監(jiān)理文檔編制要求-草稿

1、監(jiān)理文檔編制要求前言文檔能力是監(jiān)理人員最重要的基本技能之一。作為一名合格的監(jiān)理工程師，良好的 文字表達能力和文檔管理能力是必不可少的，但對于剛剛進入監(jiān)理行業(yè)的新人來說，文 檔能力不足卻是最常見的通病。在信息化工程監(jiān)理服務的全過程中， 監(jiān)理要通過各種文檔見證工程建設過程中的質(zhì) 量、進度、投資、變更的控制情況，也要通過監(jiān)理文檔來體現(xiàn)（顯化）監(jiān)理服務的質(zhì)量 和成效，監(jiān)理文檔編制的好壞直接影響業(yè)主對監(jiān)理的看法和信任度，也直接影響公司的 形象。因此做好監(jiān)理文檔是每一個監(jiān)理人員必須具備的能力。為了提高文檔質(zhì)量、規(guī)范公司文檔格式，特制定監(jiān)理文檔編制要求。自公布之日起開始執(zhí)行，全體員工必須嚴格按國家標準和公司

2、要求行文。一、監(jiān)理文檔的種類施工階段的監(jiān)理資料應該包括下列內(nèi)容，黑體部分為必備資料：1施工合同文件及委托監(jiān)理合同；2勘察設計文件；3監(jiān)理規(guī)劃；4監(jiān)理實施細則；5分包單位資格報審表；6設計交底與圖紙會審會議紀要；7施工組織設計（方案）報審表；8工程開工/復工報審表及工程暫停令；9測量核驗資料；10工程進度計劃；11工程材料、構(gòu)配件、設備的質(zhì)量證明文件；12檢查試驗資料；13工程變更資料；14隱蔽工程驗收資料；15工程計量單和工程款支付證書；16監(jiān)理工程師通知單；17監(jiān)理工作聯(lián)系單；18報驗申請表；19會議紀要；20來往函件；21監(jiān)理日記；22監(jiān)理月報/周報/工作簡報；23質(zhì)量缺陷與事故的處理文件

3、；24分部工程、單位工程等驗收資料；25索賠文件資料；26竣工結(jié)算審核意見書；27工程項目施工階段質(zhì)量評估報告等專題報告；28監(jiān)理工作總結(jié)。公司要求存檔的監(jiān)理資料除以上內(nèi)容外，必須增加以下內(nèi)容：1、竣工資料交接清單2、驗收報告（三方簽字蓋章的初驗/終驗報告）3、項目資源計劃和執(zhí)行情況報告4、項目登記表5、項目章制作申請表（啟用通知）6、總監(jiān)任命書二、監(jiān)理文檔編號規(guī)則1、關(guān)于文檔類型的編碼規(guī)定文檔類型的編碼以文檔類型關(guān)鍵字的拼音字頭大寫字母表示，一般不超過3個字母,常用監(jiān)理文檔類型編碼如下：GH監(jiān)理規(guī)劃XZ監(jiān)理細則YB監(jiān)理月報JY會議紀要RZ監(jiān)理日志ZJ監(jiān)理工作總結(jié)TZ監(jiān)理通知單LX監(jiān)理聯(lián)系涵B

4、G工程變更單KGL工程開工令TGL工程停工令FGL工程復工令ZF工程款支付意見BW工程備忘錄2、文檔編號規(guī)定帶合同號的編號要求：適用于監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理日志、監(jiān)理總結(jié)。前12位為監(jiān)理項目合同編號第13位為分隔符“-”第14、15位為文檔類型，編碼辦法見本節(jié)1;16位以下為可選，監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理工作總結(jié)等文檔一般只有一份，不需要后面 的編號。第16位為分隔符“-”對監(jiān)理月報、監(jiān)理日志等不需要標明日期的文檔：第17至23位（如果有）為年月，采用四位數(shù)字，前兩位為年，后兩位為月。對監(jiān)理細則等有兩份以上的文檔：第17至18位為序號，采取兩位編碼的方式，不足 10時十位添00如：烏魯木齊市

