“一頁紙”報告速成教材

1、一頁紙”報告速成教材目錄一、什么是“一頁紙”報告二、“一頁紙”報告的編寫原則與步驟（一）編寫原則（二）編寫步驟三、“一頁紙”報告的主要類型與通用格式（一）提案型（二）計劃進展狀況型（三）信息傳達型（四）解決問題型四、“一頁紙”報告其他編制注意事項（附加）I、寫報告時的注意事項U、發(fā)言時的注意事項A3A3 是一種標準化的思維方式，而非某種書寫技巧一、什么是“一頁紙”報告所謂一頁紙報告，即指將報告的內(nèi)容濃縮于一頁紙內(nèi)，所有報告的內(nèi)容呈現(xiàn)與一 張 A3A3 紙中（A3A3 國際標準紙張的尺寸），又稱“單頁報告”或“ A3A3 報告”。過濾、提煉你的思想，使其濃縮在一頁紙上、管理者閱讀這頁紙后，他們就

2、 能了解問題的來龍去脈 這就是精益的本質(zhì)。A3A3 是一種標準化的思維方式，而非某種書寫技巧。一頁長，迫使演示者對他/ /她想展示的信息進行“挑剔”或做成”精品”， 紙上每一空間都具有價值。按邏輯的流程把所有相關(guān)信息濃縮到單獨的一張紙上，以便快速評審。一種包括所有需要信息的溝通工具：在特定的提議上做出決定、在特定的問題做出決定、對一個明確的目標的執(zhí)行情況進行溝通、對一個更大目標的 要點進行溝通。（返回目錄）二、“一頁紙”報告的編寫原則與步驟（一）編寫原則報告格式簡化、模板化、表格式，欄目設(shè)計科學(xué)、有邏輯。1 1、為掌握整個局勢而規(guī)劃時間；a a、 在寬泛的范圍內(nèi)考慮信息來源。b b、 依據(jù)事實

3、而不是觀點來書寫報告。c c、 考慮長期的影響2 2、確定你需要那種 A3A3 報告，為你的讀者著想，考慮他們的需要和對問題背景的 了解。3 3、將報告與公司的價值觀和哲學(xué)觀聯(lián)系起來。4 4、使報告具有邏輯順序。5 5、惜墨如金，盡可能使用圖表和可視化的方法來書寫報告6 6 具體一些，并且避免使用簡寫術(shù)語。7 7、考慮每部分的可讀性，為此來幫助你書寫 A3A3 報告。（二）編寫步驟1 1、按照報告的主題，選擇一個故事模版決定你的報告的目的：你是希望得到允許來繼續(xù)工作嗎（提議型）你是試圖解決問題嗎（問題解決型）你是對新的情況進展做一個匯報嗎（更新情況型） 你是分享新信息嗎（信息分享型）2 2、根

4、據(jù)報告的內(nèi)容，分類進行羅列，清晰的列出幾大部分3 3、簡化內(nèi)容，達到清晰、簡明詳細查看每一部分的信息并自我提問：我能用更少的信息講述嗎 我們能用不同的方式展示信息以便更好地闡明觀點嗎（例如：表格、圖表）4 4、仔細檢查每一步退回一步, ,瀏覽整個報告：有無拼寫錯誤嗎是在講述一個故事嗎是否簡單明了我是否得出結(jié)論我的建議是什么我是否達到了我的目的（返回目錄） 三、“一頁紙”報告的主要類型與通用格式（一）提案型用來提出一個方案或者新的設(shè)想。 它不僅是一個建議，還必須包括一個清晰的執(zhí) 行計劃、解決的問題及時間表。結(jié)構(gòu)：舉例:（二）計劃進展狀況型 用于說明正在進行中的項目狀況，這類 A3A3 報告需要最

5、近行動進展信息；項目的 目標是什么怎樣與目標聯(lián)系起來實際開展狀況與計劃時間的對比如何有些什么 問題需要解決今后的工作如何進行結(jié)構(gòu)：（三）信息傳達型 目的在于傳達信息，比如競爭對手或豐田內(nèi)部的信息，信息 A3A3 的形式很自由， 版面設(shè)計和表現(xiàn)方式等留給作者發(fā)揮。結(jié)構(gòu)：（四）解決問題型 公司沒有滿足計劃、目標時。那么就一定存在某些問題。這種 A3A3 需要對計劃實施一檢查一執(zhí)行（PDCAPDCA 的整個過程進行溝通，這其中隱含的是豐田問題的解 決方法，即使目標明確、當(dāng)前狀況的數(shù)據(jù)、對根本原因的詳細分析、尋找對策以 及衡量執(zhí)行情況。后續(xù)跟蹤必須包括驗證對策行動的有效性、 未來將采取的行動 以及驗證

