創(chuàng)業(yè)公司的最完整行政管理計劃制度章程匯編

1、'行政管理制度匯編某公司（2017 年 3 月 1 日 ）第一章行政文件管理規(guī)定.第二章檔案工作管理規(guī)定.第三章會議管理規(guī)定第四章辦公管理規(guī)定第五章環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定.第六章固定資產(chǎn)管理規(guī)定.第七章倉庫管理制度第八章計算機(jī)設(shè)備管理第九章計算機(jī)軟件管理第十章辦公用品、低值易耗品采購管理101011第十一章印鑒及證照管理.第十二章圖書管理規(guī)定'2.3.4.第一章行政文件管理規(guī)定各部門自行負(fù)責(zé)與本部門相關(guān)的文件起草。各部門負(fù)責(zé)本部門的文件制作、上報、發(fā)文，人事行政部負(fù)責(zé)收文、分辦、 傳遞、用印、立卷和歸檔等工作。公司人事行政部負(fù)責(zé)文件檔案管理，負(fù)責(zé)文件的立卷、歸檔、銷毀工作。各部門負(fù)責(zé)

2、人為本部門文件的有權(quán)簽批人。公司對外發(fā)文（如：政府機(jī)構(gòu)、合作單位等），須經(jīng)公司CEO簽字并加蓋公 章后方可生效發(fā)出，簽字與公章二者缺一不可。所有的請示、報告、通知文件都須公司 CEO手寫體字方可。內(nèi)部文件原則上無需蓋章，如特殊文件確需加蓋公章發(fā)出，按印章使用管 理規(guī)定申請使用。各部門發(fā)布的各項通知、流程、規(guī)章、制度、辦法、公告、決定等公文審批 完畢后，由人事行政部根據(jù)公司規(guī)定統(tǒng)一發(fā)布。以公司名義下發(fā)的正式文件均由公司 CEC簽批后下發(fā)。人事類（薪酬績效等保密件）、財務(wù)類（財務(wù)數(shù)據(jù)及費(fèi)用報銷單類）文件以 密封件形式上報。11.密封件相對文件傳遞人保密，傳遞的全過程始終是密封件的形式，密封件報 文

3、人及有權(quán)審批人須嚴(yán)格履行保密規(guī)定。1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.第二章檔案工作管理規(guī)定1.檔案，是指公司所屬各部門在經(jīng)營建設(shè)活動中直接形成的有保存價值、以備 查考利用的各種文字、圖表、圖片、聲像、光盤、實(shí)物等不同形式、不同載 體的歷史記錄。檔案管理工作遵循“文必有號、文必有存、有據(jù)可依、有文可查”的原則。 如保管過程中由暫借、銷毀、丟失等情況發(fā)生，人事行政部負(fù)責(zé)予以登記。 人事行政部是對公司所屬部門檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和集中統(tǒng) 一管理公司檔案的職能機(jī)構(gòu)。人事行政部貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)方針政策，制定公司檔案工作的'管理制度，并組織實(shí)施負(fù)責(zé)檔案培訓(xùn)工作，交流

4、檔案工作經(jīng)驗(yàn)，提高專業(yè)理 論及業(yè)務(wù)水平，會同公司各部門對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，并做好 銷毀工作。公司各部門負(fù)責(zé)本部門檔案歸檔立卷工作。 對公司各部門實(shí)行檔案的集中統(tǒng) 一管理，任何個人不得分散保存和據(jù)為己有。案卷分別按永久、長期和短期三種期限進(jìn)行系統(tǒng)排列。案卷必須按規(guī)定的格 式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。案卷目錄應(yīng)編號排列，專柜保存，并隨時填寫檔 案案卷目錄登記簿。歸檔材料的種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)，均要齊全完整。不同年度的文件一般不得放在一起立卷。但跨年度的請示與批復(fù)，放在第二 年立卷；長期的計劃，放在第一年立卷；跨年度的總結(jié)，放在最后一年立卷; 跨年度的會議文件，放在文件開幕年立卷。卷

