某公司運(yùn)輸費(fèi)用管理規(guī)定

1、運(yùn)輸費(fèi)用管理規(guī)定歸屬體系：XX有限公司經(jīng)營管理手冊一一售后服務(wù)系統(tǒng)分冊 文件編號：XX售后物流 013撰寫單位：XX售后服務(wù)中心物流部 版 本：第一版生效日期：2004年4月1日機(jī)密等級：機(jī)密一般合計頁數(shù)：13頁正文頁數(shù)：10頁附件個數(shù)：2個制度正文目錄：目錄頁次1、目的12、范圍13、名詞解釋14、職責(zé)15、作業(yè)內(nèi)容16注意事項117、附件11總 裁 審 批管 理 研 究 室 審 核撰 寫 人1. 目的：對運(yùn)費(fèi)支付與考核、同送并趟、運(yùn)雜費(fèi)、二次運(yùn)費(fèi)、過路橋費(fèi)等進(jìn)行規(guī)范。2. 范圍：2.1適用范圍：XX有限公司各分部物流部、財務(wù)部、總務(wù)部。2.2發(fā)布范圍：XX總部各中心、各部門；各分部3. 名

2、詞解釋：無4. 職責(zé)：4.1分部物流部負(fù)責(zé)運(yùn)輸費(fèi)用統(tǒng)計、匯總，并進(jìn)行初步審核；4.2分部總務(wù)部負(fù)責(zé)二次審核、報批；4.3分部財務(wù)部負(fù)責(zé)最終審核及結(jié)算。5. 作業(yè)內(nèi)容5.1運(yùn)費(fèi)支付：5.1.1運(yùn)費(fèi)結(jié)算及付款流程5.1.1.1 運(yùn)費(fèi)單據(jù)首先應(yīng)根據(jù)單據(jù)來源分別由門店派車員或配送中心對票干事進(jìn)行核對。5.1.1.2 門店派車員或配送中心對票干事核對完的票據(jù)再由配送中心總調(diào)度統(tǒng)一核對。5.1.1.3 配送中心總調(diào)度核對完后依次交給財務(wù)部、辦公室車管進(jìn)行核對。5.1.1.4 核對完的票據(jù)依次由配送中心經(jīng)理、分部客服經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、分部總經(jīng)理簽字確認(rèn)。5.1.1.5 對于超額度的票據(jù)應(yīng)報總部物流部審批。2

3、004年4月1日頁數(shù)1/10附件數(shù)生效日期2個制度名稱運(yùn)輸費(fèi)用管理規(guī)定文件編號：XX-售后-物流0135.1.2審核責(zé)任劃分與時限要求表備注：審核時限從單據(jù)接到算起，各部門只負(fù)責(zé)本部門必審核的項目，要求在單據(jù) 后附單據(jù)流轉(zhuǎn)簽字確認(rèn)手續(xù)與流轉(zhuǎn)時間表。責(zé)任部門具體責(zé)任人審核項目審核時限備注配送中心對票干事單據(jù)回收審核整 理，并做出運(yùn)費(fèi)明細(xì)3天各部門要各司其職，各負(fù)其 責(zé)，相互監(jiān)督，提咼工作效 率。若再出現(xiàn)拖延冋題，將 追究相關(guān)人責(zé)任（時限遇節(jié) 假日順延）總調(diào)度協(xié)助處理單據(jù)經(jīng)理遺留問題處理1天分部總務(wù)部車管簽約手續(xù)，押金等問題審核1天分部客服部經(jīng)理售后投訴問題2天分部財務(wù)部費(fèi)用會計全面核對單據(jù)4天財

4、務(wù)部經(jīng)理審核確認(rèn)1天分部總經(jīng)理分部總經(jīng)理簽字確認(rèn)3天生效日期2004年4月1日頁數(shù)2/10附件數(shù)2個5.1.3月運(yùn)費(fèi)結(jié)算單據(jù)交接表接收部門接收日期接收簽字責(zé)任人審核時限配送中心對票干事與總調(diào)度3天財務(wù)部費(fèi)用會計4天總務(wù)部車管車管1天配送中心配送中心經(jīng)理1天客服部客服部經(jīng)理2天財務(wù)部財務(wù)部經(jīng)理1天總經(jīng)理室分部總經(jīng)理3天5.1.4 付款流程說明5.141配送中心對票干事與總調(diào)度要求按規(guī)定及時回收單據(jù)，每周四之前整理出上周運(yùn)費(fèi)明細(xì)。要求每月分兩次把運(yùn)費(fèi)清單交分部財務(wù)部。 第一次在當(dāng)月15日前，第二次在當(dāng)月月底（次月1日前）。（及 時要求承運(yùn)方提前準(zhǔn)備好正式發(fā)票）5.1.4.2 分部財務(wù)部費(fèi)用會計。核

