管理-制度公司辦事處管理辦法

1、公司辦事處管理辦法一、為貫徹本公司的營銷計劃，進一步開拓市場，使辦事處的各項管理規(guī)范化和合理化， 以保證公司各項業(yè)務規(guī)范而有序地進行，特制定本辦法。二、辦事處的工作職能1、負責當?shù)厥袌龅拈_拓、客戶資源的開發(fā)和管理；2、承擔公司下達的銷售任務；3、代表公司與當?shù)乜蛻暨M行業(yè)務上的聯(lián)絡與協(xié)調(diào)；4、負責收集、整理、反饋當?shù)厥袌鲂畔⒓巴惛偁幃a(chǎn)品的動態(tài)；5、根據(jù)公司的有關規(guī)定， 執(zhí)行和負責應收貨款的催收和費用結算工作， 防止客戶拖欠貨 款，每月按時完成與客戶合作的往來帳目核對工作；6、嚴格執(zhí)行公司有關財務制度，如實填寫各項報表，嚴禁弄虛作假，嚴禁做有損公司利 益的事。7、積極與公司溝通匯報，提出有利于開

2、拓市場的建議和意見；8、合理計劃、開支辦事處的各項費用；9、負責辦事處各項財產(chǎn)的管理和保護，確保公司財產(chǎn)安全。三、辦事處與公司間的協(xié)調(diào)1、辦事處人員要與公司各部門密切配合，確保工作的順利開展。2、辦事處協(xié)助公司對貨物的移送進行監(jiān)督和保管。四、辦事處的業(yè)務管理及產(chǎn)品價格規(guī)定1、辦事處對外的產(chǎn)品價格及相關價格政策應參照公司相關規(guī)定執(zhí)行。2、產(chǎn)品以低于公司規(guī)定價格出售的，由辦事處提出申請，報公司審批，未經(jīng)審批程序， 不得以任何形式變相降低產(chǎn)品價格五、客戶管理1、客戶選擇：辦事處應選擇資信狀況優(yōu)良的客戶。2、資信調(diào)查：（1）辦事處對于新客戶，在供貨或簽訂合同前，應進行必要時的資信調(diào)查，審查的內(nèi)容 主要

3、包括：公司名稱、注冊地點、注冊資本、經(jīng)營范圍、法人代表、經(jīng)營責任人、經(jīng)營歷史和 現(xiàn)狀。（2）對新客戶進行審查時，應要求對方提供下列復印件并出示原件： 營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、法人代碼證、經(jīng)營責任人身份證等。3、實地調(diào)查：對新客戶的注冊地點 （辦公或經(jīng)營場所）進行實地調(diào)查，確?？蛻籼峁┑馁Y信真實可靠。4、建立客戶檔案：（1）當新客戶資信經(jīng)審查合格并計劃建立業(yè)務關系，業(yè)務員按公司要求建立客戶檔案， 辦事處、公司各留一份備案。公司指定專人管理客戶檔案。（2）客戶檔案要根據(jù)客戶情況變化和公司業(yè)務人員變化進行更新。（ 3 ）客戶名稱變更的， 按客戶資信審查標準要求客戶提供名稱變更后的資料。 由該客戶 對名

4、稱變更前的債務承擔證明，交公司財務部作調(diào)整應收帳款依據(jù)。六、購銷合同的管理1、各項業(yè)務原則上都必須事先簽署購銷合同；2、簽訂合同， 必須以維護公司合法權益和提高經(jīng)濟效益為宗旨， 嚴禁借簽訂銷售合同假 公濟私、損公肥私。3、簽訂合同時必須備齊如下相關資料：合作方的營業(yè)執(zhí)照副本復印件； 合作方的稅務登記證復印件； 公司擬好的合同一式兩份。4、駐辦事處業(yè)務人員簽訂合同須經(jīng)公司業(yè)務部審核， 報業(yè)務部審批， 補充協(xié)議或在購銷 協(xié)議上增加條款，必須由公司業(yè)務部經(jīng)理簽字蓋章，方才有效。任何人員不得超越權限，違反 規(guī)定者將承擔相應的經(jīng)濟責任。5、簽訂合同的業(yè)務人員對合同的履行、款項的回收承擔責任，負責到底。業(yè)

