集團企業(yè)全面財務監(jiān)控的技術支撐財務信息共享與集成問題研究

1、集團企業(yè)全面財務監(jiān)控的技術支撐:財務信息共享與集成問題研究    關鍵詞 集團企業(yè);財務監(jiān)控;財務信息;共享;集成 doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010. 10. 010 近年來,國際化、信息化、網(wǎng)絡化成為企業(yè)取得競爭優(yōu)勢的主要支撐,特別是隨著科技的飛速發(fā)展,其對企業(yè)競爭的方式和企業(yè)競爭的激烈程度產生的影響更是與日俱增。在如今這樣高度信息化的時代,集團企業(yè)依靠通訊技術、信息技術、網(wǎng)絡技術,打破了原有企業(yè)各系統(tǒng)的工作流程慣例和總分機構的地域限制,加強了企業(yè)內外部資源的可利用性,增加了企業(yè)的產品和服務

2、對象的可拓展性?；谶@種形勢,集團企業(yè)全面財務監(jiān)控的實施更是對企業(yè)決策思維方式的轉變:從傳統(tǒng)封閉的縱向思維方式向橫向、開放的思維方式轉變。一個集團企業(yè)的財務監(jiān)控不僅要考慮某個獨立企業(yè)內部的業(yè)務流程,更要從集團企業(yè)的整體出發(fā),進行全面的監(jiān)督和控制,實現(xiàn)信息的共享與集成,以客戶的需求驅動企業(yè)的運營,獲得柔性、敏捷的市場響應能力。 一、集團企業(yè)全面財務監(jiān)控和信息共享與集成 集團企業(yè)全面財務監(jiān)控高效實施的前提條件是其內部各系統(tǒng)及總分機構之間實現(xiàn)高質量的信息溝通。集團企業(yè)的各內部系統(tǒng)及總分機構只有實現(xiàn)了高質量的信息傳遞和共享,才能使財務監(jiān)控成為真正意義上的全面監(jiān)控,保證企業(yè)的財務信息在傳遞過程中不失真,

3、從而及時發(fā)現(xiàn)問題并更快地分析和解決問題,實現(xiàn)低成本高效率的企業(yè)運營與資產利用水平,開發(fā)出新的產品和市場,最終實現(xiàn)更好地為客戶服務的目的。 (一)集團企業(yè)全面財務監(jiān)控 集團企業(yè)的財務監(jiān)控不應該只是一個僅僅涉及財務的狹小范疇,而應該是一個綜合的概念,要把戰(zhàn)略、領導、計劃、組織、質量、價格、成本、服務、人力資源、能源和環(huán)境等一并來考慮,即要認識到現(xiàn)代企業(yè)中財務管理的廣泛性,樹立全面財務監(jiān)控概念,使之成為一種管理哲學。首先,要做到內容與方式上的全面監(jiān)控。不僅要著眼于企業(yè)財務的監(jiān)控,而且要注重從企業(yè)戰(zhàn)略的高度審視企業(yè)財務監(jiān)控。同時,還要注重采用多種方法和技術,包括科學的組織管理工作、各種專業(yè)技術、數(shù)據(jù)統(tǒng)

4、計方法、成本分析等。其次,要做到全過程控制。要把財務監(jiān)控作為核心貫穿到企業(yè)業(yè)務流程的管理中,即從市場調查、產品開發(fā)、生產、檢查、倉儲、銷售一直到售后服務的各個環(huán)節(jié)都要進行財務監(jiān)控,不但要生產出物廉價美的產品,而且要為企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃服務,實現(xiàn)企業(yè)價值最大化。最后,要做到全員性。即企業(yè)全體員工包括企業(yè)高管、工程技術人員、一般管理人員和一般企業(yè)員工等都要參與到全面財務監(jiān)控中,并各司其職對財務監(jiān)控負責。為此,要在企業(yè)中通過培訓教育制造良好的企業(yè)文化氛圍,改變企業(yè)文化和管理形態(tài),制定企業(yè)人、事、物及環(huán)境的各種標準,保持信息的通暢,以人為本,充分調動各級人員的積極性,推動全員參與。 (二)信息共享與集成

