關于費用報銷的作業(yè)指導書

1、關于費用報銷的指導作業(yè)書一、目的為了使報銷單據填寫標準、美觀，為了加大報銷流程的執(zhí)行力度，更好的效勞各職能部門和工程部，同時為了躲避不必要的法律風險。二、適用范圍本通知適用于分公司所有部門及所轄工程部。三、 報銷要求1、借款要求。原那么上工程部只有采購員才可以借款，特殊情況非采購員需要借款如工程經理借開辦費等，得提前請示領導，并按公司規(guī)定走完所有審批流程方可請款。2、已有備用金借款的部門和個人，不得再進行單筆業(yè)務借款。3、除定額有標準的費用外，其他費用必須提前OA申請如：辦公用品、固定資產等。4、所有費用要求在發(fā)生一個月內及時報銷，過期不予報銷。5、為了加快報銷流程和降低財務提現風險，要求所有

2、人員都要辦理銀行卡，并上報財務部，由出納在規(guī)定報銷時間段網銀轉帳。四、單據填寫要求1、往來款項填寫付款申請單，不需填寫報銷單如：押金、退還已收押金；其他費用報銷填寫報銷單。2、填寫報銷單要求字跡清楚，干凈整潔，不得涂改。3、單據內容要求填寫完整：1報銷單時間：填寫報銷單的時間。2業(yè)務實際發(fā)生時間：報銷業(yè)務發(fā)生的實際時間或者時段如2021年4月5日起租的半年房租填寫：2021.4.5-2021.10.5日；2021年5月 費填寫：2021年5月。3內容：要求填寫清楚。4金額：需書寫標準。如：(小寫：￥1004.56) 大寫： 萬壹仟零佰零拾肆元伍角陸分5附件張數：要求與實際粘貼張數相符，按實際數

3、填寫。6施工合同號：各工程部必須填寫，以便本錢歸集，分公司各部門不填。7報銷部門工程：分公司報銷填部門，工程部報銷填工程名稱。8報銷人及簽收：必須用正楷書寫。9報銷內容不得出現補助、補貼等字樣如：汽車補助、 補助等。10備注：一般不填。4、各審批人簽字：除簽名外，還須填寫簽字日期及“同意或“不同意的字眼。五、附件粘貼要求1、單據粘貼要求整潔美觀。2、單據附件粘貼需左上角對齊，假設附件較多粘貼在左上角較厚，可將單據平鋪粘貼在粘貼紙上，假設附件單據紙張大于報銷單尺寸，請折疊，折疊不可超過報銷單大小。注：折疊時要以左下角對折，以不遮住左上角裝訂線為原那么，以便日后憑證查閱。3、附件要求粘貼齊全，遵循

4、重要附件在前，次要附件在后的原那么。4、憑證粘貼紙由分公司統(tǒng)一購置并發(fā)放，不得用廢紙或裁剪的白紙做粘貼附件。5、押金報銷單：用押金收據復印件做附件，并在復印件上寫明原件在*手保管，以便分清責任歸屬及更快辦理退還押金手續(xù)。六、發(fā)票的要求1、所有業(yè)務必須提供真實有效票據，發(fā)票抬頭需開具公司全稱深圳廣田裝飾集團股份，抬頭為個人、空白、簡寫、漏字的視為無效發(fā)票，所有發(fā)票需加蓋發(fā)票專用章。2、定額發(fā)票公交車發(fā)票、 費發(fā)票等、定額類機打發(fā)票出租車發(fā)票、機票等、無法打印公司抬頭的票據，可作為有效發(fā)票報銷。3、事業(yè)性收據、稅票、銀行回單公戶等可作為有效附件。4、工程上發(fā)生確實實無法取得發(fā)票的業(yè)務，需提前請示公

5、司領導及知會財務部，由財務部指導具體業(yè)務操作方法。七、具體報銷業(yè)務及相關附件1、辦公用品附件：正規(guī)發(fā)票；供給商送貨清單或收據我方經辦人需簽字確認；審批后的OA文件 。2、固定資產低值易耗品附件：正規(guī)發(fā)票；固定資產明細；審批后的OA文件；固定資產入庫單或領用單附：各工程或分公司行政人員需及時做好固定資產/低值易耗品登記，財務部會不定時下工程抽查。3、車補、話補、餐補附件：正規(guī)發(fā)票說明：A、不得在報銷單上出現“補助、補貼字樣，車補統(tǒng)一填寫：車輛費用；話補統(tǒng)一填寫： 費；餐補統(tǒng)一填寫：會務餐費。 B、報銷標準以總部下發(fā)的標準或分公司下發(fā)的薪酬動態(tài)表執(zhí)行。4、業(yè)務招待費填寫時直接寫：業(yè)務費1餐飲及招待