5、對送貨單據(jù)結(jié)算是否有效及其完整性，運(yùn)費(fèi)計算標(biāo)準(zhǔn)及累計金額是否正確無誤；5.1.4.3 分部總務(wù)部車管。審核各承運(yùn)商簽約手續(xù)是否健全（合同、押金情況），要求在單據(jù)收到后1天內(nèi)審核完畢。5.1.4.4 配送中心經(jīng)理。確認(rèn)各承運(yùn)車隊是否有遺留問題，要求在單據(jù)返回后1天內(nèi)審核完畢。5.1.4.5 分部客服部經(jīng)理。確認(rèn)各承運(yùn)商是否有末解決完的售后投訴問題，要求在單據(jù)收到后2天內(nèi)簽署意見。5.146 分部財務(wù)經(jīng)理。審核確認(rèn)總運(yùn)費(fèi)是否超出額定指標(biāo)等。5.147 分部總經(jīng)理。在收到運(yùn)費(fèi)清單后三天內(nèi)簽署意見。5.1.5如運(yùn)費(fèi)超出當(dāng)月運(yùn)費(fèi)額定指標(biāo)，必須寫情況說明上報總部物流部，總部物流部在收到申請后兩天內(nèi)簽署意見

6、。如運(yùn)費(fèi)控制在當(dāng)月運(yùn)費(fèi)額度內(nèi)，不必上報總 部物流部。5.1.6各分部運(yùn)費(fèi)結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)，必須統(tǒng)一報總部物流部進(jìn)行審批后方可執(zhí)行。5.2同送、并趟運(yùn)費(fèi)管理5.2.1同送運(yùn)費(fèi)結(jié)算5.2.1.1同送的界定：同一顧客（或同一地址）一次性購買不同品類的多件商品的 送貨，同一顧客（或同一地址）一次性購買同一品類的多件商品的送貨； 多件商品具體指2件（含）以上，12件以下；符合上述兩個條件的一律 按同送計算運(yùn)費(fèi)。5.2.1.2 同送運(yùn)費(fèi)計算：同送 2件（含）以上，12件以下，以其中一件配送運(yùn)費(fèi) 單價最高的單件商品運(yùn)價為基準(zhǔn)，加上其它商品的搬運(yùn)費(fèi)。即：運(yùn)費(fèi)額=運(yùn)費(fèi)單價最高的單件商品運(yùn)價 +其它商品的搬運(yùn)費(fèi)累計額5.

7、2.2并趟運(yùn)費(fèi)結(jié)算5.2.2.1并趟的界定：同一顧客（或同一地址）一次性購買不同品類的多件商品的 送貨，同一顧客（或同一地址）一次性購買同一品類的多件商品的送貨； 多件商品具體指12件（含）以上的商品。符合上述兩個條件的一律按同 送計算運(yùn)費(fèi)。5.2.3同送/并趟相關(guān)流程規(guī)定5.2.3.1分部物流部執(zhí)行同送/并趟操作的兩個前提1） 在錄入時，門店錄入員要把符合同送/并趟條件的商品信息集中錄入，并在ERP系統(tǒng)中注明“同送X件，第Y件”等相關(guān)標(biāo)識；2） 凡符合同送/并趟條件的，其商品信息錄入時間間隔不能超出60分鐘?？紤]同送/并趟操作的實際特點，只有在上述兩個條件下，分部物流部才 能有效地執(zhí)行同送/

