優(yōu)選酒店管理優(yōu)選星級酒店采購部工作流程

1、酒店采購部工作流程一、各類物品采購工作流程1、倉庫補倉物品的采購工作流程：倉庫的每種存?zhèn)}物品，均應設定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時，即需要補充貨倉里的存貨，倉庫主任要填寫一份倉庫補倉“采購申請單”， 且采購申請單內(nèi)必須注明以下 資料：（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）平均每月消耗量；（3）庫存數(shù)量；（4）最近一次訂貨單價；（5）最近一次訂貨數(shù)量；（6）提供本次訂貨數(shù)量建議。經(jīng)董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理在采購申請單上簽字確認，并注明到貨時間。采購部經(jīng)理初審同意后，按倉庫“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較，選定相應供應商，提出采購意見，按酒店采 購審批程序報批，經(jīng)董

2、事會批準后，采購部立即組織實施，一般物品要求之3天內(nèi)完成。如有特殊情況，要向 主管領導匯報。2、部門新增物品的采購工作流程：若部門欲添置新物品，部門經(jīng)理或各餐廳總廚應撰寫有關專門申請報告，經(jīng)董事會審批后，連同“采購申請單”一并送交采購部，采購部經(jīng)理初審同意后，按“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較 ，選定相應供應 商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準后，采購部立 即組織實施.3、部門更新替換舊有設備和物品的采購工作流程：如部門欲更新替換舊有設備或舊有物品，應先填寫一份“物品報損報告” 給財務部及董事會審批。經(jīng)審批后，將一份“物品報損報告”和采購申請單 一并送交采購部

3、，采購部須在采購申請單內(nèi)必須注明以下資料 ：（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）最近一次訂貨單價；（3）最近一次訂貨數(shù)量；（4）提供本次訂貨數(shù)量建議。采購部在至少三家供應商中比較價格品質(zhì)，并按酒店采購審批程序辦理有 關審批手續(xù)，經(jīng)董事會批準后，組織采購。4、鮮活食品凍品的采購工作流程：蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的采購申請，由各 酒吧、各 部門總廚或主管，根據(jù)當日經(jīng)營情況，預測明天用量，填寫每日申購單交采 購部，采購部當日下午以電話落單或第二日直接到市場選購。5、燃料的采購工作流程：采購部根據(jù)營業(yè)情況與 工程部編制每月燃油、石油氣、柴油采購申購計劃， 填寫采購申請單，按酒店采購審批程序辦理

4、，并組織實施。6、維修零配件和工程物料的采購工作流程：工程倉日常補倉由工程部填寫“采購申請單”，且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料：(1) 貨品名稱，規(guī)格；(2) 平均每月消耗量；(3) 庫存數(shù)量；(4) 最近一次訂貨單價；(5) 最近一次訂貨數(shù)量；(6) 提供本次訂貨數(shù)量建議。大型改造工程或大型維修活動，工程部須做工程預算，并根據(jù)預算表項目 填寫采購申請單(工程預算表附在采購申請單下面),且采購申請單內(nèi)必須注 明以下資料：(1) 貨品名稱，規(guī)格；(2) 庫存數(shù)量；(3) 最近一次訂貨單價；(4) 最近一次訂貨數(shù)量；(5) 提供本次訂貨數(shù)量建議。以上采購申請單經(jīng)董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購

5、部經(jīng)理初審同 意后，按“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較 ，選定相應供 應商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準后，采購部 立即組織實施.二、采購工作流程中須規(guī)范事項：1、所有的采購申請必須填寫一式叁聯(lián)，采購申請單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后， 整份共叁聯(lián)交給資產(chǎn)會計，資產(chǎn)會計復核后送董事2、采購申請單一共叁聯(lián)，在經(jīng)審批批準后：第一聯(lián)作倉庫收貨用。第二 聯(lián)采購部存檔并組織采購。第三聯(lián)財務部 成本會計存檔核實。3、審核采購申清單：收到采購申請單后、采購部應作出以下復查以防錯 漏。（1）簽置核對：檢查采購申請單是否部門經(jīng)理簽置，核對其是否正確。（2）數(shù)量核對，復查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗

6、，決定采購申請單上的數(shù)量是否正確。4、邀請供應商報價。三、貨比三家工作流程：每類物品報價單需要最少三家作出比較，目的是防止有關人員從中徇私舞 弊，保證采購物品價格的合理性。酒店采取三方報價的方法進行采購工作， 即在訂貨前，必須征詢3個或3個以上供應商報價，然后確定選用那家供應 商的物品，具體做法是：1、采購部按照采購申請單的要求組織進貨，填制空白報價單，包括：填寫空白報價單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標準及交貨時間，送交供應商（至少選擇3個供應商），要求供應商填寫價格并簽名退回。對于交通不便或外地的供應商，可用傳真或電 話詢價。用電話詢價時，應把詢價結(jié)果填在報價單上并

7、記下報價人的姓名， 職務等。提出采購部的選擇意見和理由，連同報價單一起送交評定小組審 批。2、評定小組根據(jù)采購部提供的有關報價資料，參考采購部的意見，對幾 個供應商報來的貨品價格以及質(zhì)量，信譽等進行評估后，確定其中一家信譽 好、品質(zhì)高、價格低的供應商，報董事會審核3、采購活動的后續(xù)須跟進工作1、采購訂單的跟催當訂單發(fā)出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。2、采購訂單取消（1）酒店取消訂單：如因某種原因，酒店需要取消己發(fā)出之訂單，供應商可能提出取消的賠償, 故采購部必須預先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行解決方法，以便報董事會作 出決定。（2）供應商取消訂單：如因某種原因，供應商取消了酒店已發(fā)出的訂單，采購部必須能找到另一 供應商并立即通知需求部門。為保障酒店利益，供應商必須賠償酒店人力、 時間及其他經(jīng)濟損失。3. 違反合同：合同上應載明詳細細則，如有違反，便應依合同上所載處理。4. 檔案儲存：所有供應商名片、報價單、合同等資料須分類歸檔備查 ，并連同采購人員自購物品價格信息每天須錄入至采購部價格信息庫5. 采購交貨延遲檢討凡未能按時、按量采購所需物品，并影響申購部門正常經(jīng)營活動的，需填 寫采購交貨延遲檢討表，說明原因及跟進情況并呈財務部及董事會批示。6. 采購物品的維護保養(yǎng)：