置業(yè)公司檔案管理規(guī)定

1、管理規(guī)范示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-285編號：_置業(yè)公司檔案管理規(guī)定審核：_時間：_單位：_置業(yè)公司檔案管理規(guī)定用戶指南：該管理規(guī)范資料適用于管理中，為使規(guī)則公開化，讓所有人保持集體的協(xié)調(diào)，維護(hù)集體的利益，從而充分發(fā)揮團(tuán)體的力量，實(shí)現(xiàn)管理有法可依，內(nèi)部運(yùn)行有規(guī)則保障?？赏ㄟ^修改使用，也可以直接沿用本模板進(jìn)行快速編輯。置業(yè)公司檔案管理規(guī)定一、管理總則：1、檔案管理是公司的一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)工作，是公司的無形資產(chǎn)和信息資源，是有效開展工作、提高工作效率的重要工具和保障。2、公司全部形成的檔案歸公司所有，公司對檔案具有所有權(quán)、使用權(quán)、監(jiān)督權(quán)和處

2、置權(quán)。3、公司實(shí)行人工檔案、電腦檔案和實(shí)物檔案并行管理，相互補(bǔ)充。4、實(shí)行分級管理制;內(nèi)部按一級文檔和二級文檔分層管理;檔案專管人員專管和部門內(nèi)部分工管理;所有檔案分類管理的"四分"管理方式。在檔案管理過程中要求做到全面準(zhǔn)確并確保使用管理過程中的安全和保密。二、檔案范圍：凡屬下列對象均納入公司檔案管理范圍，并按性質(zhì)暫分為如下幾大類：1、公司檔案：包括公司的申報(bào)文件、注冊文件、證照印章、正式文件、正式函件、會議紀(jì)要、重要合同協(xié)議、制度文件、公司簡報(bào)等。2、財(cái)務(wù)檔案：包括帳冊、帳簿、原始憑證、報(bào)表、記帳憑證、合同協(xié)議、納稅資料、驗(yàn)資資料、審計(jì)資料、銀行資料、工商資料等。3、人事

3、檔案：包括公司員工在公司就職期間和管理過程中形成的全部招聘、應(yīng)聘、入職、晉升、考核、離職、作息、社保、培訓(xùn)、獎懲、審批、表單、合同、協(xié)議、證書、計(jì)劃、總結(jié)、崗位說明書、目標(biāo)責(zé)任及其相關(guān)資料和表單、報(bào)表。4、行政檔案：包括行政后勤管理過程中所形成、積累的全部原始資料、原始記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、登記臺帳、工作表單、合同協(xié)議，以及相關(guān)收文、簡報(bào)、審批文函等。5、政策檔案：包括各類相關(guān)法律法規(guī)、綜合政策、行業(yè)政策、行業(yè)規(guī)定、市場信息、資源信息等文件資料。6、綜合檔案：包括以上未包含的其它文檔資料。公司檔案按保存性質(zhì)分為如下：1、電子檔案：包括以計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤、光盤、優(yōu)盤形式保存的全部文件檔案資料。2、實(shí)物

4、檔案：包括以非文件資料和電腦磁盤形式存在的其它實(shí)物檔案，如各類電腦軟件、照片、圖冊、手冊、樣品、音像帶等。3、本文檔案：以打印出來的有文字的紙張形式保存的檔案。三、檔案分類檔案管理內(nèi)容龐雜，涉及各環(huán)節(jié)、各崗位工作的全方位和全過程，因此，必須建立和采用一套較科學(xué)、適用、嚴(yán)謹(jǐn)、安全的管理方法，則首先應(yīng)從實(shí)際出發(fā)對全部檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類，對其全程實(shí)施規(guī)范管理。(一)管理范圍分類：(見上述分類)(二)管理手段分類：1、文本檔案：即以文字資料形式保存的全部文檔。2、電腦檔案：即以電腦磁盤形式保存的全部文檔。3、實(shí)物檔案：即以其它實(shí)物形式保存的全部文檔。(三)管理責(zé)任分類：1、分級管理：即各公司按本規(guī)