5、內(nèi)文件材料應(yīng)根據(jù)不同情況排列， 密不可分的文件材料應(yīng)依次序排列在一 起，如正件在前，附件在后；印稿在前，定稿在后；請示在前，批復(fù)在后。10. 卷內(nèi)文件材料要依次編寫頁號，裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的材料正面的右 上角或背面的左上角打印頁號。11. 照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時編寫其 底片號。12. 案卷內(nèi)情況說明要逐項填寫在備注表內(nèi)。若無情況可說明，也要將立卷人、 檢查人的姓名和時間填上，以示負(fù)責(zé)。備注表置于卷尾。13. 案卷裝訂前要去掉金屬物，對有破損的文件材料要裱糊或復(fù)制，復(fù)制件和原 價一并立卷。14. 建立檔案借閱、利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，及時把收入和移交的

6、檔案分別進(jìn) 行登記。15. 外借檔案要及時歸還，歸還時要嚴(yán)格檢查，清點(diǎn)數(shù)目和是否受損、污染或不 完整。外借檔案如有損毀、丟失，視情節(jié)對當(dāng)事人予以處罰。16. 檔案如向社會開放和公布，要按照檔案法和實(shí)施辦法及有關(guān)規(guī)定辦 理手續(xù)。檔案資料如需印發(fā)或出版，要經(jīng)公司5.6.7.8.9.CEO比準(zhǔn)。第三章會議管理規(guī)定1.公司級別的各類會議由人事行政部負(fù)責(zé)通知（例會以不召開進(jìn)行通知，否則 按已發(fā)布時間執(zhí)行不再另行通知）。會議通知一律按要求采用書面或電子郵件 通知的形式進(jìn)行，通知時要說明會議的名稱、時間、地點(diǎn)、內(nèi)容及所需進(jìn)行的準(zhǔn)備等要求。2. 人事行政部負(fù)責(zé)做好公司會議的準(zhǔn)備工作。相關(guān)服務(wù)人員要在公司大會召

7、開 前5分鐘到達(dá)會場，檢查會場準(zhǔn)備情況，接待參會人員，安排就坐位置，并 組織簽到。3. 人事行政部負(fù)責(zé)公司大會的記錄（其他會議根據(jù)具體要求另行安排）。4. 每次會議紀(jì)要需經(jīng)參會人員簽閱后歸檔。5. 每次會議記錄，要于次日整理出會議紀(jì)要，會議紀(jì)要應(yīng)及時由人事行政部立 卷存檔，并做存檔登記。第四章辦公管理規(guī)定用電話時，應(yīng)該輕拿輕放、防止損壞，不準(zhǔn)使用免提功能。工作中使用電話, 做到簡明扼要、言簡意賅。辦公電話不得私用，打進(jìn)來的私人電話要盡量縮短通話時間。任何員工不得 撥打信息電話，違反者自行支付信息費(fèi)用。不許使用電話線撥號上網(wǎng)。如因工作需要改線或改號碼，須由人事行政部統(tǒng)一辦理。公司傳真機(jī)由公司統(tǒng)一

8、管理，其他任何人不得私自收發(fā)與本職工作無關(guān)的文 件。公司打印機(jī)各部門任何人不允許復(fù)印與工作無關(guān)的文件。因特殊情況需復(fù)印與公司無關(guān)材料須經(jīng)人事行政部批準(zhǔn)。員工在人事行政部辦理完入職手續(xù)后，郵件申請名片印制，由人事行政部安 排印制。已印制過名片的員工再印名片時，若名片內(nèi)容沒有改動，交一張名片作為樣 本即可；若名片內(nèi)容有改動時，需按以上規(guī)定重新申請；（新名片印刷完畢后本人須持未用完的舊名片換領(lǐng)新名片，舊名片由人事行政部統(tǒng)一銷毀）。離職員工到人事行政部辦理離職交接手續(xù)時，需要求收回未使用完的名片， 由人事行政部統(tǒng)一銷毀。10. 人事行政部負(fù)責(zé)飲用水的訂購，必須保證飲用水的及時供給。11. 嚴(yán)禁員工使用