6、費附件：正規(guī)發(fā)票；刷卡記錄/消費清單說明：所有業(yè)務費需提前向領導申請，并經領導同意之前方可辦理并及時報銷。報銷時必須用便簽條注明業(yè)務發(fā)生的事由、人員，不得直接在報銷單的“備注欄上填寫事由及人員。2禮品附件：正規(guī)發(fā)票；刷卡記錄說明：需提前請示領導，待領導同意之后才能辦理，報銷時必須用便簽條注明業(yè)務發(fā)生的事由、人員，不得直接在報銷單的“備注欄上填寫事由及人員。3業(yè)務費定義：業(yè)務費指接待公司以外對公司業(yè)務有幫助的甲方、政府官員及其他。5、工作餐填寫時直接寫：工作餐 附件：正規(guī)發(fā)票；刷卡記錄/消費清單工作餐定義：工作餐指接待公司內部員工所發(fā)生的費用如：集團或分分司領導下工程部所產生的費用等。6、交通費

7、填寫時直接寫：市內交通費附件：車票；外勤記錄明細表說明：A、交通費每月累計起來一次性報銷。B、需在車票反面注明起止地點。車票日期時間要與實際業(yè)務相符。C、在外勤記錄明細表上明確：工程部門、外勤時間、事由、地點、使用交通工具及金額。D、外勤記錄明細表由工程經理或主管領導審批簽字。E、交通費定義：交通費為經辦人所在工程或分公司所屬市區(qū)發(fā)生的交通費用注意與差旅費定義的區(qū)分。7、差旅費填寫時直接寫：差旅費附件：車票或機票、出差地交通車票；出差申請單；住宿、餐飲發(fā)說明：A、出差前填寫出差申請單，并注明使用交通工具、出差地點，按照公司下發(fā)的差旅管理制度中的標準報銷各類費用； B、差旅費定義：差旅費為經辦人

8、跨市因公差所發(fā)生的費用注意與市內交通費定義的區(qū)分； C、報銷標準：以汽車票或火車票標準報銷有車補也參照此標準執(zhí)行。8、郵遞費填寫時直接寫：郵遞費附件：正規(guī)發(fā)票；郵遞單說明：A、個人郵遞行為不得報銷。B、公司內部郵遞時付款方式盡量選擇“遞方付。 C、給供給商或其他外部單位盡量選擇“收方付。 D、供給商給公司快遞資料時盡量讓供給商付費。9、租賃費填寫時直接寫：租賃費附件：正規(guī)發(fā)票；收據；合同；身份證明文件說明：A、收款方為個人的在身份證復印件上寫收條。 B、收款方為單位的要求開具收據，后附銀行信息確認函及授權委托書。 C、合同要提前交財務部備案。10、水電費附件：正規(guī)發(fā)票或收據。說明：A、水電費應

9、按宿舍住房、辦公室名稱、按月報銷。B、水電費應注明起止度數。C、水電費抬頭開公司全稱。 D、合同要提前交財務部備案。11、材料轉運費填寫時直接寫：材料轉運費附件：正規(guī)發(fā)票；收據；有工程倉管員、工程經理簽字確認的轉運清單。 12、其他費用附件：正規(guī)發(fā)票；費用明細；申請或合同。八、分公司每周收單時間：各工程/部門每周一之前統(tǒng)一匯總交一次單據，由跟單人員統(tǒng)一走審批流程，周一下班前未收到的單據轉下周再走審批流程。財務部報銷時間：統(tǒng)一報銷時間為周二和周四兩天。九、所有填寫及附件不符合公司要求和標準的單據，財務部不予以審核；由此造成簽單流程及其它后果，報銷人自行負責。十、簽字流程未完成的單據財務部不予以付款。簽字流程請自行跟蹤，財務部不負責流程跟蹤單據流程跟蹤由行政部專人負責。十一、各工程或各部門每次交單請前自行做好