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文檔簡(jiǎn)介
1、企業(yè)內(nèi)部審計(jì)報(bào)告范文、導(dǎo)言日期:20032003 年 1010 月 2626 日接受者:公司總經(jīng)理*引言:經(jīng)公司 20032003 年度內(nèi)部審計(jì)的計(jì)劃安排,我們對(duì)公司計(jì)劃物控部業(yè)務(wù)管理程序政策、采購(gòu)計(jì)劃及其價(jià)格核定與控制、有關(guān)合同、倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng)等事項(xiàng)進(jìn)行就地審計(jì),涉及的期間是從 20022002 年 1 1 月 1 1 日至 20032003 年月 9 9月 3030 日。審計(jì)范圍和目標(biāo):本次審計(jì)的期間范圍涉及計(jì)劃物控部從 20022002 年 1 1 月 1 1 日至 20032003 年月 9 9月 3030 日止計(jì)劃物控部有關(guān)采購(gòu)計(jì)劃的制定、實(shí)施的及時(shí)性、有效性、合理性、合規(guī)性,存 貨成
2、本管理的效益性,內(nèi)部控制的健全有效等情況進(jìn)行審計(jì)。審計(jì)的依據(jù)是計(jì)劃物控部提 供的資料。審計(jì)過(guò)程中我們結(jié)合其實(shí)際情況,實(shí)施了我們認(rèn)為合適的、必要的審計(jì)程序。簡(jiǎn)要的審計(jì)結(jié)論和審計(jì)發(fā)現(xiàn)的性質(zhì):(主要的審計(jì)發(fā)現(xiàn)和內(nèi)部控制的薄弱環(huán)節(jié)及建議)在對(duì) 計(jì)劃物控部審計(jì)過(guò)程中,我們認(rèn)為最重要審計(jì)發(fā)現(xiàn)如下計(jì)劃物控部存在問(wèn)題:1 1、采購(gòu)行為依據(jù)不具體、不規(guī)范,基礎(chǔ)信息有待完善;2 2、采購(gòu)計(jì)劃制作被動(dòng),指導(dǎo)性不強(qiáng),缺乏與實(shí)際的對(duì)比考核,采購(gòu)工作效率不高;3 3、成本管理工作手段單一,市場(chǎng)信息搜集工作少,供應(yīng)商管理需進(jìn)一步規(guī)范化;4 4、倉(cāng)儲(chǔ)條件較差,未按價(jià)值大小分別管理,存貨管理有少量缺陷需改進(jìn)。綜上幾點(diǎn)反映了 內(nèi)
3、部控制制度存在的缺陷。對(duì)回復(fù)的期盼:該報(bào)告的其他部分提供了有關(guān)部門(mén)審計(jì)發(fā)現(xiàn)和建議的詳細(xì)資料,我們希望在收到報(bào)告之后的 1515 天內(nèi)作出書(shū)面回復(fù)。公司審計(jì)部審計(jì)組長(zhǎng):*審計(jì)小組成員:*(以上部分是便于總經(jīng)理簡(jiǎn)要閱讀)、審計(jì)過(guò)程說(shuō)明:審計(jì)資料搜集方法采用直接觀察法、采訪(fǎng)法,資料搜集形式有抽樣調(diào) 查、重點(diǎn)調(diào)查、典型調(diào)查及組合調(diào)查。三、審計(jì)發(fā)現(xiàn)的細(xì)節(jié)說(shuō)明(一)、采購(gòu)行為依據(jù)不具體、不規(guī)范,基礎(chǔ)信息有待完善;主要問(wèn)題 1 1:目前采購(gòu)行為來(lái)源依據(jù)主要是營(yíng)銷(xiāo)中心、客戶(hù)服務(wù)部提交的產(chǎn)品需求計(jì)劃, 做為指導(dǎo)采購(gòu)行為的依據(jù)針對(duì)性不強(qiáng),有些特殊要求表達(dá)不夠明確。建議:需求計(jì)劃歸口由生產(chǎn)部門(mén)(或工藝部門(mén))提供。生
