精品資料（2021-2022年收藏）秘書工作實務(wù)論文(1)

1、淺析淺析現(xiàn)代秘書的人力資源開發(fā)現(xiàn)代秘書的人力資源開發(fā)淺析現(xiàn)代秘書的人力資源開發(fā)淺析現(xiàn)代秘書的人力資源開發(fā) .- - 1 1 - -一、現(xiàn)代秘書人力資源開發(fā)可行性分析.- 3 -（一）進(jìn)行現(xiàn)代秘書人力資源開發(fā)的必要性 .- 3 -（二）進(jìn)行現(xiàn)代秘書人力資源開發(fā)的重要性 .- 4 -二、現(xiàn)代秘書工作的職業(yè)現(xiàn)狀.- 4 -（一）從技能性工作向智能性工作轉(zhuǎn)化 .- 4 -（二）從常規(guī)內(nèi)向思維向外向思維轉(zhuǎn)化 .- 4 -（三）從事務(wù)性服務(wù)向信息化服務(wù)轉(zhuǎn)化 .- 4 -（四）從被動輔佐職能向主動配合職能轉(zhuǎn)化 .- 5 -三、現(xiàn)代秘書的人力資源有效開發(fā)途徑.- 5 -（一）協(xié)調(diào)秘書處理人際關(guān)系的培訓(xùn)開發(fā) .

2、- 5 -（二）調(diào)動秘書積極性的激勵措施 .- 6 -參考文獻(xiàn).- 7 -淺析現(xiàn)代秘書的人力資源開發(fā)王博 人力資源管理專業(yè) 東北農(nóng)業(yè)大學(xué)摘要：我國企業(yè)秘書一職都存在著人力資源開發(fā)主體性角色地位的缺失。中國入世，國外觀念的沖擊，企業(yè)管理現(xiàn)代化的趨向以及秘書工作本身的性質(zhì)都決定了秘書對于企業(yè)人力資源開發(fā)起著日益重要的作用。秘書這個角色極富挑戰(zhàn)性，在信息化現(xiàn)代化發(fā)展的社會，人力資源已成為 21 世紀(jì)的重中之重，秘書的人力資源開發(fā)當(dāng)然也不可缺少。本文從三個方面研究了現(xiàn)代秘書的人力資源開發(fā)，分別從進(jìn)行現(xiàn)代秘書人力資源開發(fā)的可行性，研究現(xiàn)代秘書的職業(yè)現(xiàn)狀變化，最終得出如何進(jìn)行現(xiàn)代秘書的人力資源開發(fā)。關(guān)鍵詞

3、：現(xiàn)代秘書 人力資源開發(fā) 培訓(xùn)開發(fā) 激勵措施秘書是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。秘書人員從工作上講，既是“秀才” 、 “筆稈子” ，又要是“萬事通” 、 “全才” 。秘書工作的前提和基礎(chǔ)是全面、準(zhǔn)確、完整地領(lǐng)會上司意圖。開發(fā)秘書的潛能，是很多企業(yè)人力資源部一直在進(jìn)行的工作，秘書在企業(yè)中發(fā)揮著不可替代的作用，秘書的有效人力資源開發(fā)是我們一直探索的問題。一、一、現(xiàn)代秘書人力資源開發(fā)可行性分析（一）進(jìn)行現(xiàn)代秘書人力資源開發(fā)的必要性毛澤東同志曾說過:“武器是戰(zhàn)爭的重要因素,但不是決定因素,決定的因素是人不是物。力量對比不但是軍力和經(jīng)濟力的對比,而是人力和人心的對比。 ”這就從一個側(cè)面說明了人力資源開發(fā)的重要性。

4、現(xiàn)代秘書的開發(fā)與管理對于整個企業(yè)的發(fā)展來說也是非常必要的。從秘書工作的作用中我們可以看出：第一，秘書工作的核心作用：樞紐。領(lǐng)導(dǎo)的決策要依靠秘書機構(gòu)下達(dá)，大量的信息要通過秘書機構(gòu)審閱處理轉(zhuǎn)達(dá)給上級裁決。第二，秘書工作的輔助作用：參謀。秘書參與決策前信息資料收集，決策中方案的擬定；決策后方案的落實和反饋等。工作的輔助性本質(zhì)決定其在管理過程中只能起參謀助手的作用。要對秘書工作投入足夠的重視，會對企業(yè)的下一步工作有著很大的指導(dǎo)性。第三，秘書工作的指導(dǎo)作用：信息傳遞。秘書必須全面、準(zhǔn)確、及時收集信息并對獲取的信息進(jìn)行科學(xué)的分析加工和綜合整理，提供給領(lǐng)導(dǎo)以作為指導(dǎo)工作的參考，才能跟上時代發(fā)展的腳步。第四，