5、在如今這樣高度信息化的時代,信息已經成為企業(yè)生存和發(fā)展的重要資源。為了在市場中獲得更有利的競爭地位,企業(yè)必須重視信息在企業(yè)運營中的巨大作用。集團企業(yè)是一個多層次多系統(tǒng)的復雜結構,信息是其內部各系統(tǒng)及總分機構之間密切聯(lián)系、協(xié)同工作的“黏合劑”。然而,在傳統(tǒng)的財務監(jiān)控模式下,集團企業(yè)的內部各系統(tǒng)及總分機構相對獨立的各自決策和運營,無法共享戰(zhàn)略、領導、計劃、組織、質量、價格、成本、服務、人力資源、能源和環(huán)境等信息,導致對一些涉及全局性、戰(zhàn)略性的財務監(jiān)控問題的解決乏力,集團企業(yè)的整體運作效率得不到充分提高。在舊有的信息溝通模式下,其信息溝通主要通過電話、傳真、普通郵件等途徑進行,雖然能在一定程度上實現(xiàn)

6、跨越時空的界限,但是,使用成本高,信息處理的數(shù)量和內容有限,信息傳遞的速度不夠,滿足不了集團企業(yè)整體運營的要求。因此,為了實現(xiàn)集團企業(yè)的目標,必須通過適時信息的不斷傳遞,一方面進行縱向的上下級的信息傳遞,把不同層次的經濟行為協(xié)調起來;另一方面進行橫向的信息傳遞,把各分支機構、各部門、各崗位的經濟行為協(xié)調起來,通過信息技術處理人、財、物和產、供、銷之間的復雜關系,這樣,集團企業(yè)就有了一個信息共享與集成的問題。 二、全面財務監(jiān)控中信息共享與集成的必要性 集團企業(yè)在高度信息化的時代,更多面對快速變化的動態(tài)市場。在這樣不確定的市場環(huán)境下,為了實現(xiàn)集團企業(yè)的全面財務監(jiān)控,信息的共享與集成尤為重要。 (一

7、)信息共享與集成促成財務監(jiān)控作業(yè)的全局觀 財務監(jiān)控作業(yè)是合理確保企業(yè)經營效率效果、財務活動可靠性和企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃遵循性的一種監(jiān)控活動,圍繞著這種監(jiān)控活動的是企業(yè)財務信息溝通系統(tǒng),這些信息系統(tǒng)使得企業(yè)內部的員工能夠獲取和交換他們所需要的信息,以指揮、管理和控制企業(yè)的運營。為此,企業(yè)的財務監(jiān)控作業(yè)一般可以劃分為3個步驟:(1)衡量實際績效;(2)將實際績效與標準進行比較;(3)采取管理行動來糾正偏差和不足。績效標準的制定與實際績效的衡量是財務監(jiān)控的起點,績效的比對是財務監(jiān)控的過程,糾正偏差和不足是財務監(jiān)控的手段,最終的目的就是使整個集團企業(yè)的財務活動處于高效和諧的狀況,其中任何一個步驟或者幾個步驟低

8、效率或不作為都會極大地影響財務監(jiān)控作業(yè)的有效性。在傳統(tǒng)的管理模式下,由于集團企業(yè)各總分機構甚至其內部各系統(tǒng)之間沒有充分的信息共享和交流,從財務信息的采集、傳遞和分析到財務信息的處理和反饋都不夠準確及時,監(jiān)控常常處于各自為政的狀態(tài),這樣的集團企業(yè)財務監(jiān)控就缺少了必要的全局性,甚至帶有很大的盲目性。然而,在信息共享與集成的全面財務監(jiān)控模式下,集團企業(yè)的計算機技術得到廣泛使用,財務監(jiān)控部門和人員就可以適時地獲得統(tǒng)計報告來衡量企業(yè)的實際工作績效,這種報告不僅有計算機輸出的文字文檔,還包括多種線性圖、直方圖、數(shù)值展示等便于理解和分析的多種方式。這種統(tǒng)計報告不但可以清楚有效地顯示各種數(shù)據(jù)之間的關系,而且可

9、以使得績效的實際狀況與標準狀況能及時地比較,準確有效地反映其中的異同,使得接下來的糾正偏差和不足的管理行動更為有效。因此,借助信息共享與集成,集團企業(yè)的實時共享戰(zhàn)略、領導、計劃、組織、質量、價格、成本、服務、人力資源、能源和環(huán)境信息,可以避免各系統(tǒng)和總分機構出現(xiàn)財務監(jiān)控的脫節(jié)和失誤現(xiàn)象,從而保證集團企業(yè)的整體利益。        (二)信息共享與集成減少財務信息溝通的失真 綜上所述,企業(yè)的財務監(jiān)控作業(yè)一般可以劃分為實際績效的衡量、將實際績效與標準進行比較以及采取管理行動來糾正偏差和不足這3個步驟。這3個步驟中不管是