4、產(chǎn)部門(mén)是產(chǎn)品的制造者,生產(chǎn)計(jì) 劃制定者,有能力和責(zé)任根據(jù)要求判定能否生產(chǎn)、按期交貨;主要問(wèn)題 2 2:需求計(jì)劃多樣化,格式、內(nèi)容、要求、通知編號(hào)等不統(tǒng)一有待完善,BOMBOM 清 單不準(zhǔn)確。依據(jù)不清會(huì)導(dǎo)致模糊采購(gòu),責(zé)任劃分不明確,易產(chǎn)生事后扯皮影響工作效率。建議:(1 1)重新統(tǒng)一設(shè)計(jì)表格明確計(jì)劃表內(nèi)容,按信息傳遞部門(mén)先后順序設(shè)計(jì)。如營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)提出產(chǎn)品需求計(jì)劃并經(jīng)審批后,產(chǎn)品無(wú)變化有BOMBOM 清單的,可直送生產(chǎn)部門(mén)審核簽署“請(qǐng)按 BOMBOM 單采購(gòu)”意見(jiàn)后轉(zhuǎn)計(jì)劃物控部;有變化有 BOMBOM 清單的,還應(yīng)先送研發(fā)部門(mén)審 核,就變化部份附送明細(xì)清單,如涉及 BOMBOM 清單變化的應(yīng)加注變化
5、并附減除物料明細(xì), 由研發(fā)部門(mén)專(zhuān)門(mén)人員傳送生產(chǎn)部門(mén),生產(chǎn)部門(mén)簽署意見(jiàn)后轉(zhuǎn)計(jì)劃物控部執(zhí)行,制定時(shí)限要 求;(2(2)規(guī)范計(jì)劃編號(hào),便于查核;(3(3) BOMBOM 清單要相對(duì)穩(wěn)定,如有更改應(yīng)及時(shí)通知營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)、工藝、生產(chǎn)部門(mén)和計(jì)劃物控 部等相關(guān)部門(mén)協(xié)調(diào)一致;主要問(wèn)題 3 3:時(shí)間缺乏彈性,不易調(diào)整采購(gòu)策略。建議:由于公司產(chǎn)品的特點(diǎn)對(duì)采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求也相對(duì)較高,日常要做好重要供應(yīng) 商的溝通,不因?yàn)闀r(shí)間要求緊而向質(zhì)量讓步。另外是否建立科學(xué)的產(chǎn)品生產(chǎn)周期,精確計(jì) 算出從采購(gòu)到產(chǎn)品下線(xiàn)入庫(kù)各環(huán)節(jié)所需的時(shí)間,正確指導(dǎo)各環(huán)節(jié)的工作行為。讓營(yíng)銷(xiāo)人員 簽訂合同明確交貨日期時(shí)能做到心中有數(shù),不致引起糾紛。主
6、要問(wèn)題 4 4:需求計(jì)劃審批不夠規(guī)范,口頭請(qǐng)示后未補(bǔ)簽字;建議:完善審批程序。規(guī)定審批執(zhí)行人權(quán)限,跟蹤完結(jié)審批手續(xù);主要問(wèn)題 5 5 有部分非生產(chǎn)物品采購(gòu),如購(gòu)置禮品、萬(wàn)年歷等;建議:非生產(chǎn)物品采購(gòu)是否可直接由執(zhí)行部門(mén)經(jīng)辦,減少采購(gòu)員工作量;審計(jì)結(jié)論:亟待完善。作為實(shí)施采購(gòu)行為的基本環(huán)節(jié),不明確的行為依據(jù)將直接導(dǎo)致以后 各環(huán)節(jié)的混亂,易造成責(zé)任劃分不清,不能有效完成采購(gòu)任務(wù),影響采購(gòu)效率、效果,是 目前亟待完善的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。本環(huán)節(jié)涉及營(yíng)銷(xiāo)、生產(chǎn)、工藝、研發(fā)等部門(mén),應(yīng)設(shè)計(jì)一份 流程清晰,責(zé)任、標(biāo)的物明確的計(jì)劃程序表。(二八 采購(gòu)計(jì)劃制作被動(dòng),指導(dǎo)性不強(qiáng),缺乏與實(shí)際的對(duì)比考核,采購(gòu)工作效率不高;
