酒店采購管理九要素

1、酒店采購管理工作是酒店本錢控制的一個重要環(huán)節(jié),同時, 采購工作雖不直接向客人提供服務(wù)，但其工作的好壞將直接影響到整個酒店向客人提供服務(wù)，的質(zhì)量，因此，做好酒店的 采購工作的管理是十分重要的， 有益于進步酒店的服務(wù)質(zhì)量和經(jīng)濟效益。 對采購工作的 管理與控制，主要是由酒店采購經(jīng)理負(fù)責(zé)的，由于采購工作具有觸及面廣（觸及到酒店內(nèi)部 的本錢控制、財務(wù)和客房、餐飲等生產(chǎn)和服務(wù)部分，還有外部眾多的供給商、中間商） ，情況 復(fù)雜，政策性，季節(jié)性和隨機性強，要做好對采購工作的管理與控制，采購經(jīng)理必須抓好以 下九個方面的工作。 一， 重視采購員的思想教育工作。經(jīng)理對采購工作的管理主要表 現(xiàn)在對采購員的管理上，他的

2、管理意圖，對市場情況的把握，供給商的選擇和對酒店本錢控 制等等，都要通過采購中心氣象臺工作體現(xiàn)出來，因此，做好對采購人中心氣象臺管理工作 極其重要。針對采購工作的特點，采購經(jīng)理首先要加強對采購職員的法制教育，職業(yè)道德教 育，進步其抵制不正之風(fēng)的自覺性，建立堅強的組織觀念和嚴(yán)明紀(jì)律性，同時，要培養(yǎng)其企 業(yè)主人翁的責(zé)任感，不謀私利，不徇私情，秉公辦事的思想作風(fēng)。二， 明確分工與職責(zé)， 明確權(quán)利與義務(wù)。 科學(xué)明確的分工是良好協(xié)作的基礎(chǔ)和人效管理 的手段，而公道授權(quán)則是實現(xiàn)職責(zé)的必要條件，對采購員在明確其業(yè)務(wù)及職責(zé)范圍后，要充 分信任與授權(quán)，使之有獨立自主的處理題目的權(quán)利，能千方百計，克服困難，完成任

3、務(wù)，沒 必要事事請示，但要有事事匯報制度，采購員應(yīng)將天天工作中碰到的題目處理的方法和天天 的到貨情況等寫上逐日工作匯報部以便經(jīng)理檢查，發(fā)現(xiàn)題目時隨時解決。 三， 嚴(yán) 格要求并指導(dǎo)采購員學(xué)習(xí)與把握必要的商品知識和采購知識與技能。在現(xiàn)實生活中，包括酒 店行業(yè)，購買質(zhì)次價高的假冒偽劣商品，吃虧上當(dāng)?shù)氖聦绎L(fēng)不鮮，一個很重要的緣由就缺少 必要的商品知識，對所購買的商品不了解，結(jié)果不化險為夷侵害了酒店客人的利益，而且使 企業(yè)本身蒙受不應(yīng)有的，乃至是巨大的損失，避免這類情況發(fā)生的辦法之一就是要求采購員 必須把握必要的商品知識 最少是他所分管的范圍的商品知識，包括商品的特性，產(chǎn)地，規(guī)格、用處、質(zhì)量、價格、供給

4、商狀態(tài)等，另外，要弄好物品采購工作，還必須把握物品采 購的基本理論，基本知識和基本技能，特別是把握好采購的基本技能，方法，主要是：了解 把握物品供求信息， 了解各類物品的特性和分類方法， 善于與客商洽商業(yè)務(wù)， 約定供貨條款， 了解采購國外不同物品的采購程序，熟練輸采購手續(xù)等。對一個采購員來講，采購甚么，到 甚么地方采購，甚么時候采購怎樣采購等，應(yīng)做到成竹在胸，這樣才有可能進行一次成功的 沒必要要的損失和本錢的增加。 四， 了解市場行情，控制采購本錢。了解市場行情， 要隨物品特點而定，對時令物品，因供求情況和價格變化快，應(yīng)隨時了把握其變化，對季節(jié) 性強的物品，如鮮貝，對蝦等，須摸清生產(chǎn)周期，把握

