(檔案管理)基建檔案整理方法講義

1、基建檔案整理方法講義基建檔案是指建設(shè)項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的應(yīng)當歸檔保存的文件材料。一、歸檔范圍及保管期限（一）基建檔案：基建項目類；房屋產(chǎn)權(quán)類1、一個單項工程大致可分為五個階段（前期準備、設(shè)計階段、施工階段、竣工驗收階段及使用維護階段）形成的文件材料。在收集基建項目時，前期階段的材料是收集的重點?；椖款惖谋９芷谙迏⒄諒V州市基本建設(shè)項目文件材料立卷方法和保管期限（附件一）目前，在項目建設(shè)過程中還出現(xiàn)了監(jiān)理單位，建設(shè)監(jiān)理項目的監(jiān)督過程中也全形成相應(yīng)的文件材料，主要有： 規(guī)劃、大綱、專業(yè)實施細則、簡報、日志、來往文件等。2、房屋產(chǎn)權(quán)類歸檔范圍及保管期限（ 1）購買公有

2、住房申請表；（ 2）家屬住房情況調(diào)查表；（ 3）公有住房售價評估表；（ 4）公有住房買賣協(xié)議書；（ 5）收款憑證、印花稅發(fā)票（復印件）；（ 6）公證書（ 7）出售公有住房審定書；（ 8）房地產(chǎn)證、平面圖（復印件）；（ 9）補差價的材料。注意：第9 點的材料，如果單位有房屋產(chǎn)權(quán)檔案的，放在房屋產(chǎn)權(quán)類的房改產(chǎn)權(quán)，獨立組卷。沒有的放在文書檔案永久保存。房屋產(chǎn)權(quán)類的檔案全部歸永久保存。二、歸檔時間（一）基建項目辦理完許可證后，首先將前期材料向本單位綜合檔案室移交保存，并編制目錄。（二）基建項目類在工程竣工驗收后兩個月內(nèi)，收集好材料，按要求分類整理歸檔，如果項目施工時間跨度長的，可以采取分階段整理歸檔。

3、房屋產(chǎn)權(quán)類在每戶辦理完手續(xù)后一個月內(nèi)，按要求整理歸檔。三、整理要求（一）分類及代號1 、基建檔案分為兩大類：即：基建項目類和房屋產(chǎn)權(quán) 類；機關(guān)代號：“ B”B1 基建項目類81.1 基建項目類第一單工程B2 房屋產(chǎn)權(quán)類B2.1 單位產(chǎn)權(quán)B2.2 房改產(chǎn)權(quán)B2.2.1房改產(chǎn)權(quán)類第一幢房屋企業(yè)代號：“ 2”2.1廠區(qū)、綜合性文件；2.2生產(chǎn)性建筑（包括各車間廠房） ； 2.3輔助生產(chǎn)建筑（鍋爐、倉庫、水塔、變電站等）；2.4 辦公、生活建筑 （辦公樓、宿舍、 食堂、 托兒所、 禮堂） ；2.5 房屋產(chǎn)權(quán)（企業(yè)向職工售房、房改）（二）組卷方法1、基建項目類的整理、編號每一項工程一般都是在五個階段的基

4、礎(chǔ)上分內(nèi)容保管期限進行組卷。如果一項工程文件材料形成數(shù)量比較少可以一個階段組一卷或五個階段組成一卷。每一個案卷均由案卷封面、科技卷內(nèi)目錄及卷內(nèi)文件材料組成。每一個案卷均由案卷封面、科技卷內(nèi)目錄及卷內(nèi)文件材料組成。（ 1）卷內(nèi)文件材料、圖樣的排列按文件材料的重要程度和時間先后排列：批復在前、報告請示地后；正文在前、底稿在后。有圖紙目錄的，按圖紙的原目錄、圖號排列，沒有圖紙目錄的，先排總平面布置圖，后排局部圖（即地質(zhì)圖、初步設(shè)計圖、建筑施工圖、水工圖、 電氣圖、 氣管圖、 更改圖） ，排完一個專業(yè)項目再排另一個專業(yè)項目。文字和圖樣交錯材料的排列：文字在前，圖樣排后。如果文字只是對圖樣材料的補充或說

5、明的，圖紙應(yīng)排在前，文字材料在后。(2)編目案卷的編目，是以案卷為對象，按照一定的要求和通過 一定的形式，固定案卷系統(tǒng)整理成果，揭示案卷內(nèi)容和成分 的工作。編寫案卷頁號：用打號機打黑色字體打在卷內(nèi)文件的 右下角，背面(有字)的左下角，一個案卷內(nèi)所有材料編一 個流水頁碼，每卷的頁號均從“1”開始。圖樣頁號編寫在標題欄外。卷內(nèi)科技文件材料各自編有頁碼的要重新編號；頁號更改時 劃改”或蓋改”，不要用涂改液?？萍季韮?nèi)文件目錄編制卷內(nèi)文件目錄檔號：B1.1-1序號科技文件材料題名責任者文件日期文件編號頁次備注123卷內(nèi)文件目錄必須用森藍文檔管理軟件進行著錄管理，打印一式二份，一份隨檔案裝訂，一份裝訂成檢

