采購(gòu)部管理制度與工作流程71097

1、采購(gòu)管理制度與工作流程1、 目的：為規(guī)范采購(gòu)流程，提高采購(gòu)工作的效率，特制定本制度。2、 適用范圍：適用于本公司采購(gòu)管理。三、內(nèi)容：1 、 總則為加強(qiáng)采購(gòu)工作的管理，提高采購(gòu)工作的效率，制定本制度。所有的采購(gòu)人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。2 、 采購(gòu)基本流程采購(gòu)需求（公司各部門） - 采購(gòu)計(jì)劃（采購(gòu)員） - 尋找供貨商 詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià) 采購(gòu)洽談 合同的簽訂（確定付款條件、配送方式、售后服務(wù)） 交貨驗(yàn)收（倉(cāng)管） - 質(zhì)檢（不合格退貨） - 入庫(kù) - 計(jì)劃對(duì)賬 - 財(cái)務(wù)結(jié)算 。采購(gòu)流程圖如下圖所示:1 ） 采購(gòu)計(jì)劃： 采購(gòu)員應(yīng)根據(jù)需求部門請(qǐng)購(gòu)單和公司需求計(jì)劃制訂采購(gòu)計(jì)劃。2 ） 供應(yīng)

2、商的選擇和考核：供應(yīng)商的選擇與考核，一般從經(jīng)營(yíng)情況、供應(yīng)能力、品質(zhì)能力等方面評(píng)定，并定期從質(zhì)量、運(yùn)貨、價(jià)格、逾期率、是否配合等方面綜合打分。3）詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)4）合同的簽訂：買賣雙方經(jīng)過(guò)詢價(jià)、報(bào)價(jià)、議價(jià)、比價(jià)及其它過(guò)程，最后雙方簽訂有關(guān)協(xié)議， 合約即告成立。 采購(gòu)合同的簽訂要根據(jù)采購(gòu)商品的要求、供應(yīng)商的情況、企業(yè)本身的管理要求、采購(gòu)方針等要求的不同而各不相同。需與財(cái)務(wù)部核實(shí)確定付款條件、貨運(yùn)方式、售后服務(wù)等情況。5）交貨驗(yàn)收：采購(gòu)員必須確定貨物品種、數(shù)量、質(zhì)量、交貨期的正確無(wú)誤。以采購(gòu)員的確定和合同為驗(yàn)收數(shù)據(jù)。6）質(zhì)檢：貨物質(zhì)檢合格則入庫(kù)，不合格的，需安排補(bǔ)救和退貨。7）財(cái)務(wù)結(jié)算：貨物入庫(kù)后

3、，財(cái)務(wù)結(jié)算。3、申請(qǐng)商品采購(gòu)流程圖1）請(qǐng)購(gòu)部門提出采購(gòu)需求，填寫物質(zhì)采購(gòu)計(jì)劃表2）采購(gòu)部制定采購(gòu)計(jì)劃，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人報(bào)總經(jīng)理、財(cái)務(wù)審批;3）審批通過(guò)后，由采購(gòu)主管下單。4、申請(qǐng)付款流程圖1） 采購(gòu)商品入倉(cāng)后，做應(yīng)付款計(jì)劃2） 采購(gòu)員根據(jù)供應(yīng)商賬期核對(duì)成本金額和付款金額是否一致，不一致的找出原因，調(diào)整成本金額直至與付款金額一致后做應(yīng)付款；3） 采購(gòu)部審批到期應(yīng)付款4） 總經(jīng)理批準(zhǔn)付款5、商品到貨驗(yàn)收流程一倉(cāng)管驗(yàn)貨IT倉(cāng)管打入庫(kù)單成本會(huì)計(jì)審核入庫(kù)單進(jìn)倉(cāng)1) 倉(cāng)庫(kù)根據(jù)供應(yīng)商送貨單驗(yàn)收產(chǎn)品2) 驗(yàn)收后打入庫(kù)單，核對(duì)入庫(kù)單金額是否與送貨單金額一致，一致后方可審核入庫(kù)，不一致需報(bào)采購(gòu)審核，采購(gòu)在當(dāng)日給予答