8、并趟相關(guān)規(guī)定。523.2 各環(huán)節(jié)責(zé)任1） 分部物流部調(diào)度。接到 ERP系統(tǒng)傳來的注明“同送 X件，第Y件”等相關(guān)標(biāo)識的商品信息后，一定要做同送/并趟派工處理，并在送貨單上做好“同送/并趟”標(biāo)志。凡接到有“同送 X件，第Y件”等相關(guān)標(biāo)識， 且商品信息傳遞至物流部的時間間隔不超過60分鐘的，沒有做同送/并趟派工處理的，責(zé)任在分部物流部調(diào)度。特殊情況下，由于送貨時限的 要求，確實不能按要求進(jìn)行同送 /并趟派工處理的，必須由分部物流部總 調(diào)度及經(jīng)理的簽字確認(rèn)。2） 送貨人員。送貨人員在結(jié)算運(yùn)費(fèi)時，要主動地把同送/并趟的單據(jù)整理清 楚，一并上交。凡發(fā)現(xiàn)故意把同送/并趟的單據(jù)分開做回執(zhí)的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn) 要按X

9、X物流部外部車輛績效考核管理規(guī)定的相關(guān)條款進(jìn)行處罰， 同時本單據(jù)運(yùn)費(fèi)不予結(jié)算。3）分部物流部回執(zhí)干事。在做回執(zhí)時，仔細(xì)清查是否有同送/并趟的單據(jù)是 分開上交的，并對分開上交的單據(jù)及其送貨人員名單及時交總調(diào)度處。凡是送貨單據(jù)上已注明了“同送/并趟”等相關(guān)標(biāo)識，由于沒有仔細(xì)清查，而沒有按同送/并趟運(yùn)費(fèi)結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行處理的，責(zé)任在回執(zhí)干事。5.2.3.3 其他。在實際處理過程中，由于涉及部門多，要求相關(guān)部門加強(qiáng)溝通、互相配合，共同把此項工作做好。5.3運(yùn)雜費(fèi)的管理。運(yùn)雜費(fèi)作為物流成本的一部分，要求各分部給予充分重視。根據(jù)總部前期規(guī)定，除配送中心經(jīng)理及總調(diào)度外，其它部門和人員不得擅自租用社會車輛。分部內(nèi)

10、一次性發(fā)生運(yùn)雜費(fèi)（如門店開業(yè)調(diào)貨、分部及門店搬遷等）超過1000 元的，必須上報物流部審批； 分部間發(fā)生的運(yùn)雜費(fèi) （分部間調(diào)撥商品及其它用品）， 以總部下發(fā)標(biāo)準(zhǔn)或?qū)徟募榻Y(jié)算依據(jù)。財務(wù)在結(jié)算運(yùn)雜費(fèi)時，如沒有相應(yīng)手續(xù) 不能給予結(jié)算。5.4二次運(yùn)費(fèi)的管理5.4.1二次運(yùn)費(fèi)結(jié)算的兩條基本原則541.1 責(zé)任方承擔(dān)費(fèi)用；單據(jù)是二次運(yùn)費(fèi)結(jié)算的基本憑證。541.2541.3541.45.4.1.55.4.1.65.4.1.75.4.1.85.4.25.4.2.15.4.2.25.4.2.35.4.2.45.4.2.5由于我方原因造成的，二次運(yùn)費(fèi)由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)，此項工作由配送中心與門店落實；由于廠家原因

11、造成的，二次運(yùn)費(fèi)由廠家承擔(dān)，此項工作由分部采購部及 對應(yīng)主管負(fù)責(zé)向廠家落實；由于運(yùn)方原因造成的，不予結(jié)算二次運(yùn)費(fèi)，并按相關(guān)條例追究當(dāng)事人的 責(zé)任；由于顧客原因，二次運(yùn)費(fèi)由顧客承擔(dān)，此項工作由門店落實；由于達(dá)外殘原因造成的，按額度進(jìn)行分析，額度內(nèi)的給予結(jié)算二次運(yùn)費(fèi)，超出額度的一律不予結(jié)算二次運(yùn)費(fèi)；電話購物、網(wǎng)上購物等及其他難以查明的原因，本著利益共享、風(fēng)險同 擔(dān)的原則，對于產(chǎn)生的二次運(yùn)費(fèi)，按同送運(yùn)價給予結(jié)算（送前要電話聯(lián) 系且返回時附有顧客的書面證明） 。配送中心核單結(jié)算干事及總調(diào)度必須分析二次運(yùn)費(fèi)產(chǎn)生的原因，進(jìn)行原 因的分析與歸類，并嚴(yán)格依據(jù)單據(jù)進(jìn)行申報與結(jié)算。沒有單據(jù)或證明的 一律不予結(jié)算二

