集團(tuán)企業(yè)集中采購(gòu)管理解決方案

1、僅供個(gè)人學(xué)習(xí)，勿做集團(tuán)企業(yè)集中采購(gòu)管理解決方案關(guān)鍵目標(biāo)本解決方案重點(diǎn)解決集團(tuán)企業(yè)集中采購(gòu)管理中的如下問(wèn)題:如何掌控集團(tuán)全局庫(kù)存，合理控制庫(kù)存，降低資金占用;總體思路以企業(yè)全局庫(kù)存為基礎(chǔ)，通過(guò)對(duì)主要供應(yīng)商、關(guān)鍵采購(gòu)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的集中圖注:集團(tuán)總部制定采購(gòu)管理、物資管理.集中采購(gòu)物資目錄等管理制度;作者J ZHANGJIAN商業(yè)用途1)如何建立集團(tuán)企業(yè)有效的集中采購(gòu)管理模式;2)如何對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范.準(zhǔn)確評(píng)估;3)如何發(fā)揮集中采購(gòu)規(guī)模優(yōu)勢(shì)，降低采購(gòu)成本;4)如何獲得合理采購(gòu)價(jià)格，有效控制采購(gòu)成本;5)6)如何有效地規(guī)范和控制集中采購(gòu)業(yè)務(wù)流程:7)如何及時(shí).準(zhǔn)確地?？丶瘓F(tuán)采購(gòu)業(yè)務(wù)執(zhí)行情況。統(tǒng)管,構(gòu)建

2、集團(tuán)企業(yè)集中采購(gòu)管理應(yīng)用平臺(tái)。1)圖注:總部依據(jù)供應(yīng)商發(fā)票與入庫(kù)單匹配校驗(yàn)后與供應(yīng)商結(jié)算、付款;總部根據(jù)下級(jí)公司物資需求申請(qǐng)及實(shí)際采購(gòu)情況生成調(diào)撥訂單，執(zhí)行調(diào) 撥;3 1 2集中采購(gòu)、分散收貨、集中結(jié)算、內(nèi)部收付主要應(yīng)用場(chǎng)景: 主要特點(diǎn):1)各工廠提出物資需求申請(qǐng);2)公司計(jì)劃員匯總各工廠物資需求申請(qǐng)后，在本公司范圍內(nèi)平衡庫(kù)存，將庫(kù)存缺口向集團(tuán)總部提出采購(gòu)申請(qǐng);3)總部計(jì)劃員匯總各公司需求申請(qǐng)后，在總部平衡庫(kù)存，根據(jù)庫(kù)存缺口生成采購(gòu)計(jì)劃;4)采購(gòu)計(jì)劃市批后，生成采購(gòu)訂單，下達(dá)采購(gòu)訂單給采購(gòu)員;5)采購(gòu)員向供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)，供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，確定集采價(jià)格；如果與供應(yīng)商簽訂有采購(gòu)合同，則執(zhí)行合同價(jià)格。6

3、)采購(gòu)員執(zhí)行采購(gòu)，下達(dá)采購(gòu)訂單給供應(yīng)商，要求送貨到總部;7)采購(gòu)到貨需要質(zhì)檢時(shí)，在總部進(jìn)行質(zhì)檢收貨，不需要到貨環(huán)節(jié)時(shí)，總部直接收貨入庫(kù);8)總部錄入采購(gòu)發(fā)票;9)10)11)下級(jí)公司調(diào)撥收貨入庫(kù):12)定期進(jìn)行總部和下級(jí)公司的內(nèi)部調(diào)撥結(jié)算。圖注:總部依據(jù)供應(yīng)商發(fā)票與入庫(kù)單匹配校驗(yàn)后與供應(yīng)商結(jié)算、付款;1)總部負(fù)責(zé)統(tǒng)一向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單;2)下級(jí)公司分別進(jìn)行收貨質(zhì)檢與入庫(kù)業(yè)務(wù):3)集團(tuán)總部與供應(yīng)商統(tǒng)一結(jié)算;4)總部與下級(jí)公司內(nèi)部結(jié)算。1)各工廠提出物資需求申請(qǐng);2)公司計(jì)劃匯總感到內(nèi)各工廠物資需求申請(qǐng)后，在本公司范圍內(nèi)平衡庫(kù)存,將庫(kù)存缺口向總部提出請(qǐng)購(gòu);3)總部計(jì)劃員匯總下級(jí)公司需求申請(qǐng)后，在

