盤點(diǎn)作業(yè)的步驟與方法

1、. . . . 四、盤點(diǎn)作業(yè)貨品因不斷的進(jìn)出庫，在長期的累積下庫存資料容易與實(shí)數(shù)量產(chǎn)生不符的現(xiàn)象?；蛘哂行┊a(chǎn)品因存放過久、不恰當(dāng)，致使品質(zhì)機(jī)能受影響，難以滿足客戶的求。為了有效的控制貨品數(shù)量，而對各儲存場所進(jìn)行數(shù)量清點(diǎn)的作業(yè)，謂之盤點(diǎn)作業(yè)。盤點(diǎn)結(jié)果的盈虧往往差異很大，若公司未能多加注意且適時(shí)、確實(shí)施行，對公司的損益將有重大影響。1. 盤點(diǎn)作業(yè)的目的(1) 為了確定現(xiàn)存量，并修正料帳不符產(chǎn)生的誤差。通常物料在一段時(shí)間不斷接收與發(fā)放後，容易產(chǎn)生誤差，這些誤差的形成主因有：(a) 庫存資料記錄不確實(shí)，如多記、誤記、漏記等。(b) 庫存數(shù)量有誤，如損壞、遺失、驗(yàn)收與出貨清點(diǎn)有誤。(c) 盤點(diǎn)方法選擇不

2、恰當(dāng)，如誤盤、重盤、漏盤等。這些差異必須在盤點(diǎn)後察覺錯誤的起因，并予以更正。(2) 為了計(jì)算企業(yè)之損益。企業(yè)的損益與總庫存金額有相當(dāng)密切的關(guān)系，而庫存金額又與庫存量與其單¤成正比。因此為了能準(zhǔn)確地計(jì)算出企業(yè)實(shí)的損益，就必針對現(xiàn)有數(shù)量加以盤點(diǎn)。一旦發(fā)覺庫存太多，即表示企業(yè)的經(jīng)營受到壓迫。(3) 為了稽核貨品管理的績效，使出入庫的管理方法和保管狀態(tài)變得清晰。如呆、廢品的處理狀況，存貨周轉(zhuǎn)率、物料的保養(yǎng)維修，均可藉盤點(diǎn)發(fā)覺問題，以謀改善之策。2. 盤點(diǎn)作業(yè)的步驟一般盤點(diǎn)必須依循下列步驟逐步實(shí)施，如圖4-1。圖4-1 盤點(diǎn)作業(yè)的步驟(1) 事先準(zhǔn)備盤點(diǎn)作業(yè)的事先準(zhǔn)備工作是否充份，攸關(guān)盤點(diǎn)作業(yè)

3、進(jìn)行的順利程度，為了使盤點(diǎn)得在短促的時(shí)間，利用有限的人力達(dá)到迅速確實(shí)的目標(biāo)，事先的準(zhǔn)備工作容如下：(a) 明確建立盤點(diǎn)的程序方法(b) 配合會計(jì)決算進(jìn)行盤點(diǎn)(c) 盤點(diǎn)、復(fù)盤、監(jiān)盤人員必須經(jīng)過訓(xùn)練(d) 經(jīng)過訓(xùn)練的人員必須熟悉盤點(diǎn)用的表單(e) 盤點(diǎn)用的表格必須事先印制完成(f) 庫存資料必須確實(shí)結(jié)清(2) 盤點(diǎn)時(shí)間的決定一般性貨 品就貨帳相符的目標(biāo)而言盤點(diǎn)次數(shù)愈多愈好，但因每次實(shí)施盤點(diǎn)必須投入人力、物力、財(cái)力這些成本耗資不眥，故也很難經(jīng)常為之。事實(shí)上，導(dǎo)致盤點(diǎn)誤差的關(guān)鍵主因是在於出入庫的過程，可能是因出入庫作業(yè)傳票的輸入，檢查點(diǎn)數(shù)的錯誤，或是出入庫搬運(yùn)造成的損失，因此一旦出入庫作業(yè)次數(shù)多時(shí)，

4、誤差也會隨之增加。所以，以一般生產(chǎn)廠而言，因其貨品流動速度不快，半年至一年實(shí)施一次盤點(diǎn)即可。但以物流中心貨品流動速度狻快的情況下，我們既要防止過久盤點(diǎn)對公司造成的損失，但又礙於可用資源的限制，因而最好能視物流中心各貨品的性質(zhì)制定不同的盤點(diǎn)時(shí)間，例如，在有建立商品別ABC管理的公司，我們建議：·A類主要貨品：每天或每周盤點(diǎn)一次·B類貨品：每二、三周盤點(diǎn)一次·C類較不重要貨品：每月盤點(diǎn)一次即可而未實(shí)施商品別ABC管理的業(yè)者，至少也應(yīng)對較容易損耗毀壞與高單¤之貨品增加其盤點(diǎn)次數(shù)。另外注意的，當(dāng)實(shí)施盤點(diǎn)作業(yè)時(shí)，時(shí)程應(yīng)盡可能縮短，以23日完成較佳。至於選擇的日期一