12、次運(yùn)費(fèi)。對于私自偽造相關(guān)單據(jù)或證明的，除不結(jié)算運(yùn) 費(fèi)外，還要對當(dāng)事車輛進(jìn)行停運(yùn)直至解除合同，并罰款200 500元。二次運(yùn)費(fèi)產(chǎn)生的原因分析我方原因：門店亂承諾，門店信息（商品信息、顧客信息）錄入錯誤，配送中心相關(guān)人員工作失誤等；廠家原因：產(chǎn)品質(zhì)量及性能有問題等；承運(yùn)主原因：因服務(wù)不規(guī)范與服務(wù)不到位顧客拒收；送前未與顧客聯(lián)系出現(xiàn)的各類問題；顧客原因：顧客不滿意退貨及選擇商品失誤等；配送外殘原因：送以顧客家，外包裝完好無損，開箱驗機(jī)機(jī)器出現(xiàn)外殘542.6 其他原因：顧客未交款，如電話購物、網(wǎng)上購物等不滿意退貨及其他難以查明的原因。5.4.3控制二次運(yùn)費(fèi)相關(guān)具體操作要求5.4.3.1送貨人員領(lǐng)到派車

13、單后，必須主動與顧客聯(lián)系，核對顧客的姓名、電話、商品型號、數(shù)量、顏色是否一致，以及顧客提貨聯(lián)是否在顧客家中。若 不一致應(yīng)及時通知派車員，顧客提貨聯(lián)不在家的暫緩送貨，將單據(jù)交給 售后干事，由其與顧客聯(lián)系確定送貨時間。若送貨人員未與顧客聯(lián)系送 貨時發(fā)生顧客不在家、商品信息有誤或顧客提貨聯(lián)不在家的情況，二次 運(yùn)費(fèi)由送貨人員負(fù)擔(dān)。5.4.3.2 凡在配送中心出庫發(fā)運(yùn)的各類商品，需要開箱檢驗的（指外包裝箱有損壞或被撞擊的跡），在出庫時可以開箱查驗外觀；外包裝完好的，不需上檢驗，則直接裝車送出。與此同時，送貨人員必須仔細(xì)核對貨物型號是否 相、數(shù)量是否一致。1）商品外觀殘次許可率：為送貨方當(dāng)月承運(yùn)商品出現(xiàn)的

14、開箱外觀殘次件數(shù)與承運(yùn)的商品總件數(shù)的比例。（外觀殘次指外包裝箱完好，機(jī)器本身出現(xiàn)外殘的商品）2）各分部商品外觀殘次許可率定為：1.5 %3）外觀殘次率統(tǒng)計由各分部配送中心總調(diào)度負(fù)責(zé)統(tǒng)計、申報，門店由派車員統(tǒng)計上交配送中心總調(diào)度統(tǒng)一審報。4）獎勵：以季度為單位，對本季度內(nèi)連續(xù)三個月運(yùn)送商品外殘為零的送貨方（以單臺車為統(tǒng)計單位）獎勵100元，連續(xù)三個月外殘率低于規(guī)定比例的獎勵50元，上報配送中心經(jīng)理、分部總經(jīng)理審批后發(fā)放。5.4.3.3 機(jī)器外包裝無損而機(jī)器有外殘，顧客要求調(diào)換的，送貨車司機(jī)在經(jīng)配送經(jīng)理簽字同意調(diào)換機(jī)器后，必須將已調(diào)換機(jī)器開箱驗機(jī)確認(rèn)無外殘后方 可再次送貨。如違反此流程而發(fā)生二次費(fèi)