7、主要問(wèn)題 1 1 欠料單 6 6 月份之前不夠規(guī)范,6 6 月份后欠料單有所改進(jìn)但歸集工作未完善。建議: 作為計(jì)劃制作的重要依據(jù)應(yīng)按序整理歸檔, 形成歷史資料, 提煉客觀合理的數(shù)據(jù), 合理計(jì)劃安全采購(gòu)量。主要問(wèn)題 2 2:采購(gòu)計(jì)劃制定與需求申請(qǐng)日時(shí)距較大,壓縮了采購(gòu)實(shí)施至物料到貨日時(shí)間, 不利于物料信息的搜集及制定采購(gòu)策略,進(jìn)而壓縮生產(chǎn)制造周期,延遲交貨期,會(huì)導(dǎo)致質(zhì) 量上向供應(yīng)商讓步,加大成本。計(jì)劃成為形式。建議:減少審批程序提早采購(gòu)反應(yīng)的第一時(shí)間,提高時(shí)效。制定科學(xué)的采購(gòu)周期,綜合評(píng) 定出一個(gè)合理的產(chǎn)品生產(chǎn)周期,使需求部門(mén)在制定需求計(jì)劃時(shí)能心中有數(shù)。主要問(wèn)題 3 3:由于公司產(chǎn)品的特殊性,
8、計(jì)劃多為事后計(jì)劃而非常規(guī)計(jì)劃, 計(jì)劃制定時(shí)也是 物料采購(gòu)行為實(shí)施時(shí),實(shí)施也可能提前。未體現(xiàn)計(jì)劃與實(shí)際的差異。計(jì)劃書(shū)未明確所含需 求計(jì)劃的計(jì)劃號(hào),未標(biāo)示計(jì)劃價(jià)。計(jì)劃未做分類(lèi),不能區(qū)分是生產(chǎn)用料計(jì)劃、研發(fā)用料計(jì) 劃、維修用料計(jì)劃。在抽查下料單未見(jiàn) CCDCCD 鏡頭、視頻彩打等物料,但計(jì)劃有做,經(jīng)了解 部份物料是由研發(fā)自行報(bào)購(gòu),故無(wú)下采購(gòu)單。計(jì)劃變得無(wú)實(shí)質(zhì)意義。建議:計(jì)劃制定應(yīng)完善所含內(nèi)容,建立與實(shí)際差異項(xiàng)目,原因說(shuō)明,計(jì)劃價(jià)等,加強(qiáng)計(jì)劃 的準(zhǔn)確度和指導(dǎo)作用。計(jì)劃制定要分類(lèi)別,避免領(lǐng)用時(shí)產(chǎn)生沖突。計(jì)劃編制要有實(shí)質(zhì)性。主要問(wèn)題 4 4:下料單的性質(zhì)似合同,但又不俱備合同要素要求。單據(jù)未按時(shí)序整理歸檔
9、, 部份單據(jù)未標(biāo)示價(jià)格(出于供應(yīng)商業(yè)務(wù)員的要求)不便于財(cái)務(wù)成本核算。建議:下料單對(duì)外涉及供應(yīng)商,要求能達(dá)到防止糾紛風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)內(nèi)涉及倉(cāng)管、財(cái)務(wù)部門(mén),要 求能滿(mǎn)足使用人使用。按時(shí)序歸檔按計(jì)劃類(lèi)別分月裝訂成冊(cè)。審計(jì)結(jié)論:計(jì)劃的適時(shí)性不夠,應(yīng)及早計(jì)劃。計(jì)劃的準(zhǔn)確度和指導(dǎo)作用有待加強(qiáng),應(yīng)及時(shí) 對(duì)比計(jì)劃與實(shí)際的差異,說(shuō)明原因,標(biāo)示計(jì)劃價(jià)格。分類(lèi)不夠明確。下料單尚待完善,便 于使用。(三八 成本管理工作手段單一,市場(chǎng)信息搜集工作少,供應(yīng)商管理需進(jìn)一步規(guī)范化;主要問(wèn)題 1 1 采購(gòu)員市場(chǎng)信息搜集不夠,日常工作大多為下單后的,市場(chǎng)價(jià)格信息調(diào)查工 作比重少。價(jià)格信息獲取手段單一,多為供應(yīng)商傳真報(bào)價(jià)基礎(chǔ)上討價(jià)還價(jià)。建
