(完整版)OA使用管理制度(試行)

1、四川興茂（集團(tuán)）有限公司OA使用管理制度（試行）第一章總則根據(jù)公司實(shí)際情況，結(jié)合公司當(dāng)前使用 OA 系統(tǒng)版本，為提高工作效率，有效降低和節(jié)約成本，規(guī)范辦公自動(dòng)化，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢 ,特制定本制度。第二章權(quán)限人管理第一條 OA 系統(tǒng)日常維護(hù)， 數(shù)據(jù)備份、指導(dǎo)培訓(xùn)及新用戶的賬號(hào)申請(qǐng)管理由集團(tuán)行政部信息主管負(fù)責(zé)。第二條 OA 系統(tǒng)中集團(tuán)行政類公告、 行政文件（紅頭文件、 獎(jiǎng)罰通報(bào)等）由集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)發(fā)布。第三條 OA 系統(tǒng)中新聞?lì)l道、任免通知由集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)發(fā)布。第四條 公司及部門計(jì)劃、制度上傳及各類表格的啟用由總裁辦負(fù)責(zé)發(fā)布。第五條子公司內(nèi)部文件由子公司行政部指定專人負(fù)責(zé)發(fā)布。第

2、三章信息發(fā)布管理第六條 在 OA 系統(tǒng)中發(fā)布的電子文檔，其文種、格式、內(nèi)容等均參照公文管理辦法擬制，審核由發(fā)文部門負(fù)責(zé)。第七條 各子公司 OA 發(fā)文權(quán)限人，只限于子公司內(nèi)部文件及公告的發(fā)布，對(duì)于發(fā)布范圍為全公司的文件需填寫發(fā)文審批單，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后，提交原件到集團(tuán)行政部，并提供電子檔文件，由集團(tuán)公司專人發(fā)布，行政部存檔備案。第八條 OA 系統(tǒng)中的電子公文要與紙質(zhì)公文一致， 包括發(fā)文編號(hào)、 簽發(fā)人、標(biāo)題、正文、附件、成文日期、附注、主題詞、抄送部門等。第九條 發(fā)文權(quán)限人在發(fā)布重要電子公文（如紅頭文件等）同時(shí)要設(shè)定電子公文不能打印，各部門如要打印，需要申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后交予行政部，由行

3、政部統(tǒng)一打印。第1頁(yè)共4頁(yè)第十條 OA 系統(tǒng)內(nèi)協(xié)同文件打印成紙質(zhì)文件， 需注意紙質(zhì)文件要有協(xié)同文件的標(biāo)題、正文內(nèi)容、文件發(fā)起人、發(fā)起時(shí)間、補(bǔ)充意見及討論意見。（如有插入附件文件，均要打印成紙質(zhì)文件。） OA 系統(tǒng)中的協(xié)同文件跟紙質(zhì)文件內(nèi)容需要一致。第四章協(xié)同辦公管理第十一條 對(duì)于 OA 系統(tǒng)協(xié)同中各項(xiàng)討論及審批，為了進(jìn)程的順利推進(jìn)，嚴(yán)禁出現(xiàn)帶有個(gè)人情緒的言論及措辭，更不得攻擊他人，散布謠言，詆毀公司及團(tuán)隊(duì)形象。第十二條 新建 OA 系統(tǒng)協(xié)同文件時(shí)，應(yīng)注明文件重要程度（新建流程右處位置）。通常情況下“一般”文件相關(guān)協(xié)同人員須在三日內(nèi)回復(fù)，“重要”文件在二日內(nèi)回復(fù)，“非常重要”文件應(yīng)在一日內(nèi)回復(fù)。

4、第十三條 為保證各類 OA 系統(tǒng)中協(xié)同文件的及時(shí)處理， OA 系統(tǒng)使用人員應(yīng)每天及時(shí)登錄到 OA 系統(tǒng)接收各類文件。如因出差或請(qǐng)假者，應(yīng)指定授權(quán)代理人代為處理，不耽誤工作的順利推進(jìn)。出差或請(qǐng)假歸來(lái)，應(yīng)取消指定授權(quán)代理人設(shè)置。員工離職，應(yīng)將各自部門接收工作的人員指定為授權(quán)代理人 后，方能辦理 OA 賬號(hào)注銷手續(xù)。第五章文檔管理第十四條 OA 系統(tǒng)管理員對(duì)于 OA 系統(tǒng)中行政文件、 新聞?lì)l道、行政公告、常用表格、規(guī)章制度等模塊內(nèi)的文件，半年進(jìn)行一次資料刻盤整理歸檔。第十五條 部門指定專人負(fù)責(zé)該部門在 OA 系統(tǒng)中發(fā)布的協(xié)同文件，進(jìn)行歸檔處理。第六章安全保密第十六條OA 系統(tǒng)用戶須安裝殺毒軟件，定期

