合同資料管理指南

1、合同資料管理指南為建立和完善公司合同等資料的管理制度，加強對合同證據資料的收集、整理，減少在可能發(fā)生的訴訟中因無法舉證而遭受不應有的損失，請相關部門按以下要求進行合同及相關資料的收集、整理及存檔。第一章合同證據資料管理要求一、合同證據資料管理的主要任務1、合同證據資料的收集；2、合同證據資料的分類和整理；3、合同證據資料的歸檔和保存；4、合同證據資料的提供和使用。二、保存合同證據資料的基本要求1、必須具備真實性證據必須是在實際實施合同過程中的，必須完全反映實際情況，能經得住對方推敲。2、必須具有全面性和完整性證據應能說明事件的全過程，所涉及的問題都有相應的證據，應能形成完整的證據鏈條，不零亂或

2、支離破碎。3、必須符合特定條件（1）證據必須是事件發(fā)生時的書面文件。一切口頭承諾、口頭協議均無效。2）變更合同的協議必須由雙方簽署，或以各方簽字的會議紀要的形式確定，且為決定性的決議。一切商討性、意向性的意見或建議均不應算做有效的證據。（3）所有證據資料均需嚴格保留原件。4、必須具備及時性證據是過程中的記錄或對合同履行過程中有關活動的認可，通常，后補的證據很難被對方認可。如果書面材料無法搜集，就應當及時搜集視聽材料。三、合同證據資料的管理方法1、公司合同資料的歸口管理部門為經營部，各業(yè)務部門配合負責對本部門簽訂的所有合同進行統一編號、統一登記、統一存檔。2、公司建立有關合同簽訂、審批、履行、糾

3、紛處理等情況的合同登記臺帳。公司經營部設立公司的合同總臺帳。3、合同承辦部門應嚴格執(zhí)行局和公司有關合同起草、會簽、審批、簽訂、履行、變更的程序和規(guī)定。4、合同或補充協議簽訂后，合同承辦部門應將合同原件提交本單位經營部和財務部各一份。業(yè)務部門簽訂的所有合同原件應提交公司經營部一份存檔。5、合同承辦部門要積極跟蹤和監(jiān)督合同的履行，注意收集、保存有關合同履行的證據資料原件。合同履行完畢，合同承辦部門應及時將與合同有關的全部資料原件整理歸檔，保存?zhèn)洳椤?、合同承辦部門要加強對合同資料的管理和歸檔。合同承辦人員應定期將合同履行的有關資料原件按合同編號整理好，統一存放在公司經營部，不得隨意處置、銷毀、遺失

4、。7、合同資料原件在發(fā)放過程中，要建立嚴格的簽收制度。合同資料原件的借閱，要實行登記制度，對不能按時歸還的，應及時追蹤、查明原因、追回原件。8、合同承辦部門應按年度將履行完畢的合同檔案資料移交給到公司經營部。經營部應組織對各部門所有合同資料進行全面核查、驗收，制作完整的公司合同檔案。合同檔案由公司經營部保存和管理。四、合同證據資料管理中應注意的幾個問題1、合同證據資料管理應著眼于全局有別于普通文件資料，合同證據資料的收集、整理和組卷都有很大的不規(guī)律性，不可能像普通文件資料那樣按時、定期上報整理，稍不留心就會出現遺漏、缺失。因此，在合同證據資料的收集、整理過程中，管理人員應當與有關業(yè)務部門進行合

5、作，明確合同證據資料的具體內容，了解合同的履行情況，從而確定合同證據資料的歸檔范圍，并隨情況的變化不斷進行修訂和補充。在實際的工作過程中，合同證據資料的管理人員還應用系統、發(fā)展的眼光看待收集到的合同證據資料，為今后可能出現的該合同的各種相關或補充材料留下余地。總而言之，要著眼全局，做到未雨綢繆，才能保證合同證據資料收集的完整、及時，進而發(fā)揮應有功效，維護企業(yè)的合法權益。2、收集應及時這要求資料管理人員了解合同的辦理情況，正式合同文本一經簽字、蓋章、公證后就及時收集。對于其他相關的合同證據材料、以及履行過程中當事人之間所有有關合同內容的意思表達信件、催告函件等，也應采取隨時收集的方法歸檔，避免合

6、同證據資料的遺漏或時效的損失。3、收集范圍應注意全面與準確要求合同資料管理人員熟悉相關的法律法規(guī)，了解合同的辦理狀況，保證不遺漏與合同有關的證據材料，能夠準確、全面地反映合同的履行過程。4、提供利用應注意規(guī)范鑒于合同證據資料的重要意義，管理部門或檔案部門在提供利用時，除特殊情況外，一般不應提供原件，而是提供復印件，這樣既方便了利用又減少了磨損；同時對合同檔案的查閱也應制度化，對于事關單位機密的合同檔案應采取保密措施，以免泄露單位機密。5、管理部門與業(yè)務部門的協作互動要做好合同證據資料的管理工作，離不開業(yè)務部門的合作與支持。管理部門應配合業(yè)務部門定期檢查合同的辦理情況，對辦理結束的新合同或補充協