5、交警非現(xiàn)場執(zhí)法系統(tǒng)的監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報、監(jiān)理細則的編號分別為:TH155-HT0713-GHTH155-HT0713-YB-0712TH155-HT0713-XZ-02監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理月報（07年12月監(jiān)理月報）監(jiān)理細則（子工程2的監(jiān)理細則） 不帶合同號的編號要求：適用于紀要、備忘、變更及其他監(jiān)理表格和文檔等不需要填寫合同號的文檔。前2位為文檔類型，編碼辦法見本節(jié)1;第3位為分隔符“-”第4、5位為文檔總序號不滿10則十位為0;第6位為分隔符“-”第7至12位（如果有）為日期，前兩位為年，中間兩位為月，后兩位為日。如：2008年2月18日某項目首次工地例會會議紀要編號為：JY-01-080218三

6、、監(jiān)理文檔排版要求除非項目有其他特殊規(guī)定，監(jiān)理文檔編制格式（字體、字號、標題等）要求如下：封面：1、監(jiān)理文檔封面必須按照公司統(tǒng)一要求的格式編制；2、監(jiān)理大綱、規(guī)劃、細則、審查報告等關(guān)鍵文檔的編制、審查及批準（或后兩項 合并為審批）必須手簽。3、文檔封面格式模版查找路徑為：公司內(nèi)部 OA信息交流一公共文件柜一文檔模 版和范例一文檔模版。目錄：（選用二號字體，居中）用“插入域”的方式添加文檔目錄，采用“正式”格式，最多選取三級目錄。文檔內(nèi)標題：標題1:宋體，三號字，段前12磅，段后6磅，單倍行距，粗體標題2:宋體，四號字，段前12磅，段后6磅，單倍行距、粗體標題3:宋體，四號字，段前12磅，段后6

7、磅，單倍行距、粗體文檔正文:宋體，小四號字，1.5倍行距，段前0行，段后0.5行（6磅）四、項目文檔結(jié)構(gòu)及模版為了統(tǒng)一公司文檔格式，使用規(guī)范的監(jiān)理表格，要求統(tǒng)一使用項目結(jié)構(gòu)樹的方法分 類管理項目文檔。所謂項目結(jié)構(gòu)樹是指監(jiān)理文檔的文件夾組織方法：公司統(tǒng)一建立項目的各級目錄， 各目錄下相應地放入各類文檔的模板，之后打包成一個壓縮文件。一個新項目開始時， 由總監(jiān)指定本項目的文檔管理人員將該壓縮文件解開到一個新目錄下，就快速搭建起整個項目的目錄框架。再對文檔模板作相應的修改（添加項目名稱、業(yè)主單位、承建單位） 之后，就可以使用統(tǒng)一規(guī)范的模板進行項目文檔的編制了。這個項目結(jié)構(gòu)樹的搜索路徑 為：公司內(nèi)部。

8、人信息交流一公共文件柜一文檔模版和范例一范例。項目文檔管理結(jié)構(gòu)樹的格式如下圖所示：轉(zhuǎn)到1地址9）向二及檔管理%項目文檔管理宣-監(jiān)理文檔直伸夾 每日豆檔醺-;管理制度-，項巨文檔管理-口卜前期支檔,|合同文工_j項目奇溺i+劃_j招投線文件+卷理文檔-口 2-觸上萬丈巷ji oi-設計文檔 二ns-施工計劃 口小周報月報 口吐涮試交箱嗎啕訓強耕_j g-其它”址主文譽工-其他文擋十，3控制面帔戈1細則。監(jiān)理月療 4 :器理通知能-工程自忘口已濫收文檔:二加一身裁紀要。卜工程筑支付一J醺-期范植版五、文檔編制內(nèi)容要求1.監(jiān)理規(guī)劃根據(jù)GB/T19668-1的要求，監(jiān)理規(guī)劃應該包括以下內(nèi)容：1）工程概