10、議:應(yīng)加強(qiáng)基礎(chǔ)信息工作,做到貨比三家,尋找價(jià)優(yōu)、質(zhì)高、誠(chéng)信的供應(yīng)商。主要問(wèn)題 2 2:供應(yīng)商等級(jí)評(píng)定工作管理薄落,缺少第三方的參與。建議:建立并完善供應(yīng)商管理工作,增加定價(jià)透明度。主要問(wèn)題 3 3:部份物料對(duì)供應(yīng)商的依賴(lài)性太強(qiáng),自我研發(fā)設(shè)計(jì)不穩(wěn)定,品管與供應(yīng)商的質(zhì) 量標(biāo)準(zhǔn)不夠協(xié)調(diào),將直接影響成本高低、質(zhì)量好壞及采購(gòu)工作效率水平。建議:設(shè)計(jì)穩(wěn)定成熟的產(chǎn)品,明確質(zhì)量要求并在采購(gòu)時(shí)同步送達(dá)供應(yīng)商,降低不良品率。審計(jì)結(jié)論:目前主要物料來(lái)源多為長(zhǎng)期供應(yīng)商,價(jià)格水平逐年也有一定的下浮,但仍為制 約計(jì)劃采購(gòu)的瓶頸,物料成本、質(zhì)量直接關(guān)系到公司效益,因此應(yīng)加大此方面的工作投入 而非下單后的補(bǔ)救。(四八 倉(cāng)儲(chǔ)條
11、件較差,未按價(jià)值大小分別管理,存貨管理有少量缺陷需改進(jìn)。1 1、倉(cāng)庫(kù)管理主要問(wèn)題 1 1:倉(cāng)庫(kù)條件較差,影響物料保管。建議:對(duì)倉(cāng)庫(kù)的存儲(chǔ)做適當(dāng)修繕主要問(wèn)題 2 2:物料未區(qū)別管理,即價(jià)值高的物料與價(jià)值低的物料混合存放, 未作重點(diǎn)管理。建議:區(qū)別價(jià)值高低,分類(lèi)重點(diǎn)管理。主要問(wèn)題 3 3:據(jù)調(diào)查存貨積壓量大。建議:根據(jù)可利用程度適當(dāng)處理。主要問(wèn)題 4 4:季度盤(pán)點(diǎn)無(wú)會(huì)計(jì)人員監(jiān)盤(pán),倉(cāng)管員只負(fù)責(zé)盤(pán)點(diǎn)自管項(xiàng)目。2 2建議:建立監(jiān)盤(pán)制度,交叉盤(pán)點(diǎn),對(duì)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果要簽字確認(rèn)。審計(jì)結(jié)論:總體管理較為完善,基礎(chǔ)工作和業(yè)務(wù)處理情況良好,應(yīng)建立監(jiān)盤(pán)制度。2 2、原材料倉(cāng)入庫(kù)管理主要問(wèn)題 1 1 存 1 1 抽樣發(fā)現(xiàn)執(zhí)行
12、后無(wú)品管確認(rèn)合格數(shù)。建議:增加對(duì)二次入庫(kù)物料的品管檢驗(yàn)。審計(jì)結(jié)論:1 1、大件、大批量且產(chǎn)品穩(wěn)定的采購(gòu)基本上都能及時(shí)到位, 入庫(kù)率較高。但小件、 小批量產(chǎn)品不成熟的在執(zhí)行過(guò)程中問(wèn)題較多,采購(gòu)成本相對(duì)較高,部門(mén)間協(xié)調(diào)困難。料接收至入庫(kù)過(guò)程中涉及采購(gòu)員、品管員、倉(cāng)管員合作與分工的安排,相互影響,單據(jù)較 多必定影響工作效率。建議設(shè)計(jì)出能相互通用的信息表。3 3、原材料倉(cāng)出庫(kù)管理主要問(wèn)題 1 1:基于目前的采購(gòu)計(jì)劃而購(gòu)入的物料領(lǐng)用主要以生產(chǎn)為主,領(lǐng)用完全按 BOMBOM 單 發(fā)放,其他部門(mén)領(lǐng)用可能有時(shí)會(huì)產(chǎn)生沖突。另外小件、價(jià)值低的物料領(lǐng)用程序不變,報(bào)批 成本可能會(huì)大于物料成本。建議:物料領(lǐng)用適當(dāng)考慮一
