后勤物業(yè)中心物業(yè)檔案管理作業(yè)指導書

1、管理規(guī)范示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-595編號：_后勤物業(yè)中心物業(yè)檔案管理作業(yè)指導書審核：_時間：_單位：_后勤物業(yè)中心物業(yè)檔案管理作業(yè)指導書用戶指南：該管理規(guī)范資料適用于管理中，為使規(guī)則公開化，讓所有人保持集體的協(xié)調，維護集體的利益，從而充分發(fā)揮團體的力量，實現(xiàn)管理有法可依，內部運行有規(guī)則保障。可通過修改使用，也可以直接沿用本模板進行快速編輯。后勤物業(yè)中心物業(yè)檔案管理作業(yè)指導書1.0 目的保證物業(yè)檔案管理的科學化和規(guī)范化。2.0 適用范圍適用于物業(yè)管理中心各類檔案的立卷及歸檔管理。3.0 職責客戶服務部檔案管理崗位人員負責檔案管理工作并進

2、行質量控制。4.0 過程和方法4.1檔案管理的分類4.1.1家屬區(qū)檔案。的(代號0.1)4.1.2教學區(qū)檔案。(代號0.2)4.1.3學生社區(qū)檔案。(代號0.3).4.1.4物管中心檔案。(代號0.4)4.1.5總公司檔案。(代號0.5)4.1.6學校文件資料檔案。(代號0.6)4.1.7物管中心內部檔案。(代號0.7)4.1.8客戶服務部檔案。(代號0.84.1.9外來文件檔案。(代號0.9)4.1.10合同協(xié)議。(代號1)4.1.11各個分檔案下設二級科目。4.2檔案的收集4.2.1國家有關的文件資料。4.2.2行業(yè)有關的文件資料。4.2.3學校有關的文件資料。4.2.4總公司有關的文件資

3、料。4.2.5物管中心有關文件資料。4.2.6物管中心下屬各個部門有關文件資料。4.2.7客戶服務部文件資料。4.2.8各部門設檔案資料信息報送員。4.2.9客戶服務部檔案管理人員定期每兩月收集歸檔檔案資料。4.2.10各部門辦理完畢的文件是檔案收集的主要來源。4.2.11檔案管理人員對資料齊全的檔案應及時歸檔，做到時間準確、類別清楚、存放有序、查找方便。4.2.12重要的文件資料向學校檔案室報送。4.3 檔案的存檔4.3.1 存檔時，應當按檔案的分類編號，將檔案放置在相應的位置。做好檔案索引，以便于查找。4.3.2 檔案目錄格式分為檔案的卷內目錄格式見卷內目錄及檔案案卷目錄格式見 案卷目錄。

4、4.3.3 案卷的厚度一般1.5CM-5CM，裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，對破損或裉色的材料要進行修補和復制;裝訂部位過窄或有字跡的材料要加紙襯邊;紙面過大的書寫材料要按卷宗大小折疊整齊;字跡難以認清的材料要附上抄件;卷宗標題要標明作者、問題或名稱，文字要簡練、確切，字跡要端正。4.4 檔案的整理4.4.1歸檔文件的整理，按分類、裝訂、排列、編號、裝盒、編目的步驟進行。4.4.2檔案文件的整理，以件為單位進行。一般以一份文件為一件;各種報表、名冊、圖冊、書刊等，一冊(本)為一件;正本與定稿合為一件;來文與復文合為一件;正件與附件合為一件。4.5 檔案的保管4.5.1檔案管理人員了解

5、和掌握檔案管理的規(guī)律，通過經(jīng)常性的工作，采取專門的技術措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護檔案的物質安全和政治安全。4.5.2檔案的保管應加強重點，照顧一般;立足長遠，保證當前。4.5.3檔案保管的期限物管中心及各部門工作記錄為二年。物管中心文件資料為八年。后勤總公司文件資料為十五年。學校的文件資料和合同協(xié)議為長期。4.6 檔案借閱4.6.1物業(yè)檔案供客戶服務部經(jīng)理、物管中心主任內部查閱;物管中心下屬部門和上級部門因工作原因查閱檔案者，應由查閱人填寫查閱檔案申請表，經(jīng)客戶服務部經(jīng)理、物管中心主任同意，在查閱檔案登記薄簽名后，方可查閱檔案，查閱資料不得帶出檔案室。4.6.2

6、對需要借出檔案的，應填寫借閱檔案申請表，經(jīng)客戶服務部經(jīng)理、物管中心主任同意，借閱人在借閱檔案登記薄簽名后，方可借閱檔案。檔案借出前檔案管理人員應清點借出檔案的頁數(shù)，并在借閱檔案登記薄注明檔案頁數(shù)。檔案借出后借閱人應在規(guī)定的期限內返還，檔案管理人員對歸還檔案應認真清點檔案頁數(shù)，對于頁數(shù)與借出前不符的，要求借出人寫出書面原因，經(jīng)客戶服務部經(jīng)理、物管中心主任批準后再次歸檔。檔案借出又歸還的，檔案管理人對借出檔案材料的齊全性負責。4.6.3查閱、借閱檔案人員應保持檔案單獨原始狀態(tài)，檔案不得換頁、抽頁、插頁，不得涂改污損。4.6.4查閱電子檔案可根據(jù)上述程序進行查詢，查詢結果僅供工作使用，對查詢結果不得

7、未經(jīng)許可就提供給其他組織和個人，更不得將查詢內容私自打印，或以電子文本形式保存。4.6.5物業(yè)檔案不得交給本系統(tǒng)以外的單位或個人查閱、借閱，因上級或司法調查要查閱的按相關規(guī)定辦理。4.6.6檔案損壞或遺失的處理檔案管理人員、借閱檔案人員將檔案損壞或遺失的應盡快采取補救措施，責任人應寫出書面說明材料，客戶服務部經(jīng)理簽字確認，報物管中心主任審批，在物管中心通報批評，并備案。對連續(xù)二次以上發(fā)生損壞或遺失行為應啟動糾正措施程序。4.7 檔案的銷毀4.7.1對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)客戶服務部經(jīng)理鑒定，報物管中心主任批準后，按規(guī)定銷毀。4.7.2經(jīng)批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。4.7.3銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，文件銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字4.8檔案移交檔案管理人員因工作原因調離本崗位的，須將所管理檔案的數(shù)量狀況想接管人員清點交接清楚，辦好移交手續(xù)。4.9監(jiān)督檢查客戶服務部經(jīng)理每年至少組織一次物業(yè)檔案保管、使用情況檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞等問題應及時匯報，有條件的應立即采取補救措施，對相關責任人要追究相