5、范建立的檔案管理體系。2、分層管理：即各公司內(nèi)部按一級檔案和二級檔案的管理。(1)一級檔案：即由各公司指定專人負(fù)責(zé)管理的全部原始文檔。(2)二級檔案：即由各部門和各員工在日常工作中配發(fā)、復(fù)制、備份、下載、轉(zhuǎn)移以及從公司外部收集、整理、積累、保存、形成的，并由其個人保管使用的、離職后須全部清退的全部文檔資料。3、分工管理：即由公司檔案專管人員專管和部門內(nèi)部分工管理。4、分類管理：即按檔案性質(zhì)和實(shí)際適用口徑進(jìn)行的檔案分類。(四)管理目錄分類管理：即按檔案性質(zhì)和實(shí)際適用口徑進(jìn)行的檔案分類。公司人工檔案、電腦檔案和實(shí)物檔案，均須由各公司統(tǒng)一編制審定"公司檔案分類目錄"進(jìn)行分類和管理

6、。各公司人工檔案、電腦檔案、實(shí)物檔案的分類口徑和目錄必須保持一致，以便于檢索。四、管理程序(一)文本檔案的管理程序：1、一級檔案管理程序及說明(如圖示)：2、二級檔案管理程序及說明(如圖示)：(二)電腦檔案的管理程序及說明：(如圖示)五、職責(zé)分工(一)人工檔案管理分工：1、公司人事檔案和行政檔案、實(shí)物檔案由檔案總務(wù)負(fù)責(zé)。2、公司財(cái)務(wù)檔案由公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)。3、公司檔案/綜合檔案/項(xiàng)目檔案/政策檔案由公司機(jī)要室負(fù)責(zé)。(二)電腦檔案管理分工：1、各公司行政部門電腦中的檔案，由行政助理負(fù)責(zé)。2、各公司之各部門電腦中的檔案，由各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。3、各公司副總經(jīng)理人員電腦中的檔案由其秘書負(fù)責(zé);無秘書的由

7、總經(jīng)辦主任負(fù)責(zé)。六、管理要求(一)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：1、各級負(fù)責(zé)人須強(qiáng)化檔案管理觀念，帶頭認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)文檔管理規(guī)范，杜絕意識淡化、有章不循、重人輕已、作風(fēng)粗疏等現(xiàn)象。2、各級負(fù)責(zé)人均對所屬部門、人員和所分管工作中的檔案管理負(fù)有管理、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查的職責(zé)，不可推諉。3、各級負(fù)責(zé)人的日常檔案管理必須納入公司統(tǒng)一管理，并主動接受公司的檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。(二)日常使用管理：1、制作：(1)各文案寫作人和文印制作人，必須按文件處理規(guī)范要求寫作和制作。命名要準(zhǔn)確，以便存查;時間、作者、落款要明確，以明確責(zé)任和功勞;制作排版要規(guī)范。(2)對有特殊背景、特殊情況的存檔文件，必須在電腦文檔上，或用鉛筆在存檔文件上做必

8、要的備注，以備存查和備忘。2、使用：(1)檔案專管人員統(tǒng)一執(zhí)行公司下發(fā)的"公司檔案分類目錄"和"檔案借調(diào)登記表"，按此要求進(jìn)行日常分類管理和使用管理;所有員工一律配發(fā)公司統(tǒng)一制作的"檔案分類明細(xì)表"供二級檔案的有序管理;業(yè)務(wù)部門和人員由公司統(tǒng)一配發(fā)并執(zhí)行"外送文件資料簽冊"。(2)公司檔案管理一律使用公司制訂的規(guī)范表單，計(jì)有：公司檔案分類目錄、檔案分類明細(xì)表、外送文件資料簽收冊、檔案借調(diào)登記表。(3)各公司一級檔案一律裝柜、裝袋(盒)，鑰匙由機(jī)要室負(fù)責(zé)人管理;各部門檔案盡量裝柜、裝袋(盒)，鑰匙由檔案負(fù)責(zé)人管理。(4)為保證文檔安全守密，各員工須嚴(yán)格履行保密職責(zé)，特別要嚴(yán)把制作、復(fù)制關(guān)，公司副總以下人員復(fù)印資料，必須由檔案管理人員如實(shí)登記。載有重要內(nèi)容的舊打印紙，應(yīng)及時銷毀，禁止重復(fù)使用。(5)各公司電腦(尤其是主電腦)必須安裝并適時更新殺毒軟件，拒絕使用有毒軟盤、移動硬盤，確保文檔安全。(6)認(rèn)真建立各自崗位和職能工作的文檔管理體系，包括：檔案分類明細(xì)表、分類建(歸)檔、分類建夾，并隨時清整文件資料和抽屜、案頭，杜絕亂丟亂放。3、歸檔：(1)所有人員在工作中形成