物資編碼體系建設(shè)實施方案

1、關(guān)于實施物資編碼體系建設(shè)的建議方案博科世縱（北京）信息技術(shù)有限公司陳雪松 chenxuesong物資編碼體系是廣電企業(yè)物資供應(yīng)鏈管理的基礎(chǔ)和底層標(biāo)準(zhǔn)之一，對于企業(yè)加強和優(yōu)化管理，提高信息化的建設(shè)水平，具有非常重要的作用。通過物資編碼體系的建設(shè)，可以理順企業(yè)內(nèi)部采購物流，技術(shù)管理和財務(wù)等相關(guān)部門的關(guān)系，而且可以理順信息化建設(shè)的思路，為后續(xù)打通各部門的“信息孤島”，實現(xiàn)信息整合應(yīng)用，提高大宗物資采購管理，實現(xiàn)陽光采購、透明采購具有非常重要的作用。廣電行業(yè)集團(tuán)化管理以來，一個方面強調(diào)集中管控、降低成本、陽光采購和透明采購，另外一個方面強調(diào)靈活保障。各地區(qū)分子公司在工程建設(shè)，維護(hù)保障等方面，都有不同的

2、物資保障需求特點，必然要求在集中管控的前提下，實現(xiàn)靈活保障。建立統(tǒng)一的物資編碼體系，是滿足技術(shù)管理，各分子公司靈活保障的前提條件。1、 物資編碼體系建設(shè)的意義（1） 物資編碼體系混亂的原因1.1.1 物資編碼執(zhí)行不嚴(yán)格很多單位，沒有專門的人員和部門負(fù)責(zé)物資編碼工作，在編碼建立、編碼修改和編碼調(diào)整方面，沒有明確的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，隨意創(chuàng)立、調(diào)整和修改編碼，使得編碼出現(xiàn)混亂，數(shù)據(jù)錯亂。1.1.2 物資分類不合理物資編碼實際上是物資分類的數(shù)字化體現(xiàn)，如果物資分類不合理，使得部分物資無類可歸或歸類錯誤，同樣也會造成編碼混亂，數(shù)據(jù)錯亂。1.1.3 編碼與物資屬性混用有些單位，簡單依托物資的屬性定編碼，造成

3、了編碼與物資屬性對應(yīng)，一旦出現(xiàn)新產(chǎn)品或新的技術(shù)指標(biāo)，就必須通過增加編碼的方式來體現(xiàn)物資屬性的變化，造成編碼混亂。過多的物資屬性進(jìn)入到編碼規(guī)則中，造成了物資編碼雜亂無章，冗余號段多，編碼效率不高。（2） 物資編碼系統(tǒng)建設(shè)的意義物資編碼體系是物資供應(yīng)鏈管理的基礎(chǔ)性工作，通過物資編碼，可以準(zhǔn)確銜接需求和采購。通過編碼體系的建設(shè)，可以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部管理的“此物非彼物”，解決采購非所需，供應(yīng)非所需的問題。提高采購、倉儲保管和領(lǐng)用的準(zhǔn)確程度。通過編碼體系建設(shè)，可以理清物流采購與工程建設(shè)、客戶服務(wù)（機頂盒）、固定資產(chǎn)管理、維護(hù)維修和財務(wù)結(jié)算管理的關(guān)系。先有編碼體系，后又信息化。編碼系統(tǒng)的建設(shè)，對企業(yè)的信息化具

4、有非常深遠(yuǎn)的影響。編碼方案是信息化的主數(shù)據(jù)，持續(xù)貫通在企業(yè)的合同管理系統(tǒng)，采購管理系統(tǒng)，倉儲管理系統(tǒng)，財務(wù)管理系統(tǒng)和固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中使用，承擔(dān)了主索引的作用。通過物資編碼，準(zhǔn)備實物和庫存臺帳，財務(wù)賬的一一對應(yīng)關(guān)系。在過去的管理中，采購賬、庫存帳和財務(wù)賬信息不能共享，數(shù)據(jù)互相矛盾或不一致，無法應(yīng)對內(nèi)控和外審的需求。通過物資編碼體系，可以使庫存信息分享更及時，財務(wù)歸集更準(zhǔn)確，進(jìn)而實現(xiàn)財務(wù)賬和實物賬的統(tǒng)一。2、 物資編碼體系建設(shè)的基本原則（1） 分類管理的原則根據(jù)管理和業(yè)務(wù)的需求，對物資進(jìn)行分類，不同的分類使用不同的管理方法。常見分類如下：種類物是指商品單品或部分之間沒有主要的差異，在使用上不需要

