ABC公司內(nèi)部控制系統(tǒng)審計報告

1、內(nèi)部控制系統(tǒng)審計報告 ABC公司內(nèi)部審計報告目錄一、審計導(dǎo)言 第1-2頁二、審計結(jié)果匯總表 第3-5頁三、審計結(jié)果詳細說明第6-30頁四、組織結(jié)構(gòu)圖 第31頁五、流程圖圖例 第32頁六、流程圖 第3336頁審計結(jié)果匯總表一、在對銷售與收款環(huán)節(jié)的檢查中我們發(fā)現(xiàn)存在如下問題： （一）銷售與收款內(nèi)部控制制度符合性方面 序號相關(guān)事項制度規(guī)定實際執(zhí)行存在風(fēng)險建議1賒銷業(yè)務(wù)不明確隨意性、混亂建立具體程序和標準2銷售文件分別歸檔10日前歸入財務(wù)執(zhí)行繁瑣、客戶不滿建立客戶代表制度3價格員的設(shè)制三名價格員執(zhí)行成本大取消4銷售傭金銷售金額1%提取執(zhí)行虛假銷售確定暫扣比例 （二）現(xiàn)行內(nèi)部控制制度遵循方面存在的問題

2、序號相關(guān)事項制度規(guī)定實際執(zhí)行存在風(fēng)險建議1客戶往來對帳季度終了10天內(nèi)對帳流于形式發(fā)生不該發(fā)生的壞帳安排人員查清原因2銷貨退回及折讓申請-審核-批準-貨物入庫-索取折讓通知單沒有嚴格執(zhí)行貨物丟失、多交稅金檢查、督促，建立建全手續(xù)3款項送存銀行當(dāng)日及時送存銀行沒有嚴格執(zhí)行挪用資金、丟失不定期限抽查4壞帳處理每年10月編制帳齡分析表，提出壞帳處理意見流于形式壞帳得到處理、挽回，報表不實對近三年的壞帳清理 （三）相關(guān)部門反饋意見序號相關(guān)事項涉及相關(guān)部門反饋意見原因相關(guān)部門建議采取的措施1客戶往來對帳財務(wù)部不認可人員少，無力完成增加人員2銷貨退回及折讓財務(wù)部建議向董事會提出取得嚴格執(zhí)行的制度建立建全制

3、度3款項送存銀行財務(wù)部同意立刻整改4壞帳處理總經(jīng)理辦公室不認可已經(jīng)盡力了二、在對購貨與付款環(huán)節(jié)的檢查中我們發(fā)現(xiàn)存在如下問題： （一）采購與付款內(nèi)部控制制度符合性方面 序號相關(guān)事項制度規(guī)定實際執(zhí)行存在風(fēng)險建議1采購訂單的發(fā)出倉儲部申請-主管副總經(jīng)理批準-發(fā)出采購訂單執(zhí)行一旦倉儲部失誤，物資積壓、資金占用不合理建立財務(wù)部審核控制程序2付款無財務(wù)部審核并根據(jù)流動資金的周轉(zhuǎn)情況付款隨意性強/以職權(quán)謀私利制定付款政策3供應(yīng)商的變動采購部申請-主管采購的副總經(jīng)理審批執(zhí)行隨意性強/以職權(quán)謀私利制定相關(guān)方案4已報銷入賬的文件無重復(fù)入帳在報銷后加蓋標記或打孔（二）現(xiàn)行內(nèi)部控制制度遵循方面存在的問題 序號相關(guān)事項

4、制度規(guī)定實際執(zhí)行存在風(fēng)險建議1采購業(yè)務(wù)招標比價一次采購超過5萬元向已選定的供應(yīng)商招標沒有嚴格執(zhí)行隨意性強/以職權(quán)謀私利嚴格執(zhí)行制度/財務(wù)監(jiān)督2物資入庫清點、驗收 流于形式出現(xiàn)短缺無法確定由誰承擔(dān)，最終公司損失 嚴格執(zhí)行制度，發(fā)現(xiàn)問題及時溝通3已驗收庫資暫估入庫手續(xù)文件單據(jù)全，辦理暫估入庫沒有嚴格執(zhí)行庫存物資信息失真，物資失控嚴格文件不完整的物資采購暫估入庫制度4庫存物資盤點定期盤點財務(wù)抽查沒有切實執(zhí)行帳實不符，物資丟失提高認識，保證盤點制度真實執(zhí)行 （三）相關(guān)部門反饋意見 序號相關(guān)事項涉及相關(guān)部門反饋意見原因相關(guān)部門建議采取的措施1采購訂單的發(fā)出采購部同意2供應(yīng)商的選擇采購部同意3大宗采購項目

5、招標4已報銷入帳的文件財務(wù)部同意5庫存物資盤點倉儲部同意/執(zhí)行困難定員過少 三、在對生產(chǎn)與成本循環(huán)的檢查中我們發(fā)現(xiàn)存在如下問題： （一）生產(chǎn)與成本內(nèi)部控制制度符合性方面 序號相關(guān)事項制度規(guī)定實際執(zhí)行存在風(fēng)險建議1價值較低的材料生產(chǎn)領(lǐng)用手續(xù)繁索所有材料填寫領(lǐng)料單執(zhí)行工作量加大、成本浪費采用預(yù)算管理2生產(chǎn)成本計算品種法執(zhí)行過細、成本過高采用同行業(yè)計算方法3廢品及邊角余料無謀取非法個人利益建立廢品回收制度 （二）現(xiàn)行內(nèi)部控制制度遵循方面存在的問題 序號相關(guān)事項制度規(guī)定實際執(zhí)行存在風(fēng)險建議1員工招聘錄用部門申請-審批不理想增加人工成本人事部切實承擔(dān)招聘職責(zé)2領(lǐng)用材料計價計價保持一致性各期不一致成本不準

