人力資源系統(tǒng)管理辦法制度

1、人力資源系統(tǒng)管理辦法（征求意見稿）第一章 總則第一條 為加強人力資源系統(tǒng)的管理，明確各級系統(tǒng)操作人員的職責與權 限，提高人力資源系統(tǒng)運行的效率和效果，確保人力資源各項數(shù)據(jù)及時、準確、 完整，更好地為公司、員工提供服務，特制定本辦法。第二條 人力資源系統(tǒng)是公司應用軟件系統(tǒng)中的基礎系統(tǒng)， 實現(xiàn)員工人事信 息管理、人事異動處理、員工招聘管理、績效管理、培訓管理、人力資源報表管 理、員工自助服務等人力資源管理功能。第三條 人力資源系統(tǒng)管理原則：1、權限與責任對等原則：誰使用，誰負責，按照授予的權限進行系統(tǒng)的操 作，并承擔相應的責任。2、嚴格保密原則：系統(tǒng)各項人事信息、 薪酬數(shù)據(jù)必須嚴格保密， 未經(jīng)授權

2、， 不得泄漏。3、準確完整原則：系統(tǒng)各項信息必須準確、完整，并及時更新。第四條 本辦法適用華安財產(chǎn)保險股份有限公司人力資源系統(tǒng)的管理。第二章 職責與權限第五條 組織機構一、總公司（一）人力資源部：1、人力資源管理系統(tǒng)的建設規(guī)劃、組織選型和系統(tǒng)實施。2、人力資源系統(tǒng)在全公司的推廣使用、升級優(yōu)化和監(jiān)督檢查。3、制定、完善人力資源系統(tǒng)各模塊指導操作手冊。4、負責人力資源系統(tǒng)用戶權限管理。5、負責人力資源系統(tǒng)中總公司各部門、分公司、分公司職能部門、三級機 構組織架構裂變（包括新設、合并、拆分、升級、降級、撤銷，下同）的管理。6、指導、監(jiān)控、解決人力資源系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的問題，并對總公司員工、 分公司系統(tǒng)

3、管理員進行培訓。7、負責總公司員工、分公司經(jīng)營班子、委派財務負責人以及稽核人員信息 的維護。（是否要包括理財險人員和特別調查部經(jīng)理？）（二）信息技術部：1、參與人力資源管理系統(tǒng)的建設規(guī)劃、系統(tǒng)選型和系統(tǒng)實施。2、對人力資源系統(tǒng)提供網(wǎng)絡與設備維護等支持和技術保障。3、組織人力資源系統(tǒng)與公司其它系統(tǒng)接口的開發(fā)與維護。4、負責人力資源系統(tǒng)自定義報表的設計工作。5、負責人力資源系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的備份與安全管理。（三）市場部：（職責描述更全一些）1、及時向總公司人力資源部提供二級機構、三級機構的裂變信息。2、負責核心業(yè)務系統(tǒng)中與HR系統(tǒng)對接信息的維護。3、公司前線人員信息及前線人力成本報表的查看權。二、分公司

4、（一）人力資源部：1、負責人力資源系統(tǒng)在分公司和所屬三級機構的推廣使用。2、人力資源系統(tǒng)中所屬三級機構部門、四級機構、業(yè)務團隊的設置。3、負責分公司各項人力資源數(shù)據(jù)的及時更新、 日常維護，確保數(shù)據(jù)的及時、 準確和完整。4、對分公司本部、所屬三級機構人力資源系統(tǒng)的使用進行指導和檢查監(jiān) 督，并負責對分公司本部、 同城三級機構員工以及異地三級機構系統(tǒng)管理員進行 系統(tǒng)操作培訓。5、及時反饋分公司使用人力資源系統(tǒng)中的問題以及優(yōu)化建議。6、負責權限范圍內分公司員工、三級機構經(jīng)營班子人員信息的維護。（二）市場部：1、負責分公司前線人員在系統(tǒng)中的各項人事事務操作。2、及時向分公司人力資源部提供四級機構裂變及業(yè)