5、務人員必須 完整地收集合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生的全部書面憑證，并妥善保管。6、如合同履行過程中出現(xiàn)困難或問題， 需要變更、補充或解除的，一律采用書面形式 （包 括雙方往來的函電等） 。7、如合同履行過程中，出現(xiàn)糾紛的，經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見的，簽訂書面協(xié)議，由雙 方簽字并加蓋法人公章或合同專用章。經(jīng)協(xié)商仍無法解決的，提交有管轄權的人民法院處理。8、經(jīng)濟合同專用章應嚴格在授權范圍內(nèi)使用，不準濫用、代用或借用，嚴禁在空白合同 上蓋章。經(jīng)濟合同專用章應由專人妥善保管，若有遺失，應立即登報聲明作廢，并追究相關責 任人的經(jīng)濟責任。9、辦事處業(yè)務人員應將已經(jīng)生效的購銷合同的原件寄回公司業(yè)務部存檔， 辦事處可保留

6、 合同復印件，但需專人管理。10 、合同作為公司對外經(jīng)濟活動的重要依據(jù)和憑證，有關人員應保守合同秘密，嚴禁有 意或無意向外界泄露合同信息，合同檔案和臺帳應嚴格保密，未經(jīng)允許，無關人員不得查閱。七、客戶信用管理 單個客戶的最高信用額（進貨可欠款總額）和信用期（每筆進貨的欠款期限）由財務部、 業(yè)務部核定。八、客戶訂單處理程序1、接受訂單：辦事處在接到所在區(qū)域客戶的訂單后，立即對訂單進行全面審核，確保訂 單上的價格、 付款條件與已簽訂的購銷合同相符， 然后由辦事處業(yè)務人員簽名后傳至公司業(yè)務2、訂單確認： 辦事處業(yè)務人員根據(jù)存貨或公司的貨源計劃， 以及以書面形式向客戶確認訂單3、訂單檔案：辦事處由專人

7、管理訂單。訂單一經(jīng)確認，立即按訂單編號建立檔案，并在 發(fā)貨后進行相應注銷。每月底，向公司報送“客戶訂單處理情況統(tǒng)計表” 。九、應收帳款處理程序1、月底對帳：每月底，辦事處與客戶進行對帳，并將相關數(shù)據(jù)限期交回公司財務部，確 保公司的應收帳款與相應客戶的帳面記錄一致。2、回收帳款：所有客戶的付款，統(tǒng)一通過銀行結算，由客戶直接匯到公司。3、應收帳款的責任（1）辦事處業(yè)務人員對所在區(qū)域內(nèi)全部應收帳款負責。（2）公司業(yè)務部和財務部負責監(jiān)督管理貨款的收回。十、辦事處人員管理規(guī)定1、駐辦事處業(yè)務人員必須應本著“團結協(xié)作、實事求是”的態(tài)度，積極拓展業(yè)務，努力 進取。2、自覺遵守公司的各項規(guī)章制度，維護公司利益

8、和形象，規(guī)范操作，不得有違法亂紀的 行為 。3、按要求建立客戶檔案，保持良好的客情關系。定期檢查和整理文件和資料，確保公司 資料、文件的完整和有序性，保證資料查詢的快捷、方便、及時和準確，并對文件資料進行分 類管理。4 、駐外辦事處的財產(chǎn)列入辦事處財產(chǎn)登記表 ，傳真至公司存檔。辦事處人員對公司 財產(chǎn)負有保管和愛護的義務。5 、駐外辦事處的業(yè)務人員應保持良好的精神狀態(tài)、 得體的言談舉止。 辦公人員在上班時 間內(nèi)，要衣冠整齊、儀表端莊，不能穿拖鞋、睡衣或接待與工作無關的人等。6、辦事處辦公區(qū)域要突出，要有明顯的辦公氣氛，工作場所應保持整潔未獲7、駐外辦事處人員手機號碼或駐外機構電話號碼更換時必須提

