淺析-企業(yè)合同管理存在與問題、原因分析與對策

1、淺析企業(yè)合同管理存在的問題、原因分析及其解決對策企業(yè)是市場經(jīng)濟的主體，是以營利為目的的經(jīng)濟組織， 其一系列的經(jīng)濟活動都是圍繞合同的建立和履行來進行的。 合同是經(jīng)濟雙方為了維護各自的利益簽訂的書面的文件，是 企業(yè)獲取經(jīng)濟利益的根本保證。因此，企業(yè)合同管理是企業(yè) 經(jīng)營管理中一項非常重要的內(nèi)容，它應該包括從合同的簽 訂、履行、變更、違約處理、爭議解決等全過程的管理活動。一、企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀及存在的問題企業(yè)合同管理是企業(yè)日常管理的一項重要內(nèi)容，合同管理的好壞一定程度上影響著企業(yè)經(jīng)營的好壞。在當前企業(yè)合同 管理活動中，還存在著一些問題，主要包括以下幾個方面：1.合同管理制度不健全、權責不明確企業(yè)的合同

2、管理制度是一個企業(yè)合同管理的頂層設計， 體現(xiàn)著企業(yè)合同管理是否全面、具體，它對組織機構(gòu)、人員 配置、運行流程、監(jiān)督檢查、績效考核等方面都應該有具體 的規(guī)定。而一些企業(yè)恰恰在這方面還有待完善，由于缺乏統(tǒng) 一的規(guī)定，使部門間的權責分工不明，甚至還存在部門間沖 突的部分。有些對外經(jīng)營的一部分業(yè)務不簽合同的或者補簽 合同的現(xiàn)象屢見不鮮，以至于在出現(xiàn)爭議時很難求證本意。 制度不健全，運行程序不規(guī)范，缺乏對業(yè)務合同執(zhí)行的過程 監(jiān)控等這些問題最終會給企業(yè)帶來重大的風險和隱患。2.注重合同的靜態(tài)管理、忽視動態(tài)管理在目前企業(yè)合同管理中普遍存在著注重靜態(tài)管理，在合 同簽訂的階段企業(yè)上下都十分重視的靜態(tài)管理，如在合

3、同的 草擬、審批等環(huán)節(jié)比較重視；而在合同履行階段缺乏、忽視 管理。實際操作過程中主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是應該 簽訂變更合同的不及時簽訂變更合同，產(chǎn)生業(yè)務風險；二是 應該追求法律責任的由于不重視卻過了訴訟時效；三是應該 留存的相關法律證據(jù)缺失而導致官司失敗導致企業(yè)利益受 損；四是雙方完全按照合同履約程度較低，違約現(xiàn)象嚴重； 以上實際操作過程中產(chǎn)生的幾個方面的問題，主要是忽視合 同的動態(tài)管理，對合同履行期間的監(jiān)控不足或者根本沒有有 效的監(jiān)控機制。3.合同風險管理意識薄弱一些企業(yè)對合同管理的認識不足，沒有能夠真正的認識 到合同管理對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生的重要意義，特別是部門管理層 缺乏對合同風險防范和規(guī)

4、避的意識，這就造成了企業(yè)合同管 理人員缺乏、資金支持缺乏，因而也不會把企業(yè)的合同管理 作為企業(yè)管理的重要內(nèi)容來抓。4.合同管理信息化水平不高，合同風險管理手段落后從當前情況來看，多數(shù)企業(yè)合同管理的信息化建設還比 較薄弱，合同科學管理的技術手段還比較落后。大多數(shù)企業(yè) 目前采用的還是對上級報告，對下級檢查的傳統(tǒng)做法，動態(tài)的全過程的對合同進行監(jiān)管還很難做到，縱向的信息溝通渠 道也比較少，管控的效率普遍偏低。5.合同管理者與企業(yè)管理部門溝通不暢由于合同管理涉及的是多個部門的職能，在日常運行的 過程中，合同管理部門往往很難做到與相關業(yè)務部門的充分 溝通，不能從業(yè)務部門的角度去考慮合同管理，這樣就造成 了

