Z02 信息傳遞管理程序

1、深圳市萬科物業(yè)管理有限公司程序文件編號VKWY5.5.3-Z02名稱信息傳遞管理程序版本C/1第1頁 共5頁編制張 瑜更改張建軍審核張躍敏批準(zhǔn)馮霞生效期2005年9月15日1.目的明確公司業(yè)務(wù)相關(guān)信息的收集、傳遞、溝通流程和要求，促進(jìn)內(nèi)部信息共享，增強(qiáng)管理的透明度和扁平化，充分發(fā)揮信息管理在企業(yè)經(jīng)營管理中的作用。2.范圍適用于公司及各部門的信息管理。3.職責(zé)部門/崗位工作內(nèi)容總經(jīng)理辦公室運(yùn)營管理組公司的信息主管部門，是公司信息的統(tǒng)一出口，負(fù)責(zé)公司信息流程的制定與完善，負(fù)責(zé)公司信息的收集、整合、傳遞、跟蹤與監(jiān)督等工作，負(fù)責(zé)維護(hù)公司網(wǎng)站首頁、審核發(fā)布公司級別內(nèi)的群發(fā)郵件。各部門各類對外信息均須在部

2、門負(fù)責(zé)人審核、總經(jīng)理辦公室審批后對外傳遞。部門負(fù)責(zé)人部門信息管理第一責(zé)任人，對部門的信息管理工作負(fù)管理責(zé)任；部門負(fù)責(zé)人須加強(qiáng)對部門信息員的日常工作指導(dǎo)與督促，確保部門信息工作正常高效開展。運(yùn)營組負(fù)責(zé)協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理辦公室對分管部門信息工作的管理與監(jiān)督，負(fù)責(zé)促進(jìn)分管范圍內(nèi)的信息溝通與信息共享，負(fù)責(zé)信息的上傳下達(dá)以及編制月度工作會議紀(jì)要。部門信息員部門信息工作的承辦者4. 方法和過程控制4.1 信息分類4.1.1定期信息定期信息是指某一時間段內(nèi)業(yè)務(wù)變化狀況的周期性信息，是通過季報(bào)、月報(bào)或周報(bào)等定期流轉(zhuǎn)形式的總結(jié)性文件。如：管理服務(wù)報(bào)告、新項(xiàng)目信息周報(bào)等。4.1.2即時信息即時信息是指記錄常規(guī)的

3、動態(tài)業(yè)務(wù)變化狀況的信息，是通過快報(bào)形式流轉(zhuǎn)的信息類文件。如：重要會議紀(jì)要、公司榮譽(yù)、入住快報(bào)等。4.1.3突發(fā)及預(yù)警信息突發(fā)及預(yù)警信息是指描述或預(yù)警各類突發(fā)性事件的信息，它是通過快報(bào)形式或指定格式流轉(zhuǎn)的信息類文件。包括緊急法律事件訴訟、媒體負(fù)面曝光、重大/熱點(diǎn)投訴、事故災(zāi)禍四種。4.2 信息的收集4.2.1 總經(jīng)理辦公室應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)、媒體、政府機(jī)關(guān)、行業(yè)協(xié)會、萬科集團(tuán)及集團(tuán)內(nèi)其它企業(yè)等渠道，建立并不斷完善公司的信息收集系統(tǒng)。4.2.2 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)收集以下信息：A. 物業(yè)管理和企業(yè)經(jīng)營的相關(guān)法律、法規(guī)；政府、主管部門、行業(yè)協(xié)會的通知、通告、指令及信息等；B. 房地產(chǎn)、物業(yè)管理行業(yè)的新聞

4、、動態(tài)、信息等；C. 公司內(nèi)部的管理信息、重要會議及活動信息等；深圳市萬科物業(yè)管理有限公司程序文件編號VKWY5.5.3-Z02名稱信息傳遞管理程序版本C/1第2頁 共5頁編制張 瑜更改張建軍審核張躍敏批準(zhǔn)馮霞生效期2005年9月15日D. 新聞媒介對本公司的報(bào)道；E. 與經(jīng)營管理相關(guān)的信息和資訊，如相關(guān)產(chǎn)品和服務(wù)信息、先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)等；F. 萬科集團(tuán)總部、萬科地產(chǎn)公司及集團(tuán)內(nèi)其他公司的有關(guān)信息。4.2.3 品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)收集公司顧客投訴、突發(fā)事件、質(zhì)量事故等各類業(yè)務(wù)管理信息。4.2.4 公司各部門負(fù)責(zé)收集以下信息：A. 公司其他部門發(fā)送的各類工作信息；B. 來自顧客的投訴、建議、需求等信息；