5、般會選擇在：(a) 財(cái)務(wù)決算前夕因便利決算損益以與表達(dá)財(cái)務(wù)狀況。(b) 淡季進(jìn)行因淡季儲貨量少盤點(diǎn)容易，人力的損失相對降低，且調(diào)動人力較為便利。(3) 決定盤點(diǎn)方法因盤點(diǎn)場合、求的不同，盤點(diǎn)的方法亦有差異，為符合不同狀況的產(chǎn)生，盤點(diǎn)方法的決定必須明確以利盤點(diǎn)時(shí)不致混淆，至於其細(xì)節(jié)於下節(jié)中加以敘述。(4) 盤點(diǎn)人員之組訓(xùn)為使盤點(diǎn)工作得以順利進(jìn)行，盤點(diǎn)時(shí)必須增派人員協(xié)助進(jìn)行，至於由各部門增援的人員必須組織化并且施以短期訓(xùn)練，使每位參與盤點(diǎn)的人員能適切發(fā)揮其功能。而人員的組訓(xùn)必須分為兩部份：(a) 針對所有人員進(jìn)行盤點(diǎn)方法訓(xùn)練。其中對盤點(diǎn)的精神程序、表格的填寫必須充份解，工作才能得心應(yīng)手。(b) 針

6、對復(fù)盤與監(jiān)盤人員進(jìn)行認(rèn)識貨品之訓(xùn)練。因?yàn)閺?fù)盤與監(jiān)盤人員對貨品大多數(shù)并不熟悉，故而應(yīng)加強(qiáng)貨品的認(rèn)識，以利盤點(diǎn)工作之進(jìn)行。(5) 儲存場所之清理(a) 在盤點(diǎn)前，對廠商交來的物料必須明確其所有數(shù)，如已驗(yàn)收完成屬本中心，應(yīng)即時(shí)整理歸庫，若尚未完成驗(yàn)收程序?qū)購S商，應(yīng)劃分清楚避免混淆。(b) 儲存場所在關(guān)閉前應(yīng)通知各求部門預(yù)所之物項(xiàng)。(c) 儲存場所整理整頓完成，以便計(jì)數(shù)盤點(diǎn)。(d) 預(yù)先鑒定呆料、廢品、不良品，以便盤點(diǎn)時(shí)之鑒定。(e) 帳卡、單據(jù)、資料均應(yīng)整理後加以結(jié)清。(f) 儲存場所的管理人員在盤點(diǎn)前應(yīng)自行預(yù)盤，以便提早發(fā)現(xiàn)問題并加以預(yù)防。(6) 盤點(diǎn)工作盤點(diǎn)時(shí)，因工作單調(diào)瑣碎，人員較難以持之以恒

7、，為確保盤點(diǎn)的正確性，除人員組訓(xùn)時(shí)加強(qiáng)宣導(dǎo)外，工作進(jìn)行期間應(yīng)加強(qiáng)導(dǎo)與監(jiān)督。(7) 差異因素追查當(dāng)盤點(diǎn)結(jié)束後，發(fā)現(xiàn)所得數(shù)據(jù)與帳簿資料不符時(shí)，應(yīng)追查差異的主因。其著手的方向有：(a) 是否因記帳員素質(zhì)不足，致使貨品數(shù)目無法表達(dá)。(b) 是否因料帳處理制度的缺點(diǎn)，導(dǎo)致貨品數(shù)目無法表達(dá)。(c) 是否因盤點(diǎn)制度的缺點(diǎn)導(dǎo)致貨帳不符。(d) 盤點(diǎn)所得的數(shù)據(jù)與帳簿的資料，差異是否在容許誤差。(e) 盤點(diǎn)人員是否盡責(zé)，產(chǎn)生盈虧時(shí)應(yīng)由誰負(fù)責(zé)，(f) 是否產(chǎn)生漏盤、重盤、錯盤等狀況。(g) 盤點(diǎn)的差異是否可事先預(yù)防，是否可以降低料帳差異的程度。(8) 盤盈、盤虧之處理差異原因追查後，應(yīng)針對主因適切的調(diào)整與處理，至於