10、績效的衡量比較,還是行動的糾正偏差歸根結底都離不開財務信息的溝通。財務信息溝通是一個比較復雜的過程,財務信息溝通過程始于被傳遞的信息。信息被轉化為信號形式,并通過媒介傳遞至接受者,由接受者將收到的信號再轉譯過來。在整個信息傳遞過程中容易發(fā)生遺漏、失真,傳遞環(huán)節(jié)越多,傳遞時間越長,遺漏就可能越多,失真也就可能越嚴重,必然影響企業(yè)信息的有效溝通和正確使用。減小這種財務監(jiān)控失真效應的有效方法是在集團企業(yè)內部共享財務信息,即為集團企業(yè)的各個系統(tǒng)和每一個成員企業(yè)提供有關戰(zhàn)略、領導、計劃、組織、質量、價格、成本、服務、人力資源、能源和環(huán)境的全部財務信息。集團企業(yè)的各內部系統(tǒng)和總分機構之間都可以使用全部的財

11、務數(shù)據(jù)來進行適時和更加準確的績效衡量比較,并能及時針對發(fā)生的問題,分析問題,找出問題根源所在,然后采取恰當?shù)墓芾硇袆觼韺Τ霈F(xiàn)的問題進行改正,這樣就可以有效減少由于財務信息溝通不善而帶來的財務監(jiān)控失真。因此,通過信息的共享與集成,集團企業(yè)的財務信息就可以被及時、準確、完整地收集,并使這些信息以適當?shù)姆绞皆诩瘓F企業(yè)相關系統(tǒng)以及總分機構之間進行及時傳遞,有效溝通和正確應用。 三、集團企業(yè)全面財務監(jiān)控中信息共享與集成的可行性 集團企業(yè)內部各系統(tǒng)及總分機構之間實現(xiàn)高質量的信息溝通是其全面財務監(jiān)控的前提條件,因此信息傳遞和信息處理能力就決定了集團企業(yè)全面財務監(jiān)控的水平。如何方便地在財務監(jiān)控部門和人員之間高

12、效地進行信息傳遞就成為集團企業(yè)的領導和員工共同關心的問題。由于信息需要一定的載體和方法才能實現(xiàn)有效的傳遞,在計算機沒有成為主要的財務監(jiān)控的支撐工具之前,實現(xiàn)信息傳遞的最好方式是通過紙張作為載體,利用通知、文件、信函、傳真、報告等方式在不同的財務監(jiān)控部門和人員之間進行。這種傳統(tǒng)的以紙張為載體的信息傳遞與處理方式效率很低,這種方式不但需要花費相當多的人力、物力來完成信息的處理、組織、存儲和查詢檢索,而且很大程度上降低了集團企業(yè)對財務事件的響應速度,給企業(yè)的運營帶來了極大不利。隨著計算機技術的廣泛應用,企業(yè)信息化的不斷發(fā)展和進步以及企業(yè)信息平臺技術的日益成熟,使得集團企業(yè)財務信息的共享與集成成為可能

13、。 一方面,企業(yè)信息化的不斷發(fā)展和進步,使得企業(yè)全面財務監(jiān)控的信息溝通更為便利。從20世紀90年代開始,企業(yè)資源計劃(Enterprise Resource Planning,ERP)系統(tǒng)的迅速傳播和廣泛應用,企業(yè)的信息和業(yè)務都實現(xiàn)了高度的集成;業(yè)務流程重組(Business Process Reengineering,BPR)使企業(yè)領導人逐漸認識到把企業(yè)的組織結構與主管人員的相關業(yè)務目標和績效激勵機制結合起來,可獲得效益;以及這些變革背后的主要推動力跨職能部門團隊的協(xié)作,都推動企業(yè)財務管理朝著更加一體化的方向發(fā)展,并不斷從直線型財務管理向網(wǎng)絡型財務管理轉變。技術的進步以及計算處理成本的降低,

14、加快了全企業(yè)范圍的業(yè)務處理。特別是高級計劃排程(Advanced Planning and Scheduling)系統(tǒng)、物流信息系統(tǒng)(Logistics Information System)、知識管理(Knowledge Management)、數(shù)據(jù)倉庫(Data Warehouse)、數(shù)據(jù)挖掘(Data Mining)等管理信息技術的相繼問世使得企業(yè)在內部管理上從計劃、組織、領導到決策和控制,都從企業(yè)資源計劃的基礎上更上一層樓,在有限的資源上合理、有效、及時地開展各項業(yè)務。 另一方面,在知識經濟時代,為實現(xiàn)企業(yè)資金流、物流和信息流的融合,及時對外部環(huán)境、客戶、供應商的變化做出反應,企業(yè)應利