9、前向企業(yè)本部申請, 得批準而更改電話號碼導致公司無法聯(lián)系者， 要予以重罰。駐外辦事處更換地址必須事先得到 公司相關部門審核，未獲批準不準私自搬遷等。8、辦事處人員所負責的業(yè)務，在管理期間內(nèi)出現(xiàn)呆帳、壞帳的，辦事處業(yè)務人員有責任 和義務進行清理，或由公司協(xié)調(diào)解決。業(yè)務人員不能正確陳述理由的，界定責任后，按實際情 況由責任人承擔相應責任。9、嚴禁駐辦事處人員私自直接向客戶結款或借支現(xiàn)金。十一、辦事處人員工資及其獎勵、補助標準基本工資（月）浮動工資 效益提成各項補助備注職 務考核獎金通訊補助 市內(nèi)交通補助試用期錄職后提成率%（月）（月）（月）基本工資：1、基本工資：2、相關獎勵：辦事處業(yè)務人員：每月

10、發(fā)放回款提成的%，余 %在年底根據(jù)投入產(chǎn)出比控制情況發(fā)放。月度考核獎勵：1、考核獎金計算辦法：辦事處經(jīng)理：所負責區(qū)域月度回款/月度目標*考核獎金，如目標達成率不夠 70%，取消考核獎2、相關補助 市內(nèi)交通補助: 指市內(nèi)公共交通費用補助， 但如去周邊地區(qū)乘車單程票價超過 5 元，公司可適當考慮報銷 （出 租車費除外），報銷時需提供電腦發(fā)票，如非電腦車票的其它形式有效財務發(fā)票，還需在票面 注明起止地點和時間；并且應當將票據(jù)按時間順序張貼好，附旅程工作表。通訊補助：出差補助：指在公司業(yè)務部的授權下因業(yè)務出差需離開辦事處所在地， 且當晚無法返回需住酒店而給予的 補助，該補助以每晚為單位；出差前需寫出差

11、申請表和旅程工作、時間安排；申報出差補助時 需提供本次出差的工作總結報告和注明住宿時間、 單價、姓名的酒店發(fā)票， 并在范圍內(nèi)實報實 銷；另如辦事處經(jīng)理出差的目的城市已租有住房，則不計出差補助。十二、相關費用的報結制度（一）辦事處人員有關費用單據(jù)必須按月在月末匯總寄回公司財務部， 財務部負責辦理核 報手續(xù)，并將報銷款項匯款給辦事處具體費用報銷人，并取得相應的付款憑證。（二）公司所有人員， 符合公司費用報銷標準的費用開支單據(jù)， 均應及時按財務規(guī)定程序 辦理好財務報銷手續(xù)， 當月發(fā)生的費用開支單據(jù)， 均應在當月報銷結清。 對于在月底發(fā)生的費 用單據(jù)，允許在次月五日內(nèi)按財務規(guī)定程序辦理好報銷手續(xù)。 超

12、期未報銷結算的費用單據(jù)， 財 務部有權不再予以報銷。1、報銷費用項目（1）長途車、船費注意事項： 必須是在出差前填寫出差申請表，詳細說明出差路線、出差事由，并經(jīng)過業(yè)務部經(jīng)理 或總經(jīng)理的簽名同意的費用。必須是財務有效發(fā)票，有電腦發(fā)票的必須用電腦發(fā)票，并在每張票據(jù)背后簡單注明事由， 非電腦發(fā)票必須在每張票據(jù)背后注明時間、起止地點、事由等。票據(jù)必須按時間、途徑順序整理張貼好，不得將時間和起止地點遮住報結時應附有本次出差的工作說明報銷原則：返回即予報銷，長駐外地人員必須在次月 5 日前將當月費用寄到公司業(yè)務部， 每愈一天，扣報 5% ，跨月費用不再批報。（2）各項補助：辦事處租房費用：固話費用：辦公費用（復印、特快專遞、印刷名片等） ：注意事項：注明費用內(nèi)容；提供有效財務發(fā)票。報銷時間：必須在次月 5 日前將當月的費用寄到公司，每愈一天，扣報 5% ，跨月不再批報。（三）對于借有專款