5、C. 其他部門的日常管理經(jīng)驗(yàn)和舉措；D. 與本部門相關(guān)的政府及行業(yè)信息；E. 本部門的管理信息、突發(fā)事件、重要會議及活動等。4.3內(nèi)部信息的傳遞4.3.1信息傳遞原則及時性原則: 信息具有顯著的時效衰減性，信息提交部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將信息發(fā)送指定對象。真實(shí)性原則: 傳遞信息的目的是為了消除不確定性，各部門應(yīng)根據(jù)事實(shí)制作信息，不得含糊其辭或加入主觀臆測。完整性原則: 為了提高決策質(zhì)量，信息中對發(fā)生事件的描述應(yīng)連貫、完整。對于即時類信息，應(yīng)在保證初次上報(bào)信息時優(yōu)先保證其及時性，同時應(yīng)通過后續(xù)信息上報(bào)保證其完整性。扁平化原則: 除非必須經(jīng)過審批

6、才能發(fā)出，否則所有信息應(yīng)一次性傳遞至所有應(yīng)知曉的單位及個人。保密性原則: 所有人員應(yīng)嚴(yán)格管理自身網(wǎng)絡(luò)及后臺帳號；出現(xiàn)離職或崗位發(fā)生變動情況，應(yīng)即時取消或更改其權(quán)限。對于公司機(jī)密性信息，如果通過電子郵件傳遞，應(yīng)通過技術(shù)手段確保其不可復(fù)制、不可打印、受控閱讀等；如果通過文本文件傳遞，應(yīng)在每頁文件都標(biāo)明其敏感度和專用性。4.3.2信息傳遞規(guī)則各部門信息員是本部門信息傳遞的直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)部門信息的承辦工作，對信息的有效性、及時性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。各部門須根據(jù)信息上報(bào)的格式及時間等要求，以上載內(nèi)網(wǎng)或電子郵件形式發(fā)送及抄送相關(guān)部門。若部門開展正面重大活

7、動或事件、獲得榮譽(yù)等，部門信息員應(yīng)在活動（事件）發(fā)生后一個工作日內(nèi)編寫信息快報(bào)發(fā)送總經(jīng)理辦公室運(yùn)營管理組，并同時抄送片區(qū)運(yùn)營管理組和分管領(lǐng)導(dǎo)。負(fù)面事件以投訴、突發(fā)事件、媒體曝光等信息及時反饋歸口管理的職能部門。如遇節(jié)假日、特殊情況或事件屬質(zhì)量事故，應(yīng)首先在事發(fā)一小時內(nèi)電話知會分管領(lǐng)導(dǎo)、總辦及品質(zhì)部，一日內(nèi)報(bào)送相關(guān)文字資料。總經(jīng)理辦公室運(yùn)營管理組負(fù)責(zé)公司所有相關(guān)信息的收集、整合、傳遞、跟蹤工作，負(fù)責(zé)整理編輯公司物業(yè)管理月報(bào)并發(fā)送集團(tuán)、地產(chǎn)相關(guān)部門。深圳市萬科物業(yè)管理有限公司程序文件編號VKWY5.5.3-Z02名稱信息傳遞管理程序版本C/1第3頁 共5頁編制張 瑜更改張建軍審核張躍

8、敏批準(zhǔn)馮霞生效期2005年9月15日公司各部門所發(fā)生負(fù)面信息（4.1.3條款所屬信息）的傳遞必須通過郵件形式發(fā)送，不得在內(nèi)、外網(wǎng)發(fā)布。各部門應(yīng)定期對本部門網(wǎng)頁內(nèi)容進(jìn)行更新和維護(hù)，強(qiáng)化內(nèi)部網(wǎng)的使用效率；已建立社區(qū)網(wǎng)的小區(qū)管理處須對本社區(qū)網(wǎng)內(nèi)容及時更新，以加強(qiáng)對外溝通。各部門如需其他部門協(xié)助完成某項(xiàng)工作，應(yīng)同時將郵件抄送對方部門負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)主管及本人直屬上級，否則將視為無效信息?？偨?jīng)理辦公室運(yùn)營管理組根據(jù)本程序及萬科集團(tuán)信息管理辦法相關(guān)要求編輯并及時更新信息報(bào)送列表之報(bào)送流程圖，提供各部門參照執(zhí)行。4.4 信息的分析和處理4.4.1沒有明確信