5、務團隊變動（包括新 設、合并、撤銷）信息。3、分公司前線人員信息及前線人力成本報表的查看權。三、三級機構（一）同城三級機構： 原則上統(tǒng)一集中到分公司本部進行各項人力資源系統(tǒng)操作。（二）異地三級機構：1、負責人力資源系統(tǒng)在三級機構的推廣使用。2、負責對三級機構員工進行系統(tǒng)操作培訓。3、及時反饋三級機構使用人力資源系統(tǒng)中的問題以及優(yōu)化建議。4 、 負責三級機構員工信息的維護。第六條 系統(tǒng)管理員（一）總公司系統(tǒng)管理員1、參與人力資源系統(tǒng)的建設規(guī)劃和系統(tǒng)實施。2、組織優(yōu)化公司人力資源管理系統(tǒng)以及完善相關操作手冊。3、負責人力資源管理系統(tǒng)用戶權限、經(jīng)理人自助常用報表的設置和主控臺 的管理。4、協(xié)助信息技

6、術部處理與公司其它應用系統(tǒng)進行對接。5、組織分公司系統(tǒng)管理員和總公司員工進行系統(tǒng)使用的培訓。6、指導、監(jiān)督人力資源系統(tǒng)的運行，研究、解決分公司反饋系統(tǒng)使用過程 中的問題，并提出處理意見。7、負責人力資源系統(tǒng)的運行、數(shù)據(jù)維護監(jiān)督和日常管理。 （二）分公司系統(tǒng)管理員1、負責權限范圍內，人力資源系統(tǒng)在分公司的應用管理，確保分公司人力 資源數(shù)據(jù)的及時、準確、完整。2、組織所屬三級機構系統(tǒng)管理員和分公司員工系統(tǒng)使用的培訓。3、及時反饋分公司使用HR系統(tǒng)中的問題以及優(yōu)化建議。4、指導、解決分公司員工、所屬三級機構系統(tǒng)管理員反饋的問題。（三）三級機構系統(tǒng)管理員1、負責權限范圍內， 人力資源系統(tǒng)在三級機構的應

7、用管理， 確保三級機構 人力資源數(shù)據(jù)的及時、準確、完整2、負責三級機構員工系統(tǒng)使用的培訓。3、及時向分公司系統(tǒng)管理員反饋三級機構使用 HR系統(tǒng)中的問題以及優(yōu)化 建議。第七條 員工1、在權限范圍內，按照系統(tǒng)操作說明書進行員工自助操作。2、 及時向所屬機構人力資源部反饋個人變動信息、使用HR系統(tǒng)中的問題 以及系統(tǒng)優(yōu)化建議。第三章 系統(tǒng)使用管理第八條 系統(tǒng)中的所有使用人員要自覺遵守系統(tǒng)管理相關的規(guī)章制度， 按照 授予的權限 （附件一：系統(tǒng)權限分配表（一期） ），認真完成本人在系統(tǒng)中所承擔 的職責。（備注：目前權限僅按照人力資源系統(tǒng)一期實施項目進行授權）第九條 用戶因工作需要變更個人操作權限， 須認真

8、閱讀本辦法， 并按照以 下流程進行辦理：員工填寫權限變更申請表（附件二）一分公司人力資源部審核一總公司 人力資源部審批一總公司系統(tǒng)管理員進行權限授予第十條 公司員工持有唯一的系統(tǒng)登陸帳號。 員工應保證個人帳戶密碼的安 全性，不得將密碼透露給他人。員工取得初始密碼后應立即修改，若因帳號、密 碼被他人使用造成不良影響，一切后果由本人承擔。第十一條 員工忘記密碼的， 應向總公司系統(tǒng)管理員發(fā)送郵件， 提出修改密 碼申請，經(jīng)總公司系統(tǒng)管理員核實后重新設置員工密碼。第十二條 任何用戶不得索取他人帳戶密碼， 未經(jīng)授權， 不得用其他人員帳 號進行系統(tǒng)操作。第十三條 分公司和異地三級機構必須明確一位系統(tǒng)管理員，