8、呆廢品、不良品減¤的部份與盤虧一并處理。物品除了盤點(diǎn)時(shí)產(chǎn)生數(shù)量的盈虧外，有些貨品在¤格上會產(chǎn)生增減，這些變遷在經(jīng)主管審核後必須利用貨品盤點(diǎn)盈虧與¤目增減更正表(表4-1)修改。表4-1 貨品盤點(diǎn)數(shù)量盈虧¤目增減更正表年月日貨品編號貨品名稱單位帳面資料盤點(diǎn)實(shí)存數(shù)量盈虧¤目增減差異因素負(fù)責(zé)人備注數(shù) 量單¤金額數(shù)量單¤金額盤盈盤虧增¤減¤數(shù)量金額數(shù)量金額單¤金額單¤金額3. 盤點(diǎn)的種類與方法3.1 盤點(diǎn)的種類就像帳面庫存與現(xiàn)貨庫存一樣，盤點(diǎn)也分為帳面盤點(diǎn)與現(xiàn)貨盤點(diǎn)。所謂帳面盤點(diǎn)又稱為永續(xù)盤點(diǎn)

9、，就是把每天入庫與出庫貨品的數(shù)量與單¤，記錄在電腦或帳簿上，而後不斷地累計(jì)加總算出帳面上的庫存量與庫存金額。而現(xiàn)貨盤點(diǎn)亦稱為實(shí)地盤點(diǎn)或?qū)嵄P，也就是實(shí)去點(diǎn)數(shù)調(diào)查倉庫的庫存數(shù)，再依貨品單¤計(jì)算出實(shí)庫存金額的方法。因而如要得到最正確的庫存情況并確保盤點(diǎn)無誤，最直接的方法就是確定帳面盤點(diǎn)與現(xiàn)貨盤點(diǎn)的結(jié)果要完全一致。如一旦存在差異，即是產(chǎn)生料帳不符的現(xiàn)象，究竟是帳面盤點(diǎn)記錯或是現(xiàn)貨盤點(diǎn)點(diǎn)錯，則須再多費(fèi)一層工夫來找尋錯誤原因，才能得出正確結(jié)果與賦予責(zé)任歸屬。3.2 盤點(diǎn)的方法(1) 帳面盤點(diǎn)法帳面盤點(diǎn)的方法系將每一種貨品分別設(shè)帳，然後將每一種貨品之入庫與出庫情況詳加記載，不必實(shí)地盤點(diǎn)即

10、能隨時(shí)從電腦或帳冊上查悉貨品之存量，帳面盤點(diǎn)法的記載型式如表4-2。通常量少而單¤高的貨品較適合采用此方法。表4-2 貨品總帳品 名 編號：請購點(diǎn)： 經(jīng)濟(jì)訂購量：日期訂 購入 庫出 庫現(xiàn) 存附 注月日數(shù)量請購單數(shù)量單¤¤值數(shù)量貨單數(shù)量總¤(2) 現(xiàn)貨盤點(diǎn)(實(shí)地盤點(diǎn))法現(xiàn)貨盤點(diǎn)依其盤點(diǎn)時(shí)間頻度的不同又分為期末盤點(diǎn)與循環(huán)盤點(diǎn)。期末盤點(diǎn)系指在期末一起清點(diǎn)所有貨品數(shù)量的方法，而循環(huán)盤點(diǎn)則是在每天、每周即作少種少量的盤點(diǎn)，到了月末或期末則每項(xiàng)貨品至少完成一次盤點(diǎn)的方法。(a)期末盤點(diǎn)法由於期末盤點(diǎn)是將所有品項(xiàng)貨品一次盤完，因而必要全體員工一出動,采取分組的方式進(jìn)行

11、盤點(diǎn).一般來說，每組盤點(diǎn)人員至少要三人，以便能互相核對減少錯誤，同時(shí)也能彼此牽制避免流弊。其盤點(diǎn)方法程序如下：步驟1：將全公司員工作分組。步驟2：由一人先清點(diǎn)所負(fù)責(zé)區(qū)域的貨品，將清點(diǎn)結(jié)果填入各貨品之盤存單之上半部(盤存單如表4-3)。步驟3：由第二人復(fù)點(diǎn)，填入盤存單的下半部。步驟4：由第三人核對，檢查前二人之記錄是否一樣且正確。步驟5：將盤存單繳交給會計(jì)部門，合計(jì)貨品庫存總量。步驟6：等所有盤點(diǎn)結(jié)束後，再與電腦或帳冊資料進(jìn)行對照。表4-3 盤存單日期 盤存單品項(xiàng)存放位置數(shù)量盤點(diǎn)人日期 盤存單品項(xiàng)存放位置數(shù)量查核人(b) 循環(huán)盤點(diǎn)法循環(huán)盤點(diǎn)既是將每天或每周當(dāng)作一周期來盤點(diǎn)，其目的除了減少過多的損