9、況；2）監(jiān)理依據(jù)；3）監(jiān)理范圍；4）監(jiān)理目標；5）監(jiān)理內(nèi)容；6）監(jiān)理機構(gòu)的組織及監(jiān)理人員的職責；7）監(jiān)理設施；8）監(jiān)理工作方法及措施；9）監(jiān)理工作制度。2.監(jiān)理工作日志一般要求：（公司是否考慮印制一些監(jiān)理日志，手工填寫。2、3、4條是針對手寫的，是建設監(jiān)理的要求）1）監(jiān)理工作日志自工程開工之日起填寫到工程竣工交付時結(jié)束。2）頁碼應連號、用鋼筆填寫，不得漏號。3）不應擦拭，如出了錯，可直接劃掉錯處。并在其后面加進正確的內(nèi)容。4）任何時候都不得從記錄本中撕掉紙頁。5）必須每天記錄，每個日歷大都應該有說明，如果工地停工則記工地停工，并注 明原因，并記錄當天天氣。6）當天發(fā)生的所有事件都必須記錄在其發(fā)

10、生的同一天里。7）監(jiān)理日志必須由監(jiān)理工程師（或監(jiān)理員）填寫，監(jiān)理工程師應逐日將所從事的 監(jiān)理工作寫入監(jiān)理日志，特別是涉及設計、施工單位和需要返工、改正的事項 和會議記錄等應詳細作出記錄。8）監(jiān)理日志的填寫應體現(xiàn)崗位特長、做到崗位工作標準與專業(yè)監(jiān)理細則相結(jié)合， 監(jiān)理日志的內(nèi)容應詳實，不允許回憶記錄和假造，監(jiān)理日志是重要的監(jiān)理歷史 資料，屬監(jiān)理歸檔資料，監(jiān)理部應謹慎保存。9）監(jiān)理日志必須由監(jiān)理工程師（員）簽名。10）建立監(jiān)理日志的抽檢制度：由總監(jiān)理工程師、監(jiān)理部經(jīng)理定期或不定期抽查監(jiān) 理日志內(nèi)容的齊、全、準程度。內(nèi)容要求:1）年、月、日、天氣情況、停水停電時間。2）記錄當天的工作情況（檢查施工部位

11、、質(zhì)量狀況、對隱蔽工程的旁站，對存在 質(zhì)量問題的處理，原材料抽檢記錄等記錄）3）記錄當天的施工進度。4）記錄業(yè)主指定的事項。5）與承包商交往過程中確定事項。6）與設計單位交往過程中確定事項、工程變更等事宜。3.監(jiān)理月報1）監(jiān)理月報由監(jiān)理工程師按月編制，于次月 10日前報送建設單位、監(jiān)理單位2）月報內(nèi)容要求：本月工程概況；本月工程形象進度；工程進度；a）本月實際完成情況與計劃進度比較；b）對進度完成情況及采取措施效果的分析。工程質(zhì)量：a）本月工程質(zhì)量情況分析；b）本月采取的工程質(zhì)量措施及效果。工程計量與工程款支付：a）工程量審核情況；b）工程款審批情況及月支付情況；c）工程款支付情況分析；d）本

12、月采取的措施及效果。合同其他事項的處理情況：a）工程變更；b）工程延期；c）費用索賠。本月監(jiān)理工作小結(jié)：a）對本月進度、質(zhì)量、工程款支付等方面情況的綜合評價；b）本月監(jiān)理工作情況；c）有關(guān)本工程的意見和建議；d）下月監(jiān)理工作的重點。3）監(jiān)理月報必須由監(jiān)理工程師簽字才有效。4）監(jiān)理周報和監(jiān)理月報內(nèi)容基本相同，對需要出監(jiān)理周報的項目可以參照月報的 要求、格式和內(nèi)容進行編制。4.會議紀要會議紀要是監(jiān)理過程的重要見證記錄，必須指定專人認真記錄并整理，會議紀要編 寫要求如下：1）編號規(guī)則見公司文檔編制要求，一般為 JY-紀要總序號-開會日期（6位）2）本紀要抄報/送單位的順序一般為建設單位、總包單位、分