5、采購最好時期，對大批量的日用品， 要進行專題調(diào)查，根據(jù)采購的質(zhì)、量、時間要求進行選擇，如從外地進貨還要了解運輸?shù)那?況和運輸用度的高低。可供采購物品的市場是廣闊的一種物品要能有幾十家供貨單位可供選 擇假如采購員缺少了解市場，曉得市場行情的能，在數(shù)以千計的生產(chǎn)同一貨品的供貨單位眼 前就會蒙頭轉(zhuǎn)向了，致使采購失敗，市場上需要了解的內(nèi)容有：貨物來自甚么渠道？可從哪 些供貨單位采購到哪些物品？各個供貨單位提供物品的質(zhì)量牌號，價格如何等等。同時還必 要了解市場的其他一些因素，如市場物品流通渠道，產(chǎn)品供給的季節(jié)性，價格波動，貿(mào)易經(jīng) 營天氣等影響市場供給變動的緣由。要了解市場行情，就要進行調(diào)查分析，根據(jù)酒店

6、來一些 同等的做法，這類調(diào)查分析可概括為“二個三” ，第一個“三是貨比三家不吃虧。即采購時應(yīng) 盡量多找?guī)准伊诵星?，特別是多數(shù)物品采用市場調(diào)理方式銷售，由各售貨單位自行作價，對 此要特別留意比價； ”第二個“三是三個層次，即便用部分經(jīng)辦職員，采購部職員，本錢控制 部職員，都要做調(diào)查工作， 然后，集中將情況分析， 這樣就有可能避免采購的盲目性和被 “斬” 情況的發(fā)生，即能確保采購質(zhì)量，也呆避免鞭些采購職員營私舞弊，中飽私囊，從而有效地 控制采購本錢。 五，多方努力， 控制食品的采購價格。 成功的采購工作其目標(biāo)之一是取得理想的采購價格。進口的價格是受各種因素影響的，諸如市場的供求狀態(tài)，餐飲的需求程

7、度，采購的數(shù)目，食品本身的質(zhì)量，供給的貨源渠道和經(jīng)營本錢，單位支配市場程度，其他 供給者對其影響等， 面對這樣的價格因素與餐飲經(jīng)營的要求， 對采購價格實行控制是必要的， 實踐證明，以下幾條價格措施是行之有效的。 1 、 規(guī)定采購價格 通過具體的市場價格調(diào)查后，酒店對餐飲所需的某些食品提出購貨限價，采購員必須在限價之內(nèi)進行采購， 不得超過， 限價商品的品種通常為指逐日采購的新鮮蔬果肉類 2 、 規(guī)定購貨渠道和供給 單位 采購部分只能那些指定的供貨單位購貨， 或只許購置來自規(guī)定渠道的食品， 如香煙，洋酒等。 3 、 控制大宗和珍貴食品的購貨權(quán) 珍貴食品和大宗食品其價格是影響餐飲本錢的主體。因此，由

8、餐飲部分提供使用情況的報告，采購部分增加購貨量和改變購貨規(guī) 格可根據(jù)需求情況，大批量采購，以便下降單價，這也是控制采購價格的一種策略，另外當(dāng) 某些食品的包裝規(guī)格有大有小時， 購買酒店的適用規(guī)格， 也呆下降單位價格。 4 、 向生 產(chǎn)單位直接采購 對采購批量大的物品， 應(yīng)盡呆能向生產(chǎn)單位直接采購， 并要求經(jīng)批理優(yōu)惠價格供給。 5 、 根據(jù)市場行情適時采購 當(dāng)某些食品在市場上供過于求，價格低廉，又是酒店大量需要的，只要符合質(zhì)量并可作貯存的可趁此機會購進，以備價格回升時使 用。當(dāng)應(yīng)時食品上市，預(yù)計價格可能下跌，采購量應(yīng)盡呆能地減少，只在適應(yīng)需要便可，等 到價格穩(wěn)定時再行添購。 六， 學(xué)會對購進貨品價

9、格的整體控制。采購經(jīng)理天天要對很 多的“采購申請單” 、“計貨單”、支票申領(lǐng)單、中，西廚逐日定貨單“簽字”但他天天都要面 對同一個課題，壓低進貨價格下降本錢。廚房逐日用的鮮活海水產(chǎn)品，禽蛋，肉、菜、水果 等等每天進，日日買，每種不過幾十元，上百元而房口部的棉織品，塑料制品，印刷品，一 份計貨單批下來，經(jīng)常過千元，上萬元，特別是工程裝修，維修，乃至超過幾十萬元。理論 上講，對每筆支出，不管巨細(xì)，大小，都要嚴(yán)格控制，所謂點滴勤儉，但實際上誰也不可能 完全做到保證采購部平常購買的所有商品，其質(zhì)量是全城最好的，其價格又是全市最平的， 舉例說明一般大路菜的單價，東西南北各個農(nóng)貿(mào)市場價格相干一毛幾分，假如