4、總部平衡庫(kù)存，根據(jù)庫(kù)存缺口生成采購(gòu)計(jì)劃;4)采購(gòu)計(jì)劃審批后，生成采購(gòu)訂單，下達(dá)采購(gòu)訂單給采購(gòu)員;5)采購(gòu)員向供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)，供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，確定集采價(jià)格：如果與供應(yīng)商簽訂有采購(gòu)合同，則執(zhí)行合同價(jià)格。6)采購(gòu)員執(zhí)行采購(gòu)，下達(dá)采購(gòu)訂單給供應(yīng)商，指定供應(yīng)商送貨到各個(gè)下級(jí)公司;7)采購(gòu)到貨需要質(zhì)檢時(shí)，下級(jí)公司分別進(jìn)行質(zhì)檢收貨，不需要到貨環(huán)節(jié)時(shí),下級(jí)公司直接收貨入庫(kù);8)總部錄入采購(gòu)發(fā)票;9)10）總部與下級(jí)公司進(jìn)行內(nèi)部結(jié)算。3.1.3.集中采購(gòu).分散收貨、分別結(jié)算.各自使用主要應(yīng)用場(chǎng)景: 主要特點(diǎn):1）總部負(fù)責(zé)統(tǒng)一向供應(yīng)商下達(dá)訂單任務(wù);2）下級(jí)公司各自進(jìn)行收貨質(zhì)檢與入庫(kù)業(yè)務(wù);3）下級(jí)公司分別與供應(yīng)商結(jié)算

5、。圖注:下級(jí)公司依據(jù)供應(yīng)商發(fā)票與入庫(kù)單匹配校驗(yàn)后與供應(yīng)商結(jié)算、付款。1)各工廠提出物資需求申請(qǐng);2)下級(jí)公司計(jì)劃員匯總下級(jí)單位物資需求申請(qǐng)，在本公司范W內(nèi)平衡庫(kù)存,將庫(kù)存缺口向總部提出請(qǐng)購(gòu);3)總部計(jì)劃員匯總各公司需求申請(qǐng)后，在總部平衡庫(kù)存，根據(jù)庫(kù)存缺口生成采購(gòu)計(jì)劃;4)采購(gòu)計(jì)劃審批后，生成采購(gòu)訂單，下達(dá)采購(gòu)訂單給采購(gòu)員;5)采購(gòu)員向供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)，供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，確定集采價(jià)格；如果與供應(yīng)商簽訂有采購(gòu)合同，則執(zhí)行合同價(jià)格。6)總部采購(gòu)員執(zhí)行采購(gòu)，下達(dá)采購(gòu)訂單給供應(yīng)商，指定供應(yīng)商送貨到各個(gè)下級(jí)公司;7)采購(gòu)到貨需要質(zhì)檢時(shí)，下級(jí)公司分別進(jìn)行質(zhì)檢收貨，不需要到貨環(huán)節(jié)時(shí),下級(jí)公司直接收貨入庫(kù);8)下級(jí)公

6、司錄入采購(gòu)發(fā)票;9)3.1.4.統(tǒng)簽合同集采模式總部與供應(yīng)商統(tǒng)簽采購(gòu)合同，并控制下級(jí)公司采購(gòu)業(yè)務(wù)模式。主要特點(diǎn):下級(jí)公司只能根據(jù)總部簽訂的合同向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。圖注:3.1. 5.如何建立集釆業(yè)務(wù)組織和集采業(yè)務(wù)規(guī)則建立集采采購(gòu)組織:.建立企出爲(wèi)誦模式，規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)流程1）請(qǐng)購(gòu)單可以由商品部門(mén)手工填寫(xiě)，也支持由銷(xiāo)售訂單導(dǎo)入;1)總部統(tǒng)一與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同;2)1)總部統(tǒng)一與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同;2)下級(jí)公司錄入采購(gòu)訂單，并受總部采購(gòu)合同的控制;3)下級(jí)公司執(zhí)行采購(gòu)訂單后，進(jìn)入后續(xù)的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程。定義集采規(guī)則：皿如集采調(diào)撥關(guān)系定義：確定集采調(diào)撥業(yè)務(wù)躺住 0 八2）采購(gòu)訂單參照請(qǐng)購(gòu)單生成，同時(shí)支