9、 負責本機構人 力資源系統(tǒng)的日常管理（具體職責見第二章） 。系統(tǒng)管理員必須責任心強，具有 良好的職業(yè)操守，一定的人力資源管理知識和應用軟件操作知識。第十四條 同城支公司如因工作需要須設系統(tǒng)管理員， 須按第九條流程向總 公司人力資源部提出書面申請，審批同意后授予相應的系統(tǒng)操作權限第十五條 擔任系統(tǒng)管理員的員工須屬于人力資源系列。 總公司系統(tǒng)管理員 為人力資源部HR項目經(jīng)理，分公司系統(tǒng)管理員由分公司指定，三級機構系統(tǒng)管 理員為人事行政崗。分支機構須在系統(tǒng)管理員確定后一周內將系統(tǒng)管理員名單 （附件三） 以分公司為單位上報總公司人力資源部。第十六條 分支機構系統(tǒng)管理員有變動的， 由上一級系統(tǒng)管理員進行

10、人員異 動處理，并在 3 日（時間是否再短些） 內將新系統(tǒng)管理員名單上報總公司人力資 源部，由總公司系統(tǒng)管理員進行權限授予。第十七條 分支機構新系統(tǒng)管理員上崗前應到上一級人力資源部進行不少 于 3 天的崗前技能和實務操作培訓。第四章 系統(tǒng)維護管理人力資源數(shù)據(jù)的操作職責落實到須填寫信息維第十八條 人力資源系統(tǒng)是公司人力資源管理的基礎系統(tǒng)， 統(tǒng)計、查詢來源于該系統(tǒng)。 各項人力資源系統(tǒng)操作應合理分工， 人，保證各項數(shù)據(jù)的及時、完整和準確第十九條 分支機構人力資源系統(tǒng)操作人員分工有變化的， 護落實表（附件四），并上報總公司人力資源部。第二十條 系統(tǒng)維護人員須嚴格按照規(guī)范操作系統(tǒng)， 認真、及時維護員工各

11、 項人力資源數(shù)據(jù)第二十一條 新入司員工的基本信息須在發(fā)入司通知書 3 日內錄入系統(tǒng)， 入司時間以入司通知書為準， 人員信息中必填項須按要求填寫完整、 準確。未提 供完整入司資料的，人員基本信息暫不錄入系統(tǒng)。第二十二條 員工個人信息發(fā)生變動， 要及時向人力資源部提供人員信息 及相關證明材料， 經(jīng)所在機構人力資源部核實后在系統(tǒng)中修改員工信息， 保證系 統(tǒng)中人員信息的及時準確。第二十三條 人員信息發(fā)生變動后，系統(tǒng)維護人員須按照授予的權限，及 時進行相關的人力資源事務操作， 維護人員信息。 員工離司的， 需在 3日內進行 更新維護；其他人員信息發(fā)生變動的，系統(tǒng)維護人員必須在當月 20 日前更新維 護完

12、畢。第二十四條 員工休假超過 3 個月或者無故曠工 3 天以上的，信息維護人 員須在系統(tǒng)對其員工狀態(tài)作不在職、員工類別作待崗處理。 （是否在此處明確， 此時間是否合適）第二十五條 員工離司須進行辭職或辭退事務處理， 不得刪除人員信息。 在 辦理完離職手續(xù)之前， 信息維護人員須在系統(tǒng)里對其作待崗處理， 待其相關手續(xù) 辦完后，再對其作離職處理。第二十六條 在人事事務處理中， 員工如發(fā)生內部調動， 員工調動日期須與 新入職日期一致， 日期以調動通知時間為準。 如無調動通知的， 以公司領導簽字 日期為準。第二十七條 機構組織架構進行調整的，須按照以下程序進行辦理：（一）總公司部門新設、合并、名稱改變或