9、飲用水清洗茶杯，或?qū)嬘盟胀皫С龉ぷ鲄^(qū)，如發(fā)現(xiàn)此類情 況，每帶出一個空桶罰款200元。12. 杜絕用電的浪費(fèi)是節(jié)約成本開支的一項重要措施，應(yīng)形成人人自覺節(jié)約用電的良好風(fēng)氣。13. 公司用電管理人員應(yīng)加強(qiáng)對電管線勤修勤檢，做到使用安全，服務(wù)及時。公 司各部門若發(fā)現(xiàn)電設(shè)施部件損壞，應(yīng)及時通知物業(yè)予以維修。14. 辦公場地應(yīng)做到人走燈滅，及時關(guān)閉電腦、打印機(jī)、空調(diào)等用電設(shè)備。晴天1.2.3.4.5.6.7.8.9.'1.2.3.15.16.17.18.19.20.21.22.23.24.25.26.27.盡量利用日光辦公，少開燈或不開燈。所有員工均有義務(wù)在下班后檢查辦公區(qū)域內(nèi)的電器設(shè)備是否

10、關(guān)閉。辦公區(qū)域內(nèi)不得使用電暖器、電爐等高耗能用電器具。公司所有員工均有接待日常來訪客人的義務(wù)。 針對特殊事務(wù)的接待工作由人 事行政部進(jìn)行統(tǒng)一安排。因公事與客戶約定在公司見面，應(yīng)提前通知人事行政部客人的姓名及到達(dá)時 間，以避免接待不周。養(yǎng)成良好的商務(wù)接待習(xí)慣：提前5分鐘結(jié)束手上的工作，并整理好儀表。重 要的客人還需考慮是否在公司前臺迎接。如遇沒有預(yù)約的客人突然到訪，原則上不應(yīng)以工作忙為由而拒絕接待。如遇 工作確實(shí)忙碌，可先向客人解釋，請他們在會客室稍作休息，或與之商量另 約時間。有同事的客人到訪，而同事恰巧不在時，接待員工也不得以“不知道”或“人 不在”為由拒絕接待。接待員工應(yīng)問明事由，安排客人

11、在前臺等候，同時幫 助聯(lián)系客人要見的同事。如當(dāng)事同事暫時不能回來，應(yīng)與客人耐心解釋，或 安排其他同事代為解決，或建議其另約時間。如在公司內(nèi)正巧迎面遇見客戶，即便不認(rèn)識，也應(yīng)主動點(diǎn)頭示意友好。員工工作時間應(yīng)著裝整潔大方，服飾不宜過于休閑，以著正裝或者商務(wù)裝為好，工作期間不穿拖鞋；員工發(fā)型應(yīng)大方、適宜，且梳理整齊，保持清潔，如員工染發(fā)，可黑色、深 棕色、深紫色，不得燙染奇異發(fā)型；男員工發(fā)式以前不及眉，后不壓領(lǐng)為宜， 不留鬢角，不留胡須；員工工作時間，不宜佩帶過多飾物，可用簡潔、美觀飾品稍加修飾；女員工應(yīng)化淡妝為宜，不得濃妝艷抹，不得穿著過短、過露及奇裝異服上班； 員工著裝應(yīng)避免吊帶背心、短褲、拖鞋

12、、露臍露背或者過于透明的服飾。在公司接待外來客戶及商戶，相關(guān)的員工也需根據(jù)具體情況，適當(dāng)著裝以表 尊重之禮。第五章環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定員工的辦公桌及周圍要保持清潔衛(wèi)生 文件資料擺放整齊，垃圾筐不能溢滿。 應(yīng)保持辦公環(huán)境的整潔衛(wèi)生，禁止隨地吐痰，或隨意亂丟廢紙及其它垃圾。員工的辦公臺面，用品擺放要整齊有序，下班時應(yīng)在離開之前清理好臺面， 擺好座椅。'4.5.6.7.8.大件的私人物品須收起，不得隨意放置在公共區(qū)域。自覺維護(hù)自已工位以外的區(qū)域整潔， 見到地面有亂棄的雜物或臺面凌亂的情 況，均有義務(wù)即時清理，不得有“事不關(guān)己”的想法。不得在辦公區(qū)域內(nèi)隨意張貼或在臺面亂寫亂畫。在茶水間進(jìn)食后，應(yīng)將