5、做出區(qū)分。單品物是指單品之間需要做出區(qū)分，單品有不同的流水序列號進(jìn)行管控，在入庫，出庫，維修、退廠等各個環(huán)節(jié)都需要區(qū)分身份標(biāo)識。建立不同的分類，可以對不同種類的物資采用最合理的管理手段和管理流程，提高管理的效率，降低操作的不合理性。（2） 內(nèi)部型號（規(guī)格）定編碼”的原則每種物資都有可能面對多個供應(yīng)商，而每個供應(yīng)商又有很多供應(yīng)商的型號規(guī)格。要實現(xiàn)非定向采購，必須建立內(nèi)部規(guī)格型號的概念，使得采購的物資滿足技術(shù)的需求。建立內(nèi)部的規(guī)格型號，是銜接技術(shù)部門和物流采購部門的有效手段，通過內(nèi)部的技術(shù)規(guī)格，實現(xiàn)技術(shù)上的互換性。（3） 統(tǒng)一編碼結(jié)構(gòu)編碼結(jié)構(gòu)是未來對編碼進(jìn)行數(shù)字化展現(xiàn)的統(tǒng)一格式，也是在未來系統(tǒng)中的

6、主數(shù)據(jù)。編碼結(jié)構(gòu)合理，用戶理解容易，操作簡便，系統(tǒng)效率高，編碼結(jié)構(gòu)不合理，會導(dǎo)致使用不方便，維護(hù)變更頻繁，不能 涵蓋所有的物資，沒有未來的發(fā)展空間等等問題。（4） 嚴(yán)格編碼管理和編碼執(zhí)行有編碼體系，不代表能夠很好地使用和管理編碼。編碼體系還必須確定編碼的企業(yè)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)地位，明確主管部門，對編碼的調(diào)整和改變必須走相應(yīng)的管理流程。編碼體系還必須建立相應(yīng)的編碼協(xié)調(diào)和管理結(jié)構(gòu)，使得未來編碼對全局個業(yè)務(wù)模塊和系統(tǒng)都有規(guī)范和指引作用。（5） 兼容性的原則企業(yè)內(nèi)部的編碼還必須建立與各供應(yīng)商編碼的對應(yīng)關(guān)系，指導(dǎo)供應(yīng)商在準(zhǔn)入，產(chǎn)品入圍等方面對應(yīng)企業(yè)的編碼。要是編碼能夠兼容供應(yīng)商、企業(yè)過去存在的編碼的能力，保證數(shù)據(jù)

7、的平穩(wěn)割接。（6） 擴充性原則廣電技術(shù)日新月異，必須為未來技術(shù)的升級換代留有充足的空間，保證滿足未來企業(yè)設(shè)備技術(shù)的進(jìn)步。3、 物資編碼體系的目標(biāo)和內(nèi)容（1） 因地制宜的確定企業(yè)的編碼原則（規(guī)則）企業(yè)物資編碼體系建設(shè)是一項基礎(chǔ)性、長期性的工作，涉及到企業(yè)管理的方方面，對企業(yè)優(yōu)化管理，提升業(yè)務(wù)處理效率，加強不同部門單位的協(xié)同，采集和分析數(shù)據(jù)，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策都具有非常重要的作用。（2） 對物資進(jìn)行合理的分類，通過分類定管理流程和操作標(biāo)準(zhǔn)廣電行業(yè)涉及到物資設(shè)備近萬種，需要根據(jù)管理維度、業(yè)務(wù)緯度，技術(shù)緯度建立合理的分類，只有建立了合理的分類，才能確定不同分類的管理目標(biāo)，管理流程和操作標(biāo)準(zhǔn)。首先需要進(jìn)行分類