15、用，配送中心不予結(jié)算。 如果外包裝箱因送貨人員開箱操作有誤、或送貨時沒交待顧客而造成包 裝箱損壞，產(chǎn)生損失由送貨人員負(fù)責(zé)賠償，并且不結(jié)算此次費(fèi)用。543.4 顧客所買機(jī)器在公司允許退、換貨期限內(nèi)，發(fā)生質(zhì)量問題，經(jīng)廠家售后 鑒定并同意換貨的，由承運(yùn)方從配送中心借出相應(yīng)機(jī)器進(jìn)行換貨操作。 二次費(fèi)用由廠家根據(jù)顧客證明、廠家鑒定書或證明復(fù)印件每月匯總給 付，由分部采購部負(fù)責(zé)落實，財務(wù)部結(jié)算中心負(fù)責(zé)監(jiān)督。5.4.3.5 在驗機(jī)過程中，顧客指出機(jī)器有問題，送貨人員根據(jù)自己所掌握知識盡 量解釋處理。若遇見挑剔的顧客，應(yīng)耐心幫助顧客分析機(jī)器是否存在質(zhì) 量問題；若顧客拒收，必須與配送中心派車員聯(lián)系，經(jīng)協(xié)調(diào)核實后

16、，請 顧客填寫顧客證明，司機(jī)在證明上方抄寫機(jī)號，填“情況屬實”并簽字 確認(rèn)。返回后，由收發(fā)人員驗機(jī)確認(rèn)實際問題是否與顧客證明相符，若 實際不符或不影響二次銷售的不計二次費(fèi)用，并追究送貨人員的相關(guān)責(zé) 任。543.6 配送過程中，如因門店促銷員承諾與實際不符、各銷售單填寫人員、錄 入人員及收銀員的失誤而導(dǎo)致的二次費(fèi)用，由各門店經(jīng)理人員落實二次 費(fèi)用并追究責(zé)任，三日內(nèi)追回上交財務(wù)，否則由門店經(jīng)理承擔(dān)。543.7 如因配送中心人員（包括干事、調(diào)度員、送貨員及庫房作業(yè)人員等）的 工作失誤而導(dǎo)致的二次費(fèi)用，由配送中心經(jīng)理落實賠償事宜并追究責(zé)任。 另外，對于成批次的同型號機(jī)器，發(fā)現(xiàn)機(jī)器與門店樣機(jī)不盡相同的，

17、必 須在第一時間通知相關(guān)采銷人員，在未落實前，對此型號機(jī)器庫房不得 發(fā)貨，否則，由此產(chǎn)生的二次費(fèi)用，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)。5.4.4二次運(yùn)費(fèi)統(tǒng)計結(jié)算流程5.4.4.1 送貨人員在送貨過程中，產(chǎn)生二次運(yùn)費(fèi)；（必須有顧客書面證明）5.442 將送貨單及顧客證明交派車員及總調(diào)度，根據(jù)事實初步判別二次運(yùn)費(fèi)是 否屬符合規(guī)定及具體原因及相關(guān)責(zé)任人；5.4.4.3 如果是人為原因造成的，由配送中心經(jīng)理協(xié)調(diào)各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人落實運(yùn)費(fèi)（此類費(fèi)用由責(zé)任人上交配送中心并轉(zhuǎn)送貨人，配送中心根據(jù)證明及 簽收手續(xù)建立檔案備查，不再報財務(wù)部門）；5.4.4.4 屬公司支付范圍的（如產(chǎn)品質(zhì)量、網(wǎng)上及電話購物等）二次運(yùn)費(fèi)，每月隨運(yùn)費(fèi)

18、結(jié)算由配送中心總調(diào)度負(fù)責(zé)統(tǒng)計并上報（要另外列出清單）5.445 在公司支付的二次費(fèi)中，屬產(chǎn)品質(zhì)量的，必須附有廠家質(zhì)量鑒定單或開箱即殘的顧客書面證明，配送中心調(diào)度根據(jù)以上憑證編制出匯總表交財 務(wù)和采購各一份，財務(wù)據(jù)此依據(jù)掛賬登記，由各品類采購人員根據(jù)數(shù)額 向廠家收取，或在當(dāng)月貨款結(jié)算時統(tǒng)一由財務(wù)部扣除。5.446因產(chǎn)品質(zhì)量問題產(chǎn)生的二次運(yùn)費(fèi)由對應(yīng)廠家承擔(dān)，每月結(jié)算運(yùn)費(fèi)時，由配送中心負(fù)責(zé)提供二次運(yùn)費(fèi)明細(xì)表，報財務(wù)部的同時，上報分部采購部， 由采購部經(jīng)理落實各廠家于每月 15日前將上月二次運(yùn)費(fèi)上繳分部財務(wù) 部。5.5異地調(diào)撥運(yùn)費(fèi)結(jié)算5.5.1各分部必須確定1到2家比較有實力的運(yùn)輸公司作為運(yùn)輸承運(yùn)方，