13、分公司新設、升降級的：總公 司信息維護人員根據(jù)公司發(fā)文進行相關系統(tǒng)操作， 機構組織架構調整時間以發(fā)文 日期為準。（二）三級機構新設、合并的：總公司市場部須向總公司人力資源部發(fā)三 級機構新設或合并的工作聯(lián)系函，內容包括三級機構新設 / 合并的批準時間、三 級機構名稱等，總公司信息維護人員據(jù)此進行相關系統(tǒng)操作。（三）分公司部門新設、合并的：總公司信息維護人員根據(jù)分公司報備的 發(fā)文進行相關的系統(tǒng)操作，機構組織架構調整時間以分公司發(fā)文時間為準。（四）分公司業(yè)務機構（團隊）新設、合并的：分公司市場部須向分公司 人力資源部發(fā)相關的工作聯(lián)系函， 內容包括公司批準時間、 機構（團隊）名稱等， 分公司信息維護人

14、員據(jù)此進行相關系統(tǒng)操作。組織架構發(fā)生變動的， 其人員在系統(tǒng)中的異動處理須在當月 20日前操作完 畢，人員異動時間與入新職時間一致。第二十八條 分支機構成立新部門的， 應及時向總公司人力資源部提供新設 部門標準的職位設置和職位說明書， 由總公司相關人員在系統(tǒng)中設置新部門和新 職位。第二十九條 分支機構不得擅自修改系統(tǒng)標準職位設置， 新設部門要按照總 公司下發(fā)的標準職位進行設置， 如因工作需要須增加新職位的， 分支機構須向總 公司人力資源部申請，經(jīng)同意后由總公司相關人員進行設置。第三十條 人力資源系統(tǒng)正式運行后，公司所有人員的薪酬須在系統(tǒng)中進 行計算發(fā)放。 每月人員薪酬信息不得晚于下月 15日前錄

15、入系統(tǒng)進行計算、 發(fā)放。 （前后線是否需要統(tǒng)一一致）第三十一條 系統(tǒng)使用人員遇到問題或優(yōu)化建議， 可填寫系統(tǒng)問題反饋單 （附件五），并提交給總公司人力資源部。總公司系統(tǒng)維護人員須認真解答、反 饋答復。第三十二條 為提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性、安全性和運行速度，總公司人 力資源部保有隨時對軟件操作系統(tǒng)進行升級的權利。 如因系統(tǒng)維護或升級的需要 而需暫停服務，總公司人力資源部將在事先進行通告。第五章 系統(tǒng)安全管理第三十三條 系統(tǒng)使用人員須遵守公司保密紀律規(guī)定，并對權限范圍內的 人力資源數(shù)據(jù)的保密性、準確性、完整性、安全性負責，不得危害系統(tǒng)的安全運 行。第三十四條 各級系統(tǒng)管理員應定期檢查人力資源系統(tǒng)

16、，發(fā)現(xiàn)問題及時解 決，無法解決的要立即與總公司人力資源部聯(lián)系，確保系統(tǒng)正常運行。第三十五條 當使用人員發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)問題， 應填寫系統(tǒng)問題反饋單 ，并及 時通知所在機構系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)管理員須認真解決并及時反饋。第三十六條 各級系統(tǒng)管理員處理員工反映的問題，須留有記錄，并建立 完善的工作記錄，對發(fā)生的問題及解決措施有詳細的書面記載。第三十七條 人力資源系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應當有完善的備份制度，重要的人員數(shù) 據(jù)庫信息每周至少備份一次。第六章 獎懲第三十八條 各級人力資源部負責人作為人力資源系統(tǒng)管理的第一責任 人，各級系統(tǒng)管理員作為第二責任人， 須認真落實管理職責， 確保人力資源系統(tǒng) 各項數(shù)據(jù)和操作的準確、及時和