5、合同管理部門與業(yè)務相關部門之間無法達成一致的意見。 在合同審批的過程中，有的程序還比較復雜，審批部門及領 導繁多，造成效率低下。二、企業(yè)合同管理存在問題的原因分析通過對企業(yè)合同管理中存在問題的分析，我認為存在問 題的原因主要包括以下幾個方面：1.企業(yè)對合同管理的認識不足，管理意識不強我國的合同管理制度從上世紀80年代開始建立至今， 合同法律相關制度發(fā)展的已經(jīng)較為完善和健全。在市場經(jīng)濟 不斷發(fā)展的過程中，企業(yè)對于合同的認識程度和重視程度也 得到普遍的提高，但是從目前情況來看，大多數(shù)企業(yè)對于合 同文本非常重視，但是對于合同管理工作確重視程度不夠， 缺乏相關的企業(yè)管理制度和手段。2.合同管理人員業(yè)務

6、素質(zhì)不高、缺乏基本功由于不同的企業(yè)其業(yè)務范圍、發(fā)展戰(zhàn)略、人員素質(zhì)和管 理水平存在差異，企業(yè)合同管理方面也就不盡相同。一般而 言，規(guī)模較大的企業(yè)管理水平、手段以及人員基本素質(zhì)比較 高，規(guī)模較小企業(yè)則相反?？傮w來看，多數(shù)中小企業(yè)的專業(yè) 技術人員都集中在工程技術方面，而合同管理方面專業(yè)人才 確比較缺乏。由于受到企業(yè)重視程度的影響，多數(shù)合同管理 人員缺乏合同、管理、法律以及具體業(yè)務方面的專業(yè)知識和 相應的實踐經(jīng)驗，這就造成了合同管理人員很難有效的進行 合同管理。3.合同管理機構(gòu)不健全、人員配備不足正如上一點所述，不同的企業(yè)具體情況是不同的，一般 而言大企業(yè)或集團公司的機構(gòu)一般比較健全，而中小企業(yè)則 不

7、然。合同管理職能一般劃分在如企業(yè)發(fā)展部下，且很多企 業(yè)簡單的分配1-2人進行合同管理，具體工作實際成了合同 檔案管理和簽證審批程序人員，而實際合同內(nèi)容的審核大多 外包給社會上的律師事務所。這主要是由于公司的頂層設計和領導人員的重視程度所決定的。三、企業(yè)合同管理的解決對策企業(yè)合同管理的目的就是保證企業(yè)的根本利益，從管理 的角度將業(yè)務風險可控，避免不必要的法律風險。通過以上 的分析，本人從以下幾個方面提出解決對策：1.完善合同管理制度企業(yè)合同管理制度是企業(yè)合同管理的頂層設計，是企業(yè) 合同管理工作的依據(jù)。完善合同管理制度是企業(yè)推進合同管理工作的前提和基礎。（1）完善合同管理基礎制度。建立科學合理的合

8、同管理 制度，在管理上要權責明確、規(guī)范科學，確保各項合同有法 可依。合同管理制度不僅要明確權責，還要實行合同統(tǒng)一管 理，規(guī)定合同管理部門要參與到業(yè)務合同的談判、起草、資 信調(diào)查、合同履行情況等全過程，實行全流程管理。還應該 建立管理臺賬。（2）建立合同審查制度。合同審查制度至少應該包括三 方面的內(nèi)容：一是合同的合法性。主要是審查主體資格、合 同經(jīng)辦人的授權情況、內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、程序是 否合法等方面的內(nèi)容；二是合同的嚴密性。主要包括權利義 務是否具體明確，文字表述是否嚴謹；三是合理性審查。合 同約定的條款是否客觀，內(nèi)容相關條款間有無相悖。通過建 立合同審查制度，可以真實有效的反映問題，