6、過程中吸取的教訓(xùn)等。結(jié)構(gòu)：舉例：（返回目錄）四、“一頁紙”報告其他編制注意事項 （返回目錄）I、寫報告時的注意事項在寫報告時首先應(yīng)該知道的一點，就是要“站在對方的立場上” 。對于這一點，做以下闡述：（1）讀者并不具備初步知識： 讀報告的人對于自己職場的狀況，不具備初步知識的情況很多。 *注：對部門內(nèi)的專業(yè)術(shù)語要增加易理解的補充說明。（2）論點的論述要簡明扼要： 什么東西是什么如何做像這樣各部分在整體上的聯(lián)系，即簡明扼要地闡述論點是非常重要的。 *注：最好是先確定整體的骨架，然后再明確各部分著重寫什么（3）寫得太多會使人失去閱讀的興趣： 整張紙上如果密密麻麻地寫滿字，則不容易讀出重點，因此使人變

7、得失去興趣。 *注：在書寫數(shù)量上努力控制在讀者能理解基礎(chǔ)上的最小限度。（4）一看就明白：如果是寫在一張 A3 紙上的報告，要求用眼看一分鐘就可以明白它想說明的是什么。 *注：可對該部分重點文章或數(shù)字進行特寫。（一）關(guān)于全盤的布局（1）決定大概的布局，然后給各部分分配空間。* 注：重要度高的部分要多給空間。（2）留有適當(dāng)?shù)目瞻?，保持適度的占有率。* 注：從左邊邊界密密麻麻地寫到右邊邊界，這樣非常不容易讀，一般采用70%的頁面被認為是最容易讀的。（3）各部分用方框框起來，并加上箭頭。* 注：這樣的話，整體的流程就容易理解了。（4）各部分的排列，以“從左向右” “從上向下”較易讀。（5）紙張的右側(cè)必

8、須留出 2cm 位置。* 注：是為了裝訂成文件時打孔用的空間。二）關(guān)于在易讀上下功夫1）各部分前要標注序號大標題：I、Uor 1、2 等中標題：(1) (2) or、等小標題：i ii（2）重點可用粗體字或大字書寫，起到強調(diào)的作用（3）數(shù)字一般保留 3 位數(shù)字程度。， 500， 021 元- 約 350 萬元（4）活用表格、圖形、曲線，便于看懂。* 注： 比起文章來，具有易理解、書寫量少的優(yōu)點。Ex. 全體有 200 個，A 有 90 個，占 45%; B 有 60 個，占 30%; C 有 50 個，占 25%5 ）同表格相比，圖形、曲線的易看懂，效果要大一些。附件一，圖形曲線的種類及用途附

9、件二：圖形（曲線）的畫法1、 根據(jù)目的的不同選擇合適的圖形。2、 加上易懂的標題。3、 加上序列號。4、 數(shù)據(jù)的出處、調(diào)查方法等特別記錄事項要寫上“注明”5、 必須注明單位（不能忘記“ 0”）。6、 刻度和劃線要畫清楚。7、 如果有很多線同時出現(xiàn)的話，一定要想辦法使它容易看明白 附件三：畫圖形和曲線時的注意事項（三）如何寫出簡明易懂的文章1、要簡潔，刪除無用的修改性語言2、回避長句，盡可能分條列項3、要具體，避免抽象的表現(xiàn)4、要直截了當(dāng)，避免迂回繁瑣（雙重否定等）5、采用能動態(tài)，避免被動的表現(xiàn)6、給專業(yè)用語加上簡明的補充說明7、在一句話中不要重復(fù)使用同一詞語8、文體要統(tǒng)一n、發(fā)言時的注意事項1

10、、 關(guān)于事前的準備（1）確定發(fā)言的重點：a. 確定哪部分為一帶而過，哪部分重點地詳細說明。b. 明確哪張圖的哪部分進行說明。（2）一定進行試講（排練）a. 能否在規(guī)定時間內(nèi)講完； b. 第三者（專業(yè)外人士）能否容易聽懂；c.是否有講話時的不良習(xí)慣，例如，這個，啊，嗯等。2、關(guān)于發(fā)言的方法（1）遵守規(guī)定的時間 10 分鐘的情況下，在 9-11 分鐘內(nèi)講完。（2）講話要讓人容易理解：a. 聲音要洪亮，注意把句尾的話講清楚；b. 講話要有節(jié)奏；c. 在您想強調(diào)的部分要放大聲音，或放慢速度進行；d. 避免使用曖昧的講法；例：“我想” “可能” “應(yīng)該” “大概”的表現(xiàn)方式會給人的結(jié)果尚不明確的印象。要想清 楚地表現(xiàn)出結(jié)果請用“是”的判斷句式。e. 請選擇恰當(dāng)?shù)摹敖永m(xù)用語” 。例：根據(jù)對