5、秘書工作的溝通作用：協(xié)調(diào)。齊心協(xié)力，再創(chuàng)佳績。秘書要協(xié)調(diào)處理各方面的關(guān)系，使上下左右形成一個有機體，朝著決策目標(biāo)形成合力，這樣才能提高工作效率。第五，秘書工作的代言作用：形象。秘書平時的聯(lián)系工作，洽談業(yè)務(wù)，商辦事情過程中與秘書接觸所體現(xiàn)出來的工作作風(fēng)和形象對一個企業(yè)的形象有著很大的影響，進(jìn)行秘書工作的開發(fā)事關(guān)公司形象大方向發(fā)展。 （二）進(jìn)行現(xiàn)代秘書人力資源開發(fā)的重要性秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手，這種特殊的地位，不僅要具有熟練地駕馭、處理公文的能力，而且要熟悉與領(lǐng)導(dǎo)工作相關(guān)的方方面面，大到參加會議、出差、接待上級領(lǐng)導(dǎo)、調(diào)查研究、與員工對話、與兄弟單位的禮尚往來，小到領(lǐng)導(dǎo)的吃住、家庭事務(wù)等。從身份上講，絕大

6、多數(shù)秘書無官無位、無職無權(quán)，雖然身居幕后，但卻是領(lǐng)導(dǎo)身邊的“?？汀?。況且現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)的知識能力水平不斷提高，本身就是對秘書已有能力的一種的挑戰(zhàn)。所以秘書必須努力學(xué)習(xí)，樹立超前意識、競爭觀念，才能適應(yīng)工作需要，打開局面，勝任角色地位?，F(xiàn)代秘書人力資源開發(fā)不能僅僅停留在淺層次的行為調(diào)整和判斷上,應(yīng)該更注重調(diào)節(jié)秘書的思想情感,開發(fā)秘書的潛能,充分發(fā)揮秘書人員的主觀能動性和創(chuàng)造性,使秘書人力資源因素得以充分發(fā)揮。二、現(xiàn)代秘書工作的職業(yè)現(xiàn)狀二、現(xiàn)代秘書工作的職業(yè)現(xiàn)狀A(yù) 管理模式書中將秘書應(yīng)具備的修養(yǎng)定位為：沒有權(quán)力欲。做事干練，能嚴(yán)守機密。再次，熟練操作各種辦公自動化設(shè)備，具有較強的文字處理能力。要主動熱

7、情、遵守紀(jì)律、性格隨和。在進(jìn)行現(xiàn)代秘書的人力資源開發(fā)之前，一定要了解什么樣的秘書是企業(yè)需要的，隨著時代發(fā)展，秘書在素質(zhì)方面應(yīng)該有什么樣的提高。為適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要,現(xiàn)代秘書工作呈現(xiàn)以下現(xiàn)狀，不斷變化，不斷轉(zhuǎn)變:（一）從技能性工作向智能性工作轉(zhuǎn)化現(xiàn)代秘書處在一個嶄新的信息時代,領(lǐng)導(dǎo)活動的日趨復(fù)雜化與科學(xué)化、領(lǐng)導(dǎo)者智能水平的不斷提高、秘書職能的不斷強化和擴大,客觀上都要求秘書的素質(zhì)有一個新的突破。特別是我國加入世貿(mào)組織后,大量的“三資”企業(yè)出現(xiàn),它們有先進(jìn)的管理機制和秘書工作機制,所聘用的秘書是與我國傳統(tǒng)意義上不同的新型秘書人才。現(xiàn)代秘書不再是以往的傳統(tǒng)技能型秘書,而是屬于“智囊型”人物,是智能

