工程造價(jià)咨詢企業(yè)檔案管理制度

1、1 、檔案管理制度2 、技術(shù)檔案資料分類表3 、資料歸檔程序4 、立卷的原則5 、技術(shù)檔案資料分類6 、案卷的編目7 、案卷裝訂要求我公司按檔案法的要求和行業(yè)主管部門有關(guān)檔案管理的規(guī)定建立工程造價(jià)審核檔案制度，并有專人負(fù)責(zé)檔案管理。（一）檔案管理制度1 、技術(shù)檔案管理工作應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確，并嚴(yán)格執(zhí)行保密的有關(guān)規(guī)定。2 、各部門應(yīng)重視和支持技術(shù)檔案資料的立卷歸檔工作。技術(shù)檔案資料由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在該項(xiàng)目報(bào)告出具后十日內(nèi)，將需存檔的資料進(jìn)行分類整理（詳見(jiàn)附錄）、并移交技術(shù)檔案管理人員進(jìn)行裝訂。任何人不得將應(yīng)存檔的資料據(jù)為已有，不得以任何理由拖延歸檔。3 、技術(shù)檔案管理人員將收集的資料應(yīng)及時(shí)在五日內(nèi)整理

2、、頁(yè)碼編號(hào)、立卷和歸檔。4 、技術(shù)檔案管理人員對(duì)保存的技術(shù)檔案要定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告，妥善解決。5 、技術(shù)檔案管理人員必須熟悉公司管理檔案的歷史和現(xiàn)狀情況，積極為技術(shù)檔案的利用提供便利。6 、技術(shù)檔案管理人員要嚴(yán)格按照技術(shù)檔案管理有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借閱檔案，要說(shuō)明借閱的目的和歸檔時(shí)間，由借閱人在“借閱檔案登記簿”上登記，并及時(shí)將借出的案卷催交收回。7 、借閱的技術(shù)檔案資料，未經(jīng)辦公室主任的同意不得擅自帶由單位，不得涂改、拆卷、轉(zhuǎn)借，用后及時(shí)歸還。8 、查閱、借閱技術(shù)檔案人員，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。借閱的技術(shù)檔案、資料不得擅自復(fù)制，確定需復(fù)制須經(jīng)辦公室主任同，可、°9 、

3、非本公司人員查閱技術(shù)檔案，需持單位介紹信，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后方可調(diào)閱，并根據(jù)技術(shù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容決定是否允許查閱者復(fù)印或摘錄其中的有關(guān)內(nèi)容。（二）技術(shù)檔案資料分類表1、造價(jià)審核存檔資料目錄序號(hào)資料名稱備注1存檔資料目錄2審核委托合同3審核報(bào)告4審核驗(yàn)證定案表5審核單位工程量計(jì)算書6審核單位計(jì)算書底稿7送審單位結(jié)算書8施工合同及補(bǔ)充協(xié)議9工程經(jīng)濟(jì)簽證10工程變更資料11洽談?dòng)涗?2委托方評(píng)價(jià)意見(jiàn)13其他資料2、工程量清單編審存檔資料目錄序號(hào)資料名稱備注1存檔資料目錄2工程量清單編審委托合同3工程量清單4工程量計(jì)算書5委托方評(píng)價(jià)意見(jiàn)3、工程量清單控制價(jià)（標(biāo)底）編審存檔資料目錄序號(hào)資料名稱備注1存檔

4、資料目錄2控制價(jià)（標(biāo)底）編審委托合同3建設(shè)方提供的招標(biāo)文件4建設(shè)方提供的答疑文件5控制價(jià)（標(biāo)底）預(yù)算書6工程量計(jì)算書7抽筋（附鋼筋分析）8委托方評(píng)價(jià)意見(jiàn)（三）資料歸檔程序1、工程結(jié)算審核報(bào)告書由具后，原則立時(shí)歸檔，具體時(shí)間不超由一個(gè)月內(nèi)歸檔。2、工程結(jié)算審核檔案應(yīng)包括內(nèi)容（詳見(jiàn)工程造價(jià)咨詢檔案立卷規(guī)則。3、工程造價(jià)咨詢檔案是指咨詢單位從接受委托、調(diào)研、取證、編審、合儀、復(fù)核、審批到由具報(bào)告書全過(guò)程中形成的具有查考和保存價(jià)值的文件和材料。4、檔案立卷實(shí)行誰(shuí)咨詢誰(shuí)立卷責(zé)任制。工程造價(jià)咨詢?nèi)藛T在咨詢服務(wù)過(guò)程中負(fù)責(zé)收集、整理和分類歸檔材料，咨詢終結(jié)按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系和規(guī)律立卷。咨詢項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)

