(檔案管理)基建檔案整理方法講義

1、基建檔案整理方法講義基建檔案是指建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。一、歸檔范圍及保管期限（一）基建檔案：基建項(xiàng)目類；房屋產(chǎn)權(quán)類1、一個(gè)單項(xiàng)工程大致可分為五個(gè)階段（前期準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)階段、施工階段、竣工驗(yàn)收階段及使用維護(hù)階段）形成的文件材料。在收集基建項(xiàng)目時(shí)，前期階段的材料是收集的重點(diǎn)?；?xiàng)目類的保管期限參照廣州市基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷方法和保管期限（附件一）目前，在項(xiàng)目建設(shè)過程中還出現(xiàn)了監(jiān)理單位，建設(shè)監(jiān)理項(xiàng)目的監(jiān)督過程中也全形成相應(yīng)的文件材料，主要有： 規(guī)劃、大綱、專業(yè)實(shí)施細(xì)則、簡(jiǎn)報(bào)、日志、來往文件等。2、房屋產(chǎn)權(quán)類歸檔范圍及保管期限（ 1）購(gòu)買公有

2、住房申請(qǐng)表；（ 2）家屬住房情況調(diào)查表；（ 3）公有住房售價(jià)評(píng)估表；（ 4）公有住房買賣協(xié)議書；（ 5）收款憑證、印花稅發(fā)票（復(fù)印件）；（ 6）公證書（ 7）出售公有住房審定書；（ 8）房地產(chǎn)證、平面圖（復(fù)印件）；（ 9）補(bǔ)差價(jià)的材料。注意：第9 點(diǎn)的材料，如果單位有房屋產(chǎn)權(quán)檔案的，放在房屋產(chǎn)權(quán)類的房改產(chǎn)權(quán)，獨(dú)立組卷。沒有的放在文書檔案永久保存。房屋產(chǎn)權(quán)類的檔案全部歸永久保存。二、歸檔時(shí)間（一）基建項(xiàng)目辦理完許可證后，首先將前期材料向本單位綜合檔案室移交保存，并編制目錄。（二）基建項(xiàng)目類在工程竣工驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)，收集好材料，按要求分類整理歸檔，如果項(xiàng)目施工時(shí)間跨度長(zhǎng)的，可以采取分階段整理歸檔。

3、房屋產(chǎn)權(quán)類在每戶辦理完手續(xù)后一個(gè)月內(nèi)，按要求整理歸檔。三、整理要求（一）分類及代號(hào)1 、基建檔案分為兩大類：即：基建項(xiàng)目類和房屋產(chǎn)權(quán) 類；機(jī)關(guān)代號(hào)：“ B”B1 基建項(xiàng)目類81.1 基建項(xiàng)目類第一單工程B2 房屋產(chǎn)權(quán)類B2.1 單位產(chǎn)權(quán)B2.2 房改產(chǎn)權(quán)B2.2.1房改產(chǎn)權(quán)類第一幢房屋企業(yè)代號(hào)：“ 2”2.1廠區(qū)、綜合性文件；2.2生產(chǎn)性建筑（包括各車間廠房） ； 2.3輔助生產(chǎn)建筑（鍋爐、倉庫、水塔、變電站等）；2.4 辦公、生活建筑 （辦公樓、宿舍、 食堂、 托兒所、 禮堂） ；2.5 房屋產(chǎn)權(quán)（企業(yè)向職工售房、房改）（二）組卷方法1、基建項(xiàng)目類的整理、編號(hào)每一項(xiàng)工程一般都是在五個(gè)階段的基