5、維護(hù)辦公電腦。第十七條 OA 系統(tǒng)用戶不得利用 OA 系統(tǒng)從事危害集體和他人利益的活動(dòng)，不得制造和輸入計(jì)算機(jī)病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。第2頁(yè)共4頁(yè)第十八條 信息主管應(yīng)定期檢查、維護(hù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)排除，無(wú)法排除的，應(yīng)立即與上級(jí)反映，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行；不得亂設(shè)、私設(shè) OA 系統(tǒng)用戶。第十九條 OA 系統(tǒng)出現(xiàn)異常， 造成數(shù)據(jù)存儲(chǔ)不完整、 軟件故障、數(shù)據(jù)丟失，影響系統(tǒng)完整運(yùn)行的，應(yīng)由信息主管負(fù)責(zé)維護(hù)。因技術(shù)等因素導(dǎo)致系統(tǒng)不能正常工作的，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)反饋。第二十條OA 系統(tǒng)用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶賬號(hào)，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)。第二十一條 員工

6、長(zhǎng)時(shí)間離開自己辦公工位時(shí)，請(qǐng)鎖定電腦，防止重要文件泄漏。第二十二條為了文件安全性考慮，對(duì)于涉及公司機(jī)密及不宜公開的文件，盡量以紙質(zhì)文件審批，需在OA 發(fā)布的文件，應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)布范圍。第二十三條 初次申請(qǐng) OA 用戶名時(shí)，盡量不使用本人名字的拼音縮寫為系統(tǒng)賬號(hào)，首次登錄系統(tǒng)后立即更改密碼，不得泄露給他人，同時(shí)根據(jù)需要及時(shí)更換。第二十四條 離職員工在辦理離職手續(xù)時(shí)，人力資源部應(yīng)及時(shí)告知集團(tuán)行政部，由行政部統(tǒng)一處理并更改其賬號(hào)密碼。離職手續(xù)辦理完畢后，立即注銷賬號(hào)。第七章應(yīng)急處理第二十五條 系統(tǒng)出現(xiàn)故障，導(dǎo)致電子公文與信息無(wú)法在 OA 系統(tǒng)中進(jìn)行正常使用上傳的，應(yīng)及時(shí)通知信息主管。由信息主管快組織有

7、關(guān)單位查明原因，排除故障，并在 24 小時(shí)內(nèi)做出響應(yīng)。第二十六條 若 24 小時(shí)內(nèi)仍未排除故障，造成系統(tǒng)不能正常運(yùn)行的，由行政部提出解決辦法，同時(shí)報(bào)告集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并以紙質(zhì)文件的方式通知使用單位，保障工作的正常開展。第八章獎(jiǎng)懲制度第二十七條 OA 系統(tǒng)用戶均在工作時(shí)間內(nèi)登陸 OA 系統(tǒng)，查看相關(guān)協(xié)同工作，集團(tuán)行政部將會(huì)不定期進(jìn)行抽查。第二十八條OA 系統(tǒng)中不得上傳與工作無(wú)關(guān)的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)罰款第3頁(yè)共4頁(yè)100 元。第二十九條 OA 系統(tǒng)中的協(xié)同辦公文件因處理延誤， 造成的工作積壓13 次/ 月罰款 100 元， 46 次/ 月 200 元（請(qǐng)依據(jù)本制度第十二條為參照標(biāo)準(zhǔn)），其他次數(shù)依次類推。第三十條 OA 系統(tǒng)用戶應(yīng)嚴(yán)格遵守公司規(guī)章制度， 對(duì)于私自在 OA 系統(tǒng)中發(fā)布文件或協(xié)同文件的，罰款 100 元-300 元。（針對(duì)重要事件及需控制發(fā)布范圍的文件在發(fā)布協(xié)同前，要提前告知上級(jí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，獲得批準(zhǔn)及確定接收范圍后才可發(fā)布，否則相關(guān)人員及領(lǐng)導(dǎo)負(fù)連帶責(zé)任。 ）第三十一條 盜用他人賬號(hào)和密碼，并獲取服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)信息，造成 OA 系統(tǒng)運(yùn)行中斷的，將嚴(yán)肅處理。第三十二條 遺失或泄漏賬號(hào)、密碼等安