辦公用品管理流程

1、辦公用品管理流程1 辦公用品管理的目的與原則 1.1 目的：辦公用品管理的目的在于規(guī)范公司辦公用品申領(lǐng)、采購(gòu)、保管、發(fā)放及統(tǒng)計(jì)流程，有效控制公司辦公成本，防止浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)各部門辦公資源共享最大化。 1.2 原則：堅(jiān)持以舊換新，以壞換新，杜絕重復(fù)領(lǐng)取、順手牽羊現(xiàn)象；做到辦公用品臺(tái)賬清晰，心中有數(shù)。2 辦公用品申領(lǐng)流程員 工部門申領(lǐng)人行政綜合部提出領(lǐng) 用申請(qǐng)審核并匯總OA至行政綜合部審核并記錄 2.1 提出領(lǐng)用申請(qǐng)：每周五前，部門員工根據(jù)個(gè)人辦公用品使用情況，書面提出辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)。申領(lǐng)領(lǐng)原則如下： 非易耗品，如訂書機(jī)、計(jì)算器、文件夾、筆筒等需以壞換新，原則上一人只能領(lǐng)取一次。 易耗品，如簽字筆、

2、筆記本、鉛筆等需以舊換新，原則上除財(cái)務(wù)部外每人一月2支簽字筆。 其他部門公用辦公用品，如打印紙等由申領(lǐng)人統(tǒng)一申領(lǐng)。 2.2 申領(lǐng)人審核并匯總：部門申領(lǐng)人于每周五下班前，對(duì)部門辦公用品申領(lǐng)進(jìn)行審核，收集已舊已壞辦公用品；匯總部門辦公用品申領(lǐng)，列出申領(lǐng)清單（見附件2-1）。 2.3 OA至行政綜合部：部門申領(lǐng)人對(duì)部門辦公用品審核并匯總列出清單后，于周五下班前通過(guò)OA將申領(lǐng)清單傳至行政綜合部辦公用品管理人員。 2.4 行政綜合部審核并記錄：行政綜合部辦公用品管理人員收到各部門辦公用品申領(lǐng)清單后，進(jìn)行審核記錄。公司無(wú)庫(kù)存的需于周二中午以前采購(gòu)到位。3 辦公用品采購(gòu)流程公司領(lǐng)導(dǎo)行政綜合部供應(yīng)商辦公用品擬

3、購(gòu)清單及申請(qǐng)簽署意見詢 價(jià)比 價(jià)交 易電腦錄入，物品入庫(kù)同意不同意 3.1 辦公用品擬購(gòu)清單及申請(qǐng)：行政綜合部根據(jù)各部門申領(lǐng)清單，結(jié)合辦公用品庫(kù)存情況，理出擬購(gòu)清單，向行政綜合部部長(zhǎng)及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)申請(qǐng)包括采購(gòu)物品、采購(gòu)數(shù)量、費(fèi)用預(yù)算等（見附件2-2）。 3.2 簽署意見：行政綜合部部長(zhǎng)及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就辦公用品擬購(gòu)申請(qǐng)簽署意見。 3.3 詢價(jià)、比價(jià)：行政綜合部采購(gòu)人員應(yīng)就欲采購(gòu)物品進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，確定合作供應(yīng)商，并與其建立長(zhǎng)期合作伙伴關(guān)系，便于日后常規(guī)性采購(gòu)的優(yōu)惠政策。 3.4 交易：行政綜合部采購(gòu)人員與供應(yīng)商確定擬購(gòu)物品價(jià)格、質(zhì)量后予以交易，對(duì)于大件物品，如辦公打印紙、維達(dá)卷筒紙等考

4、慮供應(yīng)商送貨。 3.5 電腦錄入，物品入庫(kù)：行政綜合部辦公用品管理員將采購(gòu)回公司的辦公用品就名稱、品種、型號(hào)、價(jià)格、采購(gòu)日期等進(jìn)行電腦入庫(kù)，建立臺(tái)帳（見附件2-3）；將采購(gòu)物品分類入庫(kù)保管。4 辦公用品發(fā)放流程行政綜合部部門申領(lǐng)人部門員工發(fā)放物品準(zhǔn)備根據(jù)申領(lǐng)清單 領(lǐng)取辦公用品辦公用品領(lǐng)取 簽字登記領(lǐng)取辦公用品 4.1 發(fā)放物品準(zhǔn)備：每周二下午為辦公用品發(fā)放時(shí)間，行政綜合部在每周二上午準(zhǔn)備所需發(fā)放的物品。 4.2 領(lǐng)取辦公用品并登記：部門申領(lǐng)人每周二下午前往行政綜合部，根據(jù)所在部門申領(lǐng)清單領(lǐng)取辦公用品，將收集的已壞已舊辦公用品交予行政綜合部辦公用品管理者，并按照行政綜合部要求予以簽字登記（見附件

5、2-4）。 4.3 部門員工領(lǐng)取辦公用品：部門申領(lǐng)人領(lǐng)取部門辦公用品后，部門員工向部門申領(lǐng)人領(lǐng)取各自辦公用品。部門可根據(jù)部門規(guī)?？紤]簽字登記。5 辦公用品統(tǒng)計(jì)流程行政綜合部辦公用品管理員行政綜合部部長(zhǎng)每周統(tǒng)計(jì)每月盤點(diǎn)月統(tǒng)計(jì)報(bào)表審閱并簽署意見 5.1 每周統(tǒng)計(jì)：行政綜合部辦公用品管理人員在每周的辦公用品領(lǐng)取發(fā)放過(guò)程中即可就辦公用品進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，做到賬物一致。 5.2 每月盤點(diǎn)：行政綜合部辦公用品管理人員在月末進(jìn)行辦公用品全面盤點(diǎn)，提前增加庫(kù)存，減少采購(gòu)次數(shù)，盡可能一月集中采購(gòu)一次。對(duì)盤點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的差異尋找原因，使賬物一致，對(duì)盤點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的其他異常情況上報(bào)部長(zhǎng)。 5.3 月統(tǒng)計(jì)報(bào)表：行政綜合部辦公用品管理人員月底出統(tǒng)計(jì)報(bào)表，包括物品編號(hào)、物品名稱、規(guī)格型號(hào)、價(jià)格、領(lǐng)用數(shù)量、庫(kù)存量及領(lǐng)用部門等信息（見附件2-5）。 5.4 審閱并簽署意見：行政綜合部部長(zhǎng)對(duì)每月辦公用品報(bào)表進(jìn)行審閱，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題簽署相關(guān)意見。附件2-1： 辦公用品申領(lǐng)清單申領(lǐng)部門申領(lǐng)人申領(lǐng)時(shí)間序號(hào)物品名稱規(guī) 格數(shù) 量用 途附件2-2： 辦公用品擬購(gòu)審批表 填表時(shí)間：序號(hào)物品名稱規(guī) 格數(shù) 量預(yù) 算特殊要求訂購(gòu)原因行政綜合部意見主管領(lǐng)導(dǎo)意見 附件2-3： 辦公用品臺(tái)賬物品項(xiàng)目 編號(hào)數(shù)量單價(jià)入庫(kù)時(shí)間備注 武漢南國(guó)置業(yè)股份有限公司9附件2-4： 辦公用品領(lǐng)