6、確嚴格執(zhí)行制度3對生產(chǎn)工藝文件的遵守有規(guī)定部分人員不遵守降低產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)效率訓(xùn)、提高意識（三）相關(guān)部門反饋意見 序號相關(guān)事項涉及相關(guān)部門反饋意見原因相關(guān)部門建議采取的措施1價值較低的材料生產(chǎn)領(lǐng)用手續(xù)繁索倉儲部同意正在解決2生產(chǎn)成本計算財務(wù)部同意但無法執(zhí)行以前未重視建議改正3廢品及邊角余料生產(chǎn)車間不同意慣例4員工招聘錄用人事部同意，但無力執(zhí)行技術(shù)問題設(shè)立專業(yè)招聘小組 審計結(jié)果詳細說明一、銷售和收款循環(huán)貴公司在銷售與收款方面的內(nèi)部控制流程見圖一（銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制制度流程圖）從圖一我們可以看出，貴公司在銷售與收款方面內(nèi)部控制制度的設(shè)計充分體現(xiàn)了機械制造企業(yè)的特點，著力強調(diào)為客戶服務(wù)意識和銷售

7、風(fēng)險防范體系，在檢查中我們發(fā)現(xiàn)，這些控制措施在實際工作中也基本上得到了執(zhí)行。在這方面存在的問題主要表現(xiàn)在： （一）銷售與收款內(nèi)部控制制度符合性方面1、賒銷業(yè)務(wù)的批準程序和批準標準不明確。貴公司的控制流程中規(guī)定，賒銷業(yè)務(wù)由營銷部審核，報經(jīng)主管銷售的副總經(jīng)理批準。但是在制度中沒有營銷部有關(guān)賒銷業(yè)務(wù)需審核的文件、審核的具體執(zhí)行人、審核并上報副總經(jīng)理的要求、審核的時限等具體可操作的流程規(guī)定。主管銷售的副總經(jīng)理對賒銷業(yè)務(wù)是否批準的要求也沒有具體的規(guī)定。產(chǎn)生這個問題的原因是總經(jīng)理認為，市場情況經(jīng)常變動，以一套固定的模式來決定賒銷業(yè)務(wù)可能會影響銷售業(yè)績，而且主管銷售的副總經(jīng)理習(xí)慣于按經(jīng)驗辦事。但是，沒有標準

8、勢必會導(dǎo)致賒銷業(yè)務(wù)的隨意性，同一種業(yè)務(wù)，由不同的人執(zhí)行，就會產(chǎn)生不同的審批結(jié)果。雖然經(jīng)檢查沒有發(fā)現(xiàn)因此而產(chǎn)生的混亂現(xiàn)象，但長此以往，后患無窮。 為解決上述問題，我們建議，由營銷部提出審批的具體程序和標準，報董事會批準后實施。 2、銷售訂單、產(chǎn)品出庫單、銷售發(fā)票、發(fā)運單分別歸集，不便于稽核。制度規(guī)定，財務(wù)部應(yīng)在每月10日前將從各部門分別取得的銷售訂單、產(chǎn)品出庫單、銷售發(fā)票、發(fā)運單核對相符，以防止與銷售相關(guān)的各部門發(fā)生工作失誤。但是，由于前述單據(jù)分別來自不同的部門，財務(wù)部無力對每一筆銷售業(yè)務(wù)都分別核對，只能核對這些單據(jù)的總額是否相等。如果不相等，查找起來非常麻煩，尤其是，如果發(fā)生錯誤發(fā)貨或錯誤開單

9、，必然會導(dǎo)致客戶不滿，嚴重影響公司的銷售業(yè)務(wù)。況且，既使核對相等，也并不意味著每一筆業(yè)務(wù)都正確。 為解決這個問題，我們建議，在營銷部設(shè)立客戶代表制度，營銷部每接到一票訂單，就由營銷部經(jīng)理指定一名員工為客戶代表，由其代表客戶到各部門辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，貨物發(fā)運后，由其將相關(guān)單據(jù)核對相等后交財務(wù)部審核。這樣做既可以解決上述問題，又可以減少客戶的麻煩，而且并不需要增加成本開支。3、價格員的設(shè)置沒有意義。貴公司在營銷部設(shè)有三名價格員，負責(zé)核對銷售發(fā)票中的價格是否正確。據(jù)我們調(diào)查，貴公司所銷售的產(chǎn)品只有五個品種，二十一個規(guī)格，營銷部一個合格的員工，在一個月內(nèi)就可以記住所有的價格，而且可以打印價格表發(fā)給與銷售價

10、格使用和審核有關(guān)的員工，完全沒有必要設(shè)置價格員來進行審核。按貴公司目前的勞資標準，每名員工的平均費用為22,500元，三名員工的費用就是67,500元，這筆開支根本沒有必要。 我們建議，取消價格員，這樣可以每年為貴公司節(jié)省開支67,500元。 4、銷售傭金制度設(shè)計有缺陷。貴公司對營銷部員工按銷售訂貨金額和銷售回款金額的1%計算提取銷售傭金，這本是促進營銷工作的一項激勵措施，是合理的，但是，這項制度在設(shè)計時，沒有考慮銷貨退回及折讓因素，一旦發(fā)生，就會導(dǎo)致銷售傭金隱性提高。長此以往，還可能出現(xiàn)虛假銷售問題，給貴公司造成更大的損失。 我們建議，由財務(wù)部根據(jù)貴公司近幾年銷貨退回及折讓金額占全部銷售額的

