寫督辦單。5.4.2計(jì)劃、報(bào)表、報(bào)告、通知和通告溝通按各部門工作范用和部門計(jì)劃.報(bào)表.報(bào)告、通知和通告?zhèn)鬟f要求進(jìn)行溝通匚5.4.3其它溝通形式除利用上述溝通形式外，還可以利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、互聯(lián)網(wǎng)、傳真、電話、信函、電子磁盤、 光盤等形式進(jìn)行溝通，并做好記錄和存檔工作。5.5 溝通效果評價(jià)和溝通改進(jìn)：見持續(xù)改進(jìn)控制程序。5.6 溝通內(nèi)容（信息）的歸檔與保存。各部門均需做好信息原稿和接收信息的保管和歸檔、處管工作，屬于文件類的按文件控 制程序執(zhí)行，屬于記錄類的按6、相關(guān)文件：糾正和預(yù)防措施控制程序文件控制程序顧客滿總度控制程序持續(xù)改進(jìn)控制程序記錄控制程序7、記錄：信息反饋單聯(lián)絡(luò)單會議簽到表會議紀(jì)要督辦單記錄控制程序執(zhí)行。HFQ P-33HF-QP 0 1HFQP-26HFQ