9、息歸口部門的信息，由總經(jīng)理辦公室運(yùn)營管理組負(fù)責(zé)整合、分析、處理或反饋。4.4.2負(fù)責(zé)信息分析處理的部門應(yīng)視具體信息內(nèi)容，知會公司領(lǐng)導(dǎo)并及時就相關(guān)事件、責(zé)任部門或個人提出適時處理意見。4.5信息管理制度4.5.1業(yè)務(wù)部門應(yīng)結(jié)合本部門的具體情況，制定包括部門內(nèi)部收集、傳遞、發(fā)布等工作流程的信息管理制度，明確各相關(guān)崗位對本部門信息管理工作應(yīng)負(fù)的責(zé)任，確保部門各項(xiàng)信息管理工作的順利開展，相關(guān)制度報(bào)總經(jīng)理辦公室運(yùn)營管理組備案。4.5.2各信息員崗位若發(fā)生變動，須提前2個工作日通報(bào)總經(jīng)理辦公室運(yùn)營管理組，并完善各項(xiàng)交接手續(xù)，變動部門原信息員負(fù)責(zé)對新信息員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，以保證信息管理工作的連續(xù)性，總經(jīng)理辦

10、公室運(yùn)營管理組負(fù)責(zé)監(jiān)督。4.5.3公司賦予部門信息員越過直屬上級或部門負(fù)責(zé)人直接向公司信息主管部門報(bào)送信息的權(quán)力，各部門不得用任何方法限制或阻撓信息員正常的信息報(bào)送工作，對因信息報(bào)送不及時或漏報(bào)、瞞報(bào)造成嚴(yán)重后果的，將追究有關(guān)人員責(zé)任。4.5.4各信息員須對各類信息及時進(jìn)行跟蹤反饋，重大投訴、突發(fā)事件、質(zhì)量事故等重大信息需在事件發(fā)生重大轉(zhuǎn)折、進(jìn)展時報(bào)送后續(xù)信息，如無重大進(jìn)展至少每周報(bào)送一次后續(xù)信息，直至事件處理完成后關(guān)閉，確保問題得到實(shí)時有效地解決。4.5.5信息傳遞專用郵箱及賬號僅供工作使用，不得用于任何私人目的，不得隨意向不相關(guān)的企業(yè)或機(jī)構(gòu)信箱發(fā)送信息。4.5.6網(wǎng)絡(luò)使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守IN

11、TERNET國際慣例，遵守國家有關(guān)網(wǎng)絡(luò)使用法律規(guī)定和公司網(wǎng)絡(luò)及郵件使用的相關(guān)規(guī)定，對于違反上述規(guī)定對公司造成損失的將追究相關(guān)人員的責(zé)任。4.5.7各級信息員要樹立高度的保密意識，嚴(yán)格控制重要信息傳遞的范圍，不得將受控或機(jī)密信息向無關(guān)人員泄露。深圳市萬科物業(yè)管理有限公司程序文件編號VKWY5.5.3-Z02名稱信息傳遞管理程序版本C/1第4頁 共5頁編制張 瑜更改張建軍審核張躍敏批準(zhǔn)馮霞生效期2005年9月15日4.6信息員崗位交接流程4.6.1職責(zé)部門/崗位工作內(nèi)容總經(jīng)理辦公室運(yùn)營管理組負(fù)責(zé)在部門新舊信息員交接工作完成后對交接情況進(jìn)行了解，并主動給予相應(yīng)的幫助和支持片區(qū)運(yùn)營管理組負(fù)責(zé)跟蹤部門信

12、息員交接的全部過程，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定對新任信息員的工作能力進(jìn)行培養(yǎng)，關(guān)注新任信息員首月內(nèi)的所有信息工作情況部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門新舊信息員交接工作的全部過程，并主動了解其交接的實(shí)際效果，對新信息員主動給予工作上的指導(dǎo)及幫助部門前任信息員負(fù)責(zé)根據(jù)體系文件要求對自己所負(fù)責(zé)的信息工作內(nèi)容、工作經(jīng)驗(yàn)技巧、工作權(quán)限進(jìn)行交接部門新任信息員負(fù)責(zé)與前任信息員進(jìn)行工作交接，主動向前任信息員了解工作經(jīng)驗(yàn)技巧，并主動向運(yùn)營組或總辦了解應(yīng)注意的事項(xiàng)及工作內(nèi)容，主動學(xué)習(xí)體系文件4.6.2信息員工作交接部門前任信息員與新信息員就部門安排的相關(guān)工作進(jìn)行全面交接，交接內(nèi)容除日常工作內(nèi)容外，還包括工作經(jīng)驗(yàn)、工作技