11、百分比，再考慮各種調(diào)整因素后，確定一個銷售傭金暫扣比例，報董事會批準后，實施傭金暫扣制度，待銷貨退回及折讓期過后，如沒有發(fā)生銷貨退回及折讓事項，再將暫扣款發(fā)給營銷員。（二）現(xiàn)行內(nèi)部控制制度遵循方面存在的問題1、客戶往來對帳流于形式。制度規(guī)定，財務(wù)部會計員應(yīng)于每季度終了后10天內(nèi)向往來客戶寄發(fā)并核對往來帳目對帳單，如發(fā)現(xiàn)不符應(yīng)在三天內(nèi)查出原因予以解決。但據(jù)我們檢查發(fā)現(xiàn)，2002年第一季度和第三季度沒有發(fā)出往來帳目調(diào)節(jié)表，第四季度的往來帳目調(diào)節(jié)表不相符但沒有原因說明和處理意見。到2002年12月31日止，客戶往來帳目金額與客戶認可往來金額相差2,150,336元（客戶認可金額高于貴公司帳簿金額的項

12、目為379,624元，客戶認可金額少于貴公司往來帳面金額的項目為2,529,960元）。產(chǎn)生這個問題的原因是財務(wù)部人員不足，規(guī)定的對帳調(diào)節(jié)期又與會計工作高峰期相沖突，財務(wù)部有關(guān)人員認為此項工作不應(yīng)是自已的工作范圍，有關(guān)部門的督促監(jiān)督不力等。 基于這個問題的嚴重性和重大的風(fēng)險性，我們建議，應(yīng)立即安排得力人員，盡快查清往來帳不符的原因，迅速解決問題，努力防止產(chǎn)生不應(yīng)有的壞帳損失。同時應(yīng)調(diào)查財務(wù)部沒有執(zhí)行此項制度的真正原因，采取措施，使這些制度真正落到實處。2、銷貨退回及折讓手續(xù)制度執(zhí)行不力。制度規(guī)定，客戶提出銷貨退回及折讓申請的，經(jīng)營銷部審核、主管銷售的副總經(jīng)理批準后，可以辦理銷貨退回及折讓事項，

13、但必須將退回貨物經(jīng)驗收后填寫入庫單，并取得客戶提供的“銷貨退回及索取折讓通知單”、收款收據(jù)后才可以辦理退款。但據(jù)我們審查發(fā)現(xiàn)，此項制度的執(zhí)行很不理想。2002年共發(fā)生銷貨退回及折讓事項35項，有2項沒有入庫驗收單，金額合計164,515元，有8項沒有取得“銷貨退回及索取折讓通知單”，金額合計1,755,396元，因此多交增值稅298,417元。產(chǎn)生這個問題的原因是各部門之間相互溝通不力，財務(wù)部礙于貴公司有關(guān)人員情面，不嚴格執(zhí)行制度，過后又不積極督促補充，聽而任之。 基于這個問題的嚴重性，我們建議，立即組織人員檢查督促有關(guān)手續(xù)，補回損失，同時應(yīng)處罰有關(guān)責(zé)任人。3、未按規(guī)定及時將所收款項送存銀行。

14、制度規(guī)定，財務(wù)部收到款項，應(yīng)在當(dāng)日送存銀行，以防止盜搶及挪用損失。我們抽查了三個月的收款業(yè)務(wù)發(fā)現(xiàn)，貴公司銀行日記帳每天記錄的收款金額與銀行提供的對帳單金額不符，有時多有時少，這說明有時沒有將所收款項于當(dāng)天送存銀行，經(jīng)復(fù)核，全年的余額雖然相等（說明沒有損失），但潛在的風(fēng)險是存在的。產(chǎn)生這個問題的原因是財務(wù)部出納員嫌每天存款過于麻煩，對不執(zhí)行該項制度可能產(chǎn)生的風(fēng)險認識不足，財務(wù)部負責(zé)人督促不力。 我們建議，應(yīng)向財務(wù)部有關(guān)人員強調(diào)及時存款的意義，安排人員不定期抽查及時存款情況，發(fā)現(xiàn)問題，立即處理。4、壞帳處理不符合規(guī)定。制度規(guī)定，財務(wù)部應(yīng)于每年10月份，編制帳齡分析表，對可能的壞帳提出意見，交總經(jīng)理

15、辦公室審批處理。但據(jù)我們檢查發(fā)現(xiàn)，財務(wù)部編制的帳齡分析表雖然按期提交給總經(jīng)理辦公室，但只是例行地批準記入壞帳，并沒有對產(chǎn)生壞帳的原因進行分析，也沒有對相關(guān)責(zé)任人進行處理，更沒有采取應(yīng)急措施挽回損失。產(chǎn)生這個問題的原因是有關(guān)人員嫌麻煩，不愿意去做挽回損失的努力。在內(nèi)部又推托責(zé)任，沒有人負責(zé)。主管領(lǐng)導(dǎo)好好思想嚴重，不愿得罪人。 我們建議，組織有關(guān)人員對近三年已產(chǎn)生的壞帳進行清理，查清責(zé)任，及時處理。采取積極措施，努力挽回損失。 （三）相關(guān)部門反饋意見 我們按照內(nèi)部審計實務(wù)標準的要求，在本報告正式送交貴公司董事會前已將草稿送到相關(guān)部門，并要求他們提出反饋意見，在本報告正式編制前我們已經(jīng)收到所有的反饋