7、持對(duì)訂單進(jìn)行細(xì)致的業(yè)務(wù)狀態(tài)管理;3）根據(jù)采購(gòu)訂單進(jìn)行到貨簽收，生成到貨單:4）庫(kù)管員根據(jù)到貨單中的合格品數(shù)量生成入庫(kù)單:結(jié)算員根據(jù)入庫(kù)單生成采購(gòu)發(fā)票，生成采購(gòu)發(fā)票后進(jìn)行結(jié)算，生成成本 確認(rèn)單；結(jié)算員對(duì)采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行確認(rèn)，確認(rèn)后生成應(yīng)付單，形成供應(yīng)商 應(yīng)付款。受托代銷(xiāo)方式的采購(gòu)業(yè)務(wù)受托代銷(xiāo)是一種先銷(xiāo)售后結(jié)算的采購(gòu)模式，通常是根據(jù)銷(xiāo)售數(shù)量進(jìn)行釆購(gòu)結(jié)算。圖注:1）請(qǐng)購(gòu)單.采購(gòu)、到貨、入庫(kù)等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)與普通采購(gòu)基本一致:采購(gòu)結(jié)算：查詢銷(xiāo)售發(fā)票，根據(jù)銷(xiāo)售情況與廠家進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算，系統(tǒng)自 動(dòng)生成采購(gòu)發(fā)票匹配采購(gòu)入庫(kù)進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算;3）根據(jù)采購(gòu)發(fā)票確認(rèn)應(yīng)付，向廠家付款。直運(yùn)銷(xiāo)售方式的采購(gòu)業(yè)務(wù)企業(yè)直運(yùn)銷(xiāo)售無(wú)需進(jìn)行實(shí)物

8、的收發(fā)，即完成購(gòu)銷(xiāo)業(yè)務(wù)，由供應(yīng)商直接將商品 發(fā)給企業(yè)的客戶；結(jié)算時(shí)，由購(gòu)銷(xiāo)雙方分別與企業(yè)結(jié)算，開(kāi)具購(gòu)銷(xiāo)發(fā)票，進(jìn)行 資金的劃轉(zhuǎn)。圖注:1）直運(yùn)采購(gòu)是由銷(xiāo)售驅(qū)動(dòng)采購(gòu)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，銷(xiāo)售部門(mén)先在銷(xiāo)售管理中錄入銷(xiāo)售訂單，銷(xiāo)售訂單審核后將推式請(qǐng)購(gòu)單;直運(yùn)采購(gòu)無(wú)須入庫(kù)，貨物直接從供應(yīng)商發(fā)給銷(xiāo)售客戶，因此沒(méi)有入庫(kù)處理;可以在實(shí)際結(jié)算的時(shí)候參照采購(gòu)訂單生成采購(gòu)發(fā)票，直運(yùn)采購(gòu)的采購(gòu)發(fā)票保存后，系統(tǒng)將H動(dòng)生成一張結(jié)算單，傳存貨核算系統(tǒng)，確認(rèn)采購(gòu)成本；直運(yùn)采購(gòu)的采購(gòu)發(fā)票審核后，會(huì)將數(shù)據(jù)傳到應(yīng)付系統(tǒng)，生成一張應(yīng)付單，形成應(yīng)付賬款;多配送中心收貨方式的采購(gòu)業(yè)務(wù)跨地域經(jīng)營(yíng)的分銷(xiāo)企業(yè)通常在全國(guó)有多個(gè)配送中心，支持區(qū)域市場(chǎng)的銷(xiāo)售

9、，但采購(gòu)業(yè)務(wù)通常由公司一個(gè)采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)：企業(yè)采購(gòu)部就需要根據(jù)多個(gè)配送中心需求進(jìn)行采購(gòu)，然后分配到多個(gè)配送中心，通常可以通過(guò)訂單到貨安排，安排供應(yīng)商在什么時(shí)間.送什么品種、多少數(shù)量到那個(gè)配送中心。主要持點(diǎn):2)請(qǐng)購(gòu)單.采購(gòu)訂單的處理與普通采購(gòu)基本一致:3)5)直運(yùn)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)發(fā)票結(jié)算，銷(xiāo)售成本取自采購(gòu)發(fā)票成本。1)多區(qū)域分銷(xiāo)企業(yè)，全國(guó)多配送中心.多倉(cāng)庫(kù);2)企業(yè)級(jí)的集中采購(gòu);3)集中訂貨，但根據(jù)訂單執(zhí)行情況要求供應(yīng)商向多個(gè)配送中心送貨:4)總部統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。圖注:1）通常銷(xiāo)售部門(mén)根據(jù)銷(xiāo)售計(jì)劃制定采購(gòu)計(jì)劃;采購(gòu)部門(mén)依據(jù)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行請(qǐng)購(gòu)、向供應(yīng)商訂貨；采購(gòu)訂單通常為按月執(zhí)行的大訂單，便于供應(yīng)