13、包單位和其他有關(guān)單 位；收件人為該單位項目負責人。以上兩項需在會議紀要發(fā)布前由監(jiān)理直接打 印在表中，非收件人簽字位置。3）收件人簽字位置在會議紀要內(nèi)容下方的方格中。4）會議紀要的內(nèi)容要真實、完整、簡練，除記錄主要人員的關(guān)鍵發(fā)言外，應該總 結(jié)會議主要內(nèi)容，將達成的共識、決定、承建方提出的關(guān)鍵問題及業(yè)主方、監(jiān) 理方提出的要求作為結(jié)論逐條記錄在案。5.監(jiān)理工作總結(jié)監(jiān)理工作總結(jié)包括階段工作總結(jié)和竣工驗收工作總結(jié)，格式基本一致，包括但不限于以下內(nèi)容：1）工程概況；2）監(jiān)理組織機構(gòu)、監(jiān)理人員和投人的監(jiān)理設施；3）監(jiān)理合同履行情況；4）監(jiān)理工作成效；5）施工過程中出現(xiàn)的問題及其處理情況和建議；在監(jiān)理工作成效

14、中，應采取數(shù)據(jù)統(tǒng)計的形式體現(xiàn)監(jiān)理工作的成效，如：組織召開監(jiān) 理例會XX次，編制監(jiān)理月報XX份等。六、監(jiān)理資料的管理與歸檔制度為加強監(jiān)理資料檔案的管理工作，特制定以下監(jiān)理資料的管理和歸檔制度：1 .實行總工程師負責制，指定專人進行監(jiān)理檔案的管理，健全工作制度。各項目 駐地監(jiān)理機構(gòu)應設專人負責信息、資料的搜集和管理工作。2 .施工單位向監(jiān)理單位申報的技術(shù)文件及主要資料有：施工組織設計（方案）及 報審表、施工進度計劃及審報表、施工單位申請表、施工現(xiàn)場管理人員簡歷及職稱復印 件，分包單位資格審查申請表、工程開工報告、施工測量放線報驗單、設備/材料進場報驗中請表、隱蔽工程報驗申請、復工申請、工程進度月報

15、、月工程計量申請表，月支 付匯總表（合同內(nèi)）、質(zhì)量問題報告單、延長工期中報表、合同項目月付款申請、工程 變更費用申請表、價格調(diào)整申請表、索賠申請表、材料預付款申請表、特種行業(yè)操作許 可證復印件，工程資料所要求的所有質(zhì)保資料、與工程相關(guān)的其它資料等。3 .監(jiān)理單位向施工單位發(fā)出的指示、通知及文件主要有：開工令、監(jiān)理通知單、 監(jiān)理工作聯(lián)系涵、不合格工程項目通知、分部分項工程檢驗認可書、施工進度審批表、 延長工期審批表、索賠審批表、工程部分暫停指令、復工指令、工程預付款文付證書、 竣工移交證等。4 .監(jiān)理單位向建設單位發(fā)出的文件：每月的月報、監(jiān)理例會紀要、合理化建議、 備忘錄等。5 .監(jiān)理單位內(nèi)部工

16、作記錄有：施工監(jiān)理日志、總監(jiān)理工程師巡視記錄、天氣報告、 試驗記錄、樣品登記、驗收登記、備忘錄，會議記錄等。6 .監(jiān)理資料中應歸檔的內(nèi)容主要有：監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理 指令、監(jiān)理日記、監(jiān)理月報、會議紀要、審核簽認文件、工程質(zhì)量認證書、工程款支付證明、工程驗收記錄、質(zhì)量事故調(diào)查及處理報告，各種監(jiān)理內(nèi)業(yè)臺帳、監(jiān)理總結(jié)及施工 單位竣工驗收的全套竣工圖和圖、文、音、像資料。7 .監(jiān)理檔案應按國家及自治區(qū)有關(guān)檔案管理工作的規(guī)定進行整理歸檔。8 .監(jiān)理檔案應按單位工程和施工的時間先后順序整理，分類立卷裝訂，每頁要有 編號，每卷要有目錄，不同類型的文檔間用彩頁進行分隔。9 .每個工程的監(jiān)理檔案