16、意見，現(xiàn)將這些意見整理歸納如下： 1、對于我們提出的與內(nèi)部控制制度設(shè)置有關(guān)的問題，相關(guān)部門都表示贊成，并同意我們提出的修改建議。 2、財務(wù)部對于我們提出的收款不及時送存銀行問題和銷貨退回及折讓手續(xù)不健全問題表示同意，對前一個問題他們已經(jīng)進行了整改，對后一個問題他們建議我們向董事會提出，以取得嚴格執(zhí)行制度的要求。 3、財務(wù)部對于客戶往來對帳問題歸責(zé)于他們表示不認可，認為如不能增加人員編制，他們無力完成此項工作。 4、總經(jīng)理辦公室參與人員不認可，對于他們關(guān)于壞帳損失原因的責(zé)難，認為他們對此已經(jīng)盡力了，產(chǎn)生壞帳的原因是多方面的，除非進行訟訴別無它法，但他們又對訟訴的難度心存恐懼，對勝訴后的具體執(zhí)行不

17、抱希望。 二、采購和付款循環(huán) 貴公司在采購和付款循環(huán)的內(nèi)部控制流程見圖二 （采購和付款內(nèi)部控制流程圖） 從上圖可以看出，貴公司在采購和付款方面的內(nèi)部控制設(shè)置緊密結(jié)合機械制造企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營特點，著重強調(diào)防范采購風(fēng)險，降低采購成本，提高采購效率和控制采購費用，在檢查中我們發(fā)現(xiàn)，貴公司在實際工作中基本上執(zhí)行了這些制度。在這方面存在問題主要表現(xiàn)在： （一）采購和付款內(nèi)部控制制度符合性方面1、采購訂單發(fā)出前未經(jīng)財務(wù)審核。貴公司的采購流程規(guī)定，倉儲部應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計劃的要求和實際庫存情況，提出采購申請，經(jīng)主管副總經(jīng)理批準后向供應(yīng)商發(fā)出采購訂單。這項控制制度在倉儲部庫存管理比較準確的前提下是合理的。但是，一旦倉儲

18、部的庫存管理工作出現(xiàn)失誤，就會出現(xiàn)繼續(xù)采購已積壓物資的錯誤，導(dǎo)致資金占用不合理增加等經(jīng)營風(fēng)險。在管理控制比較好的企業(yè)經(jīng)營流程中，為解決這個問題，一般都在采購控制流程中，存在一個財務(wù)部審核控制程序，專門審核各種物資的生產(chǎn)需要量和現(xiàn)有庫存量是否正確，以檢查和防范倉儲部的管理失誤。產(chǎn)生這個問題的原因是，貴公司與采購相關(guān)的部門和主管領(lǐng)導(dǎo)對這個問題的重要性和風(fēng)險性認識不夠，只是認為增加一項審核控制會降低采購效率、提高控制成本而且根本沒有必要存在這項控制。 基于這個問題的重要性和貴公司相關(guān)部門和管理層的認識和要求，我們建議：增加此項控制，但是，考慮提高采購效率和降低控制費用的要求，可以要求財務(wù)部只審核采購

19、訂單申請表中的現(xiàn)有庫存量一項指標。2、付款無程序，無標準。貴公司的采購流程規(guī)定，由財務(wù)部審核供應(yīng)商的付款要求和采購的有關(guān)單據(jù)文件，根據(jù)貴公司流動資金的周轉(zhuǎn)情況決定是否付款、付款比例和付款時間。在貴公司流動資金充足和付款政策一致性的前提下，這項控制流程規(guī)定是合理的。但是，貴公司由于生產(chǎn)經(jīng)營高速增長，流動資金比較緊張，無法保證所有的外欠款項都及時支付，而且由于供應(yīng)商情況的復(fù)雜性，財務(wù)部也無法保證付款政策的一致性。在此條件下，財務(wù)部付款政策的執(zhí)行就存在較大的隨意性，長此以往，會導(dǎo)致因財務(wù)部付款過程沒有監(jiān)督而產(chǎn)生財務(wù)部有關(guān)人員以職權(quán)謀取私利情況的產(chǎn)生。出現(xiàn)這個問題的原因是貴公司有關(guān)管理人員認為，各個不

20、同的供應(yīng)商情況復(fù)雜，在目前條件下，很難用一套具體的標準來決定付款政策，只能由財務(wù)部根據(jù)實際情況決定付款業(yè)務(wù)的實際運行。 我們建議，由貴公司主管副總經(jīng)理協(xié)調(diào)采購部和財務(wù)部，制定出一套切實可行的采購欠款付款政策，報總經(jīng)理批準后執(zhí)行。一般情況下，應(yīng)力求保證付款政策的一致性，出現(xiàn)特殊情況需要優(yōu)先保證某供應(yīng)商付款時，應(yīng)由采購部提出申請，經(jīng)財務(wù)部審核后報主管副總經(jīng)理批準后執(zhí)行。3、供應(yīng)商變動無審核標準。貴公司的采購流程規(guī)定，由采購部根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營的實際情況選擇所需物資的供應(yīng)商，報主管采購的副總經(jīng)理批準后確定供應(yīng)商。在此項制度中，沒有規(guī)定采購部根據(jù)什么標準選擇供應(yīng)商、副總經(jīng)理根據(jù)什么條件批準供應(yīng)商、在什么情況

