工程公司檔案管理規(guī)定

1、工程公司 檔案管理規(guī)定1 目的加強檔案管理和收集管理工作，確保檔案的機密性、完整性和準(zhǔn)確性，有效保護(hù)和充 分利用檔案為城市建設(shè)和企業(yè)經(jīng)營發(fā)展服務(wù)。2 范圍適用于以文字圖表、聲像資料、榮譽實物等各種形式構(gòu)成的公司的科技檔案，行政檔 案，也包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等。3 定義3.1 公司檔案工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主，即公司文書檔案由行政部集中統(tǒng)一管 理；檔案 （ 已交檔案室的除外 ）的日常使用保管分別由有關(guān)部門管理，以便于及時利用，維護(hù)檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料，由承 辦單位、主辦人負(fù)責(zé)將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。3

2、.2 歸檔文書包括：1）公司與有關(guān)單位的來往信件、各種協(xié)議書、合同等。2）公司會議原始記錄、紀(jì)要和決定 （ 包括發(fā)布的通知、通報、機構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以 及全公司的規(guī)章制度 ） 。3）公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)決算、工作總結(jié)。4）公司主持召開的各種專業(yè)會議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件和會議總結(jié)紀(jì)要。5）國際國內(nèi)同行業(yè)交流和合作企業(yè)來往文件、協(xié)議、報告和會談紀(jì)要等文件材料。6）公司各部門的發(fā)文。7）其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗材料。8）外單位直接發(fā)送給公司各部門的抄送信件。9）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。10）本公司關(guān)于員工勞動、工資、福利方面的文

3、件材料。11）本公司的科技檔案。4 權(quán)責(zé)4.1 公司行政部設(shè)立專門的檔案工作，受上級檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，負(fù)責(zé)管 理公司的文書、科技檔案，其任務(wù)是：1）收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書檔案；2）積極開展檔案的提供利用工作；3）進(jìn)行檔案鑒定；4）進(jìn)行檔案統(tǒng)計；5）保管部分科技檔案；6）認(rèn)真學(xué)習(xí)中華人民共和國檔案法有關(guān)制度、檔案工作理論、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。4.2 各部門協(xié)助行政部作好檔案管理工作。5 內(nèi)容5.1檔案管理工作流程見圖 1。5.2檔案管理工作說明見表 1。5.3歸檔要求5.3.1 歸檔的文件材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要

4、求特征及文件內(nèi) 容進(jìn)行歸檔。在一個卷內(nèi)要按問題或文件形成的時間，系統(tǒng)地排列。5.3.2 案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確， 整理好的案卷要確定案卷的保管期限， 按歸檔要求進(jìn)行裝訂、 編號、填寫卷內(nèi)目錄備考表。5.3.3 全部案卷組成后，要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。5.4 檔案保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1）永久保存：公司章程；2)股東名冊；3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則；董事會及股東會紀(jì)錄；財務(wù)報表；6)政府機關(guān)核準(zhǔn)文件；7)不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；工程設(shè)計圖；9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2)10年保存：預(yù)算、決算書類；會計憑證；

5、3)事業(yè)計劃資料；4)其他經(jīng)核定須保存 10年的文書。3)5年保存：1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。4)1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。5)各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。6相關(guān)資料6.1相關(guān)文件6.1.1中華人民共和國檔案法 6.1.2南京市檔案管理辦法6.2附件6.2.1卷內(nèi)文件目錄6.2.2卷末備考表圖1檔案管理工作流程流程名稱檔案管理流程任務(wù)概要檔案管理單位總經(jīng)理行政經(jīng)理行政部各職能部門節(jié)點ABCD1:i111!11 1 : ! ii1 1 1 : 1 1 1 ! !11:1開始11!檔案利檔案收 檔案更¥【/ 衣 檔案鑒

6、 檔案銷 分類，整，舌束保管維檔案利E任務(wù)名稱節(jié)點任務(wù)程序、重點及標(biāo)準(zhǔn)時限相關(guān)資料程序C2各單位結(jié)合實際情況，制定歸檔文件的范檔案圍。對哪些文件應(yīng)該歸檔、哪些文件不應(yīng)該歸C3檔，做出相應(yīng)的規(guī)定，能反映本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營公司經(jīng)營收集B3管理活動職能，具有查考利用價值的文件材料管理手冊鑒定A3等屬于歸檔范圍在歸檔中應(yīng)該收集齊全文件的訂稿、正本和有關(guān)材料，保證檔案的完整性檔案保管維護(hù)在檔案文件的收集過程中，對資料進(jìn)行去粗取精等工作，確定資料的利用價值1個工作日收集的檔案文件經(jīng)過鑒定，呈送行政經(jīng)理審核和總經(jīng)理審批重點檔案收集和鑒定標(biāo)準(zhǔn)收集及時、齊全、完整程序經(jīng)過審批后，行政人員對收集之檔案文件進(jìn)行整理2個

7、工作日整理的基本任務(wù)是把零散的、需要修改的檔 案進(jìn)行分類、組織和編目，使其組成一個體系， 固定下來，以便檔案的使用，其過程如下：區(qū)分全宗：按照全宗整理檔案，能完整反映 企業(yè)或個人活動的全部內(nèi)容和過程， 便于檔案 的保管和利用1.公司經(jīng)營管理手冊C42.卷內(nèi)文C5件目錄3.卷末備考表分類：檔案分類就是根據(jù)立檔單位內(nèi)的檔案 來源、時間、內(nèi)容或形式的異同，按照一定體 系，分門別類、有系統(tǒng)地區(qū)分檔案和整理檔案， 使其構(gòu)成有機的整體，以反映立檔單位的歷史 面貌立卷：立卷是整理和保存文件的一種方法，即將處理完畢的文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，組合為一個案卷編目：編目包括編制卷內(nèi)文件目錄、卷末備考表、案卷封面的編目和案卷目錄的編制整理后的檔案文件開始保管，檔案保管指根 據(jù)檔案的成分和狀況，采取存放和安全保護(hù)措 施，維護(hù)檔案的完整與安全，延長檔案的壽命重點檔案保管和維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)保管合理、正確檔案C6程序1.公司經(jīng)存檔銷毀對資料進(jìn)行保管維護(hù)后，行政人員根據(jù)檔案的內(nèi)容和成分，記錄、報道編制檔案文件的檢索工具，其他部門運用各種檢索工具查找檔案檢索工具制作后，定期對檔案文件進(jìn)行資料 的更新活動，刪除沒有利用價值和已被損壞的 檔案文件，將其進(jìn)行報廢處理經(jīng)過鑒定，那些無繼續(xù)保存價值的檔案應(yīng)在一定時間內(nèi)銷毀進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)行政經(jīng)理審核總經(jīng)理審批，