10、商的生產(chǎn)備貨;采購(gòu)部門(mén)或物流部門(mén)根據(jù)市場(chǎng)情況和配送中心的庫(kù)存情況，制定到貨計(jì)劃安排，并通知供應(yīng)商依據(jù)到貨計(jì)劃送貨:供應(yīng)商統(tǒng)一開(kāi)票，系統(tǒng)中發(fā)票和各配送中心的采購(gòu)入庫(kù)單匹配驗(yàn)證進(jìn)行 采購(gòu)結(jié)算，確認(rèn)應(yīng)付，并依據(jù)應(yīng)付進(jìn)行付款。如何對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范.準(zhǔn)確評(píng)估圖注:查詢已有歷史采購(gòu)交易中，查詢供應(yīng)商供貨價(jià)格.質(zhì)量及交貨履約情況:供應(yīng)商重新評(píng)估合格后，將會(huì)重新納入企業(yè)候選供應(yīng)商。如何獲得合理采購(gòu)價(jià)格，有效控制采購(gòu)成本圖注:1）計(jì)劃員提出請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng):2）采購(gòu)價(jià)格管理員根據(jù)請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)?jiān)儍r(jià)，同時(shí)，也可以自制詢報(bào)價(jià)單;3）選擇詢價(jià)供應(yīng)商，供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，協(xié)商最終采購(gòu)價(jià)格，形成價(jià)格審批單:2)3)4)配送中心可以依據(jù)到

11、貨計(jì)劃進(jìn)行收貨安排工作準(zhǔn)備:1)建立供應(yīng)商和存貨關(guān)系，建立供應(yīng)商評(píng)估基礎(chǔ):2)設(shè)置供應(yīng)商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，以標(biāo)準(zhǔn)評(píng)估供應(yīng)商;3)4)凍結(jié)不合格供應(yīng)商，控制不再與該供應(yīng)商發(fā)生交易;5)4）價(jià)格市批單價(jià)格除來(lái)自詢報(bào)價(jià)單外，會(huì)獲取采購(gòu)合同價(jià)格，同時(shí)，也可自自制詢報(bào)價(jià)單;5）根據(jù)價(jià)格市批單價(jià)格形成采購(gòu)訂單價(jià)格:6）采購(gòu)訂單除了可以通過(guò)價(jià)格市批單中的信息生成外，也可以取歷史采購(gòu)價(jià)格和己存在的價(jià)格市批單信息生成，從而可以減少比價(jià)過(guò)程。如何掌控集團(tuán)全局庫(kù)存，合理控制庫(kù)存水平;為企業(yè)各領(lǐng)導(dǎo)層及相關(guān)崗位員工實(shí)時(shí)提供多角度的報(bào)表。現(xiàn)存量查詢:動(dòng)態(tài)庫(kù)存查規(guī)范流程：建立規(guī)范業(yè)務(wù)流程，確保企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作的規(guī)范性。流程可控：企業(yè)在

12、處理業(yè)務(wù)時(shí)，將會(huì)受到業(yè)務(wù)規(guī)則的控制。如何及時(shí).準(zhǔn)確地掌控集團(tuán)采購(gòu)業(yè)務(wù)執(zhí)行情況碼等:多;嚴(yán)t庫(kù)存管理，包括多計(jì)量、批次、心列號(hào)、條形.如何有效地規(guī)范和控制集中采購(gòu)業(yè)務(wù)流程流程可調(diào)：根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展辛林出說(shuō)務(wù)流程及時(shí)調(diào)整。.集采平臺(tái)構(gòu)建主要功能:1)合同管理：反映企業(yè)與供應(yīng)商簽訂的采購(gòu)合同及其執(zhí)行情況，并可實(shí)現(xiàn)對(duì)具體采購(gòu)業(yè)務(wù)的控制;2)供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商的考核.評(píng)估體系，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行合理的評(píng)估;3)采購(gòu)計(jì)劃：制定企業(yè)年度采購(gòu)計(jì)劃，指導(dǎo)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)執(zhí)行;4)采購(gòu)價(jià)格：通過(guò)詢報(bào)比價(jià)，確定物資采購(gòu)價(jià)格，作為采購(gòu)執(zhí)行的依據(jù);5)采購(gòu)管理：以采購(gòu)訂單為核心，反映企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)運(yùn)作，并提供多種查詢、分析報(bào)表