15、用計算機網(wǎng)絡技術和信息管理軟件構建企業(yè)信息平臺,奠定了集團企業(yè)全面財務監(jiān)控的信息溝通基石。企業(yè)信息化平臺建設的關鍵在于信息的共享與集成,即實現(xiàn)將關鍵的準確的數(shù)據(jù)及時地傳輸?shù)较鄳臎Q策人手中,為企業(yè)的各種運作決策提供數(shù)據(jù)支持。這樣,通過共享與集成的企業(yè)信息化平臺,整合單證管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)、業(yè)務流程分析和監(jiān)控系統(tǒng)、信息采集與信息統(tǒng)計及分析系統(tǒng)、投資風險預警系統(tǒng)、新型財務管理系統(tǒng),由計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)收集企業(yè)各監(jiān)控點的信息,實時地向財務監(jiān)控執(zhí)行者提供監(jiān)控報告,包括監(jiān)控對象的圖像、數(shù)據(jù)、聲音、控制標準及差異等信息,幫助企業(yè)管理人員及其他員工實時掌控企業(yè)的財務狀況,財務監(jiān)控的執(zhí)行者可對信息及時做出反饋

16、和處理,可以強化企業(yè)全面風險管理能力。 因此,在計算機廣泛普及和企業(yè)信息化水平日益提高的情況下,通過在集團企業(yè)內部建立集團企業(yè)信息平臺,把數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、文件系統(tǒng)和業(yè)務應用系統(tǒng)集成起來,讓財務監(jiān)控流程中的各個環(huán)節(jié)的信息,包括戰(zhàn)略、領導、計劃、組織、質量、價格、成本、服務、人力資源、能源和環(huán)境信息,實現(xiàn)信息共享,既實現(xiàn)了集團企業(yè)財務監(jiān)控內容和方式的全面性,也為財務監(jiān)控的全過程控制奠定基礎;通過提供透明的訪問接口,保證其分支機構和內部系統(tǒng)在適當?shù)臅r刻能夠獲得需要的信息,為各級管理人員提供可靠的決策依據(jù),進一步實現(xiàn)集團企業(yè)全面財務監(jiān)控的全員性。     

17、   四、全面財務監(jiān)控中信息集成共享的實施 實施全面財務監(jiān)控的集團企業(yè)在構建財務管理信息系統(tǒng)時,要正確處理各種關系,并充分考慮各種因素的影響程度。根據(jù)集團企業(yè)所處環(huán)境、自身條件和運營策略,建立一種現(xiàn)代企業(yè)的財務管理信息系統(tǒng),這包括企業(yè)財務管理理念、方式和手段的轉變,它將產生新的深層次變革。一般企業(yè)可以通過高速數(shù)據(jù)專用線連接到Internet骨干網(wǎng)中,通過路由器與自己的Intranet相連,再由Intranet內主機或服務器為其內部各部門提供財務信息服務。 為實現(xiàn)基于Internet/Intranet的全面財務監(jiān)控信息集成共享,需要集團企業(yè)充分利用Internet和

18、Intranet建立3個層次的財務管理信息系統(tǒng)。 (一)外部信息交流 集團企業(yè)首先應當建立一個Web服務器。通過Internet,一方面完成對集團企業(yè)在不同地域的總分機構、分銷代理、合作伙伴的財務信息溝通與控制,實現(xiàn)對重要財務信息及時收集和數(shù)據(jù)的整理;另一方面可以實現(xiàn)集團企業(yè)的適時財務監(jiān)控,在網(wǎng)上進行籌資投資、采購銷售、現(xiàn)金控制以及其他金融交易的監(jiān)控。這一層的工作主要由企業(yè)外部的Internet信息交換來完成。 (二)內部信息交換 集團企業(yè)的財務管理信息系統(tǒng)的核心是企業(yè)的Intranet,因為企業(yè)的事務處理、信息共享、協(xié)同計算都是建立在Intranet上的,要與外部交換財務信息也是以Intranet組織的財務信息為基礎的。因此,企業(yè)建立了硬件框架之后的關鍵工作就是要決定在