4、復(fù)6、退貨流程 同意退單 請(qǐng)購(gòu)部門退貨 >采購(gòu)部審核 倉(cāng)庫(kù) 供應(yīng)商； 不同意需求部門報(bào)損1) 請(qǐng)購(gòu)部門填寫退貨申請(qǐng)單，寫明原因2) 采購(gòu)部根據(jù)供應(yīng)商合同和合作情況，審核退貨申請(qǐng)3) 審核通過(guò)可退回倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)每周以供應(yīng)商為單位做退貨單4) 不能退回供應(yīng)商的，做報(bào)損處理，報(bào)損比例不得超過(guò)0.5%采購(gòu)管理制度1、 建立供應(yīng)商資料管理（表）冊(cè)，售后服務(wù)管理表。2、 建立、建全比價(jià)制度，保證采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。3、 每月底將本月付款、欠款、欠票情況進(jìn)行匯總、總結(jié)，并提出下月用 款計(jì)劃。4、 簽訂采購(gòu)合同后，應(yīng)全面了解發(fā)貨情況，如不能及時(shí)供貨，應(yīng)將原因 提前兩日通知請(qǐng)購(gòu)部門或請(qǐng)購(gòu)人。5、 所有貨物一

5、律開箱驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)和供應(yīng)商聯(lián)系，盡早解決。6、 驗(yàn)收合格后應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)辦理入庫(kù)手續(xù)。七、請(qǐng)購(gòu)單及其提報(bào)規(guī)定1）請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰 ，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購(gòu) 部門；2）固定資產(chǎn)申購(gòu)按照（固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表）的格式進(jìn)行填寫提報(bào)；3）其他材料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購(gòu)按照（物資采購(gòu)申請(qǐng)表.）的格式填寫提報(bào)；4）日常零星采購(gòu)按照公司印制的按照（物資采購(gòu)審批單） 的格式填寫提報(bào)；5）請(qǐng)購(gòu)部門在提報(bào)請(qǐng)購(gòu)單是應(yīng)要求采購(gòu)部簽字接收人請(qǐng)購(gòu)部門備份；6）涉及的請(qǐng)購(gòu)數(shù)量過(guò)多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；7）如遇公司急需的物資， 公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況， 可以電話

6、或其他形式請(qǐng) 示，征得同意后提報(bào)采購(gòu)部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。8）如果是指定采購(gòu)廠家及品牌的產(chǎn)品，請(qǐng)購(gòu)部門必須做出書面說(shuō)明。9）請(qǐng)購(gòu)單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購(gòu)部。八、公司物資請(qǐng)購(gòu)單的提報(bào)部門（1）公司經(jīng)營(yíng)所需的醫(yī)藥物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、及其他項(xiàng)目由醫(yī)務(wù)部門提報(bào)；（2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、后勤服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng) 目由行政部門提報(bào)；（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。請(qǐng)購(gòu)單的接收及分發(fā)規(guī)定九、請(qǐng)購(gòu)的接收要點(diǎn)1 ）采購(gòu)部在接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購(gòu)單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請(qǐng)購(gòu)單是否經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；2）接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無(wú)計(jì)劃不采購(gòu)，名稱規(guī)格等

7、不完整、不清 晰得不采購(gòu)，相關(guān)說(shuō)明和技術(shù)資料不全不采購(gòu)，庫(kù)存已超儲(chǔ)積壓的物資 不采購(gòu)的原則；3 ）通知倉(cāng)庫(kù)管理人員核查請(qǐng)購(gòu)物資是否有庫(kù)存；4 ）對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購(gòu)物資，應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門。2、請(qǐng)購(gòu)單的分發(fā)規(guī)定1）對(duì)于請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；2 ）對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；3 )無(wú)法于請(qǐng)購(gòu)部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購(gòu)部門；4 )重要的項(xiàng)目采購(gòu)前，應(yīng)征的公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。五、采購(gòu)部職責(zé)(現(xiàn)階段公司無(wú)采購(gòu)部)采購(gòu)部工作職責(zé)1 .制定并完善采購(gòu)制度和采購(gòu)流程：(1)根據(jù)公司的長(zhǎng)期計(jì)劃，擬定采購(gòu)部門的工作方針和目標(biāo)；(2)負(fù)責(zé)制定采購(gòu)方針、策略、制度及采購(gòu)工作流程與