13、;6)內(nèi)部交易：處理企業(yè)內(nèi)部交易的物流.商流、資金流，通過(guò)業(yè)務(wù)協(xié)同,使得交易信息在各方得到實(shí)時(shí)反映:庫(kù)存管理：從數(shù)量角度管理物資的出入庫(kù)業(yè)務(wù)及特殊業(yè)務(wù)，實(shí)時(shí)反映企業(yè)現(xiàn)有庫(kù)存及預(yù)計(jì)庫(kù)存，提供各種庫(kù)存分析報(bào)表:8)存貨核算：從資金角度管理物資的入庫(kù)業(yè)務(wù)，計(jì)算物資成本;發(fā)運(yùn)管理：通過(guò)發(fā)運(yùn)計(jì)劃、發(fā)運(yùn)單等統(tǒng)一協(xié)調(diào)集團(tuán)企業(yè)的物資運(yùn)輸，并通過(guò)計(jì)算相關(guān)的運(yùn)輸費(fèi)用實(shí)現(xiàn)與財(cái)務(wù)的集成應(yīng)用:10)質(zhì)量管理：定義的合格品范對(duì)采購(gòu)到貨物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，并根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果對(duì)貨物進(jìn)行處理。方案優(yōu)勢(shì)分析提供集團(tuán)供應(yīng)商管理平臺(tái)支持分收分結(jié)管理模式提出需求申請(qǐng)公司完成收貨入庫(kù)和收票結(jié)算:總部統(tǒng)一簽訂采購(gòu)合同，分配到下級(jí)公司，控制下級(jí)公

14、司采購(gòu)業(yè)務(wù):支持統(tǒng)簽合同采購(gòu)廣f廣dKrdKr集團(tuán)統(tǒng)一管.支持優(yōu)質(zhì)優(yōu)確定優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)：J :幾 7 7 4L04L0刼八/X/X依據(jù)審 的價(jià)格下達(dá) 基于角色的權(quán)限分配用戶權(quán)限分配涉及到三個(gè)方面:1）設(shè)置角色關(guān)聯(lián)公司:2）為角色分配權(quán)限:3）為用戶分配角色:根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果計(jì)算實(shí)際入庫(kù)數(shù)量:根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果，按照優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算采購(gòu)價(jià)格:亠借r提供較完整的采購(gòu)價(jià)格管理體系生成障j負(fù)犯聊曳沁實(shí)時(shí)的例外事件管理，支持多種預(yù)警功能保質(zhì)期臨近預(yù)警:庫(kù)齡預(yù)警:采購(gòu)到貨預(yù)警: .支持審批流，滿足集團(tuán)管理要求 圖注：采購(gòu)訂單支持集團(tuán)采購(gòu)員市批的流程；當(dāng)采購(gòu)金額超過(guò)10000萬(wàn)元時(shí),轉(zhuǎn)由總部采購(gòu)員市批。價(jià)值分析協(xié)助企業(yè)

15、建立了集團(tuán)級(jí)供應(yīng)商管理平臺(tái)，統(tǒng)一對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核、評(píng)估,使得供應(yīng)商的管理更加科學(xué).合理;充分發(fā)揮了集中采購(gòu)的規(guī)模優(yōu)勢(shì)，降低了采購(gòu)價(jià)格;通過(guò)集中裳控主要物資的庫(kù)存，使得物資調(diào)配更加合理，庫(kù)存水平明顯下降,資金占用更趨合理;實(shí)現(xiàn)了對(duì)采購(gòu)價(jià)格執(zhí)行情況實(shí)時(shí).動(dòng)態(tài)分析，有效地控制采購(gòu)成本:采購(gòu)業(yè)務(wù)處理流程更加規(guī)范.合理，采購(gòu)漏洞逐漸減少。版權(quán)申明本文部分內(nèi)容，包括文字.圖片、以及設(shè)計(jì)等在網(wǎng)上搜集整理。版權(quán)為張儉個(gè)人所有This article includes some parts, including text, pictures, anddesign. Copyright is Zhang Ji

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