12、失外，對於不同貨品施以不同管理亦是主要原因，就如同前述商品別ABC管理的作法，¤格愈高或愈重要的貨品，盤點(diǎn)次數(shù)愈多，¤格愈低愈不重要的貨品，就盡量減少盤點(diǎn)次數(shù)。循環(huán)盤點(diǎn)因一次只進(jìn)行少量盤點(diǎn)，因而只專門人員負(fù)責(zé)即可，不動用全體人員。循環(huán)盤點(diǎn)法最常用的單據(jù)為現(xiàn)品卡，形式如表4-4，其使用方式為：每次出入庫一面查看出入庫傳票，一面把出入庫年月、出入庫數(shù)量、傳票編號、庫存量登記在現(xiàn)品卡上，主要目的在於：1.使作業(yè)者對出入庫數(shù)量與庫存量有具體的數(shù)字認(rèn)知。2.可協(xié)調(diào)進(jìn)行出入庫的分配管理，并在錯誤發(fā)生時(shí)能立即調(diào)查。3.隨時(shí)掌握庫存品的流動性與庫存量控制的情況。表 4-4 現(xiàn)品卡貨品編號0

13、01貨品名稱肥皂交 貨 單 位存放位置A1包 裝 單 位箱月日出入庫地點(diǎn)傳票編號入庫數(shù)出庫數(shù)庫存數(shù)6/1轉(zhuǎn) 入N1231002006/5轉(zhuǎn) 出N20050150然而現(xiàn)品卡的必要與否見仁見智，一般若不采用現(xiàn)品卡，只以單純點(diǎn)數(shù)核對的方式進(jìn)行循環(huán)盤點(diǎn)，其步驟如下：步驟 1：決定當(dāng)天欲盤之貨品。步驟 2：由專門人員負(fù)責(zé)，利用空檔至現(xiàn)場清點(diǎn)這些貨品之實(shí)庫存數(shù)。步驟 3：核對盤點(diǎn)貨品之電腦庫存數(shù)。步驟 4：對照的結(jié)果，如發(fā)現(xiàn)兩庫存數(shù)沒有差異，則維持原狀，若發(fā)現(xiàn)有差異，則調(diào)查原因，并馬上作修正。而若使用現(xiàn)品卡者，其除了在每一次貨品出入庫都要予以記載外，對於在盤點(diǎn)時(shí)的點(diǎn)數(shù)核對工作亦較詳細(xì)，雖作法上較麻煩，但對

14、於盤點(diǎn)差異原因的追溯卻較為快速、正確。以下為使用現(xiàn)品卡的循環(huán)盤點(diǎn)方式：15R：實(shí)庫存量r：現(xiàn)品卡上的庫存量K：上月底的電腦庫存量k：上月底的現(xiàn)品卡庫存量步驟 1：決定將要進(jìn)行循環(huán)盤點(diǎn)的品項(xiàng)，并把上月底的電腦庫存數(shù)K記錄下來(記錄於表4-5之循環(huán)盤點(diǎn)單)。步驟 2：前往盤點(diǎn)貨品的位置，記錄現(xiàn)品卡中的上月底庫存數(shù)k(記錄於表4-5之循環(huán)盤點(diǎn)單)。步驟 3：清點(diǎn)盤點(diǎn)貨品，將實(shí)庫存數(shù)R 以與現(xiàn)品卡中的庫存數(shù)r記錄下來。(記錄於表4-5之循環(huán)盤點(diǎn)單)。步驟 4：進(jìn)行Rr的運(yùn)算。當(dāng)Rr0步驟 6Rr0步驟 5步驟 5：檢查現(xiàn)品卡的出入庫與庫存數(shù)的記錄中是否有計(jì)算錯誤：()若有錯誤，則修改。()若無錯誤，再