21、下應(yīng)變更供應(yīng)商。由于沒有標準，貴公司在供應(yīng)商的選擇和變更方面存在很大的隨意性，也沒有必要的監(jiān)督，采購部經(jīng)常受到以權(quán)謀私的指責(zé)，雖然這些指責(zé)大多沒有確切的證據(jù)，但貴公司各方面（包括采購部）對供應(yīng)商選擇的隨意性的不滿是很明顯的。產(chǎn)生這個問題的原因是，供應(yīng)商提供的條件是在不斷變化之中的，采購部受信息不對稱因素的影響，不能絕對保證所選擇的供應(yīng)商總是最優(yōu)的。從貴公司自身的情況來看，不同時期對供應(yīng)商的要求也不同，很難確定一套穩(wěn)定的、具體的供應(yīng)商選擇標準來進行供應(yīng)商管理。 我們建議，由采購部根據(jù)貴公司生產(chǎn)經(jīng)營的實際情況，擬定一套供應(yīng)商選擇和變更的標準及所需要提供的資料，經(jīng)主管副總經(jīng)理審核后報總經(jīng)理批準后執(zhí)行

22、。如果出現(xiàn)需要變更標準的情形，應(yīng)由采購部提出申請，經(jīng)主管副總經(jīng)理審核報總經(jīng)理后才能進行。4、已報銷入帳的單據(jù)文件沒有核銷處理制度。貴公司的采購與付款循環(huán)流程中規(guī)定，物資采購業(yè)務(wù)結(jié)束后，財務(wù)部應(yīng)依據(jù)有關(guān)單據(jù)的文件記錄應(yīng)付帳款明細帳。但是，沒有規(guī)定已報銷入帳的單據(jù)文件必須進行核銷。這樣，就存在已報銷入帳的單據(jù)文件重復(fù)入帳、欠款重復(fù)支付的風(fēng)險。產(chǎn)生這個問題的原因，財務(wù)部對此問題的重視程度不足，認為只要認真檢查，是不會出現(xiàn)問題的，他們也是從沒有在這方面發(fā)生過錯誤。 我們建議，貴公司在采購與付款業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢，進行帳務(wù)處理時，應(yīng)將已報銷入帳的單據(jù)憑證和相關(guān)文件上加蓋“已入帳”標記，或在其上用打孔機打孔。財

23、務(wù)部在進行付款和帳務(wù)處理時，只要發(fā)現(xiàn)所處理的單據(jù)或文件上有“已入帳”或已打孔，就應(yīng)拒絕接受并報財務(wù)部主管處理。（二）現(xiàn)行內(nèi)部控制制度遵循方面存在的問題1、部分采購業(yè)務(wù)沒有采購招標比價文件。制度規(guī)定，貴公司一次超過50,000元的物資采購都必須向已選定的供應(yīng)商招標，由這些供應(yīng)商提供投標文件，貴公司采購部編制采購招標分析表并確定最終供應(yīng)商。貴公司2002年一次金額超過50,000元的采購業(yè)務(wù)305筆，我們采取統(tǒng)計抽樣的方法，共抽取了其中的85筆進行檢查（可靠程度95%，總金額15,045,140元），發(fā)現(xiàn)有5筆沒有已選定供應(yīng)商提供的投標書，其采購金額合計1,385,476元；有8筆沒有物資采購招標

24、分析表，其采購金額合計2,556,771元。不符合規(guī)定的采購業(yè)務(wù)占全部采購業(yè)務(wù)的15%，這說明貴公司在這方面的工作存在的問題較大，雖然并沒有造成重大損失，但如此嚴重地破壞控制制度，長此以往不經(jīng)處理，必將給貴公司造成重大損失。產(chǎn)生這個問題的原因是，采購部有關(guān)人員認為，其實他們已經(jīng)執(zhí)行了公司制度規(guī)定的程序，只不過是因為工作太忙，沒有及時補充所需的文件，而且他們認為，只要是執(zhí)行了規(guī)定的程序，文件資料只是個形式，有沒有都沒關(guān)系。 我們建議，必須嚴格執(zhí)行采購招標文件資料制度，應(yīng)該要求財務(wù)部，凡是招標文件資料不完整的采購業(yè)務(wù)一律不得入帳和付款。2、物資入庫時清點驗收工作流于形式。制度規(guī)定，采購的物資在入庫

25、時，應(yīng)由倉儲部有關(guān)人員進行清點和驗收，確認實際入庫物資的品種、規(guī)格、等級、數(shù)量等項目，以保證入庫物資的準確性。我們在檢查中，觀察了三次實際的入庫清點驗證過程，發(fā)現(xiàn)倉儲有些人員只對入庫物資的品種進行檢查確認，對于其他項目沒有按規(guī)定清點驗證，而是按照采購訂單副聯(lián)和供應(yīng)商提供的貨運單直接填寫入庫單。這樣，一旦供應(yīng)商的貨運單發(fā)生錯誤，貴公司的入庫記錄就將隨之發(fā)生錯誤，庫存帳簿的記錄也將出現(xiàn)錯誤，庫存物資管理就會出現(xiàn)混亂。一旦發(fā)現(xiàn)某種庫存物資短缺，根本無法確認是庫存保管問題，還是入庫驗收問題，更無法確認是哪個供應(yīng)商存在問題，所造成的損失，就只能由貴公司自己承擔(dān)。產(chǎn)生這個問題的原因是，倉儲部有關(guān)工作人員認