13、定的彈性,不能固化。主要問(wèn)題 2 2:物料、工具用具存在白條借用,登記借用的情況,手續(xù)不規(guī)范,有的物料借 用時(shí)間較長(zhǎng)未補(bǔ)辦理出庫(kù)領(lǐng)用手續(xù)。建議:根據(jù)領(lǐng)用情況,按時(shí)間長(zhǎng)短設(shè)定是否應(yīng)補(bǔ)辦出庫(kù)手續(xù),加強(qiáng)管理,利于正確核算成 本,及時(shí)掛賬。審計(jì)結(jié)論:出倉(cāng)管理存在一定的問(wèn)題,應(yīng)采取針對(duì)性的措施加以改進(jìn)。4 4、成品倉(cāng)管理主要問(wèn)題 1 1:入庫(kù)經(jīng)檢驗(yàn)合格后,錄入電腦、手工賬前需填制“成品繳庫(kù)單、入庫(kù)單”,份單據(jù)實(shí)質(zhì)內(nèi)容相同,只是使用部門(mén)有增減,增加了倉(cāng)管員工作量。2 2、物建議:在不影響使用前提下 2 2 份單據(jù)應(yīng)合而為一“入庫(kù)單”,增加聯(lián)數(shù),一單多用提高效 率。主要問(wèn)題 2 2:審批單與出庫(kù)單實(shí)質(zhì)內(nèi)容相
14、同,只是審批單體現(xiàn)授權(quán),出庫(kù)單體現(xiàn)實(shí)際出庫(kù)。建議:設(shè)計(jì)出庫(kù)單時(shí)增加審批人簽字,再增加一欄實(shí)出數(shù)。主要問(wèn)題 3 3:抽樣發(fā)現(xiàn) T T (產(chǎn)品入庫(kù)時(shí)間) T T (需求計(jì)劃要求交貨時(shí)間),相對(duì)滯后,可能 會(huì)導(dǎo)致供貨不及時(shí)。建議:需綜合分析原因。是產(chǎn)品制作周期未能壓縮,還是需求交貨期不合理的問(wèn)題。審計(jì)結(jié)論:1 1、入庫(kù)、出庫(kù)管理規(guī)范,經(jīng)抽查賬實(shí)相符,賬賬相符,單據(jù)填制影響工作效率, 應(yīng)盡量簡(jiǎn)化,提高效率。2 2、產(chǎn)品基本能滿(mǎn)足供貨,部份批次的生產(chǎn)壓縮了正常的供應(yīng)商生產(chǎn)、采購(gòu)、生產(chǎn)、品管、 研發(fā)等其他時(shí)間。有時(shí)缺乏質(zhì)量、成本因素的考慮。3 3、要給營(yíng)銷(xiāo)需求部門(mén)傳遞正常的產(chǎn)品供應(yīng)周期時(shí)間, 合理計(jì)劃需求,不至于兩頭忙的境地。四、內(nèi)部審計(jì)人員的評(píng)論計(jì)劃物控部做為公司生產(chǎn)運(yùn)作管理的關(guān)鍵部門(mén),基礎(chǔ)信息工作的扎實(shí)程度直接會(huì)影響整個(gè) 公司的運(yùn)作效率和效果,有些是來(lái)自部門(mén)外的,有些是內(nèi)部管理不到位,要解決這些問(wèn)題 光靠本身是不夠的,涉及相關(guān)部門(mén)的信息管理,辦法是看以何部門(mén)為頭分步改善。審計(jì)認(rèn) 為應(yīng)從信息管理的源頭開(kāi)始,只要涉及相關(guān)部門(mén)的則可設(shè)計(jì)出相關(guān)部門(mén)能共同使用的信息 載體,載體的內(nèi)容應(yīng)明確各自的職責(zé)與分工。按業(yè)務(wù)程序設(shè)計(jì),明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人、技術(shù) 標(biāo)準(zhǔn)等事項(xiàng)。減少重復(fù)性的工作,提高效率。此外內(nèi)控
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