商務電子郵件禮儀

1、商務電子郵件禮儀作者:日期:商務電子郵件禮儀“在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間”，電子郵件禮儀的一個重要方面就是節(jié)省他人時間，只把有價值的信息提供給需 要的人。寫Email就能看出其人為人處世的態(tài)度。 你作為發(fā)信人寫每封Email的 時候，要想到收信人會怎樣看這圭寸Email，時刻站在對方立場考慮，將 心比心。同時勿對別人之回答過度期望，當然更不應對別人之回答不屑一顧。以 下職業(yè)電子郵件中禮儀問題，希望能給您的工作帶來幫助！一、關于郵件主題主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。1. 一定不要空白標題

2、，這是最失禮的；2. 標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用，才能顯示完你的標題；3. 標題要能反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”；4. 一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便 于日后整理；5可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“ * !”等）來突出標題，引 起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼；6. 回復對方郵件時，可以根據回復內容需要更改標題，不要RE RE大串。二、關于稱呼與問候1恰當地稱呼收件者，拿捏尺度1.1郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多

3、個收件人的情況下可以稱呼大家、ALLo1.2如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“ x經理”；如果不清 楚職務，則應按通常的“ x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。1.3 不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜 稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“ Dear xxx ”，顯得很熟絡。2. Email開頭結尾最好要有問候語最簡單的開頭寫一個“ HI”，中文的寫個”你好”；結尾常見的寫個 Best Regards ,中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了。俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。二、職場的電

4、子郵件禮儀1. Email正文要簡明扼要，行文通順Email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正 文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要 出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。2. 注意Email的論述語氣根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而 客觀?！班]件門”就是深刻的教訓！3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復雜，最好1、

5、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的 說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。4. 一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚、說準確。不要過兩分 鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開。在郵件發(fā)送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順， 拼寫是否有錯誤。6. 合理提示重要信息不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手 段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示

6、則會讓人抓不住重點，影響閱讀。7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。8. 不要動不動使用O之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻Busi ness Email不是你的情書，所以O之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合。四、夾帶附件1. 如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件；2. 附件文件應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件 名；3. 正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時；4. 附件數目不宜超過4個，數目較多時應打

7、包壓縮成一個文件；5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用；6. 如果附件過大（不宜超過2MB，應分割成幾個小文件分別發(fā)送；7. 尊重對方的習慣，不主動發(fā)起英文郵件；如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英 文郵件給他；如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。8. 選擇便于閱讀的字號和字體。中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合在線閱讀的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。五、結尾簽名每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道

8、發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工1. 簽名信息不宜過多電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。 簽名檔可包括姓名、職務、 公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過 4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。2. 不要只用一個簽名檔對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡 化。過于正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠。你可以在 OUTLOO中設置多個簽名檔，靈活調用。3. 簽

9、名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免出現(xiàn)亂 碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。六、郵件回復1. 及時回復Email收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復時間是 2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在特定時間處理，但一般不要超過 24小時。如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說“收到了”，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復。不要讓對方苦 苦等待，記?。杭皶r做出響應，哪怕只是確認一下收到了。如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發(fā)件

10、人，以 免影響工作。2. 進行針對性回復當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。3. 回復不得少于10個字對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠 10個字，顯示出你的尊重。4. 不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過 3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用 電話溝通等其它方式進行交流后再做判斷電子郵件有時并不是最好的交流方式 。對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回

11、復，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息。5. 要區(qū)分Reply和Reply All （區(qū)分單獨回復和回復全體）如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行 了。如果你對發(fā)件人提出的要求做出結論響應，應該replay all ,讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情。如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發(fā) 件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。 不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結果的郵 件。點擊“回復全部”前，要三思而行！6. 主動

12、控制郵件的來往為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回 復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。七、正確使用發(fā)送，抄送，密送要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）1. To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回 復響應。2. 而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應， 當然如果CC的人有建議，當然可以回Email。3. 而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了 BCM人了的。這個可 能用在非常的場合。4. TO CC中的各收件人的排列應遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列； 按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規(guī)則有助于提升你的形象 ！5只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源。6轉發(fā)郵件要突出信息。八、注意事項1在你