26、為，供應(yīng)商是采購部通過規(guī)定程序確定的，都是管理方面很規(guī)范的公司，不可能發(fā)生實際入庫物資與貨運單不符的情況，他們的工作只不過是例行公事而已。 我們建議，必須執(zhí)行嚴格入庫物資清點驗收制度，對于在清點驗收過程中發(fā)現(xiàn)的實際清點與貨運單不符的情況，應(yīng)立即通知采購部與該供應(yīng)商溝通，以保證與采購訂單相符。同時，該通知單還可做為采購部考核和更換供應(yīng)商時的重要參考。3、 已驗收入庫物資暫估入庫制度執(zhí)行不力。制度規(guī)定，對于已驗收入庫但由于單據(jù)文件不完整的業(yè)務(wù)，不得按正常的方式報銷入帳，必須按估定的價格做暫估入庫處理。但在我們的檢查中發(fā)現(xiàn)，2002年貴公司共發(fā)生此類業(yè)務(wù)104筆，我們按統(tǒng)計抽樣的要求檢查了15筆（可

27、靠程度95%），發(fā)現(xiàn)有3筆沒有辦理暫估入庫手續(xù)，占所抽查業(yè)務(wù)的20%。其金額合計為784,329元。這種情況的發(fā)生，嚴重影響了庫存物資核算的準確性，導(dǎo)致庫存物資信息失真，損害管理層決策的準確性。產(chǎn)生這個問題的原因是，倉儲部有些工作人員認為，這些物資入庫單據(jù)文件不完整是暫時的，所短缺的單據(jù)文件很快就會補齊，沒有必要勞神費力去辦理暫估入庫手續(xù)，其后，所短缺的單據(jù)文件由于種種原因沒有補齊，他們因忙于其他事務(wù)而忘記了辦理暫估入庫手續(xù)。 我們建議，必須嚴格執(zhí)行單據(jù)文件不完整的物資采購暫估入庫手續(xù)制度，倉儲部有關(guān)負責(zé)人員應(yīng)不定期觀察物資入庫業(yè)務(wù)，一旦發(fā)現(xiàn)此種情況，應(yīng)及時處理并按規(guī)定給予有關(guān)責(zé)任人必要的處理

28、。4、庫存物資定期盤點制度流于形式。制度規(guī)定，倉儲部 定期對庫存物資進行盤點，以便及時掌握物資的實際庫存情況。財務(wù)部應(yīng)在每年年未前對庫存物資進行抽查，以確保倉儲部有關(guān)庫存物資的報告的正確性。但據(jù)我們檢查發(fā)現(xiàn)，貴公司的庫存物資定期盤點檢查制度沒有得到切實的執(zhí)行。2002年12月15日貴公司倉儲部編報的庫存物資盤點表顯示，貴公司的庫存物資實際盤點數(shù)與帳面庫存數(shù)完全相符，沒有一點差異。貴公司財務(wù)部在2002年12月27日編報的庫存物資抽查表中，反映被抽查的15種物資的實際庫存數(shù)量與帳面數(shù)量也完全相符。從這兩份文件中，似乎貴公司的庫存物資管理水平非常高，有關(guān)庫物資定期盤點的制度也得到了切實的執(zhí)行，但實

29、際上并非如此。貴公司2002年12月31日庫存物資明細帳中反映的存貨共有5794種，我們按照統(tǒng)計抽樣的要求（可靠程度95%），抽查了219種物資的實際庫存情況，發(fā)現(xiàn)其中有57種物資的實際庫存數(shù)量與帳面數(shù)量不符，差異金額超過20%的庫存物資數(shù)量達到18種，重大錯誤率達到8.2%。這說明，貴公司的倉儲部并沒有認真的盤點庫存物資，貴公司財務(wù)部也沒有認真地進行抽查。貴公司的庫存物資管理并不像其報告中反映的那么高效，相反，存在的問題卻很嚴重。產(chǎn)生這個問題的原因是，貴公司倉儲部和財務(wù)部有關(guān)人員認為，貴公司的保安制度很嚴格，不會產(chǎn)生庫存物資的丟失現(xiàn)象，庫存物資實際盤點是否準確意義不大，既使不準確，也不會給貴

30、公司造成損失。 基于庫存物資實際盤點制度對于貴公司強化管理水平，保證庫存物資信息準確性，提高貴公司與庫存物資相關(guān)的決策質(zhì)量的意義，我們建議，應(yīng)切實加強對庫存物資盤點制度重要性的認識，采取措施，保證這項制度的真正實施。 （三）相關(guān)部門的反饋意見。 1、采購部已認識到了財務(wù)部審核對于采購訂單制訂的重要性，已經(jīng)與財務(wù)部協(xié)商具體的審核辦法，對于我們提出的建議表示認可。 2、采購部對于供應(yīng)商選擇與更換的標準問題早已有所體會，并對此深感憂慮，主管副總經(jīng)理也有同感，他們已經(jīng)開始著手標準的制度工作。 3、采購部對于大宗采購項目招標文件問題表示認可，現(xiàn)在他們已采取措施補充所缺少的文件資料，并保證今后不會再有此類