19、并簽訂長 期運(yùn)輸協(xié)議，報總部審批；5.5.2調(diào)撥單運(yùn)輸必須簽訂運(yùn)輸協(xié)議或我方認(rèn)可的貨運(yùn)單。5.5.3 按照商品調(diào)撥單規(guī)定的到貨期限在運(yùn)輸協(xié)議中明確商品運(yùn)抵目的地時間，并明確因延遲送貨造成的賠償責(zé)任；原則上要求因延遲送貨，承運(yùn)方必須按照 每延遲1小時賠償我方不低于該單運(yùn)費(fèi)2%的違約金。5.5.4 商品調(diào)撥運(yùn)費(fèi)原則上由調(diào)入方分部承擔(dān)，但是，為了便于實際業(yè)務(wù)操作，要 求采用“貨到見回單付款”方式，即由調(diào)出分部定期統(tǒng)一墊支運(yùn)費(fèi)，墊支運(yùn) 費(fèi)由財務(wù)部門掛調(diào)入方分部往來帳，每月由財務(wù)部門對帳、結(jié)算。5.5.5 要求在運(yùn)輸協(xié)議中明確運(yùn)輸承運(yùn)方必須出據(jù)運(yùn)輸業(yè)專用發(fā)票（發(fā)票聯(lián)和抵扣 聯(lián)）方可結(jié)算運(yùn)費(fèi)，否則不予結(jié)算

20、運(yùn)費(fèi)，由此引起的貨物延遲及其它損失， 均由承運(yùn)方承擔(dān)。5.6各分部過路、過橋費(fèi)的收取方式5.6.1由各分部配送中心按照免費(fèi)送貨區(qū)域劃分，具體至相應(yīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)公布 各門店，并要求銷售人員掌握此標(biāo)準(zhǔn)；5.6.2顧客購物時，銷售人員根據(jù)所填地址及主動詢問，將此類收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)告之顧客， 并在銷售票注明收費(fèi)金額；制度名稱運(yùn)輸費(fèi)用管理規(guī)定文件編號：xx-售后-物流013563如所送地址發(fā)生此類費(fèi)用，銷售人員引導(dǎo)顧客至門店服務(wù)臺辦理交付過路、過橋費(fèi)用，由服務(wù)臺干事為顧客開具一式四聯(lián)收據(jù)-第一聯(lián)存根聯(lián)（服務(wù) 臺留存?zhèn)洳椋?，第二?lián)記賬聯(lián)（會計入賬），第三聯(lián)付款憑證聯(lián)（顧客留存）， 第四聯(lián)結(jié)算聯(lián)（送貨司機(jī)從顧客家收回用于結(jié)算）；每天下班前，服務(wù)臺干事將所收費(fèi)用及記賬聯(lián)一并交門店財務(wù)入賬；564送貨司機(jī)將貨送至顧客家后，過路、過橋費(fèi)收據(jù)的結(jié)算聯(lián)與商品提貨聯(lián)經(jīng)顧客簽字后一并收回， 返回后交配送中心派車處審核后，過路、橋費(fèi)的結(jié)算單據(jù)由承運(yùn)人保管，每月30日前憑收據(jù)結(jié)算聯(lián)至對應(yīng)門店將費(fèi)用領(lǐng)回；5.6.5新開分部因開業(yè)期間銷售量大，總部規(guī)定開業(yè)前三天的過路過橋費(fèi)由送貨人員上門收?。ㄅ渌椭行摹⒖头考伴T店負(fù)責(zé)人， 必須將相關(guān)人員培訓(xùn)到位）， 第四天起即按總部相關(guān)規(guī)定由服務(wù)臺統(tǒng)一收取。566 特殊情況處理566.1如收據(jù)因顧客原因造成丟失，必須