醫(yī)院基建檔案管理

1、精品資料附件1:人民醫(yī)院基建檔案管理辦法為加強基本建設(shè)項目文件材料的管理工作，確保醫(yī)院基本建設(shè)檔案（以下簡稱基建檔案）的完整、系統(tǒng)和安全，充分發(fā) 揮其在項目建設(shè)、使用、改建、擴建及維護工作中的作用，依 據(jù)中華人民共和國檔案法、基本建設(shè)項目檔案資料管理 暫行規(guī)定（國檔發(fā)1988419884 號）、重大建設(shè)項目檔案驗收辦 法（檔發(fā)2006220062 號）等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實際工作情況， 制定本辦法。一、基建檔案的管理范圍醫(yī)院基建檔案是指建筑物、 地上地下管線等基本建設(shè)工程 在可行性研究、規(guī)劃審批、勘察設(shè)計、施工監(jiān)理、設(shè)備安裝、 竣工驗收、預(yù)算決算和使用維護活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等形

2、式與載體的文件材料。醫(yī)院基本建設(shè)項目中的新建工程、原有建筑的改建擴建工程及水暖、電氣、消防等管網(wǎng)改造工程形成的文件材料屬基建 檔案管理范圍；不改變房屋原有建筑結(jié)構(gòu)及管線設(shè)計的屋面防 水、墻面粉刷、門窗更換等零星維修工程產(chǎn)生的文件材料不屬 于基建檔案管理范圍，應(yīng)納入文書檔案管理。二、基建檔案的所有權(quán)基建檔案屬醫(yī)院所有，任何個人不得據(jù)為已有，不得無故 拒絕歸檔，精品資料不得私自將其轉(zhuǎn)借、買賣或銷毀。三、基建檔案管理原則（一） 實行集中統(tǒng)一管理的原則， 建立以院辦檔案室為核 心，基建辦、房產(chǎn)維修等科室為基礎(chǔ)的管理網(wǎng)絡(luò)， 以確保醫(yī)院 基建檔案的完整、系統(tǒng)、安全和有效利用。（二）基建檔案管理工作要納入醫(yī)

3、院基建計劃、管理制度和崗位職責(zé)中，做到檔案管理與項目進程同步。項目申請立項時，即應(yīng)開始進行文件材料的收集、整理、預(yù)立卷工作；項目 竣工驗收時，同步完成文件材料的歸檔工作。（三） 勘察設(shè)計、工程承包、現(xiàn)場指揮、項目監(jiān)理等單位應(yīng)明確一位負(fù)責(zé)人分管檔案工作，遵守檔案管理制度，在各自的職責(zé)范圍內(nèi)做好文件材料的收集、整理、保管、預(yù)立卷及歸檔工作。四、基建檔案歸檔原則（一） 歸檔材料必須對醫(yī)院當(dāng)前與長遠(yuǎn)工作具有參考價值 和憑證作用。（二）必須反映基建管理和項目建設(shè)的全過程，保證材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。（三）必須遵循檔案的自然形成規(guī)律，保持材料間的有機精品資料聯(lián)系。五、基建檔案歸檔范圍主要包括項目審批、可行性

4、研究、設(shè)計文件、工程管理、 施工組織、竣工驗收、預(yù)算決算等方面的文件材料，具體歸檔范圍詳見吉林省人民醫(yī)院基建項目文件材料歸檔范圍和保管 期限表。不歸檔的文件材料（一） 正式施工前的草圖、未定型圖紙；（二） 重份文件和重份圖紙；（三） 無查考價值的臨時性、事務(wù)性文件。六、基建檔案歸檔要求（一） 歸檔的文件材料必須是原件，做到移交手續(xù)齊全、 格式統(tǒng)一、字跡清楚、圖面清晰，不得使用純藍(lán)墨水、圓珠筆、 紅色、鉛筆等易褪色的書寫材料。（二） 具有法律依據(jù)和憑證效力的文件材料， 領(lǐng)導(dǎo)簽字和 單位印鑒必須齊全， 請示與批復(fù)要同時歸檔， 缺一不可。建設(shè) 過程中使用文件材料不允許隨意更改，如有更改，必須填寫變

5、更通知單，并履行批準(zhǔn)手續(xù)。（三） 應(yīng)根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律和便于查考的原則進行組卷，各類材料按文件性質(zhì)分別組成案卷。（四）聲像資料應(yīng)保證載體的有效性，長期存儲的電子文件必須使用不可擦除型光盤。（五） 歸檔份數(shù)：竣工圖歸檔兩套，文字材料、底圖和聲精品資料像材料各歸檔一套。（六）基建項目檔案的保管期限分為：永久、定期兩種，其實際保管期限不得短于建筑物的實際存在（使用）年限。七、基建檔案驗收（一）檔案驗收是基建項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)檔案驗收或驗收不合格的項目，不得進行或通過項目竣工驗收?；n案驗收應(yīng)在工程竣工驗收前3 3 個月完成。（二） 成立以基建辦公室、 院辦檔案室等科室共同組成

6、的 基建檔案驗收組，并召開驗收會議。項目設(shè)計、施工、監(jiān)理等 單位的相關(guān)人員列席會議。（三） 檔案驗收時，采用質(zhì)詢、現(xiàn)場查驗、抽查案卷的方 式，重點驗收項目前期管理、 隱蔽工程、竣工驗收、質(zhì)量檢驗、 重要的合同及協(xié)議等文件材料。（四）檔案驗收組半數(shù)以上成員同意的為合格，由驗收組出具驗收意見；驗收不合格的，由檔案驗收組提出整改意見， 并進行復(fù)查；復(fù)查后仍不合格的，不得進行竣工驗收。八、基建檔案 歸檔程序 n n（一） 基建辦公室、房產(chǎn)維修等科室的兼職檔案員及設(shè)計、施工、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)人應(yīng)按照歸檔范圍，分別做好基建文件材精品資料料的收集、整理、預(yù)立卷工作。（二） 各施工承包單位應(yīng)在項目實體完成后三個月

7、內(nèi)將應(yīng) 歸檔的文件材料向基建辦公室、 房產(chǎn)維修科移交歸檔； 有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時移交（三）填寫基建檔案移交目錄， 一式兩份，連同案卷經(jīng)院 辦公室專職檔案員核查合格后，交接雙方在移交目錄上簽字， 各執(zhí)一份存查。九、基建檔案歸檔時間凡具有法律依據(jù)和憑證作用的重要文件材料（審批文件、產(chǎn)權(quán)證明等）在辦理、處理完畢后應(yīng)及時歸檔；竣工圖、施工 文件、聲像材料在項目竣工驗收后 3 3 個月內(nèi)歸檔；管理性文件 材料在每年 6 6 月底前歸檔。十、基建項目檔案的查閱利用（一） 檔案原則上不外借，查閱者一般應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱。 如確需借出者，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意并辦理有關(guān)借閱手續(xù)后方可 借出。（二） 在查閱檔案時，只準(zhǔn)查閱自己需要的部分，不準(zhǔn)隨意翻閱其他部分內(nèi)容，閱后要當(dāng)面交點