13、周圍及時清理干凈。帶到公司的午餐應(yīng)避免有大蒜或 其它咸腥氣味濃烈的食品，以免污染環(huán)境氣息。文件、資料、名片等公用物品使用完后及時返回原處，以備其他人查閱。公司內(nèi)部資料只允許公司職員閱覽。9.10. 所有屬于公司的光盤，均由行政人員統(tǒng)一管理，如需要使用，向管理人員申 請使用，且要及時歸還。若要刻錄新的光盤，說明刻錄光盤用途方可申請領(lǐng) 用。11. 招待公司客戶要積極熱情，要給客戶倒水讓座。接待完后要清理現(xiàn)場（包括 清理水杯、煙灰缸、演示現(xiàn)場等）。12. 保持辦公區(qū)域安靜，同事之間商談工作均應(yīng)控制音量，不允許大聲喧嘩或高 聲說笑、吵鬧。第六章固定資產(chǎn)管理規(guī)定1.2.3.4.5.6.7.公司的固定資產(chǎn)

14、包括：計算機(jī)、服務(wù)器、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、辦公家 具、辦公所需的設(shè)備等。員工應(yīng)按照使用說明操作，設(shè)備出現(xiàn)問題應(yīng)及時報人事行政部進(jìn)行維護(hù)、修 理。人事行政部部負(fù)責(zé)計算機(jī)、服務(wù)器的管理。公司各部門均采取計劃控制統(tǒng)一采購的管理辦法。各部門如需配置辦公設(shè)備，先填寫采購申請單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后交人 事行政部門采購、核價，批準(zhǔn)。采購申請單上應(yīng)明確產(chǎn)品的名稱、規(guī)格/型號、配置、數(shù)量和價格范圍。 凡是既沒有預(yù)算計劃，又沒有公司有權(quán)委托審批人的審批，均不予以辦理購 置。8.固定資產(chǎn)根據(jù)誰使用、誰保管、誰負(fù)責(zé)的原則進(jìn)行管理。如固定資產(chǎn)使用人發(fā)生變更，應(yīng)及時通知相關(guān)部門在臺賬上更改使用人。9.10. 固定資產(chǎn)管

15、理員應(yīng)不定期核查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決并上報。11. 由于自然損耗造成固定資產(chǎn)報廢的，報有權(quán)委托審批人處理。12. 由于工作失誤造成的保管不善或使用不當(dāng)，造成財產(chǎn)的損壞、遺失，由使用 人及其所在部門負(fù)責(zé)人賠償損失。賠償金額由人事行政部核定。13. 固定資產(chǎn)一律不能借給外單位人員使用，如果確實(shí)因業(yè)務(wù)需要借給外單位， 對方必須出具借用公函。14. 每半年進(jìn)行固定資產(chǎn)盤點(diǎn)，由指定負(fù)責(zé)人與前臺共同對本半年度固定資產(chǎn)進(jìn) 行盤點(diǎn)，制做盤點(diǎn)結(jié)果登記表，經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字后存檔。15. 資產(chǎn)因丟失、嚴(yán)重?fù)p壞或配置過低，可申請報廢。資產(chǎn)管理員填寫“資產(chǎn)報 廢申請表”中資產(chǎn)名稱、編號、資產(chǎn)描述、原值、凈值及申請報廢原因