5、責(zé)對(duì)立卷材料的完整性、真實(shí)性、系統(tǒng)性和規(guī)范性進(jìn)行檢查。（四）立卷的原則1 、遵循工程造價(jià)咨詢文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系；2 、正確分析和鑒別文件材料的保存價(jià)值；3 、按委托項(xiàng)目分別立卷（一個(gè)項(xiàng)目一卷）；4 、卷內(nèi)文件材料應(yīng)真實(shí)、完整，審批和簽章手續(xù)完備；5 、卷內(nèi)文件材料的制作和書寫必須規(guī)范、清晰，益于長(zhǎng)期保存和利用。6 、審計(jì)結(jié)束后要及時(shí)歸檔。（五）歸檔資料歸檔資料主要由結(jié)論性文件資料、證明性文件資料、相關(guān)性文件資料組成。1、結(jié)論性文件資料內(nèi)容和排列（ 1）咨詢報(bào)告書正本；（ 2）工程結(jié)算審核定案書；（ 3）工程造價(jià)審核報(bào)告簽發(fā)的報(bào)告擬稿紙。2 、證明性文件資料內(nèi)容和排列

6、（1）咨詢單位資料a、工程結(jié)算書、工程計(jì)算底稿；b、技術(shù)文件，包括各類分析說(shuō)明文件、測(cè)算書、材料價(jià)格統(tǒng)計(jì)匯總表及有關(guān)咨詢單位的相關(guān)資料等；c、工程類別核定單。（2）業(yè)主（或委托方）提供資料a、提供的主要文件:委托方提供資料清單（見(jiàn)附件），項(xiàng)目建議書及批件、設(shè)計(jì)方案、招標(biāo)文件、工程承包合同、工程預(yù)（結(jié)）算書、設(shè)計(jì)變更單（或清單）、施工簽證（或清單）、甲供料明細(xì)單等；b、咨詢過(guò)程中形成的主要文件：各種調(diào)查材料、采集數(shù)據(jù)、取證材料、會(huì)議紀(jì)要、文函等。（3）承包方提供的資料：承包方的企業(yè)資質(zhì)、取費(fèi)證書等。3 、相關(guān)性文件資料內(nèi)容和排列（ 1）工程造價(jià)咨詢合同、司法鑒定委托書；（ 2）咨詢單位作業(yè)計(jì)劃書

7、；（ 3）工程造價(jià)咨詢質(zhì)量控制流程單原件；（ 4）工程施工圖和竣工圖一般不納入歸檔范圍。如設(shè)計(jì)變更單位和施工簽證較多，可用清單形式歸檔，原件由委托方保存；（ 5）審計(jì)報(bào)告簽收單；（ 6）卷內(nèi)備考表。（六）案卷的編寫1 、編寫案卷頁(yè)號(hào)：正面在頁(yè)面右上角編寫，背面在左上角編寫；單面書寫的文件材料，空白面不編頁(yè)碼號(hào)；案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編頁(yè)碼號(hào)。2 、案卷封面的編制（ 1）立卷咨詢單位名稱。（ 2）咨詢業(yè)務(wù)類別：指建設(shè)項(xiàng)目可行性研究編制、投資估算編制（審核）、設(shè)計(jì)概算編制（審核）、工程量清單編制、工程標(biāo)底百年制；施工圖預(yù)算編制；工程報(bào)價(jià)編制；工程結(jié)算編制（審核）；司法鑒定、項(xiàng)目投資控制等

8、。（ 3）案卷標(biāo)題：指咨詢項(xiàng)目的全稱。（ 4）時(shí)間：指遠(yuǎn)內(nèi)文件材料所屬的起止年月。（ 5）保管期限：分為短（15年）、長(zhǎng)期（30年）、永久三類。工程造價(jià)咨詢檔案一般定為短期。有特殊要求的可定為長(zhǎng)期或永久。（ 6）件、頁(yè)數(shù)：“件”指卷內(nèi)文件材料的總件數(shù)；“頁(yè)數(shù)”指卷內(nèi)文件材料的中頁(yè)數(shù)。（ 7）歸檔號(hào)：可按咨詢單位的發(fā)文號(hào)規(guī)則編排。3、卷內(nèi)文件目錄（ 1）序號(hào)：以卷內(nèi)文件排列先后順次填寫序號(hào)。（ 2）文號(hào)：文件制發(fā)單位的發(fā)文字號(hào)。（ 3）作者：文件制發(fā)單位或個(gè)人。（ 4）內(nèi)容：即文件的標(biāo)題。文件沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的，可自擬標(biāo)題，但需外加“”號(hào)。（ 5）日期：文件形成的年、月、日。（ 6）頁(yè)號(hào)：卷內(nèi)文件所在之頁(yè)的頁(yè)碼。（ 7）備注：留待對(duì)卷內(nèi)文件變化時(shí)作說(shuō)明之用。4、卷內(nèi)備考表（ 1）本卷情況說(shuō)明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，由檔案管理人員填寫。（ 2）立卷人：由立卷者簽名。（ 3）檢查人：由案卷質(zhì)