4、礎(chǔ)上分內(nèi)容保管期限進(jìn)行組卷。如果一項(xiàng)工程文件材料形成數(shù)量比較少可以一個(gè)階段組一卷或五個(gè)階段組成一卷。每一個(gè)案卷均由案卷封面、科技卷內(nèi)目錄及卷內(nèi)文件材料組成。每一個(gè)案卷均由案卷封面、科技卷內(nèi)目錄及卷內(nèi)文件材料組成。（ 1）卷內(nèi)文件材料、圖樣的排列按文件材料的重要程度和時(shí)間先后排列：批復(fù)在前、報(bào)告請(qǐng)示地后；正文在前、底稿在后。有圖紙目錄的，按圖紙的原目錄、圖號(hào)排列，沒有圖紙目錄的，先排總平面布置圖，后排局部圖（即地質(zhì)圖、初步設(shè)計(jì)圖、建筑施工圖、水工圖、 電氣圖、 氣管圖、 更改圖） ，排完一個(gè)專業(yè)項(xiàng)目再排另一個(gè)專業(yè)項(xiàng)目。文字和圖樣交錯(cuò)材料的排列：文字在前，圖樣排后。如果文字只是對(duì)圖樣材料的補(bǔ)充或說

5、明的，圖紙應(yīng)排在前，文字材料在后。(2)編目案卷的編目，是以案卷為對(duì)象，按照一定的要求和通過 一定的形式，固定案卷系統(tǒng)整理成果，揭示案卷內(nèi)容和成分 的工作。編寫案卷頁號(hào)：用打號(hào)機(jī)打黑色字體打在卷內(nèi)文件的 右下角，背面(有字)的左下角，一個(gè)案卷內(nèi)所有材料編一 個(gè)流水頁碼，每卷的頁號(hào)均從“1”開始。圖樣頁號(hào)編寫在標(biāo)題欄外。卷內(nèi)科技文件材料各自編有頁碼的要重新編號(hào)；頁號(hào)更改時(shí) 劃改”或蓋改”，不要用涂改液?？萍季韮?nèi)文件目錄編制卷內(nèi)文件目錄檔號(hào)：B1.1-1序號(hào)科技文件材料題名責(zé)任者文件日期文件編號(hào)頁次備注123卷內(nèi)文件目錄必須用森藍(lán)文檔管理軟件進(jìn)行著錄管理，打印一式二份，一份隨檔案裝訂，一份裝訂成檢

6、索目錄。案卷排列及檔號(hào)的編制基建項(xiàng)目類案卷按前期準(zhǔn)備、 設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工、使用維護(hù)等階段排列。立卷后的案卷檔號(hào)由分類號(hào)、項(xiàng)目序號(hào)、案卷號(hào)三部分組成，在其基礎(chǔ)上編一個(gè)大流水號(hào)。示例：第一個(gè)工程項(xiàng)目81.1 110第二個(gè)工程項(xiàng)目81.2 18封面、卷內(nèi)備考表的編制案卷封面的編制（案卷封面必須用電腦打?。?案卷題名是卷內(nèi)科技文件材料的綜合名稱，概括反映案卷的主要內(nèi)容與成份，指引和幫助利用者查找利用科技檔案。要求簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。結(jié)構(gòu)： 案卷題名= 項(xiàng)目名稱+ 內(nèi)容特征+ 文件名稱立卷單位填寫負(fù)責(zé)科技文件材料組卷的部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。起止日期可只填寫起止年月如： 2000 年

7、 3 月至 2000 年 8 月或 2000.32000.8 保管期限、密級(jí)卷內(nèi)備考表編制（ 3）裝訂入盒基建項(xiàng)目類部分需要裝訂的檔案，按要求采用“三孔一線”的辦法裝訂，裝訂前要拆除文件上的金屬物，破損和不符合A4規(guī)格的文件要補(bǔ)齊和折疊，粘貼文件和封面要用 乳膠。圖紙可以裝訂，也可以不裝訂。對(duì)不裝訂的圖紙，需 要在每圖紙右下角蓋上檔號(hào)章。模式：件號(hào)對(duì)不用裝訂的圖紙案卷，附加一個(gè)案卷封面和科技卷 內(nèi)目錄。圖紙的折疊，對(duì)于大于 A4的圖紙，以手風(fēng)琴式折疊 成A4圖紙的規(guī)格，先豎后橫。標(biāo)題欄、竣工圖章應(yīng)露在右 下角外面，底圖不裝訂，采用平放或卷放的兩種方式保管，每袋 要有標(biāo)簽。將裝訂好的案卷以檔號(hào)排