10、一定要求采購 員和每期進貨都“最好” ，“最平”反而會使他們整日處于緊張忙亂當(dāng)中，在現(xiàn)今社會節(jié)奏日 趨加快的時代，事事無巨細(xì)，筆筆支出都精細(xì)管理的做法，不公難以進行，而且得不損失， 因此，作為采購經(jīng)理，應(yīng)采取從整體上把握，控制采購本錢的策略，這一策略主要體現(xiàn)在以 下兩個方面。 1 、 眾多的平常小額開支予以總的控制， 只要是市場的均勻價格以內(nèi)， 具 體的一筆筆支出可以沒必要過分計較。由于是大量的經(jīng)常使用品，管理的側(cè)重點放在保證質(zhì) 量及快速反應(yīng)上，即必須保證購進的貨品貨量能用，好用，同時必須保證及時購進，說買就 買的到，不耽誤使用。 2 、 小量的大額支出必須下工夫，多方了市場，多方尋價，認(rèn)真

11、淺談，仔細(xì)做報價，不答應(yīng)購買出現(xiàn)失誤，嚴(yán)格控制，最好是經(jīng)理親身洽商。對這部份重點 的大額支出， 管理的側(cè)重點應(yīng)是在保證質(zhì)量的條件下盡最大可能地省錢， 在洽商進程中要 “瑣 屑較量。幾毛錢，幾分錢地砍， 例如一份印刷品要印要千萬份， 每份砍下一二分或三四厘錢， 就可以省下很多錢， 七， 建立良好的采購工作程序，按該程序控制整個采購系統(tǒng)。便 是的采購工作程序?qū)椴少彶坑袟l不紊地運作提供有力的保證，使所有的采購員有章可循， 進步效力， 減少失誤。 各個酒店， 賓館采購的采購工作程序中應(yīng)留意以下幾個題目。 1 、 嚴(yán)格按程序運作， 不答應(yīng)推諉扯皮， 該辦的必須辦理。 2 、 嚴(yán)格按程序所規(guī)定的職權(quán)范

12、圍辦理，不得超出范圍。 3 、 密切協(xié)作關(guān)系，夸大采購部與其他部分的調(diào)和，合作與配 合，有困難，有疑問應(yīng)共同協(xié)商解決。 八、對采購計劃和購貨合同執(zhí)行的控制。為保證 物品采購和購貨合同的有效執(zhí)行， 采購經(jīng)理必須對執(zhí)行進程進行控制。 1 、 指定專業(yè)職 員負(fù)責(zé)至計劃的執(zhí)行和購貨全責(zé)的履行進行檢查。 2 、 設(shè)立物品計劃執(zhí)行控制臺賬， 記 錄每種物品的采購計劃，簽約（合同）情況，交貨履約和庫存情況，如有條件可采用科學(xué)的 酒店采購工作管理軟件， 將這些數(shù)據(jù)輸進電腦， 以備隨時檢查。 3 、 定期檢查與隨時檢 查相結(jié)合，每個月進行全面檢查，對未按計劃和合同的進度供貨的貨種，隨時通知經(jīng)辦采購員催促供給單位

13、按時交貨，也可用掛牌方法把沒有按計劃執(zhí)行，按合同供給的物品品種，用 不同色彩牌子掛出， 以便引發(fā)同事留意。九、熟習(xí)供給廠商，并與之建立良好和合作關(guān)系。采購員的工作是有所分工的，在一個相對長的時間里較固定地分管負(fù)責(zé)采購某一類物品，使其對熟習(xí)這尖物品的市場供給的廠家及供給商，作為采購綆，則應(yīng)當(dāng)熟習(xí)所管的采 購員與之聯(lián)系的所有供給廠商，經(jīng)過一段時間實際采購的考察，對一引發(fā)信譽好的供給商， 應(yīng)斟酌與之建立比較穩(wěn)定的采購關(guān)系和良好的合作關(guān)系，以保證貨源的購進，減輕采購工作 量，同時，他應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)解決采購員解決不了的題目，買到采購員買不到的貨物，應(yīng)留意不能 出現(xiàn)這樣的情況：即一個采購員頻繁聯(lián)系供給商是采購經(jīng)理所不知道或不熟習(xí)的，假如采購 員和供給商終年，不買采購部經(jīng)理的帳，那末采購經(jīng)理的工作將是十分被動的。供給商為了 得到更高的經(jīng)濟效益，會采取各種樣的辦法“困住“采購員，手段之一是”回扣“它不但影 響進貨本錢，侵害酒店利益，還會腐蝕采購隊伍，如何控制這類題目的產(chǎn)生是所有采購經(jīng)