31、事情的發(fā)生。 4、財務(wù)部對于已報銷單據(jù)和文件的的注銷問題表示認可，并已經(jīng)開始實施我們提出的建議；對于付款標準和付款程序問題，他們承認問題的存在，但對于我們提出的解決建議表示無力實現(xiàn)。 5、倉儲部承認在入庫清點、暫估入庫問題和盤點中存在的問題，但不承認我們對于產(chǎn)生原因的分析，他們堅持認為，出現(xiàn)這些問題的主要原因是他們的工作量較大，時間性要求較強，而他們的定員人數(shù)過少，無力完全執(zhí)行規(guī)定管理控制程序。 三、 生產(chǎn)和成本計算循環(huán) 貴公司在生產(chǎn)和成本循環(huán)的內(nèi)部控制流程見圖三 （生產(chǎn)和成本計算循環(huán)內(nèi)部控制流程圖） 從上圖可以看出，貴公司在生產(chǎn)和成本控制方面的內(nèi)部控制制度強調(diào)生產(chǎn)消耗的控制和成本計算的準確性

32、。這些制度基本上也得到了實施執(zhí)行。在這個循環(huán)存在的問題主要表現(xiàn)在： （一）生產(chǎn)和成本計算循環(huán)內(nèi)部控制制度符合性方面1、對于價值較低的標準件、工具的生產(chǎn)領(lǐng)用手續(xù)過于繁瑣。制度規(guī)定，生產(chǎn)車間及其他輔助生產(chǎn)車間領(lǐng)用所有的庫存物資都要填寫領(lǐng)料單，由倉儲部根據(jù)生產(chǎn)需要批準發(fā)放庫存物資。這對于專用的生產(chǎn)材料和貴重材料來說是必要的，但對于通用的、價值較低的標準件和工具來說是沒有必要的。因為生產(chǎn)中經(jīng)常用到這些標準件和工具，用多少領(lǐng)多少，雖然可以降低生產(chǎn)消耗，但給倉儲部造成的工作量會大大提高，貴公司倉儲部與庫存物資發(fā)出有關(guān)的工作人員比同行業(yè)相同規(guī)模的企業(yè)多四名，主要原因就在于此。我們測算，2002年貴公司因?qū)嵭?/p>

33、此項制度，可以降低標準件、工具的消耗35,000元，而多付出的工資費用卻要增加80,000元，多支付45,000元。產(chǎn)生這個問題的原因是該項制度的設(shè)計者過于強調(diào)生產(chǎn)消耗成本，沒有考慮到為達到目標所需付出的代價。 我們建議：對于貴公司生產(chǎn)過程中常用的通用標準件、小工具等物資可以采用預(yù)算管理的辦法，由生產(chǎn)部根據(jù)需要一次性領(lǐng)用一個生產(chǎn)周期的需要量，具體的消耗量由生產(chǎn)部去控制，由此可節(jié)省成本45,000元。2、生產(chǎn)成本的計算方法過于細致，導(dǎo)致核算成本過大。貴公司的生產(chǎn)成本核算采用品種法，為了準確，不僅把每一種產(chǎn)品做為一個成本計算對象，而且把每一種產(chǎn)品的每一個規(guī)格也做為一個成本計算對象；輔助生產(chǎn)費用的分

34、配采用了目前最準確的代數(shù)分配法。這種成本計算方法確實可以提高成本計算結(jié)果的準確性，但為此付出的代價是財務(wù)部與成本計算相關(guān)的人員比行業(yè)同規(guī)模的企業(yè)多出五人。提高成本計算準確性的經(jīng)濟意義有多大難以確認，但增加五名工作人員就要多付出100,000元的費用。產(chǎn)生問題的原因與前述相同。 我們建議，放棄這種過于繁瑣、過于細致的成本計算方法，改為目前大多數(shù)同行業(yè)企業(yè)通用的成本計算方法，雖然準確性有所降低，但降低成本的作用是非常明顯的。3、生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的廢品及邊角余料的處理沒有規(guī)定。在生產(chǎn)過程中不可避免地會產(chǎn)生廢品和邊角余料，對于廢品產(chǎn)生的責(zé)任和廢品的處理會影響到貴公司的生產(chǎn)效率的進步和生產(chǎn)成本的變動；邊角

35、余料的處理會影響到生產(chǎn)成本的變動、環(huán)保法規(guī)的遵循和生產(chǎn)車間的利益。據(jù)我們檢查，貴公司2002年共發(fā)生廢品2,500件，由此影響的成本為2,800,000元，其中可折解重復(fù)使用的價值1,780,000元。邊角余料已由生產(chǎn)車間處理給廢品收購商，取得處理款156,396元，此款已收入生產(chǎn)車間，并已做為機動獎金發(fā)給生產(chǎn)車間的有關(guān)人員。這種做法對貴公司的不利影響是巨大的，產(chǎn)生如此巨額的廢品成本無人處理，會助長廢品的進一步增加；邊角余料處理款不交財務(wù)部統(tǒng)一處理，會助長各部門謀取非法利益的積極性，長此以往，貴公司整體的利益將會受到極大的損害。產(chǎn)生這個問題的原因是，貴公司有關(guān)部門認為，各生產(chǎn)車間已實施了成本目

36、標預(yù)算考核制度，各生產(chǎn)車間成本的高低會影響到自身的經(jīng)濟利益，沒有認識到加強管理的重要性。 我們建議，應(yīng)盡快建立并實施廢品責(zé)任處理制度和邊角余料的統(tǒng)一處理制度，將廢品成本和邊角余料回收成本與生產(chǎn)成本目標考核緊密結(jié)合起來。 （二）現(xiàn)行內(nèi)部控制制度遵循性方面存在的問題1、員工招聘錄用控制執(zhí)行不力。制度規(guī)定，各單位、部門需要增加員工，應(yīng)由該部門提出增加員工申請，提交增加員工的理由，報人事部申核后交總經(jīng)理批準。但此項制度在貴公司執(zhí)行得很不理想，據(jù)我們檢查發(fā)現(xiàn)，貴公司2002年各部門增加員工的申請數(shù)為368人，實際增加員工368人，而且各部門的實際增加人數(shù)恰好等于其申請人數(shù)，這就意味著，只要各部門提出增加