8、調(diào)研。分類調(diào)研主要圍繞以下四個方面：工程建設(shè)和運行維護(hù)對編碼分類的需求（技術(shù)約束條件）；物資管理的采購、倉儲，領(lǐng)用，固定資產(chǎn)，財務(wù)管理對物資編碼分類的需求（管理約束條件）；公司領(lǐng)導(dǎo)、職能部室、分公司對編碼體系建設(shè)的需求（統(tǒng)計、查詢和信息獲取條件）；符合操作習(xí)慣，能夠快速定位查找物資的需求（方便性約束條件）；項目組要拿出物資編碼分類建議書，建議書要按照四大需求的要求，提出分類方案。并對每個分類的物資管理提出明確的管理流程和操作標(biāo)準(zhǔn)。博科世縱（北京）信息技術(shù)有限公司物資分類建議書大類子類細(xì)類技術(shù)需求管理需求統(tǒng)計需求方便性需求。 。用戶終端機頂盒雙向高清機頂盒入庫掃碼出庫掃碼銷售掃碼退換貨掃碼返廠維

9、修掃碼單獨歸類入財務(wù)客戶終端設(shè)備銷售收入。納入高清業(yè)務(wù)統(tǒng)計。使用原有隨機流水號編碼。（3） 確定編碼結(jié)構(gòu)編碼結(jié)構(gòu)是數(shù)字化的基礎(chǔ)，是物資的“身份證號”，通過對物資編碼的管理，實現(xiàn)物資的全壽命的管理。編碼結(jié)構(gòu)的確定要體現(xiàn)高效、易用和靈活兼容，為未來的技術(shù)發(fā)展留有空“號段”，同時也要提高編碼效率，降低系統(tǒng)的非必要運算內(nèi)容。工程器材編碼結(jié)構(gòu)（示例）第1、2位第3、4、5位第6、7位第8、9位編碼意義細(xì)類編碼名稱編碼類型編碼型號編碼位數(shù)2位3位2位2示例020020101編碼數(shù)字范圍01-99000-99900-9900-99舉例分配網(wǎng)器材接插件公制過電接頭L-9A對應(yīng)分類目錄位置三級目錄四級目錄五級目

10、錄六級目錄備注對應(yīng)財務(wù)大類對應(yīng)名稱對應(yīng)類型對應(yīng)型號完整編碼示例020020101（4） 編制物資編碼目錄編制物資編碼目錄是根據(jù)物資編碼原則（規(guī)則），按照物資分類，依據(jù)編碼結(jié)構(gòu)，賦予每種物資明確的編碼，并形成文字編碼目錄文件。編制物資編碼目錄，是編碼體系建設(shè)的落腳點，是最終的成果。編碼目錄一旦建立以后，今后的各項工作如管理流程的建立和修改、信息系統(tǒng)的建設(shè)開發(fā)，采購和供應(yīng)都必須以編碼目錄為依據(jù)，保證編碼目錄權(quán)威性和唯一性。（5） 編碼的割接方案企業(yè)過去都使用一套或多套編碼結(jié)構(gòu)，編碼的割接方案是：1、 對原編碼結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，建立與新編碼結(jié)構(gòu)的對應(yīng)關(guān)系。2、 割接方案的技術(shù)保障辦法（數(shù)據(jù)庫修改，數(shù)據(jù)庫

11、增加記錄等方式）4、 物資編碼體系建設(shè)的實施計劃（1） 組織保證成立編碼體系建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，確定內(nèi)部和外部專家，形成編碼體系建設(shè)的決策機構(gòu)；成立編碼體系建設(shè)項目小組，確定企業(yè)相關(guān)部門，外部咨詢顧問的人員組成，形成編碼體系建設(shè)的執(zhí)行部門；聘請外部專業(yè)咨詢公司，對物資編碼體系建設(shè)進(jìn)行咨詢和輔導(dǎo)。（2） 擬制編碼體系建設(shè)原則（規(guī)則）編碼體系建設(shè)項目小組應(yīng)當(dāng)充分考慮外部和內(nèi)部的現(xiàn)狀，根據(jù)各部門的有關(guān)需求，結(jié)合現(xiàn)實，考慮未來，擬定編碼體系建設(shè)原則（規(guī)則）。（3） 擬定物資分類，確定物資分類的管理流程和操作標(biāo)準(zhǔn)建立物資的業(yè)務(wù)分類，管理分類，進(jìn)而提出針對性的管理流程和操作標(biāo)準(zhǔn)。比如機頂盒屬于終端用戶設(shè)備，那么其管理的流程應(yīng)該涵蓋采購，銷售、退換、返廠維修（質(zhì)保期內(nèi)和質(zhì)保期外），按照這個標(biāo)準(zhǔn)，在采購入庫，銷