8、性的群體。（二）從常規(guī)內(nèi)向思維向外向思維轉(zhuǎn)化地域的擴大,既開闊了秘書工作的空間,又拓寬了現(xiàn)代秘書的視野。在市場經(jīng)濟體制下,企業(yè)的一切工作,都必須圍繞加入世貿(mào)組織后的市場需求這個軸心來運轉(zhuǎn)，不僅要掌握企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營過程及其各階段的薄弱環(huán)節(jié),更要將自身思維不斷變化和拓展,把握市場動向,收集有效信息,為領(lǐng)導(dǎo)及時把握市場形勢提供最佳決策方案,從而發(fā)揮最好的參謀助手作用。（三）從事務(wù)性服務(wù)向信息化服務(wù)轉(zhuǎn)化現(xiàn)代秘書對信息的運用能力,集中表現(xiàn)在為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的及時性、準(zhǔn)確性、完整性、針對性和有效性上。秘書必須學(xué)會對信息進(jìn)行篩選和分類,全面把握所獲信息對領(lǐng)導(dǎo)決策產(chǎn)生的影響。秘書人員同時還要在現(xiàn)有信息的

9、基礎(chǔ)上,對事物發(fā)展的理性判斷。秘書獲取、選擇和處理信息的目的是為了運用,秘書應(yīng)在獲取和處理信息的基礎(chǔ)上,把自己的思想與見解融入其中,并通過恰當(dāng)渠道將這些信息傳遞給他人,與他人進(jìn)行交流、共享的能力。（四）從被動輔佐職能向主動配合職能轉(zhuǎn)化從管理系統(tǒng)看,領(lǐng)導(dǎo)始終處于主導(dǎo)地位,屬于決策管理的中心，在管理活動中,我們可以把管理工作視為主導(dǎo)系統(tǒng),而秘書工作視為輔助系統(tǒng),但是,在一般情況下,主導(dǎo)系統(tǒng)運行的成敗,在很大程度上是由輔助系統(tǒng)的運行效率來決定。所以從根本上說,秘書工作的效率決定了秘書工作的重要性,秘書是被動輔佐還是主動配合,可看出秘書工作能力的強弱,是判斷一個秘書是否合格的標(biāo)準(zhǔn)也是衡量、檢驗和評價秘

10、書人員綜合素質(zhì)高低的重要方面。三、現(xiàn)代秘書的人力資源有效開發(fā)途徑（一）協(xié)調(diào)秘書處理人際關(guān)系的培訓(xùn)開發(fā)首先，要實現(xiàn)從被動輔佐職能向主動配合職能轉(zhuǎn)化，要在培訓(xùn)中讓秘書人員學(xué)會處理與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。讓秘書真正的學(xué)會處理與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，學(xué)會首先,秘書工作緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作而展開,領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪里,秘書工作就要延伸到哪里，只有了解了領(lǐng)導(dǎo)的人生哲學(xué)、處世態(tài)度、個性興趣、工作方式、生活習(xí)慣、交際圈子等,才能與其配合工作,減少因不了解產(chǎn)生的困擾。其次,秘書能參加領(lǐng)導(dǎo)層的各種會議并參與研究有關(guān)問題,可以提出解決問題的意見和建議,但只有發(fā)言權(quán),沒有表決權(quán),更沒有決定權(quán)。第三,秘書處理任何問題,只能按領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神

11、辦理,不能超越自己的職權(quán)范圍,背離領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神自作主張、自行其事。與領(lǐng)導(dǎo)意見相左時,秘書與領(lǐng)導(dǎo)爭論時注意看準(zhǔn)時機,要心平氣和,設(shè)身處地,提出辦法。當(dāng)自己發(fā)生錯誤,一定主動承認(rèn)錯誤,爭取領(lǐng)導(dǎo)的原諒。其次，從事務(wù)性服務(wù)向信息化服務(wù)轉(zhuǎn)化重點培訓(xùn)讓秘書人員注意處理與同事的關(guān)系。由于秘書的特殊地位,要處理好與同事的關(guān)系,有許多難處。要傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示給同事,又要反映同事的意見給領(lǐng)導(dǎo)。要獲得同事的友誼較一般人要花更多的功夫。因為與同事愉快相處是秘書人際關(guān)系中十分重要的環(huán)節(jié),必須處理好。要了解同事,了解同事的家庭背景、人生態(tài)度、專長、能力及個性興趣等。與同事打成一片,與同事合作、對同事一視同仁,欣賞同

12、事的優(yōu)點,關(guān)心同事,正確對待同事對自己的稱贊、批評與妒忌。最后，從常規(guī)內(nèi)向思維向外向開放思維轉(zhuǎn)化，也是培訓(xùn)開發(fā)的一個重點，掌握多方面信息，開發(fā)處理與來訪者的關(guān)系需要外向化思維的正確轉(zhuǎn)化。所有來訪者都必須受到熱情的接待,秘書必須有禮貌地對待他們,因為他們每個人對秘書所在單位的成功,都起著直接或間接的作用。秘書的態(tài)度直接影響單位的聲譽。歡迎來訪者并記住對方的姓名,不管來訪者是誰,秘書都應(yīng)該立即停下工作,抬起頭來,向他微笑,以示歡迎儀式,并記錄來訪者的姓名、性別、職業(yè)等。善于應(yīng)付難以對付的來訪者,對他們禮貌待客需要高度的自制力和意志力。把握和記者談話的分寸。前來光臨的如果是記者,秘書要立即把他帶到單