8、列順序入盒，盒面不需要填 寫。只填寫脊背的內(nèi)容。(4)科技檔案分類目錄及目錄號(hào)編制科技分類目錄：按目錄格式照實(shí)抄錄，用森藍(lán)文檔管 理軟件進(jìn)行著錄，打印一份與相應(yīng)的卷內(nèi)目錄一起裝訂成檢 索目錄?？萍紮n案分類目錄類別:總登記號(hào)藩卷題名張 數(shù)份 數(shù)立卷單位日 期保管 期限密級(jí)變更 情況目錄號(hào)編制：將已打印好的案卷、卷內(nèi)目錄用檢索目錄夾裝訂成冊(cè)，每?jī)?cè)目錄編一個(gè)目錄號(hào)：B1 1n,每滿冊(cè)斷號(hào)。目錄夾封面和脊背編制模式：目錄夾封面全宗名稱荔灣區(qū)政府辦公室全宗號(hào)1目錄號(hào)B1 1案卷起止號(hào)1年度2002類別基建項(xiàng)目類目錄夾脊背全宗號(hào)1習(xí)錄號(hào)B11案卷起止號(hào)114度2002類別基建項(xiàng)目類2、房屋產(chǎn)權(quán)類的整理、編

9、號(hào)房屋產(chǎn)權(quán)類形成的檔案材料，按戶立卷，一戶一卷。(1)卷內(nèi)文件材料排列按房屋產(chǎn)權(quán)類歸檔范圍的順序排列(2)編目編寫案卷頁號(hào)：用打號(hào)機(jī)打黑色字體打在卷內(nèi)文件的 右下角，背面(有字)的左下角，一個(gè)案卷內(nèi)所有材料編一 個(gè)流水頁碼，每卷的頁號(hào)均從“1”開始。圖樣頁號(hào)編寫在標(biāo)題欄外。卷內(nèi)科技文件材料各自編有頁碼的要重新編號(hào)；頁號(hào)更改時(shí) 劃改”或蓋改”，不要用涂改液?？萍季韮?nèi)文件目錄編制卷內(nèi)文件目錄檔號(hào)：B1.1-1序號(hào)科技文件材料題名責(zé)任者文件日期文件編號(hào)頁次備注123卷內(nèi)文件目錄必須用森藍(lán)文檔管理軟件進(jìn)行著錄，打印式二份，一份隨檔案裝訂，一份裝訂成檢索目錄編制檔號(hào)：以戶為單位編一個(gè)大流水號(hào)。示例：B2

10、.2 110封面、卷內(nèi)備考表的編制案卷封面的編制（案卷封面必須用電腦打?。┌妇眍}名結(jié)構(gòu)：案卷題名= 房屋地址+戶名+文件名稱如：中山七路30 號(hào)住宅樓202 房張三購(gòu)房的評(píng)估表、公證、協(xié)議書、產(chǎn)權(quán)證立卷單位填寫負(fù)責(zé)科技文件材料組卷的部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。起止日期可只填寫起止年月如： 2000 年 3 月至 2000 年 8 月或 2000.32000.8 保管期限、密級(jí)卷內(nèi)備考表編制（ 3）裝訂入盒房屋產(chǎn)權(quán)類需要裝訂的檔案，按要求采用 “三孔一線”的辦法裝訂，裝訂前要拆除文件上的金屬物，破損和不符合A4 規(guī)格的文件要補(bǔ)齊和折疊，粘貼文件和封面要用乳膠。將裝訂好的案卷以檔號(hào)排列順序入盒，盒面不需要填 寫。只填寫脊背的內(nèi)容。（ 4）科技檔案分類目錄及目錄號(hào)編制科技分類目錄：按目錄格式照實(shí)抄錄，用森藍(lán)文檔管理軟件進(jìn)行著錄，打印一份與相應(yīng)的卷內(nèi)目錄一起裝訂成檢