17、完整。第三十九條 系統(tǒng)使用人員應按照系統(tǒng)操作說明書進行系統(tǒng)操作，不得違 規(guī)做危害系統(tǒng)運行的事情。 如造成不良影響的， 應負責賠償， 并根據(jù)情節(jié)輕重情 況，給予罰款、考核扣分、通報批評、降級、降職、調離崗位、解除勞動合同等 處罰。情況嚴重的，依法追究民事或刑事責任。第四十條 違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，公司視情節(jié)輕重予以處 罰：（一）違反人力資源系統(tǒng)管理辦法有關規(guī)定，危害系統(tǒng)安全的；（二）未經(jīng)授權，使用他人帳號進入系統(tǒng)操作造成不良影響的；（三）不按系統(tǒng)操作說明書使用系統(tǒng)造成不良影響的；（四）未及時錄入或錄入虛假人員信息的；（五）人事事務操作失誤造成人員歷史信息錯誤的；（六）擅自在系統(tǒng)外發(fā)放

18、員工薪酬的；（七）其它違反系統(tǒng)管理和安全的行為。第四十一條 對認真執(zhí)行人力資源管理辦法，且取得良好效果的部門和個人, 公司將根據(jù)情況對直接責任人給予表揚。第七章附則第四十二條本辦法由總公司人力資源部負責解釋和修訂第四十三條 本辦法自下發(fā)之日起實施。職位/職員所屬組織單元功能權限權限范圍備注決策層領導總公司經(jīng)理人自助平臺操作權全公司無總公司系統(tǒng)管 理員總公司權限與自定義報表設置權、主控臺操作權、組織規(guī)劃操作權全公司無人力資源部總經(jīng)理總公司人員信息與薪酬數(shù)據(jù)的查看 權、經(jīng)理人平臺操作權全公司無總公司薪酬核算的復核權總公司無薪酬管理室主任總公司人員信息與薪酬數(shù)據(jù)的查看 權、薪酬核算的設置權、員工 自

19、助平臺操作權全公司無總公司薪酬核算的審核權總公司無薪酬管理員總公司人員信息與薪酬數(shù)據(jù)的查看 權、薪酬核算的設置權、員工 自助平臺操作權全公司無勞資員總公司人員信息與薪酬數(shù)據(jù)的查看 權、員工自助平臺操作權全公司無總公司薪酬核算的計算、修改 權總公司無人力管理室主 任總公司職員管理、職位體系修改權、 員工自助平臺操作權全公司無總公司及總公司部門、 分公司 及分公司部門、三級機構修改權總公司無人力管理室其 他員工總公司職員管理修改權、員工自助平 臺操作權全公司無績效管理室員工總公司人員信息查看權、干部任職與 職級修改權、員工自助平臺操 作權全公司無人力資源部其 他員工總公司人員信息查看權、員工自助平

20、 臺操作權全公司經(jīng)有關領導批準，可授 予部分人員信息修改權市場部部門班 子成員、機構管 理室成員總公司前線人員信息與人力成本的 查看權、員工自助平臺操作權全公司無分公司經(jīng)營班子分公司經(jīng)理人自助平臺操作權分公司無分公司系統(tǒng)管理員分公司職員管理修改權、員工自助平 臺操作權分公司如分公司系統(tǒng)管理員由 薪酬管理員擔任，則可 再授予薪酬操作權三級機構下設部門、 三級機構 下設營銷服務部或業(yè)務團隊、分公司直屬的業(yè)務團隊的修 改權分公司無分公司人力資 源部經(jīng)理分公司人員信息與薪酬數(shù)據(jù)的查看 權、經(jīng)理人平臺操作權分公司無分公司薪酬核算的審核權總公司經(jīng)分公司總經(jīng)理授權， 可授予薪酬核算的復核操作權分公司人力管理分公司職員管理修改權、員工自助平 臺操作權分公司無分公司薪酬管理分公司人員信息與薪酬數(shù)據(jù)的查看 權、員工自助平臺操作權分公司無分公司薪