13、位專管對外接待的部門那兒或單位領(lǐng)導(dǎo)那里去。秘要滿腔熱忱地后接待記者,表現(xiàn)出樂意幫忙的意愿,但不要對事情輕易表示贊成或反對,更不能未得到領(lǐng)導(dǎo)指示而提供內(nèi)部情況。（二）調(diào)動秘書積極性的激勵措施根據(jù)馬斯洛的需要層次理論,每個人在不同時期和不同階段都是處在不同的需要狀況。一個秘書如果工作積極性很高,可能會發(fā)揮出 80%90%的才能,反之,如果沒有積極性和主動性,就只可能發(fā)揮出其才能的 30%左右。首先，采取外在激勵。這是能滿足人外在需要的激勵。按性質(zhì)來區(qū)分,又可分為物質(zhì)性激勵和社會性激勵兩種。在中國現(xiàn)階段的組織里,物質(zhì)性激勵因素是指由組織掌握分配的物質(zhì)性資源,如工資,獎金,住房以及其他各種福利待遇等;

14、 企業(yè)可以組織建立科學(xué)、規(guī)范的管理制度，其出發(fā)點和目標(biāo)就是要充分“激活人” ，極大地調(diào)動全體員工的積極性和創(chuàng)造性。同時可以采取內(nèi)部晉升，向企業(yè)成員提供激勵。晉升意味著工資和地位的上升、待遇的改善、名譽的提高，以及進(jìn)一步晉升或外部選擇機會的增加等。社會性激勵因素則是指能滿足秘書社會感情性需要的資源,包括友誼,信任,表揚,尊重,榮譽等。與物質(zhì)性激勵因素相比,社會性激勵因素更能滿足秘書較高層次的需要。針對秘書人員，必須注意一定要以事實為依據(jù)，與教育相結(jié)合。在實際應(yīng)用中，注意這兩種激勵的結(jié)合，這樣能起到更好的激勵效果。其次，進(jìn)行內(nèi)在激勵。這是指能滿足秘書內(nèi)在性需要的激勵。內(nèi)在激勵因素都是與秘書所從事的

15、工作本身有關(guān)的。工作本身蘊涵的激勵因素很多。想使員工真正對公司產(chǎn)生歸屬感，必須讓他們在情感上對之產(chǎn)生依賴。榮譽激勵是對工作業(yè)績優(yōu)良、職業(yè)道德高尚的員工的表揚，授予各種光榮稱號，頒發(fā)獎狀、榮譽證書等以此來激發(fā)廣大職員工作熱情的一種激勵方式。由于此法是對員工貢獻(xiàn)的公開承認(rèn)，可以帶給他們自信、歸屬感、對自己生活的把握以及事業(yè)有成的感覺，因而會產(chǎn)生無窮的力量。另外，內(nèi)在激勵具體的措施可分為兩大類：一是感知性情感激勵，感知性情感是指，當(dāng)員工受到外部和機體內(nèi)部等條件的影響下所引起的情感。這種情感直接且收效明顯，幫助員工排憂解難就屬此類；二是理智性情感激勵，就是在感知性情感的基礎(chǔ)上用一定的價值觀把職工與企業(yè)聯(lián)系起來，形成對企業(yè)的一致愿景，使職工擁有持久的激勵，自主管理就屬此類?，F(xiàn)代人力資源管理的實踐經(jīng)驗和研究表明，員工都有參與管理的要求和愿望，創(chuàng)造和提供一切機會讓員工參與管理是調(diào)動他們積極性的有效方法。內(nèi)在激勵是它的趣味性,即工作內(nèi)容的豐富多彩變化多端新穎獨特饒有趣味,工作者感到樂在其中。內(nèi)在激勵是它的挑戰(zhàn)性,如工作任務(wù)較高的要求,促使秘書動腦筋想辦法,同時使他們感覺受到信任,并擔(dān)負(fù)著責(zé)任,覺得英雄有用武之地,從而產(chǎn)生一種滿足感成就感。