16、等信 息，交財務(wù)部審批。審批通過后財務(wù)部做相應(yīng)的帳務(wù)處理。第七章倉庫管理制度1. 物資到公司后，庫管員依據(jù)清單上所列的名稱、數(shù)量進(jìn)行核對、清點(diǎn)，經(jīng)購 買人、使用部門及檢驗(yàn)人員對質(zhì)量檢驗(yàn)合格后，方可入庫。2. 對入庫物資核對、清點(diǎn)后，庫管員及時填寫入庫單，經(jīng)使用人簽字后，庫管 員、財務(wù)科各持一聯(lián)做帳，采購人員持一聯(lián)做請款報銷憑證。3. 庫管要嚴(yán)格把關(guān)，有以下情況時可拒絕驗(yàn)收或入庫 ：a）未經(jīng)公司CEO批準(zhǔn)的 采購；b）與合同計劃或采購申請單不相符的采購物資；c）與要求不符合的采 購物資。4. 因生產(chǎn)急需或其他原因不能形成入庫的物資，庫管員要到現(xiàn)場核對驗(yàn)收，并 及時補(bǔ)填"入庫單"

17、;05. 物資入庫后，需按不同類別、性能、特點(diǎn)和用途分類分區(qū)碼放，做到物資擺 放整齊、庫容干凈整齊。6. 庫管員對常用或每日有變動的物資要隨時盤點(diǎn)，若發(fā)現(xiàn)誤差須及時找出原因并更正。庫存信息及時呈報，須對數(shù)量、文字、表格仔細(xì)核對，確保報表數(shù) 據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。7. 庫管員憑申請單如實(shí)領(lǐng)發(fā)，若申請單上 CE（未簽字、字據(jù)不清或被涂改的， 庫管員有權(quán)拒絕發(fā)放物資。8. 庫管員根據(jù)進(jìn)貨時間必須遵守"先進(jìn)先出"的倉庫管理制度原則。領(lǐng)料人員所 需物資無庫存，庫管員應(yīng)及時通知使用者，使用者按要求填寫請購單，經(jīng)CEO 批準(zhǔn)后交采購人員及時采購。9. 任何人不辦理領(lǐng)料手續(xù)不得以任何名義從庫

18、內(nèi)拿走物資，不得在貨架或貨位中亂翻亂動，庫管員有權(quán)制止和糾正其行為。10. 以舊換新的物資一律交舊領(lǐng)新；由于生產(chǎn)計劃更改引起領(lǐng)用的物資剩余 時，應(yīng)及時退庫并辦理退庫手續(xù)；廢品物資退庫，庫管員根據(jù)報廢單進(jìn)行查 驗(yàn)后，入庫并做好記錄和標(biāo)識。'第八章計算機(jī)設(shè)備管理1.2.3.4.5.6.7.8.公司所有計算機(jī)及外圍設(shè)備是公司的固定資產(chǎn)， 根據(jù)實(shí)際工作需要配備給各 部門人員使用，各部門使用人員必須加以愛護(hù)、保持整潔，并保證良好的使 用環(huán)境。個人日常辦公使用的計算機(jī)設(shè)備主要有計算機(jī)主機(jī)（包括機(jī)箱內(nèi)的各種芯 片、功能卡、內(nèi)存、硬盤、光驅(qū)等）、顯示器、打印機(jī)、外設(shè)（鍵盤、鼠標(biāo)、 音箱）等。設(shè)備的添置

19、/更換/升級，由各部門根據(jù)實(shí)際工作需要提申請，人事行政部確 定具體配置，有權(quán)委托審批人批準(zhǔn)后由人事行政部進(jìn)行采購。硬件故障：各部門使用人員發(fā)現(xiàn)硬件故障時，應(yīng)及時人事行政部說明情況， 由人事行政部進(jìn)行確定并及時處理，各部門人員不得擅自拆裝更換硬件設(shè) 備。計算機(jī)使用人即為該設(shè)備的責(zé)任人，使用部門為責(zé)任部門。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何 人不得使用其他部門或他人計算機(jī)。未經(jīng)授權(quán)同意，個人不得擅自將私有或外來的零件、配件、設(shè)備，加入到本 單位的辦公計算機(jī)設(shè)備中或網(wǎng)絡(luò)中。不得擅自安裝未經(jīng)認(rèn)可、允許的游戲和 盜版軟件。如果需要將系統(tǒng)內(nèi)的計算機(jī)設(shè)備搬離辦公地點(diǎn) （或借給外部門或單位）使用, 必須預(yù)先報人事行政部批準(zhǔn)，并做