9、以便更好的應 對。（3）除了以上兩種制度外，還應該建立健全合同的簽訂 流程、合同的履行監(jiān)督、重大合同的風險預警管理以及合同 管理的績效考核等等方面的內(nèi)容。2.全面推行合同的全流程管理隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)合同中隨時面臨著法律 風險，且隨著企業(yè)戰(zhàn)略、業(yè)務范圍以及企業(yè)外部環(huán)境變化而 不斷的發(fā)生著變化。因此，企業(yè)合同管理也應該是動態(tài)的全 過程管理，以保證企業(yè)的長遠發(fā)展。合同全過程管理是指合 同管理部門應該從事前管理、事中管理、事后管理全流程的 監(jiān)督監(jiān)控各項業(yè)務的執(zhí)行。（1） 事前管理。在合同簽訂前，對合同內(nèi)容進行策劃和 風險防控。合同管理人員會同業(yè)務部門人員進行合同的策 劃，根據(jù)業(yè)務實際情況起

10、草一個完備有利的合同文本，如果 是簽訂方的版本要進行認真的分析研究，確保各項內(nèi)容和條 款切實可行，權責明確，有效的防范由于合同內(nèi)容而產(chǎn)生的 合同風險；（2） 事中管理。事中管理即合同執(zhí)行期間的管控，是全 過程管理中最難監(jiān)控的一個階段。首先，企業(yè)合同管理部門 要設置專門的崗位人員對業(yè)務合同的執(zhí)行進行跟蹤管理，監(jiān) 督執(zhí)行，與業(yè)務部經(jīng)常經(jīng)溝通交流以及及時的向上級領導匯 報相關情況。其次，要建立完善的合同管理工作流程。具體 應該包括了文件的審批簽字流程、合同變更流程、付款的審 查批準程序以及跟蹤報告程序。再者，合同管理部門要充分 利用合同賦予的權力，監(jiān)督對方的合同履行，全面掌握合同 的進度和質(zhì)量，并按

11、照合同內(nèi)容和期限按期行使自己的權 利，避免損失進一步擴大。（3） 事后管理。首先需要索賠的及時行使索賠權，避免 超過合同保護期限而造成更大損失；其次對完成的合同資料 進行整理歸檔，作為日后防范法律糾紛的一項重要憑證；再 者對合同履行全流程進行評價，分析利弊，為今后合同管理 總結(jié)經(jīng)驗教訓。3.建立合同管理的考核與獎懲制度考核與獎懲制度是推進和落實企業(yè)各項工作的重要制 度。建立合同管理的考核與獎懲制度能夠有效的推進企業(yè)合 同管理工作，防范和化解各項業(yè)務風險、法律風險，切實的 提高企業(yè)的合同管理水平。企業(yè)合同管理考核的內(nèi)容應該涵 蓋：合同管理機構(gòu)職責的落實、各崗位人員情況、合同簽約 率、履約率、避免

12、或挽回的經(jīng)濟損失等等方面的內(nèi)容。制度 中要明確規(guī)定在合同管理工作中成績突出，解決合同糾紛效 果明顯，切實減少企業(yè)的經(jīng)營風險避免了重大經(jīng)濟損失的個 人要給予獎勵；對由于管理人員行為造成企業(yè)損失的要予以 處罰，情節(jié)嚴重的要移交司法機關處理。4.加強合同管理人員法律培訓教育與隊伍建設企業(yè)合同管理工作做得好壞除了頂層設計和領導人員的 重視以外，與合同管理人員的自身素質(zhì)有著非常密切的關 系。因而，加強合同管理人員的自身素質(zhì)是做好企業(yè)合同管 理的重要工作。第一，要不斷的招聘法律方面的相關人才充 實到合同管理工作中來，不能簡單的將法律方面的工作外包 給律師事務所； 第二， 定期不定期的對合同管理人員進行相 關業(yè)務知識的培訓，這里的業(yè)務知識不單單是法律方面的如 合同法等，還要加強管理知識，企業(yè)所在行業(yè)的相關知識的 學習，綜合能力的提高才是企業(yè)合同管理所需的專業(yè)人才；第三，要定期不定期的到業(yè)務部門進行深入調(diào)查研究，了解 企業(yè)本身業(yè)務的操作流程，實踐和理論的更好結(jié)合才能更加 有效的降低風險。5.推進企業(yè)信息化建設信息化是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)合同管理必然會走向信息化的道路。推進企業(yè)信息化建設，企業(yè)應該根據(jù) 各自的實際情況逐步推進。信息化、智能化的關鍵就是要減 少人為的干預可能帶來的潛在風險，用較為固定的管理流程 和管理