6、索目錄。案卷排列及檔號的編制基建項目類案卷按前期準備、 設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工、使用維護等階段排列。立卷后的案卷檔號由分類號、項目序號、案卷號三部分組成，在其基礎(chǔ)上編一個大流水號。示例：第一個工程項目81.1 110第二個工程項目81.2 18封面、卷內(nèi)備考表的編制案卷封面的編制（案卷封面必須用電腦打?。?案卷題名是卷內(nèi)科技文件材料的綜合名稱，概括反映案卷的主要內(nèi)容與成份，指引和幫助利用者查找利用科技檔案。要求簡明、準確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。結(jié)構(gòu)： 案卷題名= 項目名稱+ 內(nèi)容特征+ 文件名稱立卷單位填寫負責科技文件材料組卷的部門或項目負責部門。起止日期可只填寫起止年月如： 2000 年

7、 3 月至 2000 年 8 月或 2000.32000.8 保管期限、密級卷內(nèi)備考表編制（ 3）裝訂入盒基建項目類部分需要裝訂的檔案，按要求采用“三孔一線”的辦法裝訂，裝訂前要拆除文件上的金屬物，破損和不符合A4規(guī)格的文件要補齊和折疊，粘貼文件和封面要用 乳膠。圖紙可以裝訂，也可以不裝訂。對不裝訂的圖紙，需 要在每圖紙右下角蓋上檔號章。模式：件號對不用裝訂的圖紙案卷，附加一個案卷封面和科技卷 內(nèi)目錄。圖紙的折疊，對于大于 A4的圖紙，以手風琴式折疊 成A4圖紙的規(guī)格，先豎后橫。標題欄、竣工圖章應(yīng)露在右 下角外面，底圖不裝訂，采用平放或卷放的兩種方式保管，每袋 要有標簽。將裝訂好的案卷以檔號排

8、列順序入盒，盒面不需要填 寫。只填寫脊背的內(nèi)容。(4)科技檔案分類目錄及目錄號編制科技分類目錄：按目錄格式照實抄錄，用森藍文檔管 理軟件進行著錄，打印一份與相應(yīng)的卷內(nèi)目錄一起裝訂成檢 索目錄?？萍紮n案分類目錄類別:總登記號藩卷題名張 數(shù)份 數(shù)立卷單位日 期保管 期限密級變更 情況目錄號編制：將已打印好的案卷、卷內(nèi)目錄用檢索目錄夾裝訂成冊，每冊目錄編一個目錄號：B1 1n,每滿冊斷號。目錄夾封面和脊背編制模式：目錄夾封面全宗名稱荔灣區(qū)政府辦公室全宗號1目錄號B1 1案卷起止號1年度2002類別基建項目類目錄夾脊背全宗號1習錄號B11案卷起止號114度2002類別基建項目類2、房屋產(chǎn)權(quán)類的整理、編

9、號房屋產(chǎn)權(quán)類形成的檔案材料，按戶立卷，一戶一卷。(1)卷內(nèi)文件材料排列按房屋產(chǎn)權(quán)類歸檔范圍的順序排列(2)編目編寫案卷頁號：用打號機打黑色字體打在卷內(nèi)文件的 右下角，背面(有字)的左下角，一個案卷內(nèi)所有材料編一 個流水頁碼，每卷的頁號均從“1”開始。圖樣頁號編寫在標題欄外。卷內(nèi)科技文件材料各自編有頁碼的要重新編號；頁號更改時 劃改”或蓋改”，不要用涂改液。科技卷內(nèi)文件目錄編制卷內(nèi)文件目錄檔號：B1.1-1序號科技文件材料題名責任者文件日期文件編號頁次備注123卷內(nèi)文件目錄必須用森藍文檔管理軟件進行著錄，打印式二份，一份隨檔案裝訂，一份裝訂成檢索目錄編制檔號：以戶為單位編一個大流水號。示例：B2

10、.2 110封面、卷內(nèi)備考表的編制案卷封面的編制（案卷封面必須用電腦打?。┌妇眍}名結(jié)構(gòu)：案卷題名= 房屋地址+戶名+文件名稱如：中山七路30 號住宅樓202 房張三購房的評估表、公證、協(xié)議書、產(chǎn)權(quán)證立卷單位填寫負責科技文件材料組卷的部門或項目負責部門。起止日期可只填寫起止年月如： 2000 年 3 月至 2000 年 8 月或 2000.32000.8 保管期限、密級卷內(nèi)備考表編制（ 3）裝訂入盒房屋產(chǎn)權(quán)類需要裝訂的檔案，按要求采用 “三孔一線”的辦法裝訂，裝訂前要拆除文件上的金屬物，破損和不符合A4 規(guī)格的文件要補齊和折疊，粘貼文件和封面要用乳膠。將裝訂好的案卷以檔號排列順序入盒，盒面不需要填 寫。只填寫脊背的內(nèi)容。（ 4）科技檔案分類目錄及目錄號編制科技分類目錄：按目錄格式照實抄錄，用森藍文檔管理軟件進行著錄，打印一份與相應(yīng)的卷內(nèi)目錄一起裝訂成檢