15、次計(jì)算實(shí)庫存R。步驟 6：計(jì)算上月底的電腦庫存數(shù)K與同為上月底的現(xiàn)品卡庫存數(shù)k間的差(Kk)：當(dāng)Kk0步驟 8Kk0步驟 7步驟 7：調(diào)查上月底現(xiàn)品的出庫是否轉(zhuǎn)入次月，假如是，以F表示其數(shù)量。步驟 8：利用以上步驟對照下式：()(Rr)(Kk)F0盤點(diǎn)無誤差()(Rr)(Kk)F0盤點(diǎn)有誤差，應(yīng)實(shí)施誤差原因再調(diào)查步驟 9：作修正記錄表4-5 循環(huán)盤點(diǎn)單(異常出入庫單)循環(huán)盤點(diǎn)單No. 年月日 項(xiàng) 目記 號初 次再檢查誤差理由實(shí)庫存數(shù)R當(dāng)日庫存現(xiàn)品卡庫存數(shù)r差R-r電腦庫存數(shù)K上月末庫存現(xiàn)品卡庫存數(shù)k差K-k上月未作出庫指示，但在次月才出庫數(shù)F對照公式(R-r)-(K-k)-F判 定0 無誤差，

16、不調(diào)查 0 有誤差，調(diào)查異常出入庫過 剩 數(shù)不 足 數(shù)發(fā)現(xiàn)部門理 由我們將采用期末盤點(diǎn)與循環(huán)盤點(diǎn)的差異整理於下表(表4-6)。公司以本身情況選擇較適用的盤點(diǎn)方式,但大體而言，循環(huán)盤點(diǎn)較能針對各貨品須要作適時(shí)管理，且易收盤點(diǎn)成效。事實(shí)上，有些公司是將兩種盤點(diǎn)同時(shí)并用，平時(shí)針對重要貨品作循環(huán)盤點(diǎn)，而至期末再將所有貨品作一期末大盤點(diǎn)，如此不僅循環(huán)盤點(diǎn)的誤差能漸漸減少，就算是期末的大盤點(diǎn)，其誤差率也因循環(huán)盤點(diǎn)的配合進(jìn)行而有所大幅降低，同時(shí)期末盤點(diǎn)的所時(shí)間也會因平時(shí)循環(huán)盤點(diǎn)的整理與管理改善而縮短許多。表4-6 期末盤點(diǎn)與循環(huán)盤點(diǎn)之差異比較盤點(diǎn)方式比較容期末盤點(diǎn)循環(huán)盤點(diǎn)時(shí) 間期末、每年僅數(shù)次平常、每天或每

17、周一次所時(shí)間長短所人員全體動員(或臨時(shí)雇用)專門人員盤差情況多且發(fā)現(xiàn)得晚少且發(fā)現(xiàn)得早對營運(yùn)的影響須停止作業(yè)數(shù)天無對品項(xiàng)的管理平等A類重要貨品：仔細(xì)管理C類不重要貨品：稍微管理盤差原因追究不易容易4. 盤點(diǎn)結(jié)果評估檢討進(jìn)行盤點(diǎn)的目的主要就是希望能藉由盤點(diǎn)來檢討如今貨品的出入庫與保管狀況，因而藉由盤點(diǎn)欲解的問題即在：·在這次盤點(diǎn)中，實(shí)存量與帳面存量的差異是多少？·這些差異是發(fā)生於那些品項(xiàng)？·平均每一差異量對公司損益造成多大影響？·每次循環(huán)盤點(diǎn)中，有幾次確實(shí)存在誤差？·平均每品項(xiàng)貨品發(fā)生誤差的次數(shù)又為何？對於這些問題，我們可由以下六項(xiàng)指標(biāo)來找到答案：

18、當(dāng)盤點(diǎn)數(shù)量誤差率高，但盤點(diǎn)品項(xiàng)誤差率低時(shí)，表示雖發(fā)生誤差的貨品品項(xiàng)減少，但每一發(fā)生誤差品項(xiàng)之?dāng)?shù)量卻有提高的趨勢。此時(shí)應(yīng)檢討負(fù)責(zé)此些品項(xiàng)的人員有無盡責(zé)？以與這些貨品的置放區(qū)域是否得當(dāng)？有無必要加強(qiáng)管理？相反的，若當(dāng)盤點(diǎn)數(shù)量誤差率低，但盤點(diǎn)品項(xiàng)誤差率高時(shí)，表示雖然整個盤點(diǎn)誤差量有下降趨勢，但發(fā)生誤差的貨品種類卻增多。誤差品項(xiàng)太多將使後續(xù)的更新修改工作更為麻煩，且避可能影響出貨速度，因此亦對此現(xiàn)象加強(qiáng)管制。(4)平均每件盤差品金額盤差誤差金額 盤差誤差量若一旦此指標(biāo)高，表示高¤位產(chǎn)品的誤差發(fā)生率較大，可能是公司未實(shí)施物品重點(diǎn)管理的結(jié)果，對公司營運(yùn)將造成很不利影響。因此最好的改善方式是確實(shí)施行商品別AB