8、方法，確保貫徹執(zhí) 行；2 .制定并實(shí)施采購(gòu)計(jì)劃：(1)根據(jù)公司的拓展規(guī)模以及年度的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，制訂有效的采購(gòu)目標(biāo)和采 購(gòu)計(jì)劃；(2)審核采購(gòu)需求，統(tǒng)籌策劃和確定采購(gòu)內(nèi)容，制訂采購(gòu)計(jì)劃；(3)組織實(shí)施市場(chǎng)調(diào)研、預(yù)測(cè)和跟蹤公司采購(gòu)需求，熟悉各種產(chǎn)品的供應(yīng) 渠道和市場(chǎng)變化情況，據(jù)此編制采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)計(jì)劃；(4)根據(jù)采購(gòu)管理程序，負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的談判、簽約，檢查合同的執(zhí)行和 落實(shí)情況；（ 6 ）督導(dǎo)檢查倉(cāng)庫(kù)的驗(yàn)收、入庫(kù)、出庫(kù)及管理工作，確保采銷質(zhì)量；3 . 采購(gòu)成本預(yù)算和控制：（ 1 ）編制月度和周采購(gòu)預(yù)算，實(shí)施采購(gòu)的預(yù)防控制和過(guò)程控制，有效降低 成本；（ 2 ）采購(gòu)價(jià)格審核、預(yù)算、報(bào)價(jià)，達(dá)到有效的成本控

9、制；（ 4 ）對(duì)采購(gòu)合同履行過(guò)程進(jìn)行管理、監(jiān)督檢查，及時(shí)支付相關(guān)款項(xiàng)；4 . 選擇并管理供應(yīng)商：（ 1 ）根據(jù)公司的銷售需求，選定價(jià)格合理、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、信譽(yù)好、服務(wù) 優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)廠商，建立長(zhǎng)期戰(zhàn)略同盟；（ 2 ）建立對(duì)供應(yīng)商的資信、履約、售后服務(wù)能力及市場(chǎng)價(jià)格狀況和走勢(shì)的 綜合評(píng)估系統(tǒng)；（ 3 ）不斷開發(fā)新的供應(yīng)渠道和供應(yīng)商，加強(qiáng)對(duì)新老客戶的走訪和調(diào)查；（ 4 ）制定供應(yīng)商管理辦法，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理、考核，確保供應(yīng)商提供 產(chǎn)品的優(yōu)良性；采購(gòu)部負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)1 、直配供應(yīng)商的引進(jìn)及維護(hù) 2、采購(gòu)部日常管理，主要包括：（ 1）部門工作安排（日、周、月）（ 2）供應(yīng)商談判，（ 3）相關(guān)流程制定和調(diào)整（ 4）突發(fā)事件的處理3、訂單的審核，參考安全庫(kù)存4、應(yīng)付款的管控5、庫(kù)存金額的管控以及消耗6、審核并調(diào)整周月采購(gòu)需求和計(jì)劃6、與其他部門的協(xié)調(diào)7、庫(kù)配需求的統(tǒng)計(jì)和采購(gòu)計(jì)劃的制定8、日常訂單的制定和跟進(jìn)9、退貨處理10、庫(kù)配供應(yīng)商的談判、引進(jìn)和維護(hù)11、批發(fā)毛利率與毛利額周、月報(bào)表13、貨品殘損率周、月報(bào)表；14、庫(kù)存商品缺貨率匯總?cè)辗答亪?bào)表（公司標(biāo)準(zhǔn)比例