37、員工申請，都能得到保證，而對于申請的合理性、必要性，人事部并沒有考核和審查。據(jù)我們實際調(diào)查測算，在2002年增加的員工中，至少有49名是不必要的，由此給貴公司增加的人工成本是68萬元。產(chǎn)生這個問題的原因是，人事部認為，各部門已實施了費用預(yù)算考核，各部門出于對自身利益的考慮，不會沒有理由地增加員工，一旦申請增加，他們一定是必須，人事部的審核只不過是個形式而已。 我們建議，人事部應(yīng)切實承擔(dān)起員工招聘錄用控制的職責(zé)，在審批各部門提交的增加員工申請時，必須認真審查申請部門提交的申請資料，按崗位職責(zé)說明書和生產(chǎn)工藝文件及生產(chǎn)任務(wù)單的標準，復(fù)算申請部門的員工需要量，并以此為標準確定是否批準增加員工的申請。

38、2、領(lǐng)用材料計價、成本計算方法各期不一致，財務(wù)指標嚴重背離公司實際情況。會計制度規(guī)定，企業(yè)的會計核算方法應(yīng)保持一致性，一種方法一旦被采用，沒有特殊的原因并報請有關(guān)部門批準，不得隨意變更。貴公司在這方面執(zhí)行情況較差。據(jù)我們檢查發(fā)現(xiàn)，貴公司在2002年內(nèi)就對生產(chǎn)領(lǐng)用材料的計價先后使用了先進先出法、加權(quán)平均法、后進先出法，人為造成生產(chǎn)成本下降1,200萬元。成本計算時，實際領(lǐng)用材料與領(lǐng)料單不符，采用價格差調(diào)減成本1,500萬元。生產(chǎn)車間的在產(chǎn)品完工約當(dāng)量隨意調(diào)節(jié)，并沒有按實際情況列示，導(dǎo)致目前生產(chǎn)車間在產(chǎn)品的單位成本已經(jīng)高于完工產(chǎn)品成本，由此降低的完工產(chǎn)品成本達到850萬元。產(chǎn)生這個問題的原因是，貴

39、公司對各部門及各級管理人員采用預(yù)算考核管理，在無法完成考核任務(wù)的條件下，貴公司部分管理人員為了自身的眼前利益，放棄了對原則的遵守。貴公司正在申請上市，此種做法如不能及時改變，很有可能受到法律訴訟。 我們建議，貴公司應(yīng)督促各部門切實執(zhí)行國家會計制度和內(nèi)部控制制度，采用聘請外部社會中介審計的方法檢查發(fā)現(xiàn)和防止成本隨意調(diào)節(jié)現(xiàn)象的存在。3、部分生產(chǎn)人員不認真遵守生產(chǎn)工藝文件的要求。在生產(chǎn)過程中遵守生產(chǎn)工藝文件是保證產(chǎn)品質(zhì)量，提高生產(chǎn)效率的基本要求，但據(jù)我們觀察發(fā)現(xiàn)，在部分生產(chǎn)人員中存在不遵守生產(chǎn)工藝文件的現(xiàn)象。例如，在組裝車間的最后組裝工序的工藝文件中，要求將組裝螺絲正擰8圈然后反擰一圈，而部分生產(chǎn)人

40、員只是正擰7.5圈，甚至只正擰5圈；車床在生產(chǎn)員工交接班時，工藝文件要求檢查并加注潤滑油以保證車床的使用壽命，但部分生產(chǎn)員工卻不遵守這項規(guī)定；工藝文件規(guī)定，生產(chǎn)工具使用完畢，應(yīng)放在規(guī)定的位置以便其他人使用，但部分生產(chǎn)員工卻按照個人的習(xí)慣，怎么放的都有。諸如此類的現(xiàn)象大量存在，如不及時改變，將嚴重影響貴公司的產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)效率。 產(chǎn)生這個問題的原因是，貴公司生產(chǎn)部門和技術(shù)部門對生產(chǎn)員工的工藝紀律方面的培訓(xùn)和監(jiān)督不力，不重視工藝文件對產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)效率的影響。 我們建議，選擇合適時間對現(xiàn)有的生產(chǎn)員工進行工藝文件重要性教育，開設(shè)培訓(xùn)班和咨詢小組對生產(chǎn)工藝文件規(guī)定的各種工藝要求所生產(chǎn)產(chǎn)品的意義進行講解，明確遵守工藝文件對生產(chǎn)員工個人利益的影響。 （三）相關(guān)部門反饋意見 1、倉儲部確認，他們對于低價值物資的領(lǐng)用手續(xù)問題早已不滿，同意我們提出的改進意見，正在與財務(wù)部、生產(chǎn)車間商討我們提出建議的操作方法。 2、財務(wù)部承認成本核算方面的確存在如我們所發(fā)現(xiàn)的問題，但他們說，做為專業(yè)人員他們知道這樣做是不可以的，但他們之所以這樣做是為了公司整體的利益，他們不愿意獨立承擔(dān)此項責(zé)任。 財務(wù)部對我們提出的成本計算方法過