13、巧及需注意事項(xiàng)；部門前任信息員必須就信息工作方面的每一項(xiàng)工作的內(nèi)容、經(jīng)驗(yàn)、技巧及需注意事項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)交接；工作交接2個工作日前，由部門以郵件形式向總經(jīng)理辦公室運(yùn)營管理組及運(yùn)營組知會信息員變更情況，由總辦電腦工程師調(diào)整相應(yīng)的權(quán)限；新任信息員需立即就交接的內(nèi)容進(jìn)行初步了解并根據(jù)以前的文件進(jìn)行試做，如遇不明之處立即與前任信息員對接；新任信息員對各項(xiàng)工作情況初步了解，并確認(rèn)各項(xiàng)工作的方式方法后視交接工作全部完成；4.6.3培訓(xùn)學(xué)習(xí)新任信息員應(yīng)主動學(xué)習(xí)VKWY5.5.3-Z02信息傳遞管理程序及信息報(bào)送列表之報(bào)送流程圖，不明之處可向總經(jīng)

14、理辦公室運(yùn)營管理組、片區(qū)運(yùn)營管理組及前任信息員咨詢； 新任信息員應(yīng)主動熟悉本業(yè)務(wù)塊工作流程及公司內(nèi)網(wǎng)的應(yīng)用，新任信息員可就工作中的任何疑難問題隨時咨詢上述人員，總經(jīng)理辦公室運(yùn)營管理組及運(yùn)營組應(yīng)主動給予新任信息員工作指導(dǎo)；新任信息員就工作中的問題可申請到總經(jīng)理辦公室運(yùn)營管理組或運(yùn)營組進(jìn)行工作交流。5、考核程序5.1公司各部門的信息管理工作考核由總經(jīng)理辦公室運(yùn)營管理組進(jìn)行，主要從信息管理制度及執(zhí)行力、日常信息管理、信息報(bào)送等方面進(jìn)行評價。5.2總經(jīng)理辦公室運(yùn)營管理組每月對各部門的信息上報(bào)情況進(jìn)行考核，并于每季度的首月10日前將上季度信息管理考核的綜合結(jié)果公布于公司內(nèi)網(wǎng)。

15、深圳市萬科物業(yè)管理有限公司程序文件編號VKWY5.5.3-Z02名稱信息傳遞管理程序版本C/1第5頁 共5頁編制張 瑜更改張建軍審核張躍敏批準(zhǔn)馮霞生效期2005年9月15日6、相關(guān)表格公司信息上報(bào)總表信息報(bào)送列表之報(bào)送流程圖7、相關(guān)文件VKWY6.3-Z01-02電腦及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理規(guī)定2010房地產(chǎn)營銷策劃大全內(nèi)容簡介：一、包含本站六大版塊內(nèi)容：研究報(bào)告、規(guī)劃設(shè)計(jì)、項(xiàng)目工程、營銷策劃、商業(yè)地產(chǎn)、管理綜合二、41個細(xì)分欄目全部在內(nèi)：市調(diào)、前期、景觀、戶型、土地、施工、營銷、物業(yè)、商業(yè)、企業(yè)三、企業(yè)實(shí)戰(zhàn)（開發(fā)商、代理商、廣告公司）：世聯(lián)、萬科、中原、中海、博思堂、黑狐、風(fēng)火四、熱點(diǎn)城市（覆蓋全國絕

16、大部分地區(qū)）：北京、上海、大連、成都、廣州、南京、重慶、青島五、內(nèi)容格式：WORD、PPT、PDF、EXCEL、JPG、PSD、CDR、AI全套容量：600GB，海量由于篇幅所限，以下僅列出2009年以及2010年網(wǎng)站更新的資料如對目錄有疑問，可從下面的目錄中隨機(jī)抽取若干資料，聯(lián)系QQ1323556639驗(yàn)證！ www.tuanyuan.tv<名企案例2010年09月更新>自在廣告2010年01月南昌萬科·青山湖整合推廣方案及創(chuàng)意表現(xiàn)-155頁 ppt<名企案例2010年09月更新>仲量聯(lián)行2010年2月天津泰安道項(xiàng)目定位報(bào)告-299頁 pdf<名企案例

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