20、登記后，在不影響正常辦公的前提下方可 搬離或借出（必要時將相關(guān)數(shù)據(jù)刪除）。人事行政部負(fù)責(zé)對公司所有電腦硬件使用情況的督查和監(jiān)控。3.4.5.第九章計算機(jī)軟件管理1.軟件的使用：各部門及人員所使用的軟件，由各部門會同人事行政部共同確 定。統(tǒng)一購買、保管，并登記造冊。2.軟件的安裝/刪除/升級：由各部門根據(jù)工作需要，提出書面需求申請，經(jīng)批 準(zhǔn)后，由人事行政部進(jìn)行安裝、刪除和升級。未經(jīng)批準(zhǔn)，各部門和人員不得 自行進(jìn)行上述操作。軟件故障：各部門使用人員發(fā)現(xiàn)軟件故障時，應(yīng)及時向人事行政部說明情況, 由人事行政部進(jìn)行確定并及時處理，各部門人員不得擅自處理。移動存儲設(shè)備使用管理：為了防止公司資料非法外流以及

21、病毒入侵公司內(nèi)部 網(wǎng)絡(luò)，嚴(yán)格限制員工使用外來軟盤、光盤、移動硬盤等移動存儲設(shè)備。軟件的版本管理和控制：為了防止公司內(nèi)的軟件版本混亂和文件格式不兼'7.8.9.6.容，由技術(shù)部控制公司內(nèi)工作用軟件的版本升級。 做到統(tǒng)一版本、統(tǒng)一升級。 人事行政部負(fù)責(zé)對公司所有電腦軟件使用情況的督查和監(jiān)控。第十章辦公用品、低值易耗品采購管理1.2.3.4.5.6.與工作有關(guān)的辦公用品、低值易耗品人事行政部購買。 采購?fù)瓿珊螅耸滦姓繎?yīng)指定專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收、入庫工作。人事行政部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦公用品、低值易耗品的保管工作；建立庫存賬 本，列清品種和數(shù)量，收記收入，發(fā)記付出，應(yīng)定期結(jié)存，盤查核對。 公司為員工提

22、供必須的辦公用品。 新員工于報到時在前臺一次性領(lǐng)取常用辦 公用品。員工日常需要可每天領(lǐng)用。每種辦公用品使用完后才能重新領(lǐng)用（特殊用途 除外），領(lǐng)用人按部門作好領(lǐng)用登記，并簽字確認(rèn)。每個月最后一日，由前臺對本月辦公用品、低值易耗品進(jìn)行盤點(diǎn)，制做盤點(diǎn) 結(jié)果登記表，人事行政部存檔。章印鑒及證照管理1.2.3.4.5.6.由人事行政部負(fù)責(zé)公司公章、合同章、所有證照進(jìn)行保管，財務(wù)部負(fù)責(zé)對財 務(wù)專用章、發(fā)票專用章保管。人事行政部必須嚴(yán)格控制用印范圍和仔細(xì)檢查用章申請表是否有批準(zhǔn)人 的簽字，流程具體見各成員公司用章申請審批流程。公司印鑒的刻制、更換或印鑒由人事行政部負(fù)責(zé)，申請流程見印鑒刻制表。 人事行政部應(yīng)將每個印鑒登入印章登記臺帳內(nèi)，并將此臺帳永久保存。公司印鑒原則上不準(zhǔn)帶出公司，如確因工作需要，需經(jīng)權(quán)限授權(quán)人批準(zhǔn)方可 帶出。公司財務(wù)章及法人人名章一起借出時必須由申請用印人與監(jiān)管人一同 前往。政府職能部門未能及時收回的舊印鑒，由人事行政部保存三年后再按程序進(jìn)行報廢。公司印