7、議等應及時歸檔，清理遺漏的合同材料，對有期限規(guī)定的合同的辦理情況進行通報督促。另外，還應大力宣傳合同證據資料的重要意義和相關的法律知識，加強業(yè)務部門的資料證據意識，為合同證據資料的管理奠定良好的基礎。第二章合同歸檔整理要求1、 合同1、所簽訂的合同盡可能使用本公司的合同范本。2、公司要求留存合同原件三份。必須有簽約雙方的代理人簽字和蓋章，簽訂日期、合同號、雙方信息準確、全面。簽訂的合同如有傳真件、掃描件的要保證清晰、完整。3、 適用于：物資購銷合同、運輸合同、房屋租賃合同、辦學（培訓）合同等。2、 合同資料收集1、合同主體的資格證明資料（1）公民：身份證、戶口簿、護照或者其他相關證明。（2）個

8、體工商戶：身份證、戶主的戶口簿、營業(yè)執(zhí)照、工商登記證書等。（3）法人或其他組織：營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、開戶許可證、道路運輸經營許可證、法人授權委托書、委托代理人的身份證明資料、變更后的變更登記資料等文件。2、合同及相關證明資料（1）合同書及合同附件；（2）合同談判記錄等洽商資料，與合同內容有關的報價單、詢價函、傳真件、電子郵件、信函等；（3）變更內容的補充協議；（4）合同解除或終止協議；（5）其他與合同關系和合同內容有關的證據材料。3、合同履行情況的證明資料（1）采購合同相關資料：發(fā)貨通知、質量保證書（交收貨人）、出廠過磅單；(2)銷售合同相關資料：收貨人簽收單(運輸方代收)；

9、(3)運輸合同相關資料：司機姓名、身份證號、聯系電話、車號。(4)合同款項支付憑證。4、關于合同效力的證明(1)合同的簽字蓋章要齊全、真實，日期要填寫完整；(2)附生效條件的合同，要保存生效條件已成的證據；(3)合同簽約人、結算人、收款人的授權委托書文件原件、委托人的身份證明文件原件；(4)其他與合同效力有關的證明材料。5、其他證據(1)有違約的，要保存存在違約事實的證據以及是否存在違約金約定的證據；有損失的，要保存損失發(fā)生的證明和計算損失的方法及依據。如在合同履行過程中已經讓對方承擔了違約責任，則要保存對方認可的書面證據。(2)合同有擔保的，要保存擔保合同、擔保書以及擔保人名稱、住所、聯系電

10、話，用于擔保的財產品種、數量、存放地點及證件、憑證等有關證據材料；有抵押的保存抵押人對抵押物的所有權憑證復印件及抵押登記文件；有質押或留置情況的要保存相應的書面證據，如質押物交付憑證，合法占有留置物的憑據等。(3)合同及有關事項經過公證、簽證或經有關行政主管部門確認、處理的，保存公證書、簽證書及主管部門處理意見等有關證據材料。(4)關于訴訟時效的證據。如：我方的催款通知、律師函等催款文件以及對方的簽收記錄(含簽收人有權簽收的文件)或公證送達的公證文件、郵寄催款文件的證明；對方的欠條、還款計劃書、還款承諾書；雙方的還款協議、對賬單、詢證函及回復確認文件等。三、合同整理歸檔1、合同及其相關資料分類

11、整理(1)對于主合同：要按照合同、審批單、用印單的前后順序整理并用膠水粘貼。(2)對于補充協議，要附在主合同后。補充協議分為結算補充協議和變更補充協議。(3)如果主合同是大合同，要將之后的每個結算確認單或結算補充協議附在主合同后；若主合同跨年度，要復印大合同并置于新一年的結算單前并備注。(4)對于其他資料，也要先分類，再依次附在主合同后進行歸檔。2、合同整理合同按采購、銷售、運輸、其他四類整理(其他為租賃合同、公司其他業(yè)務合同)，采購、運輸可一一對應的要在備注中標明。合同按簽訂日期先后進行排序編號，并隨時自查，查漏補缺，聯系廠家、客戶催要合同等材料原件。3、電子臺賬錄入要求各部門每個月末對本部門合同進行整理，并完成電子臺賬的錄入工作。合同臺賬目錄電子表格樣本）5、年底歸檔、移交每個季度末，各部門對本季度合同進行整理登賬，于每季度第一個月的5日前向經營部上報上一個季度